Hình 2.2: Tỷ trọng dịch vụ bưu chính chuyển phát tại Bưu điện tỉnh Điện Biên
Nguồn: Báo cáo thường niên kết quả hoạt động từ 2017 đến 2019
Trong giai đoạn 2017-2019, dịch vụ bưu chính chuyển phát tại Bưu điện tỉnh Điện Biên chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ so với các hoạt động khác, cho thấy dịch vụ bưu chính chuyển phát tại đơn vị chưa phải là dịch vụ cốt lõi. Tuy nhiên, tỷ lệ này đang ngày càng tăng lên cho thấy hoạt động cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển phát đang ngày càng có hiệu quả.
2.3. Thực trạng quản lý dịch vụ bưu chính chuyển phát tại BưuĐiện tỉnh Điện Biên Điện tỉnh Điện Biên
Hiện nay, sản lượng về các loại dịch vụ bưu chính chuyển phát ngày một tăng nhanh, Bưu điện tỉnh Điện Biên đã thực hiện quản lý dịch vụ bưu chính chuyển phát cụ thể như sau:
2.3.1. Thực trạng lập kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyểnphát phát
Kể từ khi chia tách, Bưu điện Việt Nam chưa xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, vậy nên việc xây dựng chiến lược kinh doanh tại Bưu điện tỉnh Điện Biên chưa có những sở cứ quan trọng. Bưu điện tỉnh Điện Biên đã xây dựng quy
hoạch, kế hoạch dài hạn áp dụng chung cho toàn Bưu điện tỉnh. Việc xây dựng những quy chế này dựa trên sự phân tích về công việc của toàn bộ Bưu điện tỉnh Điện Biên như: Phân tích môi trường, Phân tích hệ thống quản lý của đơn vị và đánh giá lại các mục tiêu quản lý, xem mục tiêu đặt ra có thực tế không, có cần thay đổi không,...
Bưu điện tỉnh Điện Biên là đơn vị trực thuộc Bưu điện Việt Nam. Mọi kế hoạch sản xuất, kinh doanh đều thực hiện dựa trên kế hoạch kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Bưu điện Việt Nam (VNPost) giao cho. Vì là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên việc lập kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát đều phải dựa trên những quy chế quản lý của Bưu điện Việt Nam. Do vậy việc lập kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát tại Bưu điện tỉnh thời gian qua mang tính chất ngắn hạn và thụ động. Bưu điện tỉnh chưa chủ động trong lập kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát, nên các mặt khác của công tác quản lý dịch vụ này cũng bị ảnh hưởng, mang tính thụ động cao.
Hình thành
Trình duyệt
Trình duyệt
Hình 2.3: Quy trình xây dựng kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát
Nguồn: Thông tin từ phòng Kế hoạch - Kinh doanh - Bưu điện tỉnh Điện Biên
Việc xây dựng kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát tại Bưu điện tỉnh Điện Những tiền đề, căn cứ cho xây dựng kế hoạch
P. Kế hoạch - Kinh
doanh Phối hợp của các đơn vị khác thuộc Bưu điện
Bản kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát Giám đốc Bưu điện tỉnh
Biên có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kế hoạch - Kinh doanh với các bộ phận, đơn vị khác của đơn vị trên cơ sở phân tích, đánh giá những tiền đề, những căn cứ cụ thể. Tuy nhiên nghiên cứu về quy trình này người đọc nhận thấy, kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát được phòng Kế hoạch - Kinh doanh thực hiện nhưng chủ yếu dựa trên phương pháp quá khứ, tức là căn cứ trên số liệu thực hiện của các năm trước và cộng thêm một tỷ lệ tăng trưởng nhất định. Mặc dù đây là phương pháp được nhiều ngành, đơn vị sử dụng do sự tiện lợi và dễ thực hiện của nó, nhưng theo đánh giá của tác giả, phương pháp này không thật sự phù hợp với đặc thù của ngành dịch vụ bưu chính chuyển phát, mà nội dung phân tích môi trường, dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng cần được phòng Kế hoạch - Kinh doanh chú trọng hơn trong thời gian tới. Việc không phù hợp của phương pháp quá khứ trong xây dựng kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát thể hiện ở sự chênh lệch không nhỏ giữa số kế hoạch và số thực hiện (vấn đề này sẽ được đề cập cụ thể hơn ở nội dung phía sau).
Bảng 2.3: Kế hoạch phát triển dịch vụ bưu chính chuyển phát tại Bưu điện tỉnh Điện Biên giai đoạn 2017-2019
Stt Chỉ tiêu Đơn vị 2017 2018 2019
1 Mục tiêu phát triển mạng lưới bưu chính
- Bưu cục cấp 1 Điểm 1 1 1
- Bưu cục cấp 2 Điểm 9 9 9
- Bưu cục cấp 3 Điểm 2 3 4
- Điểm bưu điện văn hóa xã Điểm 69 79 100
- Đại lý bưu điện Điểm 142 161 188
2 Mục tiêu về doanh thu dịch vụ bưu
chính chuyển phát Triệuđồng 9.410 11.670 18.320 3 Mục tiêu về thị phần dịch vụ bưu
chính chuyển phát % 55,1 52,7 44,6
Nguồn: Bản kế hoạch kinh doanh của Bưu điện tỉnh Điện Biên các năm 2017-2019
Trong các bản kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát được xây dựng hàng năm, Bưu điện tỉnh Điện Biên đều chỉ ra những giải pháp cụ thể để thực hiện thành công các mục tiêu đặt ra. Trong đó, một số giải pháp cơ bản thường được đề cập, đó là các giải pháp về:
- Huy động vốn đầu tư: Tận dụng vốn ngân sách nhà nước để phát triển cơ sở vật chất phục vụ cung cấp dịch vụ.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại văn phòng Bưu điện tỉnh và tại các Bưu điện cấp huyện. Coi trọng đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao để đáp ứng nhu cầu phát triển ngành dịch vụ bưu chính.
- Đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến, nâng cao hình ảnh cạnh tranh, phát triển thị trường.
Trên địa bàn tỉnh Điện Biên, thị trường dịch vụ bưu chính chuyển phát được chia thành hai vùng riêng biệt: (1) nông thôn (đồng bằng và miền núi); (2) thành thị. Ở vùng nông thôn thì Bưu điện tỉnh Điện Biên chiếm ưu thế cao nhất và gần như tuyệt đối so với các doanh nghiệp khác. Do đó, trong mạng lưới bưu chính của Bưu điện tỉnh Điện Biên, sau đại lý bưu điện có mạng lưới hoạt động nhiều nhất thì điểm bưu điện văn hóa xã có tới 100 điểm trong năm 2019, đây là một mô hình kết hợp cung cấp các dịch vụ bưu chính, viễn thông cơ bản (bao gồm cả truy cập Internet) với việc phổ biến thông tin và đọc sách báo miễn phí của ngành Bưu điện Việt Nam cho người dân vùng nông thôn tại địa bàn tỉnh Điện Biên, góp phần cho sự phát triển kinh tế, văn hoá xã hội khu vực nông thôn, làm cho người dân được hưởng lợi ích của các dịch vụ bưu chính.
Trước 2016, các điểm bưu điện văn hóa xã sau một thời gian dài có nguy cơ phải đóng cửa vì hoạt động không hiệu quả. Kể từ năm 2017, Các điểm bưu điện văn hóa xã đồng loạt chuyển đổi sang mô hình kinh doanh đa dịch vụ, trong đó chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ các dịch vụ công ích, dịch vụ hành chính công, mở rộng nhóm dịch vụ tài chính bưu chính, chuyển tiền, dịch vụ ngân hàng, tín dụng, tiết kiệm bưu diện, cung cấp các dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, bán lẻ hàng tiêu dùng, sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm.
Bảng 2.4: Đánh giá của 12 cán bộ, nhân viên của Bưu điện tỉnh Điện Biên về công tác lập kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát
Nội dung đánh giá
Mẫ u (ng) Phương án đánh giá (%) Điểm BQ 1 2 3 4 5 Kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát được Bưu điện xây dựng hàng năm
12 0 0 2 7 3 4,08
Có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kế hoạch - Kinh doanh với các bộ phận, đơn vị khác trong quá trình xây dựng kế hoạch
12 1 3 3 5 0 3,00
Nội dung kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát bám sát chiến lược phát triển của Bưu điện Việt Nam, quy hoạch phát triển của Bưu điện tỉnh
12 0 0 4 6 2 3,83
Mục tiêu của các kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát được xây dựng hợp lý, khả thi
12 0 2 3 6 1 3,50
Kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát hàng năm phù hợp với khả năng nguồn lực của Bưu điện tỉnh
12 0 1 3 7 1 3,67
Nguồn: Xử lý kết quả điều tra xã hội học bằng phần mềm Excel
Ý kiến đánh giá của 12 cán bộ, nhân viên của Bưu điện tỉnh Điện Biên về công tác lập kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát cho thấy, có 4/5 tiêu chí đưa ra được đánh giá ở mức khá với điểm trung bình tương đối cao, ngoại trừ tiêu chí “Mục tiêu của các kế hoạch dịch vụ bưu chính chuyển phát được xây dựng hợp lý, khả thi” có điểm trung bình chỉ đạt 3,50. Bên cạnh đó, tiêu chí về sự giữa phòng Kế
hoạch - Kinh doanh với các bộ phận, đơn vị khác trong quá trình xây dựng kế hoạch chỉ được đánh giá trung bình với 3,00 điểm trung bình. Nguyên nhân của vấn đề này được giải thích là do kế hoạch chưa được xây dựng từ dưới lên, tức là chưa xuất phát từ các Bưu điện cấp huyện, mà chỉ do phòng Kế hoạch - Kinh doanh thực hiện trên cơ sở dữ liệu quá khứ. Kế hoạch giao năm sau luôn cao hơn năm trước. Vì vậy, chỉ còn cách tăng cường quản lý, chăm sóc, giữ khách hàng hiện có đồng thời phát triển thêm khách hàng mới thì mới hoàn thành được chỉ tiêu kế hoạch được Bưu điện Việt Nam giao. Điều này dẫn đến hệ lụy là mục tiêu của kế hoạch không sát thực tế. Muốn làm được điều này thì vấn đề quản lý, kiểm soát và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ luôn phải được chú trọng.