Cơ cấu tổ chức của EMS như sau:
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của EMS, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết hoặc được ủy quyền bởi người có quyền biểu quyết. Mỗi năm có ít nhất một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, tại đó các cổ đông biểu quyết nhằm quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn đã được Luật pháp và Điều lệ TCT quy định như: thông qua các điểm sửa đổi, bổ sung trong Điều lệ TCT; thông qua Báo cáo tài chính năm, Báo cáo của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và kiểm toán viên hay định hướng, kế hoạch phát triển của TCT trong thời gian tới; quyết định số lượng thành viên Hội đồng quản trị, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiễm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát của TCT; quyết định mức cổ tức;....
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty Cổ phần
[Nguồn: Báo cáo thường niên của EMS năm 2019]
Ban Kiểm soát: do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 03 người, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và Pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa vụ bao gồm: kiểm tra, giám sát Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc trong việc điều hành, quản lý TCT, đảm bảo TCT hoạt động theo đúng quy định của Luật pháp, Điều lệ, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông; kiểm tra, thẩm định sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của TCT, đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp trong công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của TCT;…
Hội đồng quản trị: do Đại hội đồng cổ đông bầu và miễn nhiệm, gồm 05 người và có đầy đủ quyền hạn để đại diện cho TCT. Hội đồng quản trị có quyền hạn và trách nhiệm xác định chiến lược phát triển và đầu tư của TCT; quyết định
kế hoạch phát triển kinh doanh hàng năm; quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị công nghệ; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Tổng giám đốc, Giám đốc các chi nhánh thuộc TCT; đề xuất tái cơ cấu hoặc giải thể TCT; các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Pháp luật, Điều lệ và quy định của TCT.
- Ban Tổng giám đốc
Ban Tổng giám đốc bao gồm Tổng giám đốc và 04 Phó Tổng giám đốc. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị trong việc điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT theo quy định của pháp luật, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Điều lệ của TCT; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong TCT (trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức); xây dựng, đề xuất và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính đã được Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị thông qua; báo cáo Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của TCT; các trách nhiệm khác.
Các Phó Tổng giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ Tổng giám đốc trong công tác điều hành, quản lý TCT theo phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các nhiệm vụ được giao.
- Các phòng, ban chức năng: Các phòng, ban chức năng thuộc Khối Văn phòng TCT bao gồm:
+ Ban Tổ chức cán bộ - Lao động: Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc điều hành công tác tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, đào tạo lao động, tiền lương và các chế độ chính sách cho người lao động thuộc TCT.
mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc điều hành công tác hành chính, quản trị của Khối Văn phòng TCT như lễ tân, phục vụ, hậu cần; quản lý, khai thác và bảo trì tài sản, trang bị; quản lý và chịu trách nhiệm đối với công tác quân sự, an ninh, phòng chống cháy nổ tại địa bàn thuộc TCT; công tác an toàn, vệ sinh môi trường làm việc; chế độ bảo hộ lao động;… Ngoài ra, Văn phòng TCT còn có chức năng tham mưu, đầu mối giúp việc Ban Tổng giám đốc đối với các lĩnh vực tổng hợp, pháp chế, truyền thống và văn thư lưu trữ của TCT.
+ Ban Kế hoạch - Đầu tư: Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh, quản lý vật tư, tiền vốn; quản lý, điều hành và hướng dẫn thực hiện công tác đầu tư xây dựng cơ bản của TCT.
+ Ban Kinh doanh phát triển thị trường: Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc triển khai thực hiện công tác tổ chức, xây dựng hệ thống kinh doanh dịch vụ của TCT; nghiên cứu thị trường; nghiên cứu, đề xuất và triển khai công tác truyền thông, quảng cáo tiếp thị, chăm sóc khách hàng; xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh của TCT.
+ Ban Nghiệp vụ - Chất lượng: Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc thực hiện công tác quản lý, điều hành hoạt động của toàn bộ mạng lưới dịch vụ chuyển phát nhanh; quản lý các dịch vụ bưu chính trong nước và quốc tế, các vấn đề liên quan đến thể lệ, nghiệp vụ, quản lý chất lượng và mạng lưới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT.
chức năng tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực hợp tác quốc tế, công tác đối ngoại, phát triển kinh doanh quốc tế, quản lý các Hợp đồng hợp tác trực tiếp làm việc với các đối tác của TCT.
+ Ban Tài chính - Kế toán: Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc triển khai các công tác tài chính, kế toán, thống kê theo quy định của Luật Kế toán, Luật Thống kê, chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành của Nhà nước và của TCT.
+ Ban Kỹ thuật - Công nghệ thông tin: Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thừa lệnh Tổng giám đốc điều hành công tác nghiên cứu, phát triển ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin trong bưu chính; Xây dựng, phát triển, thực hiện và quản lý mạng tin học; Tổ chức thu thập, tổng hợp, quản lý và xử lý dữ liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của TCT.
- Trung tâm Đối soát: Là đơn vị trực thuộc TCT có chức năng quản lý, điều hành lĩnh vực khai thác, đối soát dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế; đối soát hoạt động vận chuyển trên mạng lưới của TCT.
- Trung tâm Chăm sóc khách hàng: Là đơn vị trực thuộc TCT có chức năng tiếp nhận thông tin, xử lý các thông tin qua hệ thống Tổng đài tại TCT và các Chi nhánh trực thuộc TCT.
- Trung tâm Kinh doanh Logistic: Là đơn vị trực thuộc TCT có chức năng tham mưu, nghiên cứu thị trường dịch vụ Logistics, xây dựng kế hoạch phát triển dịch vụ; thừa lệnh và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc tổ chức triển khai hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng theo định hướng phát triển dịch vụ của TCT.
Năm 2017, các Trung tâm tại Hà Nội được cơ cấu lại thành Chi nhánh Thành phố Hà Nội. Ngày 14/7/2017, Hội đồng quản trị Công ty đã ra quyết định về việc thành lập Chi nhánh Tổng Công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty Cổ phần tại thành phố Hà Nội.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh đăng ký lần đầu số 0101826868-005 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 25/07/2017. Chi nhánh Thành phố Hà Nội hoạt động dưới hình thức là đơn vị trực thuộc, hạch toán phụ thuộc của TCT, có quyền và nghĩa vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức khai thác, quản lý kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh trên địa bàn được phân giao quản lý;
+ Khai thác các sản phẩm chuyển phát nhanh đi/ đến các tỉnh/ thành phố trên địa bàn được phân giao và quốc tế;
+ Chấp nhận các sản phẩm chuyển phát nhanh quốc tế mà TCT làm đại lý cho các hãng nước ngoài, các dịch vụ khác theo quy định của TCT;
+ Đóng, chuyển túi gói các sản phẩm chuyển phát nhanh đến các tỉnh/ thành phố thuộc địa bàn quản lý cho Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng và Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh bằng đường bay;
+ Phát các sản phẩm chuyển phát nhanh trên địa bàn Hà Nội và quản lý, theo dõi việc chuyển phát các sản phẩm chuyển phát nhanh đến các tỉnh/ thành phố thuộc địa bàn được phân giao;
+ Hợp tác với các Bưu điện tỉnh/ thành phố trên địa bàn quản lý với tư cách là đơn vị chủ dịch vụ, cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế, chăm sóc, tiếp thị đến các khách hàng lớn của TCT;
+ Chủ trì nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh dịch vụ trên địa bàn được phân giao;
+ Báo cáo về tổ chức sản xuất, quản lý mạng lưới, khai thác và kinh doanh theo quy định của TCT.
- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 4113020316 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 30/11/2005; đăng ký thay đổi lần thứ 2 số 0101826868001 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 21/07/2015). Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh hoạt động dưới hình thức là đơn vị trực thuộc, hạch toán phụ thuộc của TCT, có quyền và nghĩa vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức khai thác, quản lý kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh trên địa bàn các tỉnh/ thành phố từ Khánh Hòa, Lâm Đồng đến toàn bộ các tỉnh phía Nam (Khu vực 2);
+ Khai thác các sản phẩm chuyển phát nhanh đi/ đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 2 và quốc tế;
+ Chấp nhận các sản phẩm, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế mà TCT làm đại lý cho các hãng nước ngoài, các dịch vụ khác theo quy định của TCT;
+ Đóng, chuyển túi gói các sản phẩm chuyển phát nhanh đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 1 cho Trung tâm khai thác vận chuyển tại Hà Nội và các sản phẩm đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 3 cho Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng bằng đường bay;
+ Quản lý việc vận chuyển liên tỉnh các sản phẩm chuyển phát nhanh chiều đi/ đến Khu vực 2 và quốc tế;
+ Phát các sản phẩm chuyển phát nhanh trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và quản lý, theo dõi việc chuyển phát các sản phẩm chuyển phát nhanh đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 2.
- Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng:
3213000813 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp ngày 28/11/2005; đăng ký sửa đổi lần thứ nhất ngày 24/11/2008; đăng ký sửa đổi lần thứ 2 số 0101826868-002 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp ngày 14/03/2017. Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng hoạt động dưới hình thức là đơn vị trực thuộc, hạch toán phụ thuộc của TCT, có quyền và nghĩa vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức khai thác, quản lý kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh trên địa bàn các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực miền Trung - Tây Nguyên từ Quảng Trị đến Phú Yên và từ Gia Lai đến Đắc Lắc (Khu vực 3);
+ Khai thác các sản phẩm chuyển phát nhanh đi/ đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 3 và quốc tế;
+ Chấp nhận các sản phẩm, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế mà TCT làm đại lý cho các hãng nước ngoài, các dịch vụ khác theo quy định của TCT;
+ Đóng, chuyển túi gói các sản phẩm chuyển phát nhanh đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 1 cho Trung tâm khai thác vận chuyển tại Hà Nội và các sản phẩm đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 2 cho Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh bằng đường bay;
+ Quản lý việc vận chuyển liên tỉnh các sản phẩm chuyển phát nhanh chiều đi/ đến Khu vực 3 và quốc tế;
+ Phát các sản phẩm chuyển phát nhanh trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng và quản lý, theo dõi việc chuyển phát các sản phẩm chuyển phát nhanh đến các tỉnh/ thành phố thuộc Khu vực 3.