đường hàng không của công ty
Để đảm bảo tránh những sai sót và chậm trễ trong quá trình giao hàng nhập khẩu bằng đường hàng không, công ty trực tiếp cử các cán bộ kiểm tra, giám sát và báo cáo tình hình công việc cho trưởng phòng giao nhận. Tuy nhiên, với đặc thù công việc và chuyên môn của từng người thì công tác kiểm tra, giám sát tại chi nhánh Airseaglobal không gặp quá nhiều khó khăn.
Đối với khâu chuẩn bị để nhận hàng, nhân viên công ty Airseaglobal nhận hồ sơ bản mềm hoặc bản cứng từ khách hàng hoặc bộ phận giao nhận bàn giao để khai thác và kiểm tra thông tin trong chứng từ, hoặc mua tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa( nếu cần). Sau đó lên kế hoạch chuẩn bị kho bãi, phương tiện và công nhân để xếp dỡ.
Công tác giám sát việc khai thác và kiểm tra chứng từ tại Airseaglobal rất được quan tâm và chú trọng, vì thông tin trên các chứng từ có ảnh hưởng rất lớn đối với những khâu tiếp theo, nếu thông tin trên chứng từ sai sẽ dẫn đến những sai sót trong khâu tiếp theo. Thông thường công ty sẽ dùng cả 2 phương pháp hồ sơ và vi
tính để giám sát việc khai thác và kiểm tra chứng từ lô hàng.
Đối với phương pháp hồ sơ, nhân viện của phòng chứng từ sẽ phải điền thông tin của lô hàng vào trang bìa hồ sơ và đính kèm tất cả các chứng từ nhận được từ khách hàng hoặc bộ phận giao nhận vào bìa hồ sơ này.
Đối với phương pháp giám sát bằng vi tính, các nhân viên phòng chứng từ sẽ phải update thông tin của lô hàng lên phần mềm tương tự như một file excel có đầy đủ thông tin.
Đối với phương pháp giám sát bằng máy vi tính, nhân viên phòng chứng từ chịu trách nhiệm trực tiếp với lô hàng mình theo dõi sẽ phải cập nhật thông tin lô hàng thường xuyên. Khi thực hiện theo phương thức này tất cả các nhân viên trong bộ phận chứng từ cũng như ban giám đốc sẽ biết được tình hình thực hiện của lô hàng hiện nay như thế nào, thông tin lô hàng có chính xác hay không…, từ đó nhằm hạn chế tối đa những sai sót xảy ra đối với các khâu tiếp theo. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra chứng từ vẫn mắc phải một số lỗi thông thường.
Công tác giám sát trong khâu làm thủ tục khai báo hải quan còn gặp nhiều vấn đề khó khăn và chưa thực sự được chú trọng. Công tác giám sát khâu này chỉ đơn giản là nhân viên chịu trách nhiệm sẽ dựa vào những chứng từ nận được từ khách hàng hoặc bộ phận giao nhận để lên tờ khai nháp. Sau khi khai xong tờ khai nháp sẽ tiến hành khai thử và khai thuế, sau đó sẽ in tờ khai ra để gửi cho khách hàng và trưởng phòng để kiểm tra lại thông tin.
1.1.1 Thực trạng hoạt động điều hành quy trình nhận hàng thiết bị y tế bằng đường hàng không của công ty
Công tác điều hành cần phải đi liền với công tác giám sát. Trong quá trình giám sát nếu phát hiện ra sai sót nhỏ thì nhân viên phụ trách sẽ chịu trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng và trưởng phòng tiến hành điều hành công việc. Nếu gặp phải những sai sót hay lỗi lớn, trưởng phòng sẽ trình lên ban giám đốc và đợi quyết định điều hành của ban giám đốc, từ đó sẽ diều hành nhân viên phụ trách giải quyết những sai sót rủi ro đó.
Nếu có tổn thất xảy ra, công ty sẽ lập những văn bản ghi nhận tổn thất, biên bản giám định. Công ty thay mặt chủ hàng liên hệ với những người chuyên chở
cũng như với công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại có liên quan đến hàng hóa. Nếu khách hàng có khiếu nại về chất lượng dịch vụ của công ty, công ty sẽ đàm phán, thương lượng với khách hàng đưa ra cách giải quyết hợp lý.
Trong quá trình giám sát việc khai thác chứng từ cũng như việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng phát hiện ra sai sót hay lỗi sẽ được nhân viên ghi chép lại và tiến hành thông báo với các bên liên quan để sửa chứng từ. Chính vì vậy, công tác điều hành tại chuẩn bị để nhận hàng cũng diễn ra một cách thuận lợi.
Ví dụ, trong trường hợp đối với những lô hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Công Thương sẽ gây khó khăn, hạn chế, tốn kém cho quá trình nhập khẩu của công ty do quá trình xin và nhận giấy phép nhập khẩu của công ty thường kéo dài trong vòng 4 – 5 ngày đồng nghĩa với việc dù hàng đã về kho hải quan nhưng do chưa nhận được giấy phép nên hàng không được chuyển vào nội địa. Do đó để hạn chế tối đa thời gian chờ đợi lấy giấy phép : thiếu các chứng từ và giấy tờ có liên quan, lỗi chính tả… nên trưởng bộ phận xuất luôn cử là một nhân viên chuyên làm nhiệm vụ này. Điều này thể hiện sự chuyên môn hóa khá cao trong công tác điều hành xin giấy phép nhập khẩu. Nhân viên này sẽ biết chính xác các giấy tờ, chứng từ cần cho việc xin giấy phép, địa chỉ, phòng ban phụ trách hoạt động cấp giấy phép…Tuy nhiên, chuyên môn hóa cũng sẽ là nhược điểm rất lớn nếu như nhân viên chuyên trách này ốm hoặc nghỉ việc đột xuất, công ty sẽ khó tìm ngay được người thay thế có thể đảm nhiệm tốt công việc này.
Thông thường đối với những khách hàng mới lần đầu công ty sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán tiền cước phí trước thì mới nhả lệnh giao hàng cho khách hàng. Đối với những khách hàng mà chưa có điều kiện trả thì trưởng phòng sẽ yêu cầu nhân viên liên hệ với khách hàng ký biên bản vay nợ, sau đó mới cho chuyển hàng về cho khách hàng. Nếu khách hàng không chấp nhận ký nợ, công ty sẽ kéo hàng về kho và giữ hàng đến khi khách hàng thanh toán cước phí mới nhả lệnh cho khách kéo hàng về kho của mình.
Còn đối với những khách quen công ty sẽ gia hạn trả nợ cho khách hàng trong vòng 15 ngày kể từ ngày khách hàng nhận được hàng. Thông thường những trường hợp không ký giấy nợ hay không trả nợ xảy ra ở công ty rất ít.
Với việc hoàn chứng từ và hóa đơn cước của các nhân viên luôn được trưởng phòng nhắc nhở. Nhưng có một số trường hợp do việc làm hóa đơn cước của dưới cảng diễn ra lâu chính vì vậy việc hoàn trả chứng từ và hóa đưn cước cho khách hàng bị chậm so với quy định. Trưởng phòng sẽ cân nhắc xem xét lỗi và phạt lỗi nghiệp vụ đối với nhân viên khi cần.
Sau khi lấy được chứng từ và hoàn trả đầy đủ cho khách hàng, trưởng phòng yêu cầu nhân viên hoàn thiện hồ sơ lô hàng và gửi cho giám đốc ký để hoàn thành lô hàng.
3.3 Đánh giá hiệu quả quản trị quy trình giao nhận hàng bằng đườnghàng không của công ty cổ phần Airseaglobal Việt Nam hàng không của công ty cổ phần Airseaglobal Việt Nam
3.3.1 Thành công
3.3.1.1 Chất lượng dịch vụ ngày càng nâng cao
Công ty cổ phần Airseaglobal đã quan tâm chú trọng hơn đến việc hoàn thiện quy trình nhận hàng bằng đường hàng không, ngày càng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Chất lượng dịch vụ nhận hàng đường hàng không được nâng cao hơn so với trước đây.
Công ty đã thiết lập được các mối quan hệ tốt đẹp với các đơn vị Hải quan cũng như khách hàng, phần nào rút ngắn được thời gian giải quyết công việc cũng như chi phí, đồng thời công ty đã đầu tư xây dựng được cơ sở vật chất kỹ thuật với đầy đủ trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh, cố gắng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Càng ngày công ty càng nhận được các phản hồi tích cực của khách hàng về thời gian vận chuyển cũng như đủ số lượng hàng và chất lượng hàng hóa được đảm bảo như ban đầu.
Bên cạnh đó, công ty cũng đã có những phương án và hành động để xây dựng các dịch vụ mới, cải tiến các dịch vụ hiện có để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng với tiêu chí nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm.
3.3.1.2 Nguồn nhân lực ngày càng chất lượng hơn
Công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân viên lành nghề có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao. Với chế độ đãi ngộ nhân viên phù hợp, chi trả lương cho nhân viên theo năng lực hoạt động, thực hiện đầy đủ các chính sách về BHXH, BHYT, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, cũng đã góp phần gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Đồng thời, không ngừng cải tiến bộ máy quản lý của công ty, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên thông qua các lớp học ngắn hạn nhằm đáp ứng các đòi hỏi về nhiệm vụ của hoạt động logistics tại công ty. Hiện tại công ty đang có đội ngũ nhân viên lành nghề và có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao, đây chính là nhân tố để công ty có thể phát triển hơn nữa.
3.3.1.3 Thị trường kinh doanh không ngừng mở rộng
Công ty luôn biết tìm cách nắm bắt những xu hướng, thông tin thị trường một cách nhanh nhất, từ đó phục vụ ngày càng tối ưu quá trình xuất nhập khẩu cho khách hàng. Công ty mở chi nhánh tại các địa điểm trọng yếu đã mang đến nhiều dấu ấn tích cực, đưa hình ảnh về doanh nghiệp được lan toả, song hành cùng chất lượng dịch vụ để ngày càng tạo được sự tin cậy và hài lòng từ phía khách hàng.
Thị trường cũng như khách hàng của công ty cũng rất phong phú. Công ty có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không uy tín như : Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline, MH cargo… cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đường hàng không, đường biển và nội địa.
3.3.1.4 Lợi nhuận từ hоạt động kinh dоаnh dịch vụ giао nhận vận tải quốc tế năm sаu luôn cао hơn năm trước và giữ được tốc độ tăng trưởng khá đều.
Công tу đаng đi đúng hướng và dần đạt được hiệu quả trong hoạt động của mình. Điều này được phản ánh qua tỷ suất lợi nhuận luôn giữ được tốc độ tăng trưởng đều. Với tình hình cạnh trаnh trоng lĩnh vực giао nhận vận tải quốc tế ngày càng gаy gắt như hiện nаy thì đây là một dấu hiệu tích cực.
Nói tóm lại, với bề dày 9 năm thành lập và phát triển, Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam tự hào là công ty “Số 1 thủ tục nhập khẩu thiết bị y tế toàn quốc”. “Số 1 khai hải quan thiết bị y tế toàn quốc”. “Top 3 bên khai hải quan hàng air nhập lớn nhất nội bài”. Cùng với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, trình độ cao, Công ty đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực giao nhận vận tải trong nước.
3.3.2 Hạn chế
3.3.2.1 Chất lượng dịch vụ còn nhiều hạn chế
Mặc dù chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao ngày càng đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong việc giao nhận hàng hóa quốc tế
nhưng so với đối thủ cạnh tranh thì tỷ lệ đó vẫn tồn tại ở mức cao hơn.
Một số khiếu nại từ khách hàng về dịch vụ như thất lạc hàng hóa, giao thiếu hàng, công ty còn xử lý chậm, chưa linh hoạt trong cách giải quyết vấn đề, khiến khách hàng phải chờ lâu. Sự tương tác, xử lý giữa các phòng ban trong một số lô hàng vẫn còn chậm. Một số trường hợp xảy ra như: sau khi lô hàng được xếp lên máy bay và vận chuyển đi, khách hàng yêu cầu bộ phận chứng từ gửi Debit nhưng do nhân viên đi vắng nên khách hàng đánh giá dịch vụ của công ty còn chậm.
Chất lượng của dịch vụ chưa thực sự là lợi thế để Airseaglobal Việt Nam cạnh tranh với các công ty khác trong ngành do tỷ lệ giao hàng chậm và tỷ lệ làm hư hỏng hàng trong quá trình vận chuyển còn cao. Cho đến nay, dù đã có cố gắng trong việc thúc đẩy chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhưng tính chất chuyên nghiệp trong công tác quản lý chưa cao nên
Chưa xây dựng được một quy trình chuẩn cho việc vận tải cũng như làm thủ tục nhập giao nhận hàng hóa của công ty dẫn đến việc để xảy ra tình trạng nhầm lẫn, để thất lạc chứng từ, hàng hóa gây ảnh hưởng đến uy tín, tài chính của công ty.
3.3.2.2 Chi phí dịch vụ còn khá cao
Việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng chưa triệt để, đặc biệt đối với trang thiết bị y tế, yêu cầu về vận chuyển là rất cao khi hàng hóa cần được vận chuyển cẩn thận, an toàn và một số mặt hàng yêu cầu xe lạnh để vận chuyển. Các mức phí dịch vụ công ty đưa ra dựa vào sự tìm hiểu và cân nhắc giữa các chi phí như giá cả thị trường, việc hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình giao nhận hàng hóa, các phụ phí đi kèm. Tuy nhiên, với mức phí của Airseaglobal vẫn còn khá cao so với mặt bằng chung. Vì vậy, cũng là một yếu tố đáng lo ngại cho khách hàng.
3.3.2.3 Năng lực cạnh tranh chưa cao
Trong bối cảnh hiện nay, áp lực cạnh tranh rất lớn từ việc hội nhập quốc tế, sự lớn mạnh không ngừng của thị trường và sự ra đời của nhiều công ty cùng ngành cũng như đòi hỏi ngày càng tăng từ phía khách hàng đã và đang đặt ra những thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp logistics của Việt Nam trong việc khẳng định vị trí, nâng cao khả năng cạnh tranh để mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Hiện có khoảng 4.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, trong đó khoảng 70% tập trung ở TP HCM và các tỉnh lân cận. Các doanh nghiệp chia
làm 3 nhóm chính: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Điều này ảnh hưởng đáng kể đến tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Năng lực cạnh tranh của Airseagloabal chưa cao, các lô hàng diễn ra với tần suất chưa thực sự đều đặn, chịu áp lực cạnh tranh lớn và khá lép vế so với những công ty giao nhận có kinh nghiệm lâu năm và uy tín cao trên thị trường.
3.3.2.4 Trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Tại Airseaglobal, đội ngũ lao động được đánh giá là trình độ còn non yếu, vẫn còn thiếu các kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết nên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu hội nhập. Thực tế hoạt động ở công ty cho thấy rằng những sai sót thiệt hại gây ra cho Công ty hầu hết là do nhận viên thiếu kinh nghiệm và hạn chế về trình độ chuyên môn. Và bên cạnh đó, hiệu quả làm việc cũng chưa phản ánh đúng thực lực của công ty.
Trong quá trình tuyển dụng, công ty chưa thực sự chú ý đến chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm thực tế của nhân viên. Mặc dù phần lớn số nhân viên trong công ty tốt nghiệp trình đọ đại học khối kinh tế và quản trị kinh doanh, nhưng trong số đó hầu hết mới chỉ biết một ngoại ngữ, có người chưa thông thạo một ngoại ngữ.
Khi công việc quá tải và phân công lao động không ổn định dễ xảy ra sự nhầm lẫn trong quá trình làm việc của nhân viên.
3.3.2.5 Chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên được nâng cao, đổi mới. Do những yếu kém, hỏng hóc thường xuyên trong trang thiết bị, máy móc văn phòng, cơ sở vật chất kỹ thuật cùng với việc còn hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ trong công ty dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, chưa được hiện đại hóa.
3.3.3 Nguyên nhân
3.3.3.1 Đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt
Thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ kéo theo sự tăng lên liên tục của các