3.3.2.1. Lý do thực hiện biện pháp
Quản lý khoản phải thu là việc hết sức quan trọng, đó là bước trung gian để hoán chuyển khoản phải thu bằng tiền của công ty, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý vốn lưu động. Quản lý khoản phải thu tốt sẽ góp phần đáng kể vào việc sử dụng vốn hiệu quả.
Tại công ty khoản mục phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng cao, là vấn đề có liên quan đến việc tính toán cho số tiền dự trữ hoạt động sản xuất trong năm và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải có chính sách để đẩy nhanh việc thu nợ từ khách hàng tránh tình trạng nợ kéo dài. Qua phân tích về tình hình phải thu trong ba năm vừa rồi tuy có được cải thiện nhưng nợ phải thu vẫn còn chiếm tỷ trọng cao, do đó ta cần có những chính sách để đẩy mạnh hơn nữa việc thu hồi nợ. Như ta đã biết việc ký hợp đồng xây dựng các công trình nhà nước thường được thông qua ban quản lý dự án vì vậy việc đòi nợ là rất khó và thường kéo dài gây nhiều bất lợi cho công ty. Thời gian này công ty luôn phải đi vay vốn để trả nợ cho nhà cung cấp và phải bỏ ra một khoản chi phí về lãi vay trong khi đó công ty lại đang có những khoản nợ đọng kéo dài mà chưa thu hồi được và những khoản nợ này thì công ty không cần phải trả lãi. Nếu như tình trạng này cứ tiếp tục kéo dài thì trong thời gian đến công ty chưa chắc thu hồi được hết các khoản nợ này.
3.3.2.2. Nội dung thực hiện biện pháp
Công ty thường xuyên tiến hành các hoạt động kiểm soát công nợ như phân tích về tuổi nợ, ngày thu nợ, tạo chiều sâu trong mối liên hệ hợp tác với khách hàng nhằm hiểu rõ về tình trạng tài chính, uy tín giao dịch của từng khách hàng định kỳ. Đối với các khoản phải thu có nhiều rủi ro, Công ty trích lập dự phòng hợp lý. Dự phòng phải thu khó đòi được trích lập cho những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên, hoặc các khoản phải thu mà người nợ khó có khả năng thanh toán do bị thanh lý, phá sản hay các khó khăn tương trích lập dự phòng, làm giảm lợi nhuận.
Tháng…năm…
Tên khách
Ngày chứng từ Hạn thanh toán Giá trị nợ Ngày trả Giá trị trả Còn lại Thời gian quá hạn Giá trị quá hạn Thanh toán nợ quá hạn Tổng
Thông qua báo cáo này, ta có thể dễ dàng quan sát được khoản nợ nào đã trả, khoản nợ nào chưa trả, khoản nợ nào quá hạn và quá hạn bao nhiêu ngày. Từ đó công ty có thể căn cứ để lập kế hoạch xử lý đối với các khoản nợ quá hạn như: Gửi thông báo đến khách hàng, nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ bằng các phương tiện thông tin, nếu các khoản nợ đó quá lớn thì có thể nhờ sự can thiệp của pháp luật.
Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đầy các đơn đặt hàng của khách hàng và hạn chế vốn bị chiếm dụng. Giảm giá, chiết khấu thanh toán hợp lý đối với những khách hàng đặt các dự án lớn và thanh toán đúng hạn. Thực hiện chính sách thu tiền linh động, mềm dẻo. Cần tập trung đầu tư mở rộng các phương thức thanh toán
hiệu quả và hiện đại nhằm tăng khả năng thanh toán thu hồi nợ cho công ty. Khi thời
hạn thanh toán đã hết mà khách hàng vẫn chưa thanh toán công ty cần có những biện pháp nhắc nhở, đôi thúc và biện pháp cuối cùng là phải nhờ đến cơ quan pháp lý giải quyết.