- Cập nhật thông tin liên tục, xây dựng hệ thống giám sát đánh giá tránh sự móc ngoặc giữa các nhà thầu. Việc quản lý các nhà thầu và các quan hệ của các nhà thầu gần như nằm ngoài khả năng của Sở Công Thương Hà Nội. Tuy nhiên thông qua các hoạt động theo dõi tình hình hoạt động nhà thầu, cập nhật thông tin liên tục sẽ cải thiện phần nào việc giám sát đánh giá tính minh bạch giữa các nhà thầu
3.2.2. Nhóm giải pháp rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả quy trình đấu thầu thầu
3.2.2.1. Cải tiến quy trình phối hợp và phân chia nhiệm vụ trong nội bộ
a. Xây dựng bộ phận chuyên trách về đấu thầu
Việc xây dựng một phòng ban chuyên trách về đấu thầu là cần thiết đối với Sở Công Thương Hà Nội, nhất là trong giai đoạn các dự án của Sở Công Thương Hà Nội ngày càng tăng cả về số lượng và quy mô. Phòng ban này sẽ chuẩn hóa các khâu trong quy trình đấu thầu của Sở Công Thương Hà Nội, trực tiếp theo dõi và tham gia các bước của quy trình đấu thầu. Qua đó những vướng mắc, bất cập sẽ được giải quyết và tháo gỡ một cách nhanh chóng, mang tính chính xác cao và đồng đều giữa các dự án, phòng chuyên môn khác nhau, từ đó khắc phục được sự chồng chéo trong quan điểm và cách sử lý giữa các tổ đấu thầu được thành lập tạm thời như hiện nay.
Bộ phận này sẽ hoạt động độc lập tương đối với các Phòng/Ban khác nhằm đánh giá, giám sát, thẩm quy trình tổ chức đấu thầu, tránh tình trạng chồng chéo trong quản lý đấu thầu. Đồng thời, bộ phận này cũng tổng kết tính toán hiệu quả của công tác đấu thầu về mặt chi phí và đúng nguyên tắc, chỉ ra những thiếu sót và phê bình các cá nhân kém năng lực, đưa ra các biện khắc phục cho công tác đấu thầu sắp tới.
b. Phân cấp trách nhiệm cụ thể rõ ràng với các bộ phận
Hiện nay, việc phân cấp chồng chéo dẫn đến một số sai lầm trong quản lý và tổ chức đấu thầu; từ đó, khi có vấn đề thì việc qui kết trách nhiệm không được rõ ràng, cụ thể. Quy định trách nhiệm, phân cấp quản lý rõ ràng đối với các cá nhân tham gia công tác đấu thầu cũng giúp thúc đẩy công tác đấu thầu hoàn thiện hơn. Những cán bộ làm công tác đấu thầu thường chịu áp lực từ các mặt trái (như ham muốn chuộc lợi, tư tình riêng…); do đó cần có những quy định mang tính răn đe, cảnh báo nghiêm khắc nhưng phù hợp định hướng rõ ràng với người làm công tác đấu thầu.
79 Sở Công Thương cần phân cấp tới từng phòng ban, từng cán bộ, gắn trách nhiệm với hoạt động đấu thầu để tăng hiệu quả trong đấu thầu. Hoạt động đấu thầu cần phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, hạn mức kỹ thuật giữa các đơn vị, phải phối hợp giữa các bên trong cả quy trình đấu thầu như kĩ thuật, tài chính, các cán bộ chuyên gia đấu thầu.. đồng thời phân định rõ trách nhiệm của các bên (có thể được ghi trên văn bản). Một số biện pháp có tính ứng dụng khi triển khai có thể đưa vào như lập báo cáo cuối cùng phân chia trách nhiệm cho từng đơn vị; qui định thời gian, hạn định trách nhiệm cho từng đơn vị. Nếu chậm ở khâu nào thì khâu đó phải chịu trách nhiệm, không đổ lỗi cho nhau.
Tuy nhiên, giữa các thành viên vẫn phải có sự hợp tác, liên kết chặt chẽ phối hợp giúp đỡ nhau trong công việc. Khi có vấn đề phát sinh thì cần nhanh chóng tìm ra cách giải quyết đúng thẩm quyền, đúng trách nhiệm. Trong những trường hợp đặc biệt cần đạt hiệu quả về thời gian, nên có giải pháp để giảm bớt các thủ tục hành chính để đảm bảo tiến độ công việc.
c. Cải tiến quy trình thực hiện công tác đấu thầu giữa các bộ phận
Do chưa có phong ban phụ trách đấu thầu chuyên trách và do đảm bảo các yêu cầu về việc thực hiện và thanh, kiểm tra theo giai đoạn, quy trình đấu thầu tại Sở Công Thương đang được rải rác, phân chia phối phợp giữa 3 bộ phận là Phòng chuyên môn, Phòng kế hoạch tài chỉnh tổng hợp, và bộ phận Kế toán (Chi tiết tại Bảng 2.3). Việc không thể liên đới các bộ phận ngay từ bước đầu triển khai đấu thầu dẫn tới nhiều vướng mắc khó giải quyết sau này. Phòng KHTCTH là bộ phận kiểm tra cuối cùng và trình KHLCNT và Hồ sơ yêu cầu lên lãnh đạo, nhưng phòng này lại không tham gia cùng phòng chuyên môn ngay từ khâu phân chia dự án và làm việc cùng tư vấn, cũng như làm rõ các yêu cầu, hướng dẫn phòng chuyên môn các tiêu chí cụ thể để đánh giá Hồ sơ yêu cầu. Tương tự, bộ phận Kế toán được yêu cầu kí nháy hợp đồng trước khi trình Lãnh đạo, nhưng lại không được liên đới, yêu cầu cho ý kiến từ bước mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu. Một số trường hợp, tại bước kiểm định hợp đồng, bộ phận Kế toán mới bắt đầu đặt yêu cầu cần có của nhà thầu để phù hợp với dự toán và có khả năng thanh toán. Việc này dẫn tới một bước nữa cần sửa chữa, và trong một số gói thầu thì không thể sữa chữa được nếu liên quan tới các chi tiết trọng yếu đã được đăng tải trong hồ sơ dự thầu, không thể thương thảo.
Trong thời gian Sở chưa có bộ phận chuyên trách đấu thầu, Sở nên có văn bản quy định rõ trách nhiệm tại từng bước của quy trình đấu thầu, chi tiết tới các mức độ, loại trách nhiệm như “trách nhiệm thực thi”, “trách nhiệm kiểm tra”, “trách nhiệm nắm bắt”, “trách nhiệm giải trình” (tham khảo ma trận gán trách
80 nhiệm RACI) tại các bước. Các bộ phận KHTCTH và Kế toán cần có văn bản nội bộ hướng dẫn cách thức giao nhận hồ sơ, đầu mối phân công nội bộ, tiêu chí đánh giá, cách xử lí các tình huống đặc biệt, các trường hợp/lỗi cần tránh để các phòng chuyên môn chủ động nắm bắt trước khi tiến hành đấu thầu. Đặc biệt, cần có sự trao đổi thông tin giữa 2 bậc quản lí tài chính (Kế toán 1 tại phòng KHTCTH và Kế toán 2 tại bộ phận Kế toán) để đảm bảo thống nhất về yêu cầu và hướng dẫn cho phòng chuyên môn, tránh trường hợp yêu cầu về nhà thầu của 2 bậc chênh nhau, khiến phòng chuyên môn phải sữa chữa, thay đổi.
3.2.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ trực tiếp thực hiện đấu thầu
Các chuyên viên trực tiếp chịu trách nhiệm cho các gói thầu cần phải được trang bị đầy đủ các kiến thức về đấu thầu cũng như kiến thức chuyên môn. Đó là sự nhận thức toàn diện về các mặt của dự án bao gồm cả chuyên môn và các lĩnh vực có liên quan. Thực tế tại Sở có một số nhân viên vẫn chưa được đào tạo bài bản về đấu thầu, vì vậy khi gặp một vài vấn đề còn khá lúng túng. Để nâng cao chất lượng chuyên môn của cán bộ, Sở có thể mời các chuyên gia giỏi về đào tạo bồi dưỡng cho các nhân viên hoặc có thể cử các nhân viên đi học các khóa ngắn hạn về đào tạo nghiệp vụ đấu thầu. Khi có sự thay đổi trong quy chế đấu thầu cần có kế hoạch phổ biến cho tất cả các thành viên nhằm nắm bắt vận dụng sao cho có hiệu quả.
Do đã trải qua nhiều lần sát nhập, mỗi phòng trong Sở đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ có thể riêng rẽ, chưa có nhiều sự liên thông hỗ trợ nhau; do đó các lãnh đạo phòng cũng cần phải hiểu rõ kỹ năng sở trường, tính cách của từng cá nhân để có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả, giao đúng người đúng việc, và các cán bộ, nhân viên cũng sẽ phát huy hết năng lực của mình để hoàn thành chương trình. Ví dụ, tại phòng Quản lý công nghiệp, các cán bộ thuộc nhóm về công nghiệp sẽ không có nhiều chuyên môn về hoá chất – an toàn môi trường và ngược lại. Lãnh đạo Phòng có thể cân nhắc để giao nhiệm vụ theo nhóm để mỗi nhóm có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình và dần luân chuyển để các nhóm có thể chia sẻ và học hỏi lĩnh vực mới.
Các dự án luôn thay đổi và phát triển theo do đó công tác đấu thầu dự án mà Sở Công Thương Hà Nội thực hiện cũng sẽ thay đổi liên tục. Việc các dự án đòi hỏi chuyên môn cao hoặc những nội dung chưa từng áp dụng cho bất kì dự án nào thực hiện trước đây sẽ thường xuyên xảy ra. Vì vậy các nhà quản lý dự án hay các phòng chuyên môn thực hiện dự án phải thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi, chia sẻ thông tin kiến thức mới cho toàn bộ nhân viên là việc làm cần thiết cho sự
81 định hướng phát triển bền vững trong tương lai. Tất cả kinh nghiệm, kiến thức về thực hiện các thủ tục đấu thầu đều có tính ứng dụng cao, nên được chia sẻ trong nội bộ phòng, dù là ở các dự án, lĩnh vực khác nhau để nâng cao khả năng thực thi của Phòng. Mục tiêu là tất cả công việc khi tiến hành mở thầu trong một chương trình, dự án sẽ được thực hiện một cách đồng bộ và có tính liên tục, đảm bảo tiến độ của từng gian đoạn và toàn bộ chương trình, dự án sẽ hoàn thành đúng thời gian đã đề ra.
Lãnh đạo Sở và phòng cũng cần có các phương án đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm kịp thời nhằm chuẩn bị cho các chương trình, dự án mới, đồng thời tạo động lực cho các cá nhân phấn đấu tự nghiên cứu tìm hiểu các giải pháp, công cụ mới theo tinh thần đổi mới, sáng tạo. Việc cử cán bộ đi học các lớp đào tạo về đấu thầu là rất đáng hoan nghênh. Tuy nhiên, các lớp học của năm 2020- 2021 chủ yếu do Sở Kế hoạch và Đầu tư tổ chức, nên nội dung đi sâu vào các dự án đầu tư – xây dựng, cụ thể vào việc tính toán các yêu cầu cho nhà thầu xây dựng. Điều này không thực sự giúp ích cho việc ứng dụng tại Sở Công thương. Việc lựa chọn lớp học cần thực tiễn hơn, lắng nghe nhu cầu của chính cán bộ thực hiện để có hiệu quả tốt nhất. Các dự án tại Sở công thương thường nằm trong lĩnh vực hỗ trợ doanh nghiệp, tư vấn, mua sắm,..vì thế Sở nên lựa chọn những lớp đấu thầu phù hợp, giúp học viên được tìm hiểu các luật liên quan, trải nghiệm công tác xây dựng hồ sơ mời thầu và các bước chấm thầu. Những trải nghiệm và kiến thức như vậy sẽ giúp cán bộ Sở Công thương chủ động trong công việc, giảm bớt sự phụ thuộc vào đơn vị tư vấn thầu tại các bước xây dựng hồ sơ mời thầu hay đánh giá hồ sơ dự thầu.