Sơ đồ 2.4. Cấu trúc tổ chức của Công ty GLS. 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận tại Công ty
Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Là người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm trước pháp luật, nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
Phòng Kế hoạch
Lập và triển khai, tổng hợp kế hoạch kinh doanh:
-Xây dựng chiến lược dài hạn, mục tiêu trung hạn và kế hoạch hoạt động của Công ty.
-Triển khai kế hoạch đến các bộ phận, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện. -Báo cáo kết quả thực hiện theo yêu cầu từ Ban giám đốc.
-Quản trị các dự án tại Công ty. Phòng Kinh doanh GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG LOGISTICS PHÒNG QUẢN LÝ TÀU PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG ĐẠI LÝ TÀU BIỂN
Xây dựng và triển khai các chỉ tiêu kinh doanh theo chiến lược – kế hoạch và định hướng hoạt động của Công ty:
- Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thông tin thị trường và phát triển khách hàng.
- Đàm phán, ký kết hợp đồng kinh doanh.
- Quản trị hoạt động Marketing và dịch vụ khách hàng. - Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. - Quản lý hoạt động Đại lý (fordwarder).
Phòng Logistics
Triển khai hoạt động kinh doanh dịch vụ Logistics theo yêu cầu từ phòng kinh doanh:
- Bố trí, điều phối phương tiện, thiết bị thực hiện dịch vụ. - Tác ngiệp và giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng. - Tổng hợp thông tin thực hiện.
- Đề xuất các phương án khai thác dịch vụ hiệu quả theo từng loại hàng hóa, đối tượng khách hàng.
- Quản lý hoạt động đội xe đầu kéo. Phòng Quản lý tàu
Quản lý hoạt động đội tàu, sà lan:
- Quản lý các hồ sơ, duy trì và thực hiện các quy định của Pháp luật hàng hải về hoạt động động của đội tàu (theo pháp luật Việt Nam và công ước lao động hàng hải quốc tế).
-Quản lý hoạt động đội tàu, sà lan (số lượng, sản lượng và tuyến vận chuyển). Phòng Kế toán
Thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ:
-Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế của Công ty;
-Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán;
-Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục kế toán khác theo quy chế của Công ty;
-Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua, giá bán vật tư, hàng hóa;
-Thực hiện việc kiểm kê định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu, kém phẩm chất để có hướng xử lý;
-Tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán, kê khai các loại thuế với cơ quan thuế;
-Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy định Công ty;
-Tổ chức sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán hợp lý, đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm;
-Quản lý, bảo mật thông tin, dữ liệu tài chính kế toán.
Công tác Kế toán Quản trị:
-Kết hợp các phòng ban liên quan xây dựng định mức chi phí hoạt động; -Kiểm soát chi phí phát sinh các hoạt động xuyên suốt từ công ty tới khu vực từ đó tham mưu cho Ban giám đốc nhằm giảm giá thành;
-Phân tích các báo cáo về hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Lãnh đạo; -Tham mưu cho bộ phận kinh doanh xây dựng chính sách giá bán phù hợp.
Công tác quản lý tài chính:
-Lập kế hoạch & kiểm soát dòng tiền, tín dụng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm;
-Lập kế hoạch tài chính, đánh giá thường xuyên việc thực hiện để thay đổi kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế;
-Quan hệ với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn trung hạn, dài hạn, ngắn hạn và lưu chuyển tiền tệ;
-Chuẩn bị kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cty; -Thu thập và phân tích thông tin về thị trường vốn, cung cấp các thông tin hữu ích để Ban lãnh đạo ra các quyết định kịp thời, chính xác.
Phòng Đại lý tàu biển
-Làm mọi thủ tục cho phép tàu vào/rời Cảng theo đúng luật lệ, quy định của Pháp luật Việt Nam.
-Thu xếp hoa tiêu đưa tàu vào/rời cảng, thu xếp cầu bến cho tàu đậu, chờ hoặc xếp dỡ hàng hóa.
-Đại diện cho chủ tàu, giúp đỡ tàu giao dịch với cảng, các chủ hàng và các cơ quan liên quan trong thời gian tàu ở cảng.
-Thu xếp sửa chữa, giám định tàu, giám định khoang tàu, hàng hóa trước khi xếp dỡ hàng.
Phòng Hành chính – Nhân sự
Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện nhân sự. Quản lý nghiệp vụ nhân sự: Quản lý hồ sơ CBCNV, tổ chức ký kết hợp đồng cho người lao động. Đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động nhân sự. Phổ
biến nội quy, quy định đến toàn thể CBCNV, triển khai chương trình đánh giá nhân sự định kỳ. Đề xuất chính sách nhân sự phù hợp hoạt động Công ty.
Thực hiện chế độ chính sách: Theo dõi thực hiện các chế độ cho CBCNV theo quy định của công ty như chế độ lương, phụ cấp, các chế độ đãi ngộ, phụ cấp biệt phái, thâm niên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ... Tính lương, thưởng, trích nộp các bảo hiểm theo quy định.
Cuối cùng là thực hiện nghiệp vụ hành chính: Theo dõi, tổng hợp, kiểm soát chi phí hành chính. Tổ chức tiếp đón khách đến tham quan và làm việc. Tổ chức quản lý, lưu trữ, bảo mật tài liệu, công văn. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh công nghiệp...
2.2. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY GLS TRONG THỜI GIAN QUA
2.2.1 Tình hình sử dụng Tài sản
Bảng 2.1: Tình hình tài sản của công ty giai đoạn 2016 – 2018
(ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Giá trị 2017/2016 2018/2017 2016 2017 2018 Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % A. Tài sản ngắn hạn 33.933 47.438 41.459 13.505 39,80 -5.979 -12,60 Tiền và các khoản
tương đương tiền 175 3.367 1.603 3.192 1,824 -1.764 -52,39
Các khoản phải thu
khách hàng 9.894 17.131 25.789 7.237 73,15 8.658 50,54
Các khoản phải thu
khác 19.155 14.634 11.395 -4.521 -23,60 -3.238 -22,13 Tài sản ngắn hạn khác 4.710 12.306 13.671 7.596 161,27 1,365 11,09 B. Tài sản dài hạn 373.685 483.279 585.087 109.594 29,33 101.808 21.07 Tài sản cố định 370.3 480.963 589.064 110.663 29,88 108.101 22,48 Tài sản khác 3.385 2.316 2.023 -1.069 -30,58 -293 -12,65 Tổng tài sản 407.618 530.718 626.546 123.100 30,20 95.828 18,06 (Nguồn: Công ty GLS) Nhận xét:
Ta thấy cơ cấu tài sản của Công ty thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng tài sản dài hạn và giảm tỷ trọng tài sản ngắn hạn.
Năm 2016 tài sản ngắn hạn là 33.933 triệu đồng, năm 2017 tăng 13.505 chiếm 39,80%. Đến năm 2018, tài sản ngắn hạn có sự giảm nhẹ, giảm 5.979 triệu đồng
tương ứng với 12,60% so với năm 2017. Mức giảm này chủ yếu là do sự gia giảm tỷ trọng của tiền và các khoản tương đương tiền (-52,39%), kế tiếp đó là các khoản phải thu khác (-22.13%). Đây có thể là một dấu hiệu không tốt, bởi lẽ tiền giảm sẽ dẫn đến khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty bị hạn chế.
Các khoản phải thu khách hàng năm 2017 tăng mạnh với 7.237 triệu đồng tương ứng với tăng 73,15% so với năm 2016 và năm 2018 lại tăng 8.658 triệu đồng tương ứng với tăng 50,54% so với năm 2017. Các khoản phải thu tăng đây là dấu hiệu không tốt vì vốn của Công ty đang bị chiếm dụng nhiều.
Tài sản dài hạn, năm 2017 tăng 109.595 triệu đồng tương ứng tăng 29,33% so với năm 2016 và năm 2018 tăng 101.807 triệu đồng tương ứng với 21.07% so với năm 2017.
Tài sản dài hạn bao gồm:
-Tài sản cố định, năm 2017 tăng nhanh 110.663 triệu đồng tương ứng với tăng 29,88% so với năm 2016, năm 2018 so với năm 2017 thì tăng 102.101 triệu đồng. Giai đoạn này, Công ty mở rộng Cảng thêm 171m2, đầu tư thêm một cẩu Liebherr để phục vụ hoạt động nâng hạ container, ngoài ra còn xây dựng thêm nhà xưởng unboxing để tháo kiện, kiểm hàng.
-Tài sản dài hạn khác giảm đều qua các năm, năm 2017 giảm 1.068 triệu đồng tương ứng với giảm 31,56% so với năm 2016 và năm 2018 giảm 294 triệu đồng tương ứng với giảm 12,67% so với năm 2017.
Tóm lại giai đoạn 2016 – 2018 tổng tài sản tăng chủ yếu là do các khoản phải thu khách hàng và tài sản cố định tăng mạnh. Giai đoạn này công ty mở rộng quy mô kinh doanh, nên mua sắm nhiều trang thiết bị dẫn đến tài sản cố định tăng nhanh.
Biểu đồ 2.1. Tình hình nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016-2018
(Nguồn: Công ty GLS)
Nhận xét:
Xu hướng thay đổi tỷ trọng các khoản mục nguồn vốn của Công ty từ năm 2016 đến năm 2018 nghiêng về sự gia tăng tỷ trọng của nợ phải trả. Tỷ trọng nợ phải trả vào năm 2018 tăng đột biến (tăng 153.048 triệu đồng so với năm 2017). Mức tăng này là do Công ty đầu tư mở rộng quy mô, nên cần phải đi vay vốn bên ngoài. Đây là hoạt động giúp ích cho hoạt động kinh doanh của Công ty, nên dù nợ tăng nhưng là một dấu hiệu tốt. Vốn chủ sở hữu cả ba thời điểm đều cao chứng tỏ khả năng tự chủ về tài chính của công ty rất tốt. Năm 2017, tỷ trọng vốn chủ sở hữu tăng 57.220 triệu đồng tương ứng với tỷ trọng 47,68%. Tuy nhiên, năm 2018 giảm so với năm 2016 là 57.220 triệu VNĐ tương ứng với tỷ trọng 32,29% (giảm 19,15%).
Tổng nguồn vốn của công ty tăng dần qua các năm, cụ thể năm 2017 tăng 30,20% so với năm 2016 tương ứng với 123.100 triệu đồng và năm 2018 tăng 18,06% so với năm 2017 tương ứng với 95.828 triệu đồng.
2.2.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được kết quả tốt trong những năm qua, kết quả cụ thể trong giai đoạn 2016 – 2018 được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH dịch vụ tiếp vận toàn cầu (2016-2018) (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh 2017/2016 2018/2017
Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị Tỷ
trọng% Giá trị
Tỷ trọng%
Doanh thu thuần 100,334 142,156 180,593 41,822 41.68 38,437 27.04
Giá vốn hàng bán 48,018 65,144 103,148 17,126 35.67 38,004 58.34
Lợi nhuận gộp 52,316 77,012 77,445 24,696 47.20 433 0.56
Chi phí bán hàng 110 442 618 332 301.28 176 39.95
Chi phí quản lý 5,000 9,013 9,659 4,013 80.25 647 7.17
Thu nhập khác 196 109 90 -87 - 44.50 -19 -17.87
Lợi nhuận hoạt động 47,403 67,449 67,257 20,046 42.29 -192 -0.28
Chi phí tài chính
ròng 11,837 10,229 11,821 -1,608 -13.58 1,592 15.56
Lợi nhuận sau thuế 35,565 57,220 55,436 21,654 60.89 -1,783 -3.12
(Nguồn: Phòng nhân sự - Công ty GLS)
Nhận xét:
Qua biểu đồ ta nhận xét được: tổng doanh thu và tổng chi phí tăng đều qua các năm. Riêng tổng lợi nhuận tăng vào năm 2017, năm 2018 giảm một lượng không đáng kể.
-Về doanh thu: Tổng doanh thu của công ty bao gồm doanh thu thuần và nguồn thu nhập khác
Tổng doanh thu của toàn công ty tăng dần qua 3 năm. Năm 2017 tổng doanh thu tăng 41.734 triệu đồng tương ứng với tăng 41,51%. Đến năm 2018, tổng doanh thu tăng thêm 38.417 triệu đồng tương ứng với tăng 27%.
Việc tăng doanh thu qua các năm có thể nhận thấy hiệu quả của việc đầu tư, phát triển đội tàu Container và mở rộng đại lý tại Đà Nẵng, Hải Phòng. Đây là tín hiệu tốt của Công ty trong giai đoạn thị trường bị cạnh tranh và giá cước vận tải biển không tăng.
-Về chi phí: Tổng chi phí đầu tư cho hoạt động kinh doanh tăng qua các năm, cụ thể: Năm 2017 Tổng chi phí là 85.045 triệu đồng, tăng 30,91% so với năm 2016 và năm 2018 tổng chi phí tăng nhanh là 125.246 triệu đồng, tăng 47,27% so với năm 2017.
Chi phí tăng do hoạt động đầu tư diễn ra tăng trưởng qua các năm, cùng với đó là việc tăng các chi phí tiền lương, thưởng, giá dầu tăng trong giai đoạn 2016-2018.
- Về giá vốn hàng bán đây là chỉ tiêu luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí của công ty. Năm 2017 so với năm 2016 tăng 17.126 triệu đồng tương ứng với 35,67%. Năm 2018 so với năm 2017 tăng 38.004 triệu đồng tương ứng với tăng 58,34%. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính cũng tăng qua các năm do Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh nên phần nào làm tăng chi phí cho Công ty.
Việc giá thành tăng trong khi giá bán không tăng, thậm chí phải giảm do sự cạnh tranh trên thị trường đem đến thách thức lớn cho Công ty trong việc duy trì tốc độ phát triển trong những năm tới. Chi phí giá thành tăng cũng chỉ ra Công ty cần phải có các chương trình quản trị chi phí thật tốt trong thời gian đến.
-Về lợi nhuận: Năm 2017 lợi nhuận tăng mạnh, đạt 57.220 triệu đồng chiếm 60,89%. Tuy nhiên, năm 2018 Công ty đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh, dẫn đến chi phí tăng cao, từ đó kéo theo lợi nhuận giảm nhẹ với 55.436 triệu đồng.
Qua kết quả phân tích về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, các chỉ tiêu như: doanh thu, chi phí, lợi nhuận cho thấy hoạt động khai thác, kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2016-2018 tương đối tốt. Vấn đề của Công ty là quản trị chi phí trong điều kiện giá bán liên tục bị cạnh tranh mạnh, trong năm 2019 Công ty đã đưa ra các chính sách kinh doanh phù hợp (thưởng năng suất), cũng như mở rộng thị trường tại Khu vực Tây Nguyên, các tình Miền Trung trong đó tập trung vào khai thác hàng hóa xuất – nhập khẩu tại các Khu công nghiệp nên dự báo hoạt động của Công ty sẽ ổn định và tăng trưởng trong thời gian đến.
2.2.3 Tình hình sử dụng lao động:
Bảng 2.3. Tình hình nhân lực của công ty giai đoạn 2016-2018
(Đơn vị: Người) Nội dung 2016 2017 2018 So sánh 2017/2016 2018/2017 SL % SL % SL % ± % ± % Tổng số lao động 13 100 14 100 16 100 1 7.7 2 14.3
1. Phân theo giới tính
Nam 7 53.85 8 57.14 9 56.25 1 14.3 1 12.5
2. Phân theo trình độ đào tạo Đại học 9 69,23 11 78,57 11 68,75 2 22,22 0 0 Cao đẳng 2 15.38 1 7.14 2 12.5 -1 -50 1 100 Trung cấp 1 7.695 2 14.29 3 18.75 1 100 1 50 Sơ cấp 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Phổ thông 1 7.695 0 0 0 0 -1 -100 0 0
3. Phân theo chuyên môn
Đã được đào tạo
nghiệp vụ 11 84.62 13 92.86 16 100 2 18.2 3 23.08
Chưa qua đào tạo
nghiệp vụ 2 15.38 1 7.14 0 0 1 50 -1 -100
(Nguồn: Phòng nhân sự - Công ty GLS)
Nhận xét:
-Về cơ cấu nhân sự theo giới tính:
Trong cơ cấu nhân sự của công ty ở bảng trên, ta thấy rằng tỷ lệ lao động nam