Về tổng thể, có thể nhận thấy bước quản lý lưu kho nói chung và quản lý lưu kho thành phầm (xe máy thành phẩm) nói riêng trong các hoạt động của chuỗi cung ứng có vai trò quan trọng và ảnh hưởng sâu sắc tới chi phí lưu kho và hiệu quả hoạt động của công ty Honda Việt Nam.
Với vai trò là bước cuối cùng của khâu sản xuất, hàng lưu kho thành phẩm thể hiện rõ nét nhất định hướng hoạt động của công ty khi mà mọi hoạt động lưu kho và kinh doanh đều dựa trên kế hoạch lưu kho thành phầm mà thiết lập và triển khai.
2.2.2. Thực trạng hoạt động quản lý lưu kho thành phẩm của công ty Honda Việt Nam Honda Việt Nam
Từ năm 2016 tới nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của Honda Việt Nam có nhiều thay đổi, kéo theo đó là danh mục hàng tồn kho của Công ty cũng có những điểm thay đổi. Với mặt hàng ô tô, Công ty thay đổi định hướng kinh doanh từ sản xuất trong nước sang nhập khẩu nguyên chiếc.
Ngoài ra, kinh doanh linh kiện và phụ tùng xe máy cũng được kinh doanh tách riêng khỏi hoạt động kinh doanh của Honda Việt Nam.
Chính vì vậy, xem xét lưu kho thành phẩm, luận văn tập trung và đối tượng hàng thành phẩm xe máy vì là sản phẩm chủ lực và có ý nghĩa chiến lược trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2.2.1. Sản phẩm xe máy lưu kho & địa điểm lưu kho thành phẩm
Hàng xe máy thành phẩm lưu kho chủ yếu của Honda Việt Nam bao gồm các xe máy đã hoàn thiện chuẩn bị giao đi tới HEAD và số xe máy đã hoàn thiện nhưng đang trong quá trình chuẩn bị vận tải.
Để quản lý xe thành phẩm, Honda Việt Nam quản lý số từng dòng xe lưu kho tại các khu vực phân vùng riêng, tương ứng là các khu vực xe ga và khu vực xe số, xe côn tay. Các dòng xe được phân bố kho lưu riêng đặt ở cuối dây chuyền sản xuất của dòng xe đó. Cuối của kho là khu vực bốc xếp xe máy lên xe vận tải để chuyển xe đi tới HEAD. Toàn bộ quá trình là khép kín từ sản xuất tới vận tải.
Với phương thức này, Honda sẽ đồng bộ được cơ sở vật chất và trang thiết bị tại từng kho phù hợp với tiêu chuẩn dòng xe lưu kho tương ứng, cũng như các nhân viên quen thuộc với dòng xe hơn khiến hạn chế tối đa các đầu tư không cần thiết cho trang thiết bị (thiết bị nâng dỡ, thiết bị cầu chuyển xe, …) và chi phí đào tạo nhân viên làm việc tại kho do việc chuyển đổi dòng xe lưu kho.
Sơ đồ 2.2: Phân bố lưu kho theo chủng loại tại Honda Việt Nam
(Nguồn: Dữ liệu từ phòng Kế hoạch bán hàng công ty Honda Việt Nam)
Với ba kho lưu sản phẩm thành phẩm, Công ty có tổng dung lượng lưu kho của ba kho là 50,000 xe máy thành phẩm.
Ngoài ra, công ty Honda Việt Nam còn có kho trung chuyển tại khu công nghiệp Sóng Thần với sức chứa 15,000 xe thành phẩm.
Kho trung chuyển này là nơi nhận và lưu xe chuyển theo đường biển và đường sắt từ kho Vĩnh Phúc, tập kết và vận tải tới các tỉnh miền Nam và Trung Nam bộ.
Kho số 1 (Vĩnh Phúc) Kho số 2 (Vĩnh Phúc) Kho số 3 (Hà Nam)
Các dòng xe số: Alpha/ Blade/ RSX/
Future
Các dòng xe ga: Vision/ LEAD/ SH/ PCX Các dòng xe ga: Air Blade/ Sh mode
Ngoài ra, Công ty còn có các kho trung chuyển nhỏ hơn là kho của nhà vận tải mà công ty ký hợp động vận tải.
2.2.2.2. Quy trình lập kế hoạch lưu kho
Tại công ty Honda Việt Nam, hoạt động lập kế hoạch và quản lý lưu kho do nhiều bộ phận cùng thực hiện, nhưng vai trò chính là hai phòng Phòng Kế hoạch bán hàng (Sales Planning) và Phòng Kho vận (Logistic).
Phòng Kho vận phụ trách quản lý tình trạng thực tế của sản phẩm tại kho, tiến hành nghiệp vụ vận tải chuyển hàng tới HEAD theo đơn hàng và triển khai kế hoạch phân hàng do phòng Kế hoạch bán hàng đã phát hành từ trước. Thông tin về số lượng xe xuất và nhập kho được ghi đầy đủ vào biểu mẫu.
Hình 2.1: Biểu mẫu quản lý hàng xuất nhập kho
(Nguồn: Dữ liệu từ phòng Kế hoạch bán hàng công ty Honda Việt Nam)
Toàn bộ thông tin về sự thay đổi số lượng xe trong kho được phòng Kho vận nhập lên hệ thống quản lý sản xuất (Production Control Pack- PC-Pack). Thông tin này sẽ được phòng Kế hoạch bán hàng sẽ theo dõi và có sự làm việc tới các phòng ban sản xuất để điều chỉnh kế hoạch sản xuất của giai đoạn tiếp theo sao cho đảm bảo kế hoạch số lượng lưu kho và kế hoạch giao hàng.
Phòng Kế hoạch bán hàng phụ trách lên kế hoạch về số lượng và chủng loại xe lưu kho thành phẩm. Công việc của phòng Kế hoạch bán hàng bắt đầu từ công đoạn tổng hợp đơn hàng từ HEAD, kết hợp với tình hình sản xuất trung bình tháng để lên kế hoạch cho tháng tiếp theo. Kế hoạch này sẽ được cung cấp cho các bộ phận sản xuất, phòng Kho vận để cùng triển khai.
Số khung (Ghi đầy đủ tất cả số khung) Số máy ( Ghi 7 số cuối) Số khung (Ghi đầy đủ tất cả số khung) Số máy ( Ghi 7 số cuối) Số lượng xe trước ghi nhận
Nhập kho Xuất kho
Model Type Màu Số lượng xe trước ghi nhận
Tiếp theo đó, khi đơn hàng đã được triển khai sản xuất, vận tải cho HEAD, phòng Kế hoạch bán hàng sẽ dựa vào ghi nhận hàng ngày về tình hình hàng xuất nhập kho do phòng Kho vận cung cấp qua hệ thống PC-Pack (Prodcution Control Pack) để tính toán và thông tin tới các bộ phận sản xuất điều chỉnh kế hoạch sản xuất tương ứng.
Về tổng quát, quy trình thiết lập và quản lý kế hoạch lưu kho tại Công ty được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình lập và triển khai, quản lý kế hoạch lưu kho
(Nguồn: Dữ liệu từ phòng Kế hoạch bán hàng công ty Honda Việt Nam)
Ngoài hai bộ phận chính là phòng Kế hoạch sản phẩm và phòng Kho vận, còn có các bộ phận sản xuất có nhiệm vụ sản xuất xe.
Các sản phẩm xe máy sau khi hoàn thành sản xuất sẽ được chuyển sang kho vận tải và lưu kho. Quy trình được triển khai liền mạch và khép kín giữa các bộ phận. Các bộ phận được phân biệt quyền hạn và nghĩa vụ rõ ràng để đảm bảo hoạt động của cả bộ máy đạt được hiệu quả tối ưu.
2.2.2.3. Phương thức lưu kho
Tại công ty Honda Việt Nam, phương thức lưu kho được áp dụng linh hoạt cho từng nhóm hàng: Áp dụng phương thức EOQ cho nguyên vật liệu/ thiết bị nhập khẩu, phương thức JIT cho nguyên vật liệu/ thiết bị nội địa, …
Phòng Kế hoạch bán hàng Phòng Kho vận Các bộ phận sản xuất Tháng N Tháng (N-1) Bắt đầu Tổng hợp và lên kế hoạch lưu kho và bán hàng Nhận kế hoạch Chuẩn bị cơ sở vật chất để lưu kho Nhận kế hoạch Lập kế hoạch sản xuất
Sản xuất và chuyển sang lưu kho
Triển khai vận tải giao xe tới HEAD
Quản lý số lượng và đối chiếu với kế hoạch l
Ghi nhận lên PC-Pack Sai khác với kế hoạch lưu kho
Nếu "Có" Phát hành kế hoạch điều chỉnh cho các bộ phận Nếu "Không" Kết thúc download by : skknchat@gmail.com
Với đối tượng xe máy thành phẩm, công ty Honda Việt Nam áp dụng phương thức EOQ mà không dùng phương thức JIT như công ty TOYOTA – công ty Nhật đứng đầu về lượng sản xuất xe ô tô tại Việt Nam.
Nguyên nhân được xem xét từ đặc điểm hàng hóa và thị trường khác biệt giữa hai nhà sản xuất. Với mặt hàng là xe ô tô, lượng bán hàng tháng của TOYOTA chỉ là vài nghìn xe do giá thành cao và nhu cầu người dân còn hạn chế, cũng như lượng đại lý ủy quyền không nhiều. Vì vậy, TOYOTA khi áp dụng JIT sẽ phù hợp với đặc tính mặt hàng của họ.
Tuy nhiên, với mặt hàng là xe máy, tổng lượng bán hàng trung bình hàng tháng của công ty Honda Việt Nam lên tới hơn 200.000 xe thành phẩm, cùng số lượng đại lý luôn được mở rộng và dự kiến tăng tới 800 HEAD vào năm 2018. Nếu Công ty áp dụng JIT trong quản lý lưu kho xe thành phẩm, bộ máy sản xuất sẽ rất khó khăn trong việc sản xuất vì lượng đặt hàng có sự tăng giảm biên độ lớn, và nhiều khả năng sẽ thiếu hàng do không có hàng lưu kho.
Với việc áp dụng EOQ, Công ty sẽ đảm bảo đáp ứng lượng hàng bị trường yêu cầu do có nguồn hàng dự trữ sẵn với số lượng lớn. Vấn đề duy nhất Công ty cần hoàn thiện trong việc áp dụng phương pháp EOQ là giải quyết được các giả thiết cơ bản của mô hình này.
Để áp dụng phương pháp EOQ, điều kiện tiên quyết là phải thỏa mãn các giả thiết của mô hình. Để làm được điều này, Honda Việt Nam đã tiến hành thông qua điều chỉnh hợp đồng giữa Công ty và các HEAD, cũng như sử dụng hệ thống đặt hàng và phân hàng do phòng Kế hoạch bán hàng phụ trách, cụ thể:
Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi
Honda Việt Nam quy định lượng hàng sẽ sản xuất và HEAD sẽ nhận
trong kế hoạch phân hàng được lập hàng tháng. HEAD chấp nhận số lượng này, nếu không sẽ bị coi là tự ý hủy hợp đồng.
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi;
Lịch trình thời gian đặt hàng, xuất hàng, vận tải và tới HEAD được quy định cụ thể và được các bên tuân thủ nghiêm ngặt.
Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
Số lượng xe theo từng loại và thời gian chuyển hàng được thông báo
trước trong kế hoạch phân hàng và được công bố tới tất cả hệ thống HEAD..
Chỉ có duy nhất hai loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian.
Mọi sự thiếu hụt với HEAD được coi là không tồn tại vì hợp đồng quy
định Honda Việt Nam không có nghĩa vụ cung cấp toàn bộ số lượng HEAD đặt mà dự theo năng lực sản xuất và định hướng kinh doanh tùy thời điểm. Chính vì vậy, HEAD có thể nhận ít hơn số lượng hàng đặt.
Đã có các sự thay đổi so với mô hình EOQ nguyên bản, phương thức quản lý hàng lưu kho của Honda Việt Nam sử dụng các công cụ phụ trợ để kiểm soát lượng lưu kho và trung hòa mối quan hệ giữa công ty cung cấp là Honda Việt Nam và người mua hàng là HEAD. Mục tiêu chung là kiểm soát các hạng mục rủi ro, từ đó thiết lập điều kiện phù hợp với giả thiết để xây dựng kế hoạch phân phối công bằng nhất và hiệu quả nhất có thể.
2.2.2.4. Số lượng thành phẩm lưu kho
Về quản lý số lượng xe lưu kho, Honda Việt Nam xây dựng kế hoạch chi tiết về số lượng của từng mẫu xe theo năm và theo từng tháng cụ dưới dạng bảng excel (biểu mẫu Niguri) dư hình minh họa phía dưới.
Hình 2.2: Mẫu kế hoạch quản lý sản xuất và lưu kho Niguri tháng 4 tới tháng 12 năm 2017
(Nguồn: Dữ liệu từ phòng Kế hoạch bán hàng công ty Honda Việt Nam)
Số lượng lưu kho từng dòng xe được điều chỉnh để phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty. Tại Công ty, số lượng hàng lưu kho lý tưởng là lượng hàng đảm bảo bảy ngày bán hàng trung bình trên toàn quốc khi Công ty không có sản xuất bổ sung. Cụ thể, phòng Kế hoạch bán hàng sẽ tính toán số lượng trung bình bán hàng bảy ngày dựa trên số lượng bán hàng một năm trước đó và sử dụng số lượng này là tiêu chuẩn lưu kho cho thời gian ba tháng tiếp theo.
Ví dụ, từ tháng 10 năm 2016 tới tháng 9 năm 2017, lượng bán hàng xe máy trung bình một ngày trên cả nước của Honda Việt Nam là 6.500 xe. Nên theo tiêu chuẩn của Công ty về sản lượng lưu kho lý tưởng, từ tháng 9 tới tháng 12 năm 2017, số lượng lưu kho tiêu chuẩn sẽ bằng:
6.500 * 7 = 45.500 (chiếc xe)
Thống kê thực tế số lượng xe máy thành phẩm lưu kho của Công ty trong năm 2017, ta được biểu đồ sau:
Đơn vị: Chiếc xe
Biểu đồ 2.4: Số lượng hàng lưu kho xe máy thành phẩm năm 2017
(Nguồn: Dữ liệu từ phòng Kế hoạch bán hàng công ty Honda Việt Nam)
Có thể nhận thấy số lượng lưu kho thực tế có nhiều sự khác biệt với tiêu chuẩn mà Công ty đề ra. Sai khác chủ yếu xuất phát từ việc tình hình thị trường thường xuyên biến động, từ đó ảnh hưởng tới lượng đặt hàng và sản xuất.
Để hạn chế hệ quả xấu từ vấn đề này, phòng Kế hoạch bán hàng đã phải thường xuyên theo dõi tình hình bán hàng để có các điều chỉnh kế hoạch số lượng lưu kho và phát hành kế hoạch điều chỉnh hàng tháng.
Chi tiết tình hình lưu kho tới tháng 12 năm 2017, số lượng của từng dòng xe máy được tổng hợp trong bảng 2.2 như sau:
Bảng 2.2: Tình hình lưu kho theo mẫu xe tính tới tháng 12 năm 2017 tại công ty Honda Việt Nam
Đơn vị: Chiếc xe Dòng xe Số lượng bán xe năm 2017 Số lượng bán trung bình một ngày Lượng lưu kho tính tới tháng 12/2017 Số ngày bán tương ứng Vision 464.506 1.290 9.107 7 Alpha 415.360 1.154 8.143 7 Air Blade 333.711 927 6.543 7 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Thực tế Tiêu chuẩn download by : skknchat@gmail.com
LEAD 211.600 588 4.148 7 RSX 185.677 516 3.640 7 Sh mode 177.132 492 3.473 7 Blade 164.980 458 3.234 7 Future 136.184 378 2.670 7 Winner 92.915 258 1.822 7 Sh 125 CBS 67.145 187 1.316 7 Sh 150 CBS 34.353 95 674 7 Sh 125 ABS 14.054 39 276 7 Sh 150 ABS 12.492 35 245 7 PCX 10.685 30 209 7
(Nguồn: Dữ liệu từ phòng Kế hoạch bán hàng công ty Honda Việt Nam)
Cần xem xét là trong thực tế bán hàng, luôn có sự khác biệt giữa các dòng xe máy được ưa chuộng và các dòng xe máy ít được ưa chuộng. Chính vì vậy sử dụng chung tiêu chuẩn cho số lượng lưu kho cùng là bảy ngày bán hàng cho toàn bộ các dòng xe là chưa phù hợp với thực tế. Hệ quả của điều này là các dòng xe Blade 110, Winner… là các dòng xe kém được ưa chuộng, do số lượng hàng sẵn trong kho để cung cấp thị trường lớn, lượng hàng đưa ra thị trường nhiều hơn mong muốn của thị trường, điều đó khiến giá bán thực tế của xe thấp hơn giá bán lẻ đề xuất từ một tới hai triệu đồng một xe. Trong khi đó, các dòng xe cao cấp như SH, Sh mode… là do khan hiếm hàng do nhu cầu luôn tăng cao, đã khiến giá thị trường bị đội hơn giá bán lẻ đề xuất tới hơn năm triệu một xe.
Ngoài ra, sau thời gian cao điểm bán hàng, dòng xe đó sẽ trở nên ít được chuộng và khả năng còn số lượng sản xuất lưu kho chưa kịp bán lớn, dẫn tới phát sinh các chi phí về lưu kho hàng bán chậm, làm chậm dòng lưu chuyển vốn và gây khó khăn cho Công ty, đặc biệt là giai đoạn trước khi thay đổi mẫu mới.