chứng từ sau cho Ngân hàng: Giấy đề nghị vay vốn, Hợp đồng cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ…, Hóa đơn GTGT, Biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, vật tư, thiết bị, Biên bản nghiệm thu quyết toán khối lượng công trình. Đối với từng trường hợp Ngân hàng có thể yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ gốc là hợp đồng kinh tế, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa…
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ giải ngân từ khách hàng, kiểm tra mục đích, điều kiện giải ngân, hạn mức tín dụng của khách hàng và chịu trách nhiệm đầy đủ về việc kiểm tra nội dung, tính chất của hồ sơ giải ngân (tính hợp pháp, hợp lệ của hoá đơn, chứng từ giải ngân, hợp đồng kinh tế…). Sau đó, phối hợp với Bộ phận nguồn vốn:
- Xem xét, cân đối khả năng nguồn vốn đối với những khoản vay lớn.
- Mua bán, chuyển đổi ngoại tệ đối với những khoản vay cần chuyển đổi ngoại tệ, hoặc vay ngoại tệ.
- Xem xét, đánh giá quyết định lãi suất, phí nếu khác với quy định hiện hành. Sau khi đã xem xét và kiểm tra hồ sơ, tiến hành trình duyệt cấp có thẩm quyền phê duyệt giải ngân.
Bước 5: Quản lý sau giải ngân
Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn vay
đích đã cam kết, phát hiện rủi ro, sai phạm và có biện pháp phòng ngừa kịp thời để tránh ảnh hưởng tới khả năng thu hồi nợ. Các bộ phận phối hợp quản lý, theo dõi, giám sát khoản cấp tín dụng cho đến khi thanh lý hợp đồng/tất toán khoản tín dụng gồm:
- Giám sát tài khoản của khách hàng
- Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh, các yếu tố thị trường ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Theo dõi tình hình trả nợ khách hàng
- Thu thập các thông tin liên quan và các mối quan hệ khác của khách hàng - Kiểm tra biện pháp bảo đảm tiền vay và giá trị của tài sản bảo đảm.
Cán bộ kiểm tra lập Biên bản kiểm tra trong đó ghi lại đầy đủ các nội dung đã kiểm tra. Biên bản kiểm tra phải có xác nhận của khách hàng, lãnh đạo doanh nghiệp và được lưu trong hồ sơ tín dụng.
Thu nợ, lãi, phí và xử lý phát sinh (gia hạn nợ)
- Theo dõi trả nợ gốc, trả lãi, phí (đối với khoản vay có phí), hoặc gia hạn nếu đến hạn khách hàng không có khả năng trả nợ (nếu được sự chấp thuận của ngân hàng)
- Trước khi đến hạn từ 5-7 ngày, cán bộ QLKH phải thực hiện thông báo bằng văn bản để khách hàng có kế hoạch trả nợ đúng thời hạn.
- Việc gia hạn nợ Ngân hàng chỉ xem xét gia hạn nợ do các nguyên nhân khách quan như: hàng bán chậm so với kế hoạch, công nợ chưa thu được từ phía người mua hàng, bị thiên tai do thời tiết hoặc hỏa hoạn…
Thanh lý hợp đồng tín dụng
Khi khách hàng trả nợ, cán bộ tín dụng tiến hành phối hợp với bộ phận kế toán đối chiếu, kiểm tra số tiền trả nợ gốc, lãi, phí… đã phát sinh đến thời điểm hiện tại để thu tất toán. Đồng thời kiểm tra tài sản bảo đảm có liên quan để làm thủ tục giải chấp tài sản (nếu có đề nghị của khách hàng)
2.1.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV Hội An2.1.2.1. Môi trường kiểm soát: 2.1.2.1. Môi trường kiểm soát:
a. Cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát rủi ro hoạt động trong Ngân hàng, BIDV Hội An đã thành lập một bộ máy tổ chức với các phòng ban,
Hội sở chính
Giám đốc Chi nhánh Hội đồng tín dụng Chi nhánh
Phó Giám đốc Phòng KHCN Phòng KHDN Các PGD Phòng quản lý rủi ro Khách hàng
thành lập hội đồng tín dụng cơ sở. Mỗi bộ phận sẽ thực hiện một chức năng, nhiệm vụ riêng và sự chuyên sâu trong các bộ phận sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình cấp tín dụng. Mô hình kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng được thể hiện như sau:
Mô hình này thể hiện sự tách bạch, phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa cấp đề xuất, cấp phê duyệt tín dụng và cấp tác nghiệp. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban như sau:
Hội đồng tín dụng (Hội đồng tín dụng tại chi nhánh, Hội đồng tín dụng cơ sở tại Trụ sở chính): Bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ cho Tổng Giám đốc và Giám đốc Chi nhánh Hội An trong trường hợp khoản tín dụng vượt thẩm quyền phán quyết của Giám đốc Chi nhánh, khoản tín dụng có tính chất phức tạp cần đưa ra Hội đồng tín dụng để đảm bảo tính khách quan. Hình thức làm việc của Hội đồng tín dụng là tổ chức họp, quyết định dựa trên biểu quyết của các thành viên theo nguyên tắc đa số. Sau các cuộc họp cần phải có biên bản với đầy đủ chữ ký của các thành viên.
Bộ phận Quản lý khách hàng: Bộ phận này có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, giới thiệu, bán sản phẩm dịch vụ cho khách hàng. Đánh giá khách hàng, tài sản, áp dụng chính sách cho khách hàng. Trực tiếp khởi tạo và quản lý, duy trì mối quan hệ tín dụng với khách hàng. Quản lý, giám sát khách hàng, thu nợ và báo cáo cho bộ phận rủi ro khi phát hiện khách hàng có dấu hiệu rủi ro.
Bộ phận Quản lý rủi ro: có chức năng nghiên cứu, phân tích, quản lý rủi ro bao gồm rủi ro chung (rủi ro hệ thống, rủi ro thị trường…) và rủi ro riêng (rủi ro từng khách hàng, từng dự án) nhằm đảm bảo phát triển tín dụng, mở rộng hoạt động một cách an toàn, hiệu quả. Nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý rủi ro tín dụng là: Xây dựng chính sách quản lý rủi ro tín dụng, quản lý danh mục đầu tư, trực tiếp thẩm định rủi ro đối với từng khoản cấp tín dụng đến khách hàng, tham gia phê duyệt tín dụng, tham gia và giám sát quá trình thực hiện các quyết định đã đƣợc phê duyệt, tham gia xử lý các khoản cấp tín dụng có vấn đề.
Bộ phận Quản trị tín dụng: có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân, thu hồi nợ, đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ. Đảm bảo lưu giữ hồ sơ vay đầy đủ và an toàn. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các bước quy định trong quy trình tín dụng. Nhiệm vụ chính của bộ phận quản trị tín dụng là: Kiểm soát tính tuân thủ, nhập dữ liệu vào hệ thống, nhập và lưu giữ hồ sơ tín dụng, thực hiện chỉ thị thanh toán liên
quan đến rút vốn, lập các báo cáo dữ liệu của các khoản vay, tham gia vào quá trình thu nợ, lãi.
Bộ phận Giao dịch khách hàng: có chức năng thực hiện giải ngân theo yêu cầu của khách hàng, lưu trữ hồ sơ chứng từ giải ngân, thực hiện thu hồi nợ gốc và lãi khi đến hạn theo yêu cầu của bộ phận Quan hệ khách hàng.
b. Cơ chế phân cấp, phân quyền
BIDV đã ban hành hệ thống văn bản về phân cấp, phân quyền một cách cụ thể giữa các cấp trong hệ thống và trong 1 Chi nhánh.
Ngày 31/12/2016 Ban Tổng Giám đốc BIDV đã ra Quyết định số 11373/QĐ- BIDV về phân cấp thẩm quyền trong hoạt động tín dụng bán lẻ. Trong quy định này Tổng Giám đốc đã đưa ra mức phê duyệt tín dụng đối với từng vùng Chi nhánh, từng loại sản phẩm vay, quy định về thẩm quyền phê duyệt giải ngân và cách thức xử lý khi cấp thẩm quyền đi vắng cho tất cả Chi nhánh trong hệ thống BIDV và BIDV Hội An cũng không ngoại lệ. Cụ thể về phân cấp thẩm quyền tại Chi nhánh Hội An được nêu tại Phụ lục 1
Riêng đối với Chi nhánh Hội An, Giám đốc đã đưa ra Quy định về thẩm quyền phê duyệt tín dụng của Phó Giám đốc, các Trưởng, Phó phòng, Giám đốc, Phó Giám đốc Phòng Giao dịch về hạn mức cho từng sản phẩm vay, quy định thẩm quyền phán quyết tín dụng, xem xét những hồ sơ nào cần qua bộ phận rủi ro, hồ sơ nào cần trình Hội đồng tín dụng.
Giám đốc Chi nhánh Hội An đã đưa ra văn bản ủy quyền về việc đưa ra quyết định và ký kết hồ sơ cho các bộ phận khi Giám đốc vắng mặt.
Đối với việc định giá tài sản đảm bảo, bộ phận rủi ro dưới sự chỉ đạo, phê duyệt của Giám đốc đã ban hành quy định về hệ số định giá tài sản để đảm bảo an toàn trong hoạt động kiểm soát tín dụng như sau: Đối với bất động sản tại khu vực Đà Nẵng giá trị tài sản đảm bảo được xác định không quá 2,5 lần so với giá quy định của Nhà nước, đối với bất động sản tại khu vực Thành phố Hội an không quá 3 lần, đối với các phường thuộc địa bàn Chi nhánh không quá 2 lần, các khu vực còn
lại không quá 1,5 lần. Đặc biệt, đối với các trường hợp định giá vượt giới hạn trên cần lập báo cáo thẩm định trình qua bộ phận quản lý rủi ro để trình Giám đốc xem xét thành lập Tổ định giá độc lập hoặc lựa chọn Đơn vị định giá độc lập để xác định giá trị tài sản đảm bảo trên làm cơ sở xác định mức cho vay phù hợp với quy định của Ngân hàng.
c. Đạo đức nghề nghiệp, văn hóa doanh nghiệp