7. Kết cấu của luận văn
1.3.2.2. Năng lực thông qua kỹ năng thực hiện công việc
Kỹ năng là khả năng vận dụng những hiểu biết của bản thân vào hoạt động thực tế, mức độ vận dụng càng thành thạo, nhuần nhuyễn thì khả năng càng cao. Kỹ năng được hình thành là do quá trình làm việc thâm niên, kinh nghiệm tạo nên, ngoài ra còn có yếu tố bẩm sinh (năng khiếu) và do kinh nghiệm chuyển giao giao. Người có khả năng tiến hành công việc một cách tự tin, nhanh chóng và chất lượng dễ thu hút sự hài lòng của mọi người có liên quan. Vì vậy, đối với cán bộ chủ chốt cần phải có và rèn luyện tốt kỹ năng lãnh đạo điều hành. Có nhiều kỹ năng trong thực thi công việc, tuy nhiên trong khuôn khổ của luận văn tác giả xin đề cập đến một số kỹ năng sau:
33
- Kỹ năng giao tiếp:
Thông qua giao tiếp (có thể bằng ngôn ngữ nói hoặc cũng có thể băng ngôn ngữ viết), chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã điều khiển nguồn lực con người để thực hiện các quyết sách của mình nhằm đạt tới mục tiêu đã định hay nói theo cách khác, không có giao tiếp thì không có hoạt động quản lý mà chỉ có lao động tự mình. Để giải quyết các vấn đề trong hoạt động quản lý điều hành tổ chức, chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã rất cần đến kỹ năng giao tiếp, trước hết là giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ nói ở đây là được hiểu là cách thức để nghe và nói một cách hiệu quả trong môi trường quản lý. Trên cơ sở kiến thức giao tiếp nói chung, tùy theo yêu cầu thực tế để giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần phải rèn luyện và thực hành thường xuyên kỹ năng nói. Bởi vì ngôn ngữ là một dụng cụ thường xuyên được sử dụng để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành công việc. Nói cần phải chính xác, dễ cho việc tiếp nhận thông tin.
Ngoài việc giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, hoạt động quản lý còn thường xuyên đòi hỏi chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao tiếp, chỉ đạo các hoạt động quản lý điều hành bằng ngôn ngữ viết ban hành văn bản). Việc giao tiếp bằng văn bản, với yêu cầu hiệu quả đòi hỏi chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thành thục các kỹ năng tiếp nhận thông tin bằng văn bản (soạn thảo, ban hành văn bản). Để hình thành và thuần thục kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ viết chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần được trang bị những kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản sử dụng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và một điều tất nhiên nữa là phải thành thạo về tin học.
34 - Kỹ năng tư duy:
Hoạt động tư duy giúp con người nhận thức được cuộc sống. Nhận thức đúng đắn là cơ sở của hành động đúng đắn và giúp đạt tới hiệu quả của hành động. Năng lực tư duy là một trong những năng lực cơ bản mà mỗi cá nhân cần phải có để tồn tại và hoạt động một cách độc lập và hiệu quả. Những nghề nghiệp khác nhau, vị trí việc làm khác nhau đòi hỏi đáp ứng yêu cầu về tư duy khác nhau. Kỹ năng tư duy của Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cho phép họ nắm bắt được tình hình thực tế ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc, phán đoán được những điều có thể xảy đến và ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình; đưa ra những sự lựa chọn giải pháp thích hợp để xử lý công việc.
Kỹ năng tư duy nói chung là kỹ năng mang tính cá nhân của mỗi con người sống có ý thức. Tư duy công vụ của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã là tư duy về những điều, những sự việc, hiện tượng nảy sinh trong hoạt động công vụ. Hoạt động tư duy công vụ của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã diễn ra trong toàn bộ quá trình thực thi công vụ của họ cụ thể là: trong việc ra các quyết định quản lý thuộc thẩm quyền; trong việc lãnh đạo điều hành Ủy ban nhân dân; trong việc lãnh đạo, chỉ đạo các hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực đã được phân cấp ở địa phương. Năng lực tư duy của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, với tư cách là một nhà quản lý, chi phối toàn diện, hiệu quả hoạt động công vụ.
- Kỹ năng lập kế hoạch:
Hoạch định là quá trình đề ra mục tiêu và xác định các giải pháp tốt nhất để thực hiện đạt mục tiêu đã đề ra. Nó liên hệ với những phương tiện cũng như
35
với những mục đích. Tất cả những người quản lý phải làm công việc hoạch định.
Mục đích của việc lập kế hoạch là nhằm để:
Thứ nhất, tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý.
Thứ hai, phối hợp thực hiện mọi nguồn lực tổ chức một cách hữu hiệu hơn.
Thứ ba, tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
Thứ tư, nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
Thứ năm, sẵn sàng ứng phó và đối phó với với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
Thứ sáu, phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
Người lãnh đạo, quản lý là người ra quyết định và toàn bộ bộ máy của đơn vị sẽ hành động theo quyết định đó. Nghĩa là quyết định của người lãnh đạo quản lý sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của đơn vị. Một kế hoạch thiếu tính khả thi có thể sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì vậy kỷ năng lập kế hoạch rất quan trọng để đảm bảo cho người lãnh đạo, quản lý có thể đưa ra những kế hoạch hợp lý và hướng toàn bộ nhân viên làm theo kế hoạch đã định. Khi kế hoạch được xây dựng hoàn thành phải được chuyển tải toàn bộ thông tin cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến những công cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình.
- Kỹ năng phân công, giao việc và ủy quyền:
Phân công, giao việc là một mắt xích quan trọng trong quy trình tổ chức thực hiện công việc. Kỹ năng phân công, giao việc là một trong những kỹ năng
36
cơ bản của người lãnh đạo quản lý, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo quản lý cấp cơ sở. Bởi lẽ lợi ích của phân công, giao việc giúp cho nhiều công việc được thực hiện cùng một thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được xác định và nâng lên, sự phân công trách nhiệm rõ ràng giúp cho việc kiểm tra của người lãnh đạo, quản lý được dễ dàng. Tận dụng hết nguồn nhân sự và năng suất làm việc tăng lên. Nếu không phân công giao việc cụ thể, rõ ràng thì công việc sẽ không được thực hiện một cách trôi chảy, công việc thường trễ hạn không đạt theo yêu cầu của kế hoạch đề ra. Công việc được phân công, giao trách nhiệm cụ thể sẽ giúp cho cán bộ, công chức trưởng thành, tiến bộ, chất lượng làm việc của từng cá nhân được đánh giá chính xác hơn. Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người. Từ đó cán bộ, nhân viên sẽ cảm thấy thỏa mãn và dễ đồng thuận hơn. Từ đó người lãnh đạo cũng có thời gian để làm những công việc mà không thể giao cho người khác được, người lãnh đạo quản lý sẽ có nhiều thời gian để lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra.
- Kỹ năng kiểm tra:
Kiểm tra, đôn đốc là một hoạt động thuộc quy trình quản lý, là việc đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch đã được vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.
Trong quá trình thực thi công vụ, chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần tiến hành hoạt động đôn đốc, kiểm tra những công việc đã được phân công cho cán bộ công chức thực hiện. Hoạt động này cần được tiến hành thường xuyên với tất cả công việc thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Đối với mọi công việc cụ thể, thời điểm kiểm tra, đôn đốc có thể được ấn định trước hoặc
37
được tiến hành đột xuất, theo yêu cầu công việc và điều kiện thực tế để kịp thời phát hiện những ưu điểm ,nhược điểm trong quá trình thực hiện công việc, có những điều chỉnh hợp lý, đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện thành công.
Hoạt động kiểm tra cần được tiến hành với một cụ thể, đem lại những sản phẩm cụ thể. Để hoạt động kiểm tra đạt kết quả cao, chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần lựa chọn cụ thể nội dung, đối tượng, cách thức, thời điểm... để tiến hành kiểm tra.
- Kỹ năng đánh giá:
Đánh giá là đo lường kết quả thực hiện công việc so với chỉ tiêu đề ra, đánh giá còn là việc nghiệm thu kết quả công việc, là hoạt động cuối cùng của một chu trình quản lý.
Để đánh giá, đưa ra quyết định nghiệm thu kết quả công việc, chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần thực hiện việc đối chiếu giữa sản phẩm thực tế được phân công công việc làm ra và sản phẩm mong đợi trong kế hoạch của công việc đó; đối chiếu nguồn lực thực tế chi phí và nguồn lực dự trù của kế hoạch; xem xét mức độ đạt tới mục tiêu đã xác định của công việc. Để thực hiện việc đối chiếu đó, chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần sử dụng kết hợp đến kỹ năng giao tiếp nhằm thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động đánh giá, nghiệm thu kết quả công việc. Những thông tin này được thu thập từ báo cáo của đối tượng thực hiện công việc, hệ thống văn bản hình thành trong quá trình thực hiện công việc, ý kiến phản ánh của các đối tượng khác có liên quan.
Mục đích của việc đánh giá công việc là đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và nhân viên trong quá khứ, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai; rà soát xem công việc đã thực hiện nhằm xác định những
38
tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của cá nhân và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết; xác định những khâu yếu kém, những tồn tại cần phải cải thiện hoặc thay đổi; cuối cùng là đánh giá xem các cá nhân có được biểu dương, khen thưởng hay không.
Kỹ năng lãnh đạo điều hành chính là kỹ năng ra quyết định, kỹ năng trong việc tìm hiểu, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, của nhân dân và của doanh nghiệp; kỹ năng trong việc giải quyết những khiếu kiện của cấp dưới và nhân dân; kỹ năng giao tiếp ứng xử đối với đồng nghiệp; kỹ năng thu thập và xử lý thông tin; kỹ năng trong việc phát huy tinh thần tập thể, đoàn kết để phát huy sức mạnh của tập thể.
- Về thái độ và cách ứng xử trong thực thi công việc: Thái độ trong thực thi công vụ thể hiện trực tiếp và sinh động nhất tinh thần và trách nhiệm đối với công vụ của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Thái độ tích cực của cán bộ trong thực thi công việc được hình thành liên quan đến đạo đức và trách nhiệm công vụ, nó gắn liền với việc nâng cao cuộc sống vật chất tinh thần của cán bộ. Do vậy, việc nâng cao thái độ tích cự trong thực thi công việc gắn liền với nâng cao đời sống vất chất và tinh thần của cán bộ phù hợp với công việc, vị trí trách nhiệm mà họ phải thực hiện.
Thái độ được thể hiện hiện ở các góc độ sau:
+ Thái độ phục vụ nhân dân: chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã với tư cách là cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở, là cầu nối trực tiếp với nhân, phải nêu cao ý thức phục vụ nhân dân; làm việc với thái độ khách quan, công tâm, tập trung giải quyết những lợi ích chính đáng của nhân dân; lắng nghe tâm tư nguyện vọng của quần chúng, chủ động đối thoại với nhân dân. Mức độ hài
39
lòng của người dân càng cao càng thể hiện một cách tích cực năng lực thực thi công vụ nói chung và thái độ phục vụ nhân dân của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
+ Thái độ đối với công vụ được giao: là ý thức đối với công việc là niềm đam mê đối với công việc, là trách nhiệm công vụ của chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân cấp xã đối với công vụ. Trách nhiệm công vụ được hiểu là chức trách, nghĩa vụ công việc được giao phó. Người được phân công thực hiện công việc phải có trách nhiệm, thái độ tích cực thực hiện nghĩa vụ mà Nhà nước giao hoặc do pháp luật quy định phải thực thi đối với chức danh hay vị trí việc làm mà cán bộ, công chức đó đảm nhận. Trách nhiệm công vụ được biểu hiện trên hai phương diện: phần bên ngoài là số lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành tương ứng với chức vụ và mặt bên trong ý thức, thái độ của người thực thi công vụ về việc phải hoàn thành công vụ được giao. Mặt bên trong có ý nghĩa quyết định và thường gắn liền với những phẩm chất đạo đức trong quá trình thực thi công vụ của người cán bộ.
Chủ tịch, phó chủ tịch phải hiểu và thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình; làm việc có nguyên tắc, kỷ cương, kỷ luật, có lý có tình. Quan trọng là phải thể hiện được trách nhiệm, gương mẫu và phải nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của cấp trên. Phát huy tinh thần đoàn kết, chủ động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, thực hiện nói đi đôi với làm, nói ít làm nhiều, đã nói thì phải làm.
Thái độ đối với công chức dưới quyền: chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân trước hết phải thể hiện tính tiên phong, gương mẫu, đặt mình là trung tâm đoàn kết nội bộ, phải công tâm với cán bộ dưới quyền; phải thường xuyên lắng
40
nghe ý kiến phản ánh, phê bình của cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý, không được có thái độ trù dập đối với cán bộ, công chức đã góp ý, phê bình đối với mình.
Với tư cách là đầu tàu của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phải “tận tình hỗ trợ, giúp đỡ cho cán bộ, công chức dưới quyền trong quá trình thực thi công vụ”, thực hiện tốt quy chế dân chủ trong cơ quan, đơn vị. Nắm bắt kịp thời tâm lý, nguyện vọng của cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý để có cách thức lãnh đạo, điều hành phù hợp với từng đối tượng nhằm phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức. Tôn trọng và tạo niềm tin cho cán bộ, công chức khi giao và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ; bảo vệ danh dự của cán bộ, công chức khi bị khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật.