Nghiên cứu thị trường khách hàng Tiến hành các thủ tục, Chế biến Ký hợp đồng Thu mua Trả lời thư hỏi hàng
Hình 4: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CÁ TRA CỦA CÔNG TY
(Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Caseamex)
Nghiên cứu thị trƣờng xuất khẩu
Phân tích tình hình ở nƣớc có thể nhập hàng: đây là bước nghiên cứu quan trọng trước khi công ty XK muốn đi sâu vào nghiên cứu nhà NK ở nước đó. Trước hết, công ty tiến hành nghiên cứu xem diện tích nước NK, dân số, chế độ chính trị xã hội, tài nguyên, tốc độ phát triển kinh tế, tình hình tài chính, tiền tệ, chính sách NK…
Nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng: công ty nghiên cứu nhu cầu của người tiêu dùng nước NK từ đó mới có thể lựa chọn mặt hàng phù hợp để XK, nghiên cứu kỹ nhu cầu về mặt hàng có thường xuyên hay không, đó có phải là nhu cầu tiềm năng hay không.
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: công ty nghiên cứu kỹ có bao nhiêu DN khác cung cấp hàng hóa giống mình vào thị trường đó, thị phần của họ là bao nhiêu, mục tiêu và phương hướng của họ là gì? Quy mô, nguồn tài chính, lợi thế cạnh tranh và vị thế, uy tín của doanh nghiệp đó… từ đó đưa ra phương án kinh doanh hợp lý, ngoài ra công ty còn nghiên cứu cả sản phẩm thay thế.
Nghiên cứu giá cả hàng hóa: giá cả là một yếu tố cấu thành thị trường, nó luôn luôn biến đổi và thay đổi khôn lường do chịu sự tác động của nhiều nhân tố. Trong kinh doanh việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống còn của doanh nghiệp. Đặc biệt trong buôn bán ngoại thương thì giá cả càng khó xác định hơn. Bởi vì giá cả luôn luôn biến đổi mà hợp đồng ngoại thương lại thường kéo dài. Vì vậy làm thế nào không bị thua lỗ là vấn đề mà các DN cần phải xác định rõ ràng nếu không sẽ bị thất bại.
- Nhân tố chu kỳ
- Nhân tố lũng đoạn của các công ty siêu quốc gia. - Nhân tố cạnh tranh.
- Nhân tố lạm phát. - Nhân tố thời vụ.
- Nhân tố xung đột xã hội, đình công, thiên tai, bạo loạn… xác định giá cả hợp lý giúp cho các DN giảm rủi ro, an toàn và có lãi.
Trả lời thƣ hỏi hàng
Thông qua việc nghiên cứu thị trường XK, công ty xác định đơn vị hay nước nào có nhu cầu đặt hàng của công ty, công ty sẽ viết thư chào hàng. Nếu đơn vị khách hàng đồng ý NK, họ sẽ gửi thư hỏi hàng đến công ty hoặc liên hệ trực tiếp để đặt hàng. Trên cơ sở đó, Phòng Kinh doanh trả lời thư hỏi hàng và gửi thư thương mại cho khách (trường hợp khách hàng gửi thư hỏi hàng) để cung cấp đầy đủ thông tin về giá cả, size, điều kiện giao hàng, hình thức thanh toán… của sản phẩm. Nếu hai bên đồng ý sẽ ký kết hợp đồng. Trường hợp, khách hàng liên hệ trực tiếp với công ty, Ban Giám đốc sẽ tiến hành đàm phán trực tiếp với khách hàng đi đến ký kết hợp đồng.
Ký hợp đồng
Sau khi thỏa thuận thống nhất với nhau thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng. Để thực hiện một hợp đồng XK, công ty phải tiến hành các khâu sau đây: xin giấy phép XK, chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu hoặc lưu cước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có).
Thu mua, chế biến
Chuẩn bị hàng hóa XK là công việc bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng XK, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng XK.
Sau khi nhận được L/C của khách hàng, công ty sẽ tiến hành tổ chức thu mua nguyên liệu, vật liệu trực tiếp tại công ty do các chủ hàng mang đến và công ty cũng có đặt các trạm thu mua ở các hộ nuôi trong tỉnh và ngoài tỉnh như: An Giang, Đồng Tháp, Cà Mau, Kiên Giang,... được bảo quản bằng đá lạnh trong thùng cách nhiệt, vận chuyển bằng tàu thuyền về công ty. Công ty mua nguyên liệu trực tiếp từ tay người nuôi trồng hay khai thác ngoài tự nhiên nhằm làm giảm chi phí trung gian.
Công ty tiến hành tập trung hàng hóa lại và đóng gói bao bì, bên trong bao bì có thể sử dụng: giấy bìa bồi (card board), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đai (gunny), giấy thuế... Bên ngoài bao bì có thể: hòm (case, box), bao (bag), kiện hay bì (bale), thùng (barrel, drum), tùy theo điều kiện vận tải, khí hậu, luật pháp và thuế quan, chi phí vận chuyển hay theo thỏa thuận mà đóng gói bao bì.
Sau đó, công ty tiến hành kẻ ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Kẻ ký mã số nhận cũng cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm: bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa.
Các thủ tục, điều kiện xuất khẩu hàng a) Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép XK là một giải pháp rất quan trọng để Nhà nước quản lý tình hình XNK. Vì thế, sau khi ký kết hợp đồng XNK, công ty phải xin giấy phép XK để thực hiện hợp đồng đó. Hiện nay, trong xu thế hội nhập tự do hóa mậu dịch, nhiều nước cắt giảm bớt một số mặt hàng không cần phải xin giấy phép XK.
b) Đôn đốc ngƣời mua mở thƣ tín dụng L/C
Nếu hợp đồng XNK quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, công ty phải đôn đốc bên NK mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra tính hợp lệ của L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng XK bằng L/C. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải thông báo với bên NK để chỉnh sửa lại (tu chỉnh L/C) thì mới giao hàng. Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dụng lẫn hình thức.
c) Giám định chất lƣợng, số lƣợng
Để đảm bảo lô hàng XK không bị trả lại do không đủ tiêu chuẩn đảm bảo ATVSTP và gây thiệt hại về uy tín, chi phí vận chuyển của lô hàng. Vì vậy, trước khi giao hàng XK, công ty có nghĩa vụ phải kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hóa về mọi mặt như: chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì, điều kiện vận chuyển, tạp chất trong cá... Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở cơ sở và cửa khẩu. Kiểm nghiệm ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành,
kiểm dịch thực vật do phòng bảo vệ thực vật tiến hành… Trong trường hợp có tổn thất phải mời cơ quan giám định giấy tờ lập biên bản nếu bị thiếu hoặc mất mát phải có biên bản kết toán nhận hàng với tàu, nếu có đổ vỡ phải có biên bản đổ vỡ hư hỏng.
d) Thuê phƣơng tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng dựa vào 3 yếu tố: điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương (incoterm), đặc điểm hàng hóa mua bán và điều kiện vận tải. Việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và thông thạo các điều kiện thuê tàu... như vậy vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và đảm bảo lô hàng sẽ giao đúng ngày giờ theo hợp đồng đã ký.
e) Mua bảo hiểm
Việc mua bảo hiểm là rất cần thiết cho hợp đồng ngoại thương nhằm giảm thiểu các rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Nghĩa vụ mua bảo hiểm do bên bán hoặc bên mua tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng khi ký kết các hợp đồng bảo hiểm cần phải nắm rõ các điều kiện bảo hiểm. Vì vậy, việc lựa chọn điều kiện mua bảo hiểm phải dựa vào các điều khoản trong hợp đồng, tính chất hàng hóa, tính chất bao bì, phương thức xếp hàng và loại tàu thuê chở. Sản phẩm được XK trực tiếp sang nước ngoài chủ yếu bằng giá FOB hoặc CFR.
f) Làm thủ tục hải quan
Hàng hóa khi đi qua biên giới quốc gia để XK hoặc NK đều phải làm thủ tục hải quan và chịu sự kiểm tra của hải quan theo quy định, gồm 3 bước:
Lập tờ khai hàng xuất khẩu: Căn cứ vào hợp đồng và nhân viên phụ trách sẽ điền đầy đủ, chính xác các chi tiết vào tờ khai XK. Công ty sẽ khai tờ khai tại Cục hải quan Sài Gòn, tại đây tờ khai sẽ được đóng dấu và công ty sẽ gửi lại tờ khai này để lưu lại trong tờ khai của mình.
Khai báo hải quan: Nội dung của tờ khai báo hải quan gồm: loại hàng (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới, hàng tạm nhập tái xuất,...), tên hàng, mã số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, XK hoặc NK với quốc gia nào... tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ như: giấy phép XK, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng chi tiết hàng hóa, giấy kiểm tra chất lượng,...
Xuất trình hàng hoá: Hàng hóa XNK phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa cũng là sự chứng thực của chủ hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát, chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan và thực hiện các quy định của hàng hóa và quy trình hải quan. Sau khi nhân viên kiểm hóa kiểm tra hàng xong, nhân viên phụ trách tiến hành nộp thuế và nhận lại tờ khai hàng hóa cho chủ hàng.
g) Giao hàng hàng XK lên phƣơng tiện vận tải hoặc ngƣời vận tải
Thông thường có 4 hình thức giao hàng bằng: đường biển, đường bộ, đường sắt và đường hàng không. Với vị trí nằm sát bờ sông Hậu và cặp bến cảng Cần Thơ nên công ty Caseamex chủ yếu giao hàng bằng đường biển thuận tiện cho việc vận chuyển hàng XK với khối lượng lớn và tiết kiệm chi phí.
Sau khi làm xong thủ tục hải quan, công ty tiến hành giao nhận hàng với tàu. Căn cứ chi tiết hàng XK, công ty lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hàng hải hoặc thuyền trưởng, công ty đại lý tàu biển) để lấy hồ sơ xếp hàng. Trao đổi với các cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu. Sản phẩm cá tra fillet của công ty được đóng trong cont lạnh nhiệt độ -18o
C ± 2
Khi xuất hàng ở cảng, nếu hàng hóa được giao bằng container khi chiếm đủ một cont (FCL), chủ hàng phải đăng ký thuê cont, đóng hàng vào cont và lập bảng kê hàng trong cont (container list). Nếu hàng giao không chiếm hết một cont (LCL), (chủ hàng) nhân viên giao nhận của công ty lập bản đăng ký hàng chuyên chở (cargo list) ký hợp đồng ủy thác với tàu cho cảng, sau khi ủy thác việc giao hàng, các công tác liên quan đến việc giao nhận lên tàu do cảng đảm nhận. Sau khi đăng ký được chấp nhận, chủ hàng giao hàng đến bãi cont cho người vận tải để kiểm tra. Sau đó, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng, niêm phong kẹp trì và làm các chứng từ vận tải. Xong, đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng (Clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được.
h) Lập chứng từ thanh toán
Sau khi xuất hàng xong, nhân viên phụ trách thông báo cho khách hàng nước ngoài là hàng đã xuống tàu và hoàn tất bộ chứng từ hoàn hảo để chuyển cho
ngân hàng chờ thanh toán. Công ty Caseamex thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Bộ chứng từ thanh toán phải dựa trên cơ sở hợp đồng và L/C gồm những chứng từ sau: L/C va L/C tu chỉnh (nếu có), Vận đơn đường biển (B/L), Hóa đơn thương mại, Tờ khai hàng hóa XK, Phiếu đóng gói hàng hóa, Hối phiếu (Bill of exchange), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Giấy chứng nhận khử trùng (nếu có), Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật (nếu có), Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality), Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity), Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of Weight)... Sau khi công ty ở nước NK nhận được hàng và bộ chứng từ, họ sẽ tiến hành thanh toán tiền cho công ty bằng hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Trà Nóc.
Nhìn chung, việc thực hiện hợp đồng XK của công ty thường tiến hành nhanh chóng, chính xác, đơn giản hơn so với lý thuyết. Vì đây là bạn hàng quen thuộc nên thường dựa vào uy tín.