nhà nước qua KBNN
Kiểm soát thanh toán Chi vốn đầu tư XDCB từ NSNN bao gồm: Kiểm soát mở tài khoản; Kiểm soát hồ sơ pháp lý gửi một lần của dự án, bổ sung hàng năm (nếu có); Kiểm soát tạm ứng, kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành; Đối chiếu quyết toán dự án hoàn thành và Đối chiếu quyết toán năm (Xem hình 1.1):
Hình 1.1: Quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ ngân sách nhà nước qua KBNN
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Bước 1: Kiểm soát mở tài khoản:
Để phục vụ cho việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN, các Chủ đầu tư, Ban QLDA phải mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư (tài khoản dự toán) tại KBNN.
Hồ sơ mở tài khoản gồm:
- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký;
- Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị chủ đầu tư;
- Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (hoặc người Phụ trách kế toán) nếu chưa nêu trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị chủ đầu tư;
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS
Sau khi nhận hồ sơ mở tài khoản, cán bộ kiểm soát chi được giao nhiệm vụ thực hiện kiểm tra, đối chiếu về các nội dung trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký; Kiểm tra mẫu dấu, kiểm tra chữ ký chữ ký của trưởng ban Ban quản lý dự án (hoặc người được ký ủy quyền), chữ ký của Kế toán trưởng Ban quản lý dự án (hoặc của người được ủy quyền), trình Kế toán trưởng và Lãnh đạo phụ trách mở tài khoản cho Chủ đầu tư. Sau khi mở tài khoản, Kế toán trưởng lưu 01 bản, chuyển lại cán bộ kiểm soát chi 02 Bản đăng ký mở tài khoản và số tài
Bước 3: Kiểm soát hồ sơ tạm ứng vốn Bước 4: Kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành, thanh toán tạm ứng Bước 5: Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán dự án hoàn thành Bước 1: Kiểm soát hồ sơ mở tài khoản Bước 2: Kiểm soát hồ sơ pháp lý gửi một lần của dự án, bổ sung hàng năm (nếu có)
khoản: 01 bản gửi Chủ đầu tư; 01 Bản lưu hồ sơ để thực hiện kiểm soát chi khi tạm ứng, thanh toán vốn đầu tư XDCB đối với dự án.
Bước 2: Kiểm soát hồ sơ pháp lý gửi một lần của dự án; Hồ sơ bổ sung hàng năm (nếu có):
- Kiểm soát hồ sơ pháp lý gửi một lần của dự án:
Sau khi kế hoạch vốn đầu tư đã được các bộ, ngành, UBND tỉnh, UBND tỉnh giao chỉ tiêu kế hoạch, phân bổ cho các chủ đầu tư theo đúng quy định và đã gửi KBNN nơi mở tài khoản để theo dõi làm căn cứ kiểm soát thanh toán vốn KBNN tiến hành kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án của dự án như sau:
Chủ đầu tư gửi hồ sơ, tài liệu đến KBNN nơi mở tài khoản thanh toán (các hồ sơ tài liệu này phải là bản chính hoặc bản sao công chứng hoặc đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư, chỉ gửi khi thực hiện giao dịch lần đầu cho đến khi dự án hoàn thành đầu tư, trừ các trường hợp phải điều chỉnh,bổ sung), bao gồm:
- Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh, bổ sung dự án (nếu có) kèm theo bản dự án đầu tư xây dựng công trình đối với dự án thiết kế 3 bước (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật);
- Quyết định của cấp thẩm quyền phê duyệt kết quả lựa chọn đơn vị trúng thầu thầu theo quy định của Luật Đấu thầu.
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các hồ sơ, tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng nếu có, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, điều chỉnh (nếu có); riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản giao việc của chủ đầu tư hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ;
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật); riêng công tác giải phóng mặt bằng, bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải kèm theo phương án giải phóng mặt bằng, bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.”
Sau khi nhận được tài liệu cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu do Chủ đầu tư gửi đến và thực hiện kiểm tra sự hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lô gích, đầy đủ về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu.
Trường hợp phải lựa chọn đơn vị trúng thầu theo quy định của Luật Đấu thầu phải kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo tính phù hợp, logic về thời gian, về hình thức hợp đồng loại hợp đồng (theo đơn giá cố định, trọn gói, đơn giá điều chỉnh, đơn giá kết hợp ), giá trị hợp đồng, tên các nhà thầu được lựa chọn.
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB lập 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tư (theo mẫu số 01/KSC kèm theo), có chữ ký của cán bộ kiểm soát chi và Chủ đầu tư; lưu 01 liên, gửi lại cho Chủ đầu tư 01 liên phiếu giao nhận để cùng theo dõi, phối hợp thực hiện.
- Kiểm soát hồ sơ bổ sung hàng năm (nếu có):
Ngoài tài liệu pháp lý ban đầu của dự án, khi thanh toán khối lượng hoàn thành có bổ sung điều chỉnh, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:
+ Đối với các dự án do ngân sách Trung ương quản lý: Văn bản giao kế hoạch vốn đầu tư năm của Bộ, ngành Trung ương.
+ Đối với các dự án do địa phương quản lý: Văn bản giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư năm của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW, UBND tỉnh.
+ Đối với dự án có phát sinh điều chỉnh: Dự toán bổ sung điều chỉnh, quyết định phê duyệt điều chỉnh dự án hoặc dự toán, phụ lục hợp đồng bổ sung điều chỉnh, Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện các bên giao thầu và đại diện các bên nhận thầu (phụ lục số 04 Thông tư số 08/2017/TT-BTC ngày 18/01/2017 của Bộ Tài chính). Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư (nếu có)
Căn cứ hồ sơ đã nhận, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ bổ sung, kiểm tra tính pháp lý, sự phù hợp với quy định hiện hành, kiểm tra kế hoạch vốn bổ sung trên hệ thống Tabmis kiểm tra chứng từ thanh toán, chứng từ tạm ứng phù hợp với mục lục ngân sách của khoản chi, các điều kiện
được thanh toán, kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành bổ sung, thanh toán khối lượng xây lắp, thiết bị, chi phí khác,...Ngoài ra còn kiểm tra một số nội dung có liên quan khác tuỳ thuộc vào đặc thù của từng dự án.
Bước 3: Kiểm soát hồ sơ tạm ứng vốn
Ngoài các hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án đã nêu ở phần trên chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB còn tiếp nhận những hồ sơ đề nghị tạm ứng cụ thể:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (tạm ứng); + Giấy rút vốn đầu tư.
+ Bảo lãnh tạm ứng vốn của nhà thầu (trừ những trường hợp hợp đồng không yêu cầu bảo lãnh tạm ứng); Chủ đầu tư gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư.
Căn cứ hồ sơ đã nhận, chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB thực hiện kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ tạm ứng (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký) phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị tạm ứng;
+ Kiểm tra dự án đã được giao kế hoạch vốn năm của cấp có thẩm quyền (theo vốn, niên độ kế hoạch vốn) và đã được nhập trên hệ thống TABMIS theo quy định hiện hành, phù hợp với dữ liệu trên TABMIS.
+ Kiểm tra đề nghị tạm ứng, theo hợp đồng nếu thuốc đối tượng phải thực hiện cam kết chi thì phải đảm bảo được quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành.
+ Kiểm tra, đối chiếu từng hạng mục, từng nội dung công việc đề nghị tạm ứng có phù hợp với hợp đồng đã ký kết và dự toán được duyệt.
+ Kiểm soát các chế độ mà dự án được hưởng tại thời điểm lập, phê duyệt dự toán; Kiểm soát danh mục, chủng loại thiết bị có đúng với dự toán được duyệt, có phù hợp với nội dung hợp đồng
+ Kiểm tra mức vốn đề nghị tạm ứng có phù hợp với quy định hiện hành và trong phạm vi kế hoạch vốn năm được giao.
Bước 4: Kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành và thanh toán tạm ứng (nếu có):
Khi có khối lượng hoàn thành đã được nghiệm thu theo từng giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán quy định trong hợp đồng, chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi KBNN, bao gồm:
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện các bên giao thầu và đại diện các bên nhận thầu
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện các bên giao thầu và đại diện các bên nhận thầu.
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) - Giấy rút vốn đầu tư.
Căn cứ hồ sơ đã nhận, chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB thực hiện kiểm tra, đối chiếu các hạng mục, các nội dung công việc, khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán có phù hợp với tên công trình, hạng mục, nội dung công việc hoặc số lượng và danh mục thiết bị nếu có (đối với hợp đồng mua sắm thiết bị) quy định trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có) đã ký; giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán không được vượt giá trị hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc trường hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng thanh toán theo dự toán); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Kiểm tra, xác định số vốn đã ứng để thu hồi (chuyển vốn đã ứng sang thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành), tổng số vốn thanh toán bao gồm cả tạm ứng không được vựơt hợp đồng, tổng dự toán và kế hoạch vốn đầu tư năm dự án.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ các hồ sơ thanh toán theo quy định của chủ đầu tư gửi đến, căn cứ vào hợp đồng (hoặc dự toán được duyệt đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng) và số tiền chủ đầu tư đề nghị thanh toán cho đơn vị thi công, KBNN kiểm soát, thanh toán chuyển tiền cho đơn vị được hưởng và thu hồi vốn tạm ứng theo quy định.
Bước 5: Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán dự án hoàn thành:
Khi dự án, công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán hoàn thành, chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB tiếp nhận hồ sơ do Chủ đầu tư gửi đến, gồm: Quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành, công trình hoàn thành kèm Báo cáo quyết toán công trình, dự án hoàn thành.
a) Trường hợp số vốn quyết toán hoàn thành được duyệt lớn hơn số vốn đã được thanh toán:
- Hồ sơ kiểm soát thanh toán do Chủ đầu tư gửi đến KBNN: Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
- Chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB căn cứ vào đề nghị thanh toán của Chủ đầu tư, kế hoạch vốn được cấp có thẩm quyền giao, các hồ sơ đã gửi trước đây và gửi bổ sung (nếu có) để thực hiện kiểm soát thanh toán tiếp số vốn chênh lệch giữa phê duyệt quyết toán và số vốn đã thanh toán.
b) Trường hợp số vốn quyết toán hoàn thành được duyệt nhỏ hơn số vốn KBNN đã thanh toán:
Sau khi nhận được Quyết định phê duyệt quyết toán công trình, dự án hoàn thành; chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB dự thảo văn bản gửi Chủ đầu tư đề nghị phối hợp với nhà thầu thu hồi, nộp NSNN số vốn đã được thanh toán cao hơn số vốn được phê duyệt quyết toán, báo cáo người phụ trách bộ phận kiểm soát để trình Lãnh đạo phụ trách ký duyệt, gửi Chủ đầu tư và cấp trên của Chủ đầu tư. Nội dung công văn ghi rõ tên dự án, hạng mục công trình, hợp đồng; số vốn đã tạm ứng, thanh toán; số vốn theo quyết toán được duyệt; số vốn đề nghị thu hồi nộp NSNN (theo từng cấp ngân sách); thời hạn nộp vào NSNN.
Căn cứ vào chứng từ đã nộp NSNN (do đơn vị gửi đến), chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB dự thảo tờ trình Lãnh đạo, báo cáo người phụ trách bộ phận kiểm soát để trình Lãnh đạo ký duyệt, gửi phòng/ bộ phận kế toán để hạch toán giảm số vốn thanh toán cho dự án.
c) Trường hợp trong cùng một dự án hạng mục có số vốn quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán đồng thời hạng mục có số vốn quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán:
- Đối với hạng mục mà số vốn quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã được thanh toán:
Chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB dự thảo văn bản trình lãnh đạo ký gửi Chủ đầu tư, Ban QLDA yêu cầu thu hồi lại số vốn đã thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp cao hơn quyết toán được duyệt, chuyển vào TKTG của Chủ đầu tư mở tại KBNN.
- Đối với hạng mục mà số vốn quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã được thanh toán:
Căn cứ vào số dư tài khoản tiền gửi (số tiền thu hồi nói trên đã được chuyển vào tài khoản tiền gửi tại KBNN), Chủ đầu tư lập và gửi đến KBNN: Ủy nhiệm chi, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
Chuyên viên kiểm soát thanh toán vốn ĐTXDCB thực hiện kiểm soát và làm các thủ tục thanh toán tiếp cho các hạng mục còn thiếu vốn so với quyết toán hoàn thành được duyệt.
Trường hợp thanh toán theo những nguyên tắc nói trên vẫn không đủ vốn để thanh toán theo quyết toán được duyệt thì chủ đầu tư phải cân đối để bố trí vốn thanh toán cho dự án.