Thông tin kế toán có vai trò chủ đạo và chi phối toàn bộ hoạt động kinh doanh của các tổ chức hoạt động. Đó là cơ sở để đưa ra quyết định ngắn hạn và dài hạn nhằm đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển bền vững của DN trong nền kinh tế thị trường.
Các nhà quản trị là người ra quyết định nhằm đảm bảo sự tồn tại, phát triển liên tục của DN và kiểm soát việc thực hiện các quyết định đó. Do đó tương ứng với từng khâu công việc quản trị thì kế toán phải cung cấp thông tin phù hợp cho từng khâu công việc đó. Kiểm soát chi phí là một chức năng cơ bản của các nhà quản lý nhằm kiểm tra sự chính xác của các thông tin trước khi ra quyết định. Nhờ đó DN tránh được những tổn thất do sự thiếu chính xác của các thông tin. Muốn hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí các doanh nghiệp phải thực hiện một số việc như: Thiết lập hệ thống chứng từ nội bộ, áp dụng thống nhất cho các tổ, đội; thiết lập các kênh thông tin khác nhau để thu thập thông tin chính xác; cần quy trách nhiệm rõ ràng cho từng người tham gia để đảm bảo công tác kiểm tra có hiệu quả. Để làm tốt các điều trên DN cần làm những công việc cụ thể như sau:
- Trước hết kế toán quản trị phải thiết lập một hệ thống các chỉ tiêu, mở tài khoản, sổ để ghi chép một cách có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu, mở tài khoản phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh khi đó các thông tin mới có tính hiệu quả về mọi mặt.
- Phản ánh các thông tin kế toán thực hiện vào các TK, vào sổ kế toán đã thiết kế theo nhu cầu các cấp quản trị.
- Từ các thông tin trên, kế toán quản trị tiến hành tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản trị nội bộ và tổng hợp thành các báo cáo của các cấp quản trị khác nhau.
- Kế toán quản trị tiến hành kiểm tra các thông tin trên các báo cáo, phân tích, đánh giá hiệu quả của các hoạt động và trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Nếu như thông tin kế toán dưới góc độ kế toán tài chính là những thông tin quá khứ được xử lý từ các tài liệu lịch sử, thông qua việc lập báo cáo chi phí và giá thành nhằm kiểm soát chi phí và hạ giá thành mang tính linh hoạt thường xuyên, chuẩn mực, định kỳ thì thông tin kế toán chi phí dưới góc độ kế toán quản trị mang tính liên hoạt, thường xuyên bao gồm cả thông tin quá khứ và những thông tin dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán chi phí trên cơ sở các định mức chi phí
(bao gồm cả các định mức về số lượng và định mức về đơn giá) nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời làm căn cứ cho việc lựa chọn quyết định về giá bán sản phẩm, quyết định ký các hợp đồng, quyết định tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài gia công.
Như vậy, kế toán chi phí dưới góc độ kế toán quản trị nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý. Trong đó tập trung vào cấp quản trị cấp thấp như các tổ, đội, phân xưởng sản xuất hay bộ phận quản lý và phục vụ - là nơi trực tiếp phát sinh các chi phí nhằm găn trách nhiệm của các nhà quản trị với chi phí phát sinh thông qua hình thức thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí:
Bảng 2.1: Quá trình cung cấp thông tin trong DNXL
Cấp độ quản trị Báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản trị Ban giám đốc
- Bảng dự toán SXKD
- Báo cáo phương hướng, trọng tâm kinh doanh - Báo cáo các thông tin khác
Đội thi công ( Đội trưởng)
- Báo cáo bộ phận
- Báo cáo giá thành công trình, HMCT
- Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí
Tổ trưởng tổ SX
- Báo cáo định mức chi phí
- Báo cáo tình hình thực hiện định mức - Báo cáo sản lượng hàng năm
(Nguồn: Giáo trình Kế toán doanh nghiệp xây lắp, NXB Giao thông vận tải, Thành phố Hồ Chí Minh)