Bảng 2.5 Bảng Danh sách khách hàng vận tải biển đến năm 2018
STT TÊN KH MẶT HÀNG ĐỊA CHỈ
1 Công ty TNHH TM & Du lịch
Phương Uyên Gạo Quảng Nam
3 Doanh Nghiệp Tư Nhân Cỏ May Gạo Đồng Tháp,
3 Doanh Nghiệp Tư Nhân Võ Đình Vũ Gạo Quảng Nam
4 Doanh Nghiệp Tư Nhân Dũng Ánh Gạo Quảng Ngãi
5 Doanh Nghiệp Tư Nhân Mai Tư
Hoảnh Gạo Tiền Giang
6 Doanh Nghiệp Tư Nhân Cửu Long Ii Gạo Tiền Giang
7 Kho Gỗ Minh Dương Gỗ Bình Dương
8 Công ty TNHH SX Thương mại
Phước Thành 4 Gạo Vĩnh Long
9 Nguyễn Thị Quyên (Kho Gạo) Gạo Long An
10 Nguyễn Văn Duy (Đại Lý Gạo Gạo Quảng Ngãi
11 Công Ty Lương Thực Gạo Đồng Tháp
12 Đại Lý Gạo Tám Trang Gạo Long An
13 Công Ty Sơn Liên Hợp Sơn Tp. HCM
14 Doanh Nghiệp Tư Nhân Phú Long Gạo Đồng Tháp
15 Nguyễn Thị Sương (Kho Gạo) Gạo Tây Ninh
16 Nguyễn Thị Ý (Đại Lý Gạo) Gạo Quảng Ngãi
17 Doanh Nghiệp Tư Nhân Chánh Nam (
Tuấn Nếp) Gạo Tiền Giang
18 Cty Cp Phát Triển Kính Xây Dựng Vn
Cvg VLXD Hà Nội
19 Công Ty Tnhh Gia Công Thép Sài
Gòn (Sgc) Thép Đồng Nai
20 Công Ty TNHH Gạo Tân Hiệp Thành Gạo Đồng Tháp
(Nguồn: Phòng kinh doanh - Công ty GLS) 2.3.2.3. Thực hiện hoạt động tiếp cận khách hàng
Tiếp cận trực tiếp: qua các mối liên hệ của Phòng kinh doanh, khách
hàng/ đối tác hiện hữu giới thiệu đến gặp mặt, hoặc là tiếp xúc, gửi name-card tại các diễn đàn, hội chợ, hội nghị,…mà Công ty tham dự, cách tiếp cận này chiếm 20%-40% số lượng khách hàng của Công ty.
Tiếp cận gián tiếp: thông qua thông tin quảng cáo, trang web của công ty,
gửi mail cho danh mục khách hàng, trung tâm chăm sóc khách hàng, chiếm 60%- 80% số lượng khách hàng của Công ty.
Thực tế hiện tại, phòng kinh doanh đang lựa chọn cách tiếp cận gián tiếp và chú trọng vào các thông tin khách hàng rõ ràng như: tên KH, số điện thoại, email, skype để bắt đầu cuộc trò chuyện. Trong đó, tiếp cận khách hàng qua Email là cách tiếp cận thân thiện, gần gũi mang đến hiệu quả nhất. Ưu điểm là khi gửi email cho
khách hàng sẽ có thời gian chú ý và tìm hiểu dịch vụ của Công ty sẽ được lưu trong hộp thư của khách hàng lâu hơn, đồng thời tránh sự làm phiền khách hàng như hình thức gọi điện hoặc tin nhắn. Cách tiếp cận bằng email có chi phí thấp và phù hợp với khách hàng là doanh nghiệp (chủ yếu tác nghiệp qua email).
Trong thời điểm hiện nay, cách tiếp cận và giới thiệu dịch vụ đến khách hàng cũng thay đổi cùng với sự phát triển của công nghệ, các hình thức tiếp cận mới: qua quét mã vạch trên địa chỉ email hoặc zalo đang là xu hướng mới.
2.3.2.4. Tiến hành xin các thông tin về khách hàng để báo giá
Với thao tác tiếp cận khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau như ví dụ trên là tiếp cận Công ty TNHH TM & Du lịch Phương Uyên qua email và được Công ty chọn là đối tác vận chuyển thì nhân viên sale của Công ty GLS đã thu thập được các thông tin cần thiết như sau:
-Loại hàng: Gạo -Lượng hàng: 25 tấn
-Tuyến vận chuyển: Cảng Tiên Sa ĐN đến Kho Gạo ABC Tp HCM -Thời gian vận chuyển: 05/02/2020
-Giá cước vận chuyển lô hàng từ cảng đến khi theo hình thức (CY – DR) -Bảo hiểm hàng hóa: Bên chủ hàng chịu
Với thông tin như trên, bộ phận kinh doanh cùng với bộ phận logistics, kế toán lên danh mục công việc, dịch vụ và tính giá thành, sau đó tiến hành báo giá thực hiện đến khách hàng.
2.3.2.5. Liên hệ đối tác để lấy giá đầu vào các dịch vụ
Khi đã thu thập được thông tin của khách hàng, nhân viên sale cước sẽ tự liên hệ với hãng tàu để lấy giá cước phí vận chuyển các mặt hàng dịch vụ mà Công ty cần vận chuyển hàng nội địa hoặc hàng quốc tế bằng đường biển.
Với ví dụ thông tin ở trên thì Công ty sẽ nhận bảng giá cước phí và phụ phí vận chuyển hàng nội địa bằng đường biển như sau:
Cước phí của hàng gửi đi nội địa bằng đường biển
Cước phí: Cước vận chuyển đường biển chưa bao gồm các phụ phí Các phụ phí của hàng nội địa:
-D/O (Delivery Order fee): Phí lệnh giao hàng -Cleaning fee: Phí vệ sinh
-Lift on/ lift off: Phí nâng hạ Container
Phụ phí của hàng gửi đi nội địa bằng đường biển -Phí nâng + hạ: 750.000 – 1.200.000vnd/cont
-Phí vệ sinh cont: 200.000 – 400.000vnd/cont -Phí D/O: 150.000 – 300.000vnc/cont
Bảng giá cước một số tuyến nội địa
POL POD 20’DC (VND) 40’DC (VND) TRANSIT TIME
(DAY)
ĐÀ NẴNG HẢI PHÒNG 3.700.000 5.400.000 2
ĐÀ NẴNG HCM 4.000.000 6.700.000 2
ĐÀ NẴNG QUY NHƠN 4.500.000 8.000.000 3
Node: Giá đã bao gồm VAT, chưa bao gồm Local charge hai đầu.
2.3.2.6. Lên báo giá gửi khách hàng
Bảng 2.6 Bảng báo giá vận chuyển hàng hóa tại Công ty GLS
BÁO GIÁ
Đến: Từ: Cty TNHH Dịch vụ tiếp vận toàn cầu
Người nhận: Người báo giá: Nguyễn Văn C
Đ.thoại: Đ.thoại: 0938.908.xxx
Email: Email: nguyenvanc @ gls .com.vn
Đầu tiên Công ty TNHH Dịch Vụ Tiếp Vận Toàn Cầu gửi đến Quý Công ty lời chào trân trọng và sự hợp tác phát triển. Theo yêu cầu của Quý Công ty, Công ty chúng tôi gửi bảng báo giá dịch vụ vận chuyển với chi tiết như sau:
1. Hàng hóa vận chuyển: Gạo
2. Phương án thực hiện: Hàng đóng cont20’, trọng lượng hàng tối đa 28 tấn. 3. Phương tiện vận chuyển: Tàu biển & đầu kéo
4. Giá cước vận chuyển:
TT Nơi nhận hàng Nơi giao hàng Đơn vị tính Đơn giá
(vnđ) Ghi chú
01 Cảng TS128(ĐN) ABC Cont20’ 8.000.000 Xxx
Ghi Chú:
-Đơn giá trên đã bao gồm: Thuế VAT 10%, phí vệ sinh cont…
-Đơn giá trên chưa bao gồm: Phí cược cont; Phí bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa…
-Miễn phí lưu cont 3 ngày; Miễn phí lưu bãi 7 ngày. -Nhận hàng nguyên cont, nguyên seal.
-Báo giá được áp dụng từ ngày 01/01/2020 cho đến khi có thông báo mới. Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý công ty.
Trân trọng kính chào!
TP. KINH DOANH
(Nguồn: Phòng kinh doanh - Công ty GLS)
2.3.2.7. Tiến hành đàm phán thương lượng về giá
Sau khi báo giá, tùy vào khách hàng đã sử dụng giá dịch vụ công ty nếu là khách hàng thân thiết quen thuộc thì sẽ đồng ý và tiến hành vận chuyển luôn còn nếu là khách hàng mới thì khi báo giá chúng ta cần đợi phản hồi từ khách hàng sau đó hai bên có thể thương lượng về giá, hoặc đàm phán về cách thức thực hiện dịch vụ.
Với Công ty TNHH TM & Du lịch Phương Uyên thì sau khi gửi bảng báo giá thì chúng tôi đã nhận được phản hồi đồng ý hợp tác với mức giá mà Công ty đưa ra và tiến hành thực hiện dịch vụ.
2.3.2.8. Xác nhận và tiến hành hoạt động giao hàng
Khi khách hàng quyết định sử dụng dịch vụ, nhân viên phụ trách soạn hợp đồng. Hợp đồng bao gồm các điều khoản và phải hợp pháp. Sau đó liên hệ cuộc hẹn để ký kết hợp đồng. (Phụ lục đính kèm).
Đồng thời, nhân viên kinh doanh cùng với trưởng phòng kinh doanh phải tổ chức cuộc họp triển khai phương án thực hiện với các bộ phận khác: logistics, quản lý tàu, kế toán,…nhằm đảm bảo việc triển khai thực hiện yêu cầu khách hàng một cách hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện, nhân viên kinh doanh phải thường xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh và thống nhất các chi phí phát sinh (nếu có) với khách hàng.
Trong hoạt động kinh doanh sale cước, chú trọng đến chất lượng và thời gian thực hiện dịch vụ.
2.3.2.9. Quyết toán sau khi vận chuyển hàng hóa
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, giấy tờ của đơn hàng và lập chứng từ quyết toán thực hiện.
Đối với khách hàng quốc tế: lưu ý đến chứng từ và điều kiện thanh toán của quốc gia thực hiện nhập khẩu (phân luồng xanh, đỏ, vàng).
Chuyển chứng từ thực hiện đến khách hàng để xác nhận, sau đó chuyển sang phòng kế toán để ghi nhận công nợ, doanh thu.
Theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và nhắc nhở các khoản thanh toán đến hạn.
2.3.2.10. Lưu thông tin và chăm sóc khách hàng
Sau khi hoàn thành tất cả các bước với khách hàng, nhân viên sale cần phải chăm sóc khách hàng như:
-Gửi thư cảm ơn tới khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ
-Thu thập lại phản hồi của khách hàng sau khi trải nghiệm dịch vụ vận chuyển bên Công ty mình
-Duy trì việc trao đổi thông tin và cung cấp các nội dung hữu ích tới khách hàng
-Cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng nhanh nhạy, chu đáo
2.3.3 Đánh giá về hoạt động Sale cước vận tải bằng đường biển tại Công ty GLStrong thời gian quatrong thời gian qua trong thời gian qua
Việc đánh giá hoạt động sale cước giúp Công ty nhận biết được ưu và nhược điểm trong hoạt động sale cước trong kinh doanh của mình, từ đó giúp công ty có những biện pháp để cải thiện và nâng cao hơn nữa về các hoạt động sale cước sau này. Dưới đây sẽ là những đánh giá về mặt đạt được và hạn chế trong hoạt động Sale cước vận tải bằng đường biển của Công ty trong thời gian qua.
2.3.3.1. Mặt đạt được
-GLS là công ty lớn, uy tín trên thị trường, có mạng lưới kinh doanh và Đại lý rộng khắp cả nước. Có cơ sở vật chất và phương tiện khai thác phù hợp, được đầu tư phát triển mạnh qua các năm.
-Giá bán cạnh tranh so với các đối thủ trong khu vực.Thực hiện dịch vụ logistics trọn gói, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
-Hệ thống quản trị được xuyên suốt, chặt chẽ, các quy trình, quy định được ban hành và áp dụng thống nhất trên toàn Công ty nên cách vận hành hoạt động kinh doanh hiệu quả.
-Đội ngũ nhân sự của Công ty được đào tạo về chuyên ngành và có kinh nghiệm trong lĩnh vực sale cước.
-Cảng Tiên Sa nằm ở vị trí địa lý thuận lợi: là Cảng biển lớn nhất khu vực miền Trung, là cảng kín gió, trang thiết bị đầy đủ, hiện đại, đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
-Ngành logistics được Chính phủ, Nhà nước ủng hộ, tạo điều kiện phát triển trong giai đoạn hiện nay, trong đó có chủ trương xây dựng và phát triển Cảng biển.
2.3.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những mặt đát được nghiệp vụ Sale cước vận tải bằng đường biển tại Công ty GLS vẫn còn tồn tại những khuyết điểm làm ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh như sau:
-Thứ nhất, việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh còn còn thấp, hệ thống website của Công ty chưa hiện đại, chưa đáp ứng nhu cầu tra cứu trực tuyến của khách hàng.
-Thứ hai, nguồn nhân lực chưa tương xứng với quy mô phát triển của Công ty: nhân sự còn thiếu kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics.
-Thứ ba, trang thiết bị và cơ sở vật chất của Công ty còn thiếu hụt chưa đáp ứng kịp thời cho những hợp đồng mang tính cấp bách. Công ty chưa có hệ thống kho bãi tại Đà Nẵng, nên còn bị động trong việc thuê kho, bãi tại Cảng Tiên Sa dẫn đến chi phí cao và không đáp ứng được yêu cầu khách hàng khi sản lượng tăng cao.
-Thứ tư, việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty mang lại hiệu quả chưa cao dẫn đến nguồn khách hàng chủ động tìm đến công ty còn ít. Hoạt động Marketing của Công ty còn hạn chế so với các Công ty Logistics khác. Vì vậy, khách hàng của Công ty là những khách hàng lâu năm, có quan hệ thân thiết với Công ty.
2.3.3.3. Nguyên nhân của hạn chế:
-Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng yêu cầu của khách hàng vì cơ sở dữ liệu xuất/ nhập hàng hóa của khách hàng chủ yếu được cung cấp bởi cảng Tiên Sa, nên các thông tin về hàng hóa còn bị động và đôi khi còn xảy ra tình trạng nhầm lẫn.
-Về nguồn nhân lực còn hạn chế do cơ cấu lao động tại thị trường lao động miền Trung khan hiếm về nguồn ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, các Công ty, tập đoàn lớn đang chú trọng phát triển ngành kinh doanh Logistics nên chính sách thu hút nhân sự của Công ty còn bất cập, chưa hiệu quả. Các trường đào tạo tại địa phương chưa đáp ứng được nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực logistics.
-Trong dịch vụ logistics, dịch vụ kho, bãi giữ vai trò quan trọng; với vị trí địa lý tại trung tâm thành phố Đà Nẵng, việc công ty đầu tư hệ thống kho, bãi chi
phí rất cao nên phải sử dụng phương thức thuê của các đối tác. Việc quản lý kho ngoại quan, kho hàng cũng phức tạp do các quy định về xuất nhập kho ngoại quan và an toàn về phòng chống cháy nổ.
Tóm lại, bất kì quy trình hoạt động nào nó cũng có những điểm mạnh và những hạn chế nhất định. Vì vậy, Công ty GLS cần phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế để có thể phát triển lâu dài và bền vững, nhằm tạo niềm tin cho khách hàng và phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 đã khái quát về thực trạng và hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại Công ty TNHH Dịch vụ Tiêp Vận Toàn Cầu. Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của Công ty đã svà đang phát triển khá tốt. Bên cạnh những kết quả đạt được, Công ty hiện vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế và thách thức cũng như sự cạnh tranh của các đối thủ. Đây là cơ sở để sđề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh sale cước vận tải đường biển tại Công ty ở chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SALE CƯỚC VẬN TẢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GLS 3.1 CÁC CƠ SỞ BAN ĐẦU HÌNH THÀNH GIẢI PHÁP
3.1.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian đến:
Công ty GLS sẽ trở thành một Công ty Logistics đúng nghĩa, hoạt độngt theo tiêu chí “ Hãy để chúng tôi nói lên sự uy tín của bạn”, “ uy tín chất lượng”. Luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, không ngừng nâng cao và củng cố chất lượng dịch vụ và niềm tin trong khách hàng về Công ty GLS.
Mục tiêu chiến lược của Công ty:
Thị trường dịch vụ vận tải Việt Nam hiện nay có sự góp mặt của hơn 100 công ty dịch vụ vận tải. Về mặt dịch vụ, các công ty đều cung cấp các dịch vụ tương tự như nhau nên cạnh tranh diễn ra khá gay gắt. Cho nên các yếu tố cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa GLS với các công ty khác sẽ bao gồm: uy tín thương hiệu, chất lượng dịch vụ cung cấp, các dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng.
GLS đã xác định mục tiêu chiến lược là trở thành Công ty kinh doanh dịch vụ Logistics hàng đầu Việt Nam, từng bước và phấn đấu từ 15% - 20% thị phần trong những năm tới.
Chiến lược phát triển trung hạn:
Chiến lược phát triển sản phẩm, dịch vụ:
Xác định các dịch vụ chủ lực của Công ty là tự doanh cũng như đặc biệt chú trọng phát triển, mở rộng và đa dạng hoá hệ thống dịch vụ Môi giới, cung cấp sản phẩm phân tích và thông tin thị trường, các dịch vụ tiện ích nhất phục vụ khách hàng.
Công ty sẽ duy trì các dịch vụ kinh doanh hiện hữu: Vận tải đường bộ, vận tải đường biển, vận tải đường sông, đại lý tàu biển, đại lý giao nhận, đại lý logistics.
Đồng thời phát triển các dịch vụ: hậu cần cảng (khu phi thuế quan), mở