Công ty cần có biện pháp đánh giá mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu thực tế, so sánh với mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu kế hoạch, từ đó xác định tỷ lệ bù đắp chi phí phát sinh thêm do hao phí hoặc tăng giá nguyên liệu, vật liệu, đồng thời theo dõi tình hình biến động và tình hình sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên liệu, vật liệu.
Thứ hai, do vật tư chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu giá thành, mặt khác vật tư ngành xây dựng lắp lại rất cồng kềnh, số lượng lớn, lại tập trung ở nơi thi công nên nếu không có thủ tục nhập kho, xuất kho chặt chẽ thì rất dễ gây thất thoát, hao hụt, mất mát. Không những vậy, tại mỗi công trình thi công đều có một kho tạm chứa NVL tương ứng. Trong khi đó, công ty lại tổ chức thi công trên nhiều công trường, có nhiều công trình, hạng mục công trình cùng được thi công tại nhiều địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng NVL diễn ra liên tục, thường xuyên.
Vì vậy, để quản lý tốt việc nhập kho, xuất và sử dụng vật tư thì bên cạnh việc theo dõi vật tư qua phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu đề nghị lĩnh vật tư của các đội sản xuất, biên bản đối chiếu khối lượng của chủ vật tư thì công ty nên sử dụng thêm Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Việc này sẽ giúp bộ phận kế toán theo dõi số lượng vật tư thực tế sử dụng trong kỳ làm căn cứ tính giá thành sản phẩm xây lắp, đồng thời có thể xác định trách nhiệm về tính pháp lý của phiếu báo thông qua chữ ký của bộ phận sử dụng.
Bảng 4.2: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Ngày… tháng… năm…
Số:………….. Bộ phận sử dụng: ………
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do (còn sử dụng hay trả lại) Phụ trách bộ phận sử dụng (đã ký)