nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Sở Công Thương Hà Nội
Căn cứ văn bản số văn bản số 2140/SCT-KHTCTH ngày 25/5/2020 của Sở Công Thương, quy trình thực hiện đấu thầu và lựa chọn nhà thầu đã được công bố, hướng dẫn một cách công khai và rõ ràng. Bảng 2.3 dưới dây tổng hợp sơ lược nội dung văn bản hướng dẫn trên. Có thể thấy, quy trình thực hiện đấu thầu cơ bản đi qua các bước: lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT), chỉ định đơn vị tư vấn, xây dựng hồ sơ yêu cầu (HSYC – hoặc tên gọi tương ứng với hình thức lựa chọn nhà thầu), mở đầu và đánh giá hồ sơ đề xuất (HSĐX), ra kết quả lựa chọn nhà thầu.
Quy trình cho thấy để một dự án hoàn thành công tác đấu thầu, cần sự phối hợp thực hiện của phòng chuyên môn (CM), hỗ trợ của đơn vị tư vấn thầu, và sự thẩm định, kiểm duyệt nội bộ của phòng Kế hoạch tài chính tổng hợp (KHTCTH) trong hầu như tất cả các bước ra văn bản Quyết định.
Tác gỉả đã thực hiện một khảo sát với 21 chuyên viên phòng Quản lý công nghiệp, 10 chuyên viên phòng Quản lý thương mại, 2 chuyên viên phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp để tìm hiểu thực tế triển khai các bước quy trình trên. Trong giới hạn luận văn này, tác giả đi vào phân tích ba bước là “Lập và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu”, “Lập và phê duyệt Hồ sơ yêu cầu”, và “Thương thảo hợp đồng”. Đây là 3 bước cốt yếu, có mặt tại quy trình của tất cả các gói thầu và có nhiều khó khăn nhất khi thực hiện quy trình đấu thầu.
36
Bảng 2. 5. Tóm lược các bước quy trình thực hiện đấu thầu tại Sở Công Thương Hà Nội
Giai đoạn Bước triển khai
Chịu trách nhiệm Phối hợp đơn vị tư vấn Chỉ định thầu Chào hàng
cạnh tranh Đấu thầu Rộng rãi
TT RG TT RG 1 GĐ – 1 túi hồ sơ 1 GĐ – 2 túi hồ sơ KHLCNT Nộp tờ trình CM x x x x x x
Hoàn thành báo cáo thẩm định KHTCTH x x x x x x
Trình Quyết định và phát hành KHTCTH x x x x x x Đăng tải CM x x x x x x Chọn đơn vị tư vấn thầu Nộp tờ trình CM x x x x x Trình Quyết định và phát hành KHTCTH x x x x x Lập HSYC (hoặc tương đương) Lập HSYC CM x x x x x x Thẩm định HSYC KHTCTH x x x x x x Nộp tờ trình CM x x x x x Trình Quyết định và phát hành KHTCTH x x x x x Đăng tải CM x x x x x
Gửi thư mời thầu CM x x
Phát hành HSYC CM x x x Mở thầu và chấm thầu Mở thầu CM x x x x x Đánh giá HSĐX CM x x x x x x Tờ trình và QĐ xếp hạng nhà thầu CM x x x x
37
Giai đoạn Bước triển khai
Chịu trách nhiệm Phối hợp đơn vị tư vấn Chỉ định thầu Chào hàng
cạnh tranh Đấu thầu Rộng rãi
TT RG TT RG 1 GĐ – 1 túi hồ sơ 1 GĐ – 2 túi hồ sơ Mở thầu (vòng 2) CM x x Đánh giá HSĐX (vòng 2) CM x x Tờ trình và QĐ xếp hạng nhà thầu (vòng 2) CM x x
Thương thảo Gửi công văn mời thương thảo CM x x x x x x
Thương thảo hợp đồng CM x x x x x x
Ra kết quả
Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu CM x x x x x x
Nộp tờ trình CM x x x x x x
Trình Quyết định phê duyệt kết quả lựa
chọn nhà thầu và phát hành KHTCTH x x x x x x
Gửi Công văn thông báo & Đăng tải CM x x x x x
Kí hợp đồng Kí hợp đồng chính thức CM, KT
38
2.2.1.1 Lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu (KHLCNT):
a. Quy trình lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Sau khi có Kế hoạch thực hiện hoặc Chương trình thực hiện được Thành phố và Sở ban hành, cùng với ngân sách tổng được Sở Tài chính phê duyệt, phòng chuyên môn nghiên cứu nhiệm vụ được giao, nguồn lực sẵn có (con người, thời gian, tài chính), sau đó xây dựng dự thảo Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, gửi tờ trình sang Phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp. Dựa trên Tờ trình này, phòng Kế hoạch - Tài chính - Tổng hợp thẩm định, đảm bảo việc chia dự án thành các gói thầu một cách hợp lý, không vượt ngân sách, và đầy đủ thông tin về giá trị, phương thức, hình thức đấu thầu phù hợp…
Việc thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được căn cứ trên một số nội dung như:
- Các chủ trương, kế hoạch liên quan
- Các văn bản giải trình, bổ sung trong quá trình thẩm định dự án - Dự toán, tổng dự toán được duyệt
- Khả năng cung cấp vốn
- Khả năng thực thi trong thời gian quy định - Các văn bản pháp lý có liên quan…
Tiếp đó, phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp sẽ dự thảo Quyết định và trình lên ban Giám đốc phê duyệt (cấp kí duyệt phụ thuộc theo quy mô giá trị, khối lượng, tính chất của dự án được đấu thầu) để ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
b. Nội dung của Tờ trình và Quyết định phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Văn bản trình duyệt kế hoạch đấu thầu bao gồm những nội dung sau đây: + Phần công việc đã thực hiện bao gồm những công việc liên quan tới chuẩn bị dự án với giá trị tương ứng và căn cứ pháp lý để thực hiện.
+ Phần công việc không áp dụng được một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu.
+ Phần kế hoạch đấu thầu bao gồm những công việc hình thành các gói thầu được thực hiện theo một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu. Nêu cơ sở của việc chia dự án thành các gói thầu. Việc phân chia dự án thành các gói thầu được thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu, bảo đảm quy mô gói thầu không quá nhỏ hoặc quá lớn làm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu. Trường hợp không áp dụng đấu thầu rộng rãi, áp dụng các hình thức đấu thầu khác thì phải nêu rõ lý do.
39
Bảng 2. 6. Các mục nội dung gói thầu trong KHLCNT
Tên gói thầu Thể hiện tính chất, nội dung và phạm vi công việc của
gói thầu, phù hợp với nội dung nêu trong dự án.
Giá gói thầu
Được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Giá gói thầu được xác định trên cơ sở khối lượng công việc thực hiện hoàn chỉnh nhân với giá và định mức do Nhà nước ban hành đối với từng hạng mục mặt hàng.
Nguồn vốn
Nguồn vốn dành cho các dự án tại Sở Công thương tuân theo các thông tư quy định về định mức, hạn mức, quy chế chi ban hành bởi Sở Tài Chính. Đa số các dự án do nguồn vốn của Nhà nước chi trả 100%. Một số nội dung có thể tuân theo các định mức chi riêng, trong đó Nhà nước chi trả một phần và huy động nguồn lực xã hội, doanh nghiệp một phần. Cụ thể tại Phòng Quản lý Công nghiệp, các nội dung thuộc chương trình phát triển công nghiệp hỗ trợ phải tuân theo quy chế chi tại Thông tư 29, trong đó một số nội dung nhà nước chỉ chi 70%.
Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu
Lựa chọn hình thức và phương thức đấu thầu tùy vào tính chất gói thầu và số lượng nhà thầu đáp ứng trên thị trường cũng như nhu cầu của Sở Công Thương Hà Nội.
Thời gian lựa chọn nhà thầu
Nêu thời gian tổ chức thực hiện việc lựa chọn nhà thầu thực hiện gói thầu để bảo đảm tiến độ của gói thầu.
Hình thức hợp đồng
Tùy theo tính chất của gói thầu, xác định các hình thức hợp đồng áp dụng đối với hợp đồng cho gói thầu theo quy định của Luật Đấu thầu và văn bản Pháp luật khác như Luật Xây dựng, Luật Thương mại ...
Thời gian thực hiện hợp đồng
Thời gian thực hiện hợp đồng phải bảo đảm việc thực hiện gói thầu phù hợp với tiến độ thực hiện dự án, mức độ cấp thiết của hàng hóa, dịch vụ tư vấn.
40 c. Đánh giá thực tế
Việc nộp tờ trình chính là bước khởi động cho toàn bộ quá trình đấu thầu của dự án, giúp phòng chuyên môn định hình cách thức và mục tiêu của mỗi gói thầu trước khi triển khai. Một KHLCNT được duyệt cần đáp ứng hai yêu cầu chính: phân chia các gói thầu trong cùng chương trình một cách hợp lí, và mỗi gói thầu đều có đẩy đủ thông tin.
Về việc phân chia các phần công việc và phân chia các gói thầu, tổng giá trị các phần công việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu và phần công việc thuộc kế hoạch đấu thầu không được vượt tổng mức đầu tư của dự án. Đối với những chương trình lớn, nhiều nội dung, phòng chuyên môn phải chia ra nhiều đợt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu để triển khai để đảm bảo tiến độ. Do tất cả các Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đều phải đăng tải công khai lên mạng đấu thầu quốc giá, việc rà soát đảm bảo cân đối giữa các nội dung trong cùng một chương trình là rất cần thiết, tránh việc sai lệch thiếu nhất quán giữa các đợt KHLCNT của cùng 1 chương trình lớn.
Trên thực tế triển khai, các phòng chuyên môn thường mất rất nhiều thời gian để đi tới việc hoàn thiện tờ trình KHLCNT. Trong các nội dung của Tờ trình, các mục khó xác định nhất là lựa chọn tên gói thầu, phương thức, hình thức đấu thầu và thời gian thực hiện gói thầu:
- Lựa chọn tên gói thầu: một số gói còn gặp nhiều khó khăn, có tên không phù hợp gây nhầm lẫn về phạm vi gói thầu.
- Về Phương thức và hình thức đấu thầu: Luật Đấu thầu có định nghĩa cho các loại hình này, tuy nhiên chưa có ví dụ cụ thể, đặc biệt giữa dịch vụ tư vấn và phi tư vấn. Hầu như các chuyên viên truyền đạt kinh nghiệm cho nhau, dẫn tới khả năng sai sót và phải sửa lại khi tới thẩm định. Việc xác định gói thầu nào áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh không được rõ ràng, thực hiện còn tùy tiện, vấp phải nhiều ý kiến trái ngược. Một số trường hợp gói thầu được áp dụng chỉ định thầu với lý do không hợp lý do điều kiện chỉ định thầu không rõ ràng. Đối với gói thầu thuê tư vấn, chuyên viên phụ trách có thể khó xác định được sản phẩm dịch vụ nào thuê tư vấn, thuê tư vấn kỹ thuật cao. Đôi khi, chuyên viên đưa về gói thầu thuê tư vấn kỹ thuật cao với mục đích dễ đánh giá (do chỉ đánh giá về kỹ thuật, không phải đánh giá tài chính và tổng hợp).
- Về thời gian thực hiện gói thầu: phòng chuyên môn thường ước lượng dựa tiến độ triển khai dự án dự kiến. Tuy nhiên, do quá trình từ lúc xây dựng hồ sơ yêu cầu tới lúc đăng tải và mở thầu thường kéo dài hơn dự tính, khiến thời gian thực
41 hiện gói thầu bị sai lệch so với khả năng thực tế. Ví dụ, gói thầu X có thời gian dự tính là 3 tháng và được kí KHLCNT từ tháng 9. Tuy nhiên do khâu đấu thầu diễn ra nhiều vướng mắc, tới tháng 11 gói thầu mới mở thầu và có quyết định lựa chọn nhà thầu. Lúc này, nhà thầu được kì vọng chỉ còn 2 tháng để thực hiện nội dung. Sự điều chỉnh này phải được thống nhất tại bước Thương thảo hợp đồng – cũng là một trong các lí do khiến bước này rất quan trọng và cần lưu ý.
Ngoài ra, phòng chuyên môn còn gặp một khó khăn tuy không trực diện nhưng có vai trò quyết định: việc ra Tờ trình KHLCNT phụ thuộc gần như hoàn toàn vào mức độ hoàn chỉnh của dự toán. Trong KHLCNT, phòng chuyên môn phải có giá chính xác của gói thầu, các chi phí kèm theo ngoài dự án chính (ví dụ gói tư vấn thầu và tư vấn thẩm tra). Vì các KHLCNT đều phải công khai, không thể sửa chữa, nên quyết định chia một dự án thành nhiều KHLCNT mất nhiều thời gian để đảm bảo tính chính xác cuối cùng. Đôi khi 1 số dự án đã có thể hoàn thành KHLCNT trước nhưng vẫn phải đợi các dự án khác để cùng trình trong một bản KHLCNT. Điều này dẫn tới những thời điểm các phòng ban ồ ạt nộp tờ trình, gây quá tải cho bộ phận thẩm định.
Cuối cùng, thời gian Sở Công thương đang quy định cho giai đoạn này đang quá dài (20 ngày). So với thời gian dành cho một số nhiệm vụ phía sau, con số này chưa hợp lí. Ví dụ, việc thẩm định hồ sơ yêu cầu phải hoàn thành trong 7-10 ngày. Hầu như tờ trình KHLCNT đều phải qua chỉnh sửa nhiều lần giữa phòng chuyên môn và phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp, thời gian này khiến việc phản hồi bị đình trệ, và phòng chuyên môn không chủ động được tiến độ của các công đoạn tiếp theo.
2.2.1.2 Lập và phê duyệt Hồ sơ yêu cầu/Hồ sơ mời thầu (HSYC)
Theo điều 217 Luật Thương mại năm 2005 , bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra. Việc sơ tuyển nhà thầu là nhằm đảm dảo rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu. Do đặc trưng về quy mô và tính chất nên các gói thầu ở Sở Công thương thường không thực hiện giai đoạn sơ tuyển nhà thầu, tiến tới bước lập hồ sơ mời thầu/ hồ sơ yêu cầu ngay sau khi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.
42
a. Quy trình lập hồ sơ mời thầu:
Việc lập Hồ sơ yêu cầu/Hồ sơ mời thầu (HSYC) do phòng, đơn vị chuyên môn tự thực hiện, sau đó được chuyển qua Phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp thẩm định trực tiếp trước khi xây dựng Tờ trình và dự thảo Quyết định lên Lãnh đạo Sở phụ trách quản lý trực tiếp của Phòng chuyên môn đó. Lãnh đạo Sở sẽ căn cứ tờ trình để kí quyết định phê duyệtt Hồ sơ mời thầu theo quy định tại Điều 60 của Luật Đấu thầu. Quyết định này cũng được đăng tải công khai trên mạng đấu thầu cùng Hồ sơ mời thầu.
Việc thẩm định HSMT/HSYC được căn cứ trên một số nội dung như:
- Quyết định đầu tư và các tài liệu là cơ sở để quyết định đầu tư; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư;
- Kế hoạch đấu thầu được duyệt;
- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật có liên quan; Điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn ODA;
- Các chính sách của Nhà nước về thuế, tiền lương, ưu đãi trong đấu thầu quốc tế hoặc các quy định khác có liên quan.
Trường hợp gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì tổ chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án căn cứ các văn bản liên quan để lập hồ sơ mời thầu trình Tổng giám đốc/ Hội đồng quản trị phê duyệt.
b. Nội dung hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu trong Sở bao gồm các nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 32 của Luật Đấu thầu; trong đó phải bao gồm các yêu cầu quan trọng (điều kiện tiên quyết) để loại bỏ hồ sơ dự thầu. Nhà thầu vi phạm chỉ một trong số các điều kiện tiên quyết quy định trong hồ sơ mời thầu sẽ bị loại và hồ sơ dự thầu không được xem xét tiếp. Các nội dung tiêu biểu cần lưu ý trong 1 hồ sơ yêu cầu tại Sở bao gồm:
➢Yêu cầu về mặt kỹ thuật:
Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh