Quy trình ký kết hợp đồng
Sơ đồ 2.5 Quy trình ký kết hợp đồng tại Công ty GLS Thống nhất báo giá
Soạn các nội dung, điều khoản HĐ
KH xác nhận và ký kết HĐ GĐ Công ty ký HĐ
(Nguồn: Phòng kinh doanh – Công ty GLS)
Hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là hợp đồng kí kết giữa các bên liên quan bao gồm công ty cung cấp dịch vụ và chủ hàng thuê vận chuyển với văn bản có nội dung cam kết, thỏa thuận trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Theo đó, những người có trách nhiệm thực hiện đúng nghĩa vụ đã nêu trong các điều khoản hợp đồng. Đơn vị tiến hành thu cước vận chuyển do khách hàng trả và chở hàng từ cảng nhận đến cảng trả hàng bằng tàu biển
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc khách hàng cần có hợp đồng giải quyết tranh chấp khi gặp phải vấn đề không may. Căn cứ vào nội dung đã kí kết, văn bản đem ra để phân định đúng sai, xóa bỏ mâu thuẫn giữa hai bên.
Một khi tranh chấp xảy ra, hợp đồng vận chuyển là văn bản hiệu lưc nhất, đưa ra làm bằng chứng hữu hiệu trình trước cơ quan có thẩm quyền, nhằm giải quyết bất đồng phía công ty và khách hàng về điều khoản đền bù tổn thất về hàng hóa. Vì vậy, chủ hàng nên cẩn trọng và xem xét kĩ hợp đồng trước lúc kí kết, tránh những xung đột về sau
Hợp đồng được thực hiện bởi các bên liên quan, bao gồm:
- Khách hàng thuê dịch vụ (người gửi hàng) là người tự mình hoặc ủy quyền cho ai khác kí hợp đồng với phía đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ (người vận chuyển) là người tự mình hoặc ủy thác người khác kí kết hợp đồng với bên khách hàng. Người vận chuyển thực hiện toàn bộ việc vận chuyển hàng hóa đường biển đến nơi an toàn.
Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, trước tiên liên hệ công ty dịch vụ để tìm hiểu thông tin, thống nhất nội dung liên quan. Sau đó, tiến hành soạn thảo và kí hợp đồng với nhau, theo đó hợp đồng có đầy đủ những điều khoản, thỏa thuận cần thiết bảo vệ quyền lợi của các bên. Hợp đồng là cơ sở đánh giá sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của đơn vị cung cấp dich vụ dành cho khách hàng.
Loại hợp đồng này được sử dụng theo mẫu Nhà nước quy định, gồm: Thực hiện HĐ
Tổng hợp, thanh toán và hoàn thiện HĐ
- Những thông tin bắt buộc của chủ hàng và công ty dịch vụ và đứng tên hợp đồng là cá nhân cần có giấy ủy quyền.
- Thông tin về tên mặt hàng, chủng loại và khối lượng cần vận chuyển - Địa điểm và thời gian giao nhận hàng cụ thể, chi tiết.
- Phương tiện dùng trong quá trình chở hàng: loại tàu, tải trọng. - Kèm theo vài điều khoản khác.
- Nhiều công ty sử dụng bản mẫu có sẵn hoặc thêm bớt vài điều kiện để thuận tiện việc hợp tác giữa các bên.