Sở Công Thương Hà Nội hiện tại chưa có phòng ban chuyên trách, thực hiện công tác đấu thầu cho các dự án của Sở. Sau khi được phân bổ nguồn vốn, các phòng, đơn vị trực thuộc Sở có nhiệm vụ hoàn thành từ khâu xây dựng dự toán chi tiết tới các bước đấu thầu. Cụ thể tại Phòng Quản lý công nghiệp, có 1 chuyên viên được giao kiêm nhiệm việc rà soát, xây dựng dự toán cho các dự án; các chuyên viên thực hiện dự án phối hợp cùng đồng chí này và các phòng khác theo quy định để triển khai dự án được giao. Trong giai đoạn trước khi đăng tải hồ sơ yêu cầu, các Phòng, đơn vị tham vấn với Phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp trước khi trình Ban giám đốc ban hành quyết định.
Với quy trình phân nhiệm vụ như vậy, các Phòng, đơn vị phải chủ động đào tạo nhân sự chuyên môn để kiêm nhiệm công tác đấu thầu và quản lý dự án, hoặc cần thuê các đơn vị tư vấn đấu thầu và thẩm định thầu cùng hỗ trợ triển khai. Trong quá trình đấu thầu, bộ phận nhân sự phụ trách đấu thầu gặp phải một số khó khăn. Tuy rằng số người trong bộ phận nhân sự đã đủ để đáp ứng yêu cầu số lượng gói thầu và khối công việc, như đã nói ở trên, một phần nhân sự chưa có đủ kinh nghiệm đấu thầu thực tế, cần được bổ sung kiến thức và chương trình huấn luyện
35 để nâng cao năng lực hơn nữa. Đây là một thách thức cho các phòng chuyên môn khi các chuyên viên, cán bộ tại phòng chuyên môn hầu như không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ đấu thầu. Sở đã quan tâm và bố trí gửi cán bộ tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về đấu thầu của Thành phố tổ chức; tuy nhiên, các lớp tập huấn tổ chức đại trà thường về các lĩnh vực dự án đặc thù ngành khác như xây dựng, đầu tư. Vì vậy, các chuyên viên chủ yếu học qua trao đổi kinh nghiệm với các cán bộ đã thực hiện dự án năm trước và dần xây dựng tài nguyên về kiến thức, văn bản, .. cho mình.Việc học từ công việc thực tế giúp các chuyên viên mới nhận nhiệm vụ nhanh chóng cải thiện kĩ năng, nhưng đồng thời cũng tăng khả năng xảy ra sai sót và kéo dài quá trình hoàn thành mỗi bước. Ngoài ra, số lượng nhân sự tại mỗi phòng cũng không đủ để phân công một cán bộ chuyên trách, nên mỗi chuyên viên phụ trách dự án nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ quá trình đấu thầu, kí kết, triển khai, nghiệm thu của dự án đó. Trung bình mỗi chuyên viên đảm nhận 3-4 dự án/năm, nên khi các dự án cùng triển khai có thể gây ra tình trạng dồn ứ công việc.