Việc tập hợp chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty hiện nay còn rất tùy tiện, nhất là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng. Do vậy, tập hợp chi phí sử dụng máy thi công cần theo nguyên tắc chung:
- Những chi phí liên quan trực tiếp đến một đối tượng thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó.
- Những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng thì sẽ tập hợp chung và phân bổ cho từng đối tượng liên quan theo tiêu chuẩn phân bổ hợp lý nhất định. Để đảm bảo hạch toán chính xác chi phí sử dụng máy thi công của từng công trình công ty nên phân bổ chi phí máy thi công theo giờ máy, ca máy hoạt động theo từng công trình. Định kỳ, đội máy xây dựng gửi về cho Công ty lịch trình và số ca máy hoạt động cho từng công trình về phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Căn cứ vào các tài liệu nhận được, kế toán tiến hành phân bổ chi phí máy thi công cho từng công trình theo công thức:
Hệ số phân bổ chi phí MTC = Tổng số ca máy sử dụng trong thángTổng chi phí máy thi công phát sinh Sau khi tính ra hệ số phân bổ chi phí máy thi công, kế toán tính ra chi phí máy thi công sử dụng cho từng công trình.
Chi phí máy thi công của công trình i = Số ca máy sử dụng cho công trình i x Hệ số phân bổ chi phí MTC
Sau đó, kế toán kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công của từng công trình, hạng mục công trình để tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Ngoài ra, các khoản chi phí như: chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công thì phải được hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công, không được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp; các chi phí về bảo dưỡng, sửa chữa máy thi công thì phải hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công, không được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Các bút toán thực hiện như sau:
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương công nhân điều khiển máy, kế toán ghi: Nợ TK623 – Chi phí sử dụng máy thi công (chi tiết)
Có TK334: Tiền lương (lương chính, lương phụ), tiền công, tiền ăn giữa ca phải trả cho công nhân điều khiển máy
Căn cứ hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài phát sinh về chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy thi công thuê ngoài:
Nợ TK623 (chi tiết) – Giá chưa có thuế (nếu tính thuế GTGT khấu trừ) Nợ TK133 (1331) - Thuế GTGT (nếu được khấu trừ thuế)
Có TK111, 112, 331…