5. Kết cấu của Khóa luận tốt nghiệp
3.2. Nâng cấp và bổ sung cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc nâng cấp hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất trong khách sạn giúp cho nhân viên hoàn thành quá trình phục vụ một cách tốt nhất. Với mục đích nâng cao chất lượng phục vụ và bảo vệ tài sản của khách sạn thì việc bảo trì, bảo dưỡng, duy trì chất lượng của hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như hiện đại hóa các phương tiện khác là điều luôn luôn cần thiết.
Qua phân tích ở phần thực trạng về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị ta nhận thấy mặc dù cơ sở vật chất tại bộ phận lễ tân khá đầy đủ cho quá trình phục vụ khách nhưng vẫn còn một số nhược điểm. Sau đây là một số biện pháp để nâng cấp cơ sở vật chất nhằm đảm bảo cho quá trình phục vụ được tốt hơn:
Kiểm tra, rà soát lại toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị của bộ phận lễ tân và tiến hành sửa chữa
Hệ thống trang thiết bị cơ sở vật chất bị trong quá trình sử dụng không thể tránh khỏi những hư hỏng, xuống cấp theo thời gian. Chẳng hạn như hệ thống máy lạnh tại sảnh có nhiệt độ đôi khi lại quá lạnh, lúc thì lại quá nóng tạo cảm giác khó chịu cho cả khách hàng và nhân viên vì vậy nên cần phải được giám sát thường xuyên nhằm đảm bảo nhiệt độ vừa phải, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu thư giãn cho khách và nhân viên làm việc trong điều kiện tốt nhất. Để tránh tình trạng trên thì nên kiểm tra lại toàn bộ hiện trạng của cơ sở vật chất, trang thiết bị một cách cụ thể và chi tiết nhất và đưa ra một báo cáo chính xác. Sau đó lập ra một kế hoạch sữa chữa và liên hệ với bộ phận kỹ thuật để sữa chữa toàn bộ các trang
69 thiết bị hư hỏng. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng sau quá trình sửa chữa và thay thế phải đủ đảm bảo chất lượng như hiện trạng ban đầu.
Thay thế, bổ sung một số trang thiết bị dụng cụ trong bộ phận lễ tân
Thay thế các thiết bị đã xuống cấp tại bộ phận lễ tân góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ. Chẳng hạn như máy in tại quầy lễ tân thỉnh thoảng hay bị kẹt giấy, trục trặc. Vì vậy, việc in giấy trong quá trình phục vụ khách tốn khá nhiều thời gian. Do đó, khách sạn nên tiến hành sửa 2 máy in không thể hoạt động, trường hợp nếu không sửa được thì mua mới 2 máy in nữa để việc phục vụ cho khách được nhanh chóng hơn. Kiểm tra hiện trạng của các thiết bị đã bị hỏng như điện thoại bàn, máy vi tính, bộ đàm để tiến hành sửa chữa hoặc thay thế thiết bị mới. Bên cạnh đó, nên bổ sung thêm 2 máy scan hộ chiếu để hỗ trợ quá trình check-in được thực hiện nhanh chóng hơn.
Không chỉ thế, việc bày trí không gian tại quầy lễ tân nói riêng và khu vực tiền sảnh nói chung cũng rất quan trọng, cần bố trí không gian sao cho thật sang trọng, ấm cúng và thể hiện được sự đẳng cấp của một khách sạn 5 sao bởi đây là bộ mặt quan trọng của khách sạn như chọn loại hoa tươi làm chủ đạo của khách sạn để trang trí hàng ngày cho quầy lễ tân, bổ sung các đồng hồ báo giờ quốc tế, treo thêm một số bức tranh về cảnh đẹp Đà Nẵng như Bà Nà Hill, Ngũ Hành Sơn,... hoặc các tranh dân gian mang đậm văn hóa Việt Nam. Thông qua đó có thể giới thiệu đến bạn bè quốc tế về các địa điểm du lịch nổi tiếng của Việt Nam làm tăng tính thẩm mỹ tại khu vực tiền sảnh và tạo được ấn tượng khó quên trong lòng du khách.
Đầu tư xây dựng thêm một quầy lưu niệm để khách hàng có thể tham quan trong lúc chờ check-in và đồng thời tạo thêm một nguồn thu nhập mới cho khách sạn. Đa dạng hóa dịch vụ và nâng cao sự hài lòng đối với khách hàng. Cần bố trí thêm 2 kệ thông tin tại khu vực ghế chờ, trên đó đặt các tập gấp thông tin các dịch vụ khách sạn cung cấp, các chương trình khuyến mãi hiện có, bussiness card, lịch shuttle bus đi Vinpearlland Nam Hội An và các địa điểm ăn uống, vui chơi tại Đà Nẵng.
70 Thực hiện công tác vệ sinh, bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở vật chất, hệ thống trang thiết bị tại bộ phận lễ tân
Bảo trì, vệ sinh và kiểm tra thường xuyên hệ thống máy vi tính, phần mền điều hành khách sạn, máy in, máy scan hộ chiếu, máy làm thẻ chìa khóa, máy photocopy, điện thoại bàn luôn ở trong trạng thái hoạt động tốt để để cho nhân viên dễ dàng cập nhật thông tin và thực hiện nhanh chóng trong việc phục vụ khách vì đây là những thiết bị cực kì quan trọng trong việc kết nối với tất cả bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận kế toán trong việc xuất hóa đơn, kiểm tra thanh toán cho khách để tránh việc thất thoát trong khách sạn.
Nâng cao ý thức của đội ngũ nhân viên trong việc sử dụng hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị
Bên cạnh việc bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên thì ý thức là yếu tố quan trọng trong việc bảo quản cơ sở vật chất kỹ thuật. Nếu muốn có được một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật luôn trong tình trạng sẵn sàng được sử dụng thì đội ngũ nhân viên phải có ý thức cao và hiểu được tầm quan trọng của việc bảo quản trong khi sử dụng. Trong mỗi cuộc họp của bộ phận thì quản lý và các giám sát nên kêu gọi tình thần trách nhiệm và sự hợp tác từ tất cả các nhân viên trong việc bảo vệ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật.