Vì trong những năm gần đây lượng tiền của doanh nghiệp còn rất ít, nên mỗi lần cần đến tiền công ty thường phải đi vay hoặc nợ người bán một thời gian mới trả. Vì vậy do đó ta cần phải xây dựng kế hoạch cho việc dự trữ tiền để đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty và thường thì ta lên kế hoạch tháng.
- Phần thu: ta phải liệt kê tính toán tất cả các khoản có thể thu được trong tháng của doanh nghiệp như: thu do khách hàng nợ, thu do lãi tiền gửi, thu do bán hàng, cung cấp dịch vụ…
- Phần chi: bên cạnh việc dự toán phần thu thì ta cũng cần xác định trong tháng ta cần chi những mục nào và tổng khoản chi trong tháng cho các khoản mục đó là bao nhiêu. Chẳng hạn như: chi trả lương công nhân viên, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do đó ta cần phải tính cho nó một lượng tiền dự trữ thích hợp.
Từ việc tính toán liệt kê trên thì ta thấy phần thu bù cho phần chi nếu thấy còn thiếu thì ta nên dự trữ một lượng tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tháng. Mặt khác ta cũng cần phải lên được kế hoạch chi tiết là sẽ thu và chi tiền vào ngày nào trong tháng để có thể cung ứng lượng tiền đúng và kịp thời tránh tình trạng lãng phí vốn hay là không có tiền để chi trả đúng hẹn.
Ta có một ví dụ đơn giản như: giả sử trong tháng ta có tổng các khoản thu được là 3 tỷ đồng và đều được thu vào đầu tháng. Còn tổng các khoản chi là 4 tỷ đồng và được thực hiện vào cuối tháng.Trong điều kiện này thì đầu tháng doanh nghiệp chỉ cần có một số dư nợ trên tài khoản tiền là 1 tỷ đồng. Và lượng tiền thu được ta có thể đem gửi ngân hàng đến ngày cần chi trả ta có thể rút về để thanh toán nhằm tránh được tình trạng lãng phí vốn của doanh nghiệp. Trong điều kiện ngược lại nếu việc chi lại được thực hiện đầu tháng và việc thu tiền lại xảy ra vào cuối tháng thì lúc này lượng tiền dự trữ của doanh nghiệp phải lên đến 4 tỷ đồng. Qua đó ta cũng thấy được cùng một lượng thu chi như nhau nhưng thời gian thu chi khác nhau thì lượng tiền dự trữ để đáp ứng nhu cầu cũng khác nhau. Vì vậy ta cần lập dự toán thu chi tiền trong tháng cho chính xác để tránh tình trạng lãng phí vốn hay không đủ tiền để chi trả.
Vì lý do trên đây mà công ty cũng cần phải có một chính sách dự trữ tiền hợp lý, vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày, không dư thừa quá mức dễ dẫn đến số vốn nhàn rỗi quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Muốn như vậy theo em công ty cần phải quản lý từng khâu trong quá trình thu, chi tiền mặt để trên cơ sở đó công ty có thể nắm bắt kịp thời số lượng vốn bằng tiền hiện có để kịp thời có những chính sách, biện pháp điều chỉnh phù hợp hơn . Đồng thời để duy trì một lượng vốn bằng tiền phù hợp, công ty cần phải lập kế hoạch vốn bằng tiền, thông qua đó có thể phân tích được dòng tiền thu, dòng tiền chi và nợ tới hạn của công ty. Từ đó công ty có thể dự toán được nguồn thu, chi trong tháng để có kế hoạch huy động vốn phù hợp.