Mục tiờu
- Nhận thức đỳng về tầm quan trọng của cụng tỏc tiếp xỳc.
- Chỉ ra được cỏc hỡnh thức tiếp xỳc và quy trỡnh tiếp xỳc trực tiếp. - Xỏc định được một số loại tiệc thụng dụng và cỏch sử xự nơi bàn tiệc. - Trỡnh bày được một số lưu ý về cỏch sử xự của người mời và người được mời dự tiệc.
- Phõn biệt được một số loại tiệc thụng dụng.
- Vận dụng kiến thức trờn vào việc tổ chức cỏc cuộc tiếp xỳc, cỏc bữa tiệc và tham dự tiếp xỳc và tiệc.
- Tự tin, lịch sự và tụn trọng cỏc đối tượng giao tiếp. 3.1.Tổ chức tiếp xỳc và tham dự tiếp xỳc
3.1.1. Tầm quan trọng của cụng tỏc tiếp xỳc
Tiếp xỳc là một hỡnh thức gặp gỡ cú hẹn trước hoặc khụng được hẹn trước dưới nhiều hỡnh thức. Trực tiếp hoặc giỏn tiếp, chớnh thức hoặc khụng chớnh thức của tập thể hay cỏ nhõn gồm 2 thành phần chớnh là chủ và khỏch.
Những cỏi bắt tay, những cõu chào hỏi ban đầu, cỏch giới thiệu về mỡnh, cỏch thăm hỏi khỏch...đều là tiếp xỳc ban đầu gõy ấn tượng rất mạnh ảnh hưởng đến cụng việc sau này.
3.1.2. Cỏc hỡnh thức tiếp xỳc 3.1.2.1.Tiếp xỳc giỏn tiếp 3.1.2.1.Tiếp xỳc giỏn tiếp
Thường là những cuộc tiếp xỳc để tỡm hiểu hoặc chuẩn bị cho một cuộc gặp gỡ trực tiếp. Dạng tiếp xỳc này thụng thường qua điện thoại, thư tớn, tài liệu, qua con đường ngoại giao, hoặc qua cỏc cỏ nhõn, cơ quan đó cú dịp tiếp xỳc hoặc cú mối quan hệ với đối tượng này.
Tiếp xỳc qua điện thoại là một dạng phổ biến hiện nay. Người nhận điện thoại trong trường hợp này phải nắm được cỏc thụng tin cần thiết sau: tờn tuổi, cấp bậc của khỏch; họ gọi đến cú việc gỡ; số lượng khỏch; ngụn ngữ giao tiếp; thời gian xin gặp; địa điểm cần gặp; người gọi điện đến; những thụng tin khỏc.
Khi tiếp xỳc cần nắm chớnh xỏc tờn, số điện thoại. Nếu chưa rừ phải hỏi lại, yờu cầu đỏnh vần cho đỳng (nhất là tờn người nước ngoài) trỏnh tõm lý ngại phiền khỏch. Khụng được phỏng đoỏn, suy diễn con số cũng như tờn người. 3.1.2.2. Tiếp xỳc trực tiếp
43 Tựy theo mức độ trọng thị, số lượng người tham dự để chuẩn bị phũng tiếp xỳc cho phự hợp. Song dự ở mức độ nào thỡ phũng tiếp xỳc cũng phải đảm bảo một số tiờu chuẩn sau đõy:
+ Đường đi từ nơi đỗ xe đến phũng tiếp xỳc khụng xa, dễ dàng, thuận tiện, mụi trường cảnh quan sạch đẹp, đảm bảo an toàn.
+ Phũng tiếp xỳc khụng quỏ rộng, quỏ chật, yờn tĩnh và an toàn. Trong phũng phải sỏng sủa, thoỏng mỏt, khụ rỏo, sỏch sẽ, lịch sự.
+ Màu sắc, ỏnh sỏng trong phũng hài hũa, trang nhó, sang trọng, tiện nghi, bàn ghế đồng màu, đồng bộ, đồng kiểu, kờ đặt ngày ngắn, thẳng hàng. Số lượng ghế vừa đủ cho cỏc thành viờn tham dự tiếp xỳc.
+ Bàn ghế trong phũng cú thể kờ theo hỡnh chữ T,U,I hay hỡnh ụ van (0). + Mặt bàn thường trải khăn đồng màu, phủ kớn xuống sàn. Trờn mặt bàn thường dựng hoa tươi. Khụng dựng hoa lọ, mà đặt hoa lẵng nhỏ hay hoa đĩa thấp, cỏch nhau khoảng 2 đến 3 một một lẵng (tựy theo độ dài ngắn của bàn).
Chỳ ý, lẵng hoa trước mặt hai trưởng đoàn phải to và đẹp nhất vỡ đõy là trung tõm trang trớ của bàn tiếp xỳc. Dự lẵng hoa to, đẹp đến mấy cũng khụng được che khuất mặt của người tiếp xỳc.
- Chuẩn bị đún khỏch:
+ Chuẩn bị thành phần đún khỏch: Trưởng đoàn đún khỏch cú thể là trưởng đoàn tiếp khỏch, cú thể là người được ủy quyền. Tuy nhiờn người được ủy quyền chỉ được thấp hơn trưởng đoàn tiếp khỏch một bậc.
+ Chuẩn bị phương tiện đún khỏch: Phương tiện đún khỏch phải căn cứ vào khoảng cỏch từ cơ quan đến nơi đún đoàn khỏch, số lượng khỏch trong đoàn. Nếu đoàn đụng, quan trọng cần lưu ý là: trưởng đoàn bố trớ xe riờng, cú hướng dẫn, phiờn dịch. Xe dành cho cỏc thành viờn trong đoàn, xe chuyờn chở hành lý...
- Đún khỏch:
Cú nhiều hỡnh thức đún khỏch. Cú thể ra tận chõn cầu thang, mỏy bay, ga tàu để đún khỏch...cú thể tổ chức đún khỏch ở phũng đún khỏch tại sõn bay, ga tàu...cũng cú thể đưa đoàn về tận cơ quan mới tổ chức nghi thức đún khỏch. Sử dụng hỡnh thức nào là tựy thuộc vào mức độ quan hệ, theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền và thoả thuận của cả hai phớa trong cỏc cuộc trao đổi chuẩn bị trước đú. Dự hỡnh thức nào, cả hai phớa cần thể hiện phong cỏch giao tiếp lịch sự văn minh, thỏi độ trọng thị, cởi mở và thiện chớ.
Hỡnh thức đún khỏch: trang trọng, ngắn gọn, khụng bày đặt nhiều chi tiết rườm rà và đặc biệt đoàn chủ nhà phải trong tư thế sẵn sàng đún khỏch ớt nhất là trước 10 đến 15 phỳt. Cỏc thành viờn đi đún đoàn ăn mặc lịch sự, xếp hàng theo thứ tự, đứng đầu là trưởng đoàn, tiếp đú là cỏc thành viờn từ cao xuống thấp
(theo mức độ quan trọng). Trưởng đoàn, chủ nhà chủ động chào, chỳc mừng trưởng đoàn khỏch và chỡa tay, bắt tay, ụm hụn tặng hoa trưởng đoàn...
44 - Tổ chức tiếp xỳc:
Mở đầu cuộc tiếp xỳc:
Trưởng đoàn chủ nhà thăm hỏi xó giao, chỳc mừng, cảm ơn đoàn đó đến thăm và làm việc với đơn vị.
Trưởng đoàn hai phớa thường tự giới thiệu thành viờn của đoàn. Cỏc thành viờn khi được giới thiệu phải đứng lờn cỳi chào mọi người, phớa chủ nhà giới thiệu trước, phớa khỏch giới thiệu sau. Nếu cả hai khụng ai là chủ, là khỏch mà gặp gỡ ở nơi khỏc thỡ bờn nào chủ động mời, đề xuất cuộc tiếp xỳc thỡ tự giới thiệu trước.
Sau lời giới thiệu là trao danh thiếp (card- visit). Việc trao danh thiếp cũng phải thể hiện thỏi độ tụn trọng theo đỳng mức độ quan hệ. Nhận danh thiếp nờn nhỡn kỹ chức vị rồi đặt trờn mặt bàn hoặc cho vào tỳi ỏo ngực. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trao đổi tiếp xỳc:
Vào nội dung cuộc tiếp xỳc, trưởng đoàn hai bờn thường đưa ra quan điểm, ý kiến của mỡnh. Khi cú người phỏt biểu ý kiến, cỏc thành viờn tham gia tiếp xỳc cần ngồi ngay ngắn, nghiờm tỳc, chỳ ý lắng nghe và ghi chộp đầy đủ.
Cần hết sức chủ động, tự tin, linh hoạt và bỡnh tĩnh khi tham gia phỏt biểu ý kiến trong cỏc cuộc tiếp xỳc. Vỡ đõy khụng phải là cuộc tranh luận thắng thua, phải trỏi mà là cuộc trao đổi thẳng thắn, nghiờm tỳc, bỡnh đẳng hướng tới sự đồng thuận và mang nặng chất nhõn văn (nột văn húa và tỡnh người).
Khụng ngả đầu về phớa sau hay lao đầu về phớa trước, khụng chống tay lờn cằm, lờn trỏn, khụng vũ đầu, xoa mặt, khụng núi chuyện riờng, trao đổi hoặc ngỏp dài, ghộ vào tai người khỏc để thỡ thầm việc gỡ đú, khụng dựng điện thoại trong suốt thời gian diễn ra cuộc tiếp xỳc.
Khi trao đổi nờn hướng sự quan tõm của mỡnh vào vấn đề người khỏc núi bằng những ngụn ngữ biểu cảm thõn thiện. Khụng cười quỏ to, quỏ tự nhiờn hay tỏ thỏi độ lạnh nhạt, thờ ơ. Đặc biệt khụng được khú chịu, phản ứng gay gắt, thụ lỗ (xỳc xiểm, múc mỏy, đập bàn...) khi cú điều nào đú bản thõn khụng được hài lũng. Những hành vi nờu trờn là bất lợi. Nú khụng những là điều bất nhó, mất lịch sự, coi thường người phỏt biểu và người ngồi bờn cạnh mỡnh, mà điều đú cũn làm tổn hại trực tiếp đến mối quan hệ thõn thiện và kết quả cuộc tiếp xỳc giữa hai bờn.
- Tiễn khỏch:
Tiễn khỏch là một khõu khụng kộm phần quan trọng. Nếu xử sự tốt sẽ để lại cho khỏch những ấn tượng khú quờn và chớnh những ấn tượng tốt đẹp đú là sợi dõy vụ hỡnh kết nối cho mối quan hệ lõu dài sau này.
Khi kết thỳc cuộc tiếp xỳc, chủ nhà nờn đứng dậy tiễn khỏch. Tuỳ theo mức độ quan hệ mà cỏch tiễn khỏch khỏc nhau: Cú thể tiễn ra cửa, ra xe hoặc uỷ quyền cho người khỏc tiễn.
45 Khi chia tay nờn núi những cõu xó giao thụng thường, chỳc lờn đường may mắn.
Khụng nờn tạo ấn tượng cho khỏch bằng những lời hứa chưa được tớnh toỏn kỹ, chưa cú sự bàn bạc thống nhất, ngoài khả năng nhiệm vụ của mỡnh khi chia tay.
3.2. Tổ chức tiệc chiờu đói và dự tiệc chiờu đói 3.2.1. Khỏi niệm tiệc và một số loại tiệc thụng dụng 3.2.1. Khỏi niệm tiệc và một số loại tiệc thụng dụng 3.2.1.1. Khỏi niệm tiệc:
- Là một loại hỡnh phục vụ ăn uống đặc biệt, cú ý nghĩa rừ ràng, nơi mọi người gặp gỡ thõn mật hoặc là những buổi lễ đặc biệt với nghi lễ trang trọng, được tổ chức và phục vụ với những dạng khỏc nhau.
Vớ dụ: Tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc khai trương, tiệc tất niờn… 3.2.1.2. Một số loại tiệc thụng dụng
- Tiệc ngồi
Là hỡnh thức tiệc trang trọng thường được tổ chức vào bữa ăn chớnh. Tiệc trưa
(lunch) từ 12 giờ trở đi, tiệc tối (dinner) từ 18 giờ, tiệc đờm (supper) từ 21 giờ trở đi.
Địa điểm cú thể là trong nhà hay ngoài vườn. Cần đặt thực đơn trờn bàn tiệc, cú thiếp ghi rừ họ tờn từng người theo ngụi thứ đặt trờn bàn tiệc (nếu là tiệc ngoại giao).
Trước khi vào phũng tiệc thường cú khai vị (rượu ngọt hoặc bia, nước quả)
tại phũng khỏch.
Theo tập quỏn nhiều nước, mún ăn trong tiệc ngồi thường cú: vài mún nhắm khai vị, mún sỳp, mún thuỷ sản (cỏ, tụm, cua), mún thịt, mún trỏng miệng. Đồ uống cú rượu mạnh, vang trắng, vang đỏ, sõm panh ướp lạnh, cỏc loại nước giải khỏt cú bia, nước suối, nước hoa quả. Sau khi ăn thường tiếp bỏnh kẹo, hoa quả, trà hoặc cà phờ ở phũng bờn cạnh.
- Tiệc đứng:
Là hỡnh thức tiệc rộng, long trọng, khỏch cú thể lờn tới hàng trăm, hàng nghỡn người. Cú thể tổ chức ở một hay nhiều phũng hoặc ở ngoài sõn vườn. Thời gian từ 18 giờ trở đi.
Đặc điểm của hỡnh thức tiệc đứng là khụng để thực đơn, khụng sắp xếp chỗ ngồi. Mún ăn cú nhiều, sang trọng, lịch sự, thịnh soạn (nhưng chủ yếu là mún nguội), cú thể thờm mún sỳp núng đưa ra lỳc giữa tiệc; cú thể cú một vài mún núng khỏc do đầu bếp chế biến ngay trong phũng tiệc.
Cú nhiều loại rượu, mỗi loại đựng trong một ly thớch hợp. Tất cả cỏc mún ăn, đồ uống, mún trỏng miệng đều được đặt lờn bàn. Khỏch tự lấy đồ ăn, đi lại núi chuyện với nhau thoải mỏi. Tiệc đứng cú thể kộo dài 2 tiếng.
46 Khi ăn nờn đi lại trong phũng để trao đổi, tiếp xỳc với mọi người, đõy là cơ hội tốt để mở rộng quan hệ.
- Tiệc buffet:
Về hỡnh thức, tiệc buffet là loại tiệc được kết hợp cả tiệc đứng và tiệc ngồi. Ở Việt Nam nhiều người gọi tiệc buffet là tiệc tự chọn (tự phục vụ). Thực khỏch tự đi lại trong phũng tiệc để chọn thức ăn theo ý thớch của mỡnh và trở về chỗ cú bàn ghế ngồi ăn đàng hoàng như tiệc ngồi.
Đõy cũng là loại tiệc rất sang trọng và thường được tổ chức vào cỏc bữa ăn chớnh. Thức ăn cú rất nhiều và cú đủ cỏc mún như, mún khai vị, mún ăn chớnh và mún trỏng miệng. Thức ăn cú cả mún núng, mún nguội nhưng khụng bày đặt trang trớ đẹp như tiệc ngồi hoặc tiệc đứng, song cũng rất lịch sự và hấp dẫn.
Với hỡnh thức tổ chức tiệc buffet khỏch cú thể ngồi hàn huyờn trao đổi với bất cứ ai nếu họ muốn. Đõy cũng chớnh là tớnh ưu việt của tiệc buffet.
- Tiệc Cocktail (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Là hỡnh thức tiệc đứng nhưng đơn giản hơn tiệc đứng. Người ta thường uống nhiều hơn ăn.
Mún ăn thường là sanwich, thịt nướng, bỏnh cú nhõn. Núi chung mún ăn của loại tiệc này ớt hơn tiệc đứng.
Tiệc này khụng để thực đơn, khụng sắp xếp chỗ ngồi. Thức ăn do người phục vụ mang đến cho từng người. Thời gian tổ chức khoảng từ 15 đến 17 giờ trở đi, kộo dài khoảng hai tiếng.
- Tiệc trà
Là hỡnh thức tiệc đơn giản, gọn nhẹ. Thời gian tổ chức thường vào khoảng 16 giờ. Trong tiệc thường cú mứt, bỏnh ngọt, hoa quả, trà, bia (cú thể dựng ớt rượu vang trắng). Thời gian tiệc kộo dài khoảng 1 tiếng.
Ngoài cỏc hỡnh thức tiệc núi trờn, cú nhiều hỡnh thức tiệc khỏc nhau như tiệc cụng tỏc, tiệc rượu mà ở nước ta ớt tổ chức.
3.2.2. Cung cỏch sử xự nơi bàn tiệc:
- Mọi người vào phũng tiệc chỉ ngồi khi chủ chớnh và khỏch chớnh đó ngồi vào chỗ của mỡnh. Ngồi ở bàn tiệc với tư thế thoải mỏi, nghiờm tỳc, khuỷu tay khụng nờn để rộng trờn bàn làm vướng người ngồi cạnh.
- Tuỳ theo tỡnh hỡnh chung sau khi chủ tiệc cú lời mời khỏch ăn thỡ mọi người mới mở khăn ăn của mỡnh. Khăn ăn được mở trải trờn đựi, khụng giũ khăn ăn trước mặt mọi người. Khăn ăn nờn mở nửa chừng nếp gấp hướng về phớa lũng mỡnh.
- Mọi người bắt đầu ăn khi chủ tiệc và khỏch chớnh bắt đầu ăn. Nếu những mún ăn cũn xa lạ hóy quan sỏt chủ tiệc hoặc những người xung quanh để làm theo. Khụng lấy thức ăn ở đĩa chung bằng đũa hoặc dĩa của mỡnh mà phải sử dụng đũa hoặc dĩa chung. Khụng dựng dao đa thức ăn lờn miệng, khụng ăn quỏ
47 nhanh, ăn uống nhồm nhoàm, túp tộp, phỏt ra tiếng động hoặc khụng ăn quỏ chậm...
- Cần kớn đỏo che miệng khi phải dựng tăm xỉa răng, khi hắt hơi, xịt mũi nờn dựng khăn mựi xoa che miệng và quay đi nơi khỏc...
- Khi kết thỳc bữa tiệc thực khỏch được mời nờn ngỏ lời cảm ơn chủ nhõn của bữa tiệc cú thể vỡ lời mời của họ, vỡ thực đơn hay cỏch bài trớ trong phũng tiệc...
3.2.3. Xử sự của người mời và người được mời dự tiệc - Chủ tiệc: - Chủ tiệc:
+ Mời và đún khỏch:
Buổi tiệc cú vui vẻ và thành cụng hay khụng phụ thuộc phần lớn vào những thành viờn của bữa tiệc, do đú chủ tiệc cần chuẩn bị chu đỏo danh sỏch khỏch mời. Để khụng khớ bữa tiệc cởi mở, thoải mỏi và hoà đồng, cần trỏnh mời những người cú quan hệ đối địch nhau; những người cú sự khỏc biệt quỏ lớn về trỡnh độ văn hoỏ chung, về địa vị xó hội...
Đối với khỏch mời VIP, khụng nờn gửi giấy mời như với mọi khỏch mời khỏc mà nờn kốm theo thư riờng hoặc thụng bỏo trước bằng điện thoại. Khi khỏch chớnh đó nhận lời, lỳc đú mới gửi giấy mời chớnh thức cho cỏc vị khỏch mời khỏc.
Trong thiếp mời phải ghi đầy đủ cỏc chi tiết như: ngày, giờ, địa điểm và hỡnh thức tổ chức tiệc. Trỏnh thay đổi cỏc dự định trong buổi tiệc chiờu đói đó được bỏo cho khỏch mời biết.
Bờn cạnh việc mời khỏch và chuẩn bị cơ sở vật chất cho bữa tiệc, chủ tiệc cần chuẩn bị chu đỏo việc đún và tiếp khỏch.
Chủ tiệc cần thể hiện sự chõn tỡnh, hiếu khỏch qua việc đún, chào khỏch, hướng dẫn nơi để mũ, ỏo cho khỏch và giới thiệu cỏc vị khỏch với nhau. Nếu khỏch mang theo quà tặng phải cảm ơn và để vào vị trớ qui định.
Khi đún khỏch cần chỳ ý:
Đối với khỏch VIP, cần bố trớ người đún ở cụng vào (người đún phải là người cú cương vị sau chủ tiệc) và hướng dẫn vào phũng khỏch. Chủ tiệc bước ra đún khỏch và giới thiệu với những người khỏc.
Đối với những người khỏch đến sớm: Chủ tiệc cần vui vẻ đún tiếp, tạo cho khỏch ấn tượng rằng đú là dịp tốt để hai bờn cú thể trũ chuyện riờng nhiều hơn.
Khi khỏch đến đụng, chủ tiệc nờn đún tiếp theo sự ưu tiờn trong giao tiếp, phụ nữ, người lớn tuổi và địa vị xó hội. Trong trường hợp cú nhiều phụ nữ ngang tuổi cú thể đún tiếp lần lượt theo chiều kim đồng hồ.
Chủ tiệc luụn phải tạo cho khỏch một khung cảnh vui vẻ, thoải mỏi và được tiếp đún chu đỏo.
48 + Sắp xếp bàn tiệc:
Cỏch sắp xếp phũng tiệc thể hiện phong cỏch của chủ tiệc (hoặc cơ sở tổ chức tiệc). Trong phũng tiệc cần phối hợp màu sắc hài hoà
Khi mời một người cú cương vị, chức vụ cao hoặc người nào đú đúng vai