Hoạt động đàm phán hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của DN cơ bản thường theo ba bước sau: Xây dựng kế hoạch đàm phán, tổ chức thực hiện đàm phán và kết thúc đàm phán.
1.1.4.1. Xây dựng kế hoạch đàm phán
Để đạt được thành công trong đàm phán, DN cần lập kế họach cho cuộc đàm phán. Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuấn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tố chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể...
Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của DN gồm có hai phần là lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán. Sau khi phân tích tình thế của môi trường đàm phán, người đàm phán phải tiến hành lập kế hoạch đàm phán, trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau:
- Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán:
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác, DN có liên
11 “Những lưu ý khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế”, https://luatvietan.vn/nhung-luu-y-khi-ky- ket-hop-dong-mua-ban-hang-hoa-quoc-te.html. Truy cập ngày 8/9/2019
quan, có tác động tới hoạt động đàm phán, những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi, khó khăn là cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán.
- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán:
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích phải đảm bảo được ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của DN, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêu cũng phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với mục đích đàm phán, định hướng được hành động. Đàm phán theo các mục tiêu và trong một khung theo kế hoạch giúp cho nhà đàm phán chủ động hơn trong việc quyết định, nhượng bộ, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn việc ký kết những hợp đồng bất cẩn.
- Lập kế hoạch hành động:
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán. Trong đó lập kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chương trình đàm phán là rất quan trọng.
- Kiểm tra điều chỉnh kế hoạch:
Lập kế hoạch chủ yếu là quá trình của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của DN. Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch12.
1.1.4.2. Tổ chức thực hiện đàm phán
Tổ chức đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được. Để thực hiện tốt công tác đàm phán, DN cần:
a. Chuẩn bị đàm phán
Chúng ta đã biết rằng, đàm phán thực chất là việc trao đổi, học thuật vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo trong
12 Xem thêm:Nguyễn Thị Cẩm (2016), Luận văn“Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia
giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đưa ra. Chuẩn bị đàm phán bao gồm các nội dung:
- Chuẩn bị thông tin đàm phán
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của DN, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Do vậy, khi đàm phán DN cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán.
Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, vấn đề đầu tiên là phải xác định các thông tin cần thiết. Các thông tin cần thiết được chia làm hai loại: thông tin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán và những thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt. Các thông tin cụ thể là:
+ Các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa, tập quán kinh doanh…
+ Các thông tin về hàng hóa: cơ cấu, chủng loại, thông số kích thước, giá cả…
+ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm, uy tín, khả năng tài chính… tìm hiểu thêm về phong cách và tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thế trên thị trường và quan hệ của đối tác với một số bạn hàng chính của họ; thêm vào đó là tên, tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền quyết định của người trực tiếp đàm phán; mục tiêu của đối tác khi bước vào đàm phán và mong muốn tiềm ẩn của họ. Khi biết được những mục tiêu của đối phương thì nên so sánh với mục tiêu của DN để đưa đàm phán đến kết quả tích cực.
+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán đối tác thường sử dụng…
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.
Chúng ta đã biết rằng, chuẩn bị chi tiết đầy đủ các nội dung cần đàm phán là việc rất quan trọng để cho cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao hơn và giảm được rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này. Việc chuẩn bị số liệu thông tin như: thông tin về hàng hoá để biết được tính thương phẩm học của hàng hoá, do các yêu cầu của thị trường về tính thẩm mĩ, chất lượng, các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Để đàm phán tốt cần phải chuẩn bị những thông tin về thị trường, kinh tế, văn hoá, chính trị, pháp luật của các nước, hay như thông tin về đối tác như sự phát triển ,danh tiếng, cũng như khả năng tài chính của đối tác. Đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ cần phải là những người nắm bắt thông tin về hàng hoá, thị trường, khách hàng, chính trị, xã hội…chính xác và nhanh nhất sẽ giúp cho cuộc đàm phán ký kết hợp đồng đạt hiệu quả tốt.
- Chuẩn bị nhân sự
Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các cuộc đàm phán nói chung và đàm phán hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Thành phần nhân sự trong đàm phán hợp đồng phải hội tụ đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán để đi tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả cao.
- Chuẩn bị địa điểm
Ngoài các hình thức đàm phán qua telex, fax, điện thoại, thư điện tử… DN còn đàm phán trực tiếp. Nếu hai bên quyết định đàm phán thông qua gặp gỡ trực tiếp thì việc chuẩn bị về địa điểm đàm phán là không thể thiếu. Trước khi đàm phán chính thức, hai bên cũng cần lựa chọn địa điểm đàm phán. Tùy tính chất của đàm phán, thời gian và chương trình nghị sự mà hai bên có thế chọn địa điểm tại DN mình, tại DN đối tác hay một địa điểm trung lập. Nếu đàm phán ở nơi trung lập hoặc địa điểm của đối tác, nhà đàm phán cần chú ý hơn đến chuẩn bị các phương tiện, thông tin sẵn có theo mình. Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên.
Như vậy, thành công của một nhà đàm phán không chỉ dựa trên phong thái đàm phán tự tin mà còn là kết quả của sự trao dồi và chuẩn bị chu đáo trước mỗi lần đàm phán. Do đó, việc chuẩn bị hiệu quả trước khi đàm phán là một điều rất quan trọng. Việc chuẩn bị kỹ càng chính là nền tảng cho một cuộc đàm phán tốt đẹp.
b. Tiến hành đàm phán - Giai đoạn tiếp cận
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này dành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán.
- Trao đổi thông tin
Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói. Yêu cầu các thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi…của nhau, làm cơ sở phân tích, tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán kết quả cao.
- Giai đoạn thuyết phục
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu, của đối phương so với mình để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành giật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra. Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm phán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán.
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà người đàm phán đã giữ và bảo vệ một cách công khai.
Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả các mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công. Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần. Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình.
1.1.4.3. Kết thúc đàm phán
Kết thúc đàm phán hợp đồng xuất khẩu bằng những công việc sau:
a. Hoàn tất thỏa thuận
Kết thúc đàm phán hợp đồng xuất khẩu hàng hóa có thể có hai tình huống sau:
- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với DN không còn tính hấp dẫn nữa, phương án kinh doanh không hiệu quả hoặc không còn thực thi được thì điều tốt nhất là nên rút khỏi đàm phán. Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc DN không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.
- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.
b. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán các DN luôn tiến hành những cuộc họp giữa các thành viên tham gia đàm phán để phân tích đánh giá kết quả của đàm phán so với mục đích và mục tiêu đã đề ra. Lãnh đạo DN sẽ nêu ra những điểm tốt trong quá trình đàm phán với đối tác, đặc biệt là xem xét sự thuyết phục và nhượng bộ đã hợp lý chưa để
rút kinh nghiệm cho lần sau. DN có thể phân tích đánh giá kết quả cuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập bảng biểu.