tiêu biểu của Sở Công Thương Hà Nội.
Trong phạm vi phân tích của luận văn, tác giả lựa chọn những dự án được bắt đầu thực hiện lần đầu trong giai đoạn 2019-2020 và có chủ trương tiếp tục triển khai trong năm 2021 để đánh giá hiệu quả lần đấu thầu năm đầu tiên và thấy sự kế thừa của năm triển khai thứ 2. Những dự án này cũng đa dạng về kết quả và quá trình triển khai, giúp đưa góc nhìn đại diện cho thực trạng tình hình thực hiện đấu thầu của các dự án.
48
2.2.1.4 Gói thầu Tuyền truyền cho Hội chợ sản phẩm công nghiệp hỗ trợ Hà Nội 2020
Bảng 2. 8. Tóm tắt gói thầu "Tuyền truyền cho Hội chợ sản phẩm công nghiệp hỗ trợ Hà Nội 2020"
Thuộc
Chương trình Chương trình phát triển CNHT thành phố Hà Nội năm 2020
Mục tiêu
Giới thiệu, quảng bá về Hội chợ sản phẩm công nghiệp hỗ trợ hà Nội 2020 và mời các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp hỗ trợ tham gia.
Nội dung
- Giá gói thầu: 92.648.000 VNĐ
- Giá trúng thầu: 92.648.000 VNĐ (tỉ lệ tiết kiệm: 0%) - Thời gian yêu cầu hoàn thiện: trước khi hội chợ diễn ra (giữa tháng 11/2020)
Kết quả
- Hình thức: chỉ định thầu rút gọn - Giá trị nghiệm thu: 92.648.000 VNĐ
- Kết quả sản phẩm bàn giao: đạt yêu cầu về chất lượng và tiến độ
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Gói thầu này đã được thực hiện thành công từ việc đấu thầu, triển khai tới nghiệm thu, thanh toán. Bản thân gói thầu có yêu cầu đơn giản, rõ ràng về mặt sản phẩm, quy ra số lượng bài báo, phóng sự, poster theo yêu cầu nên không khó khăn khi xây dựng HSYC. Tuy nhiên, gói thầu này là ví dụ điển hình cần rút kinh nghiệm khi xây dựng Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, cần có phương thức và hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với dự án của mình để có thể tối đa hiệu quả, giảm chi phí và tiết kiệm nguồn lực, thời gian.
Đầu tiên, căn cứ Kế hoạch thực hiện chương trình phát triển CNHT thành phố Hà Nội năm 2020 của Thành phố, nội dung “Tuyền truyền cho Hội chợ sản phẩm công nghiệp hỗ trợ Hà Nội 2020” là một chuyên đề con của cả gói “Tuyên truyền cho chương trình phát triển CNHT thành phố Hà Nội năm 2020” với tổng giá trị từ NSNN là 352.000.000 VNĐ. Như vậy, Sở cần tổ chức đấu thầu cạnh tranh với gói thầu lớn này. Tuy nhiên, việc phê duyệt dự toán cho các nội dung trong gói tuyên truyền lớn có nhiều sự cố, nội dung tuyên truyền cho hội chợ không thể triển khai sớm từ tháng 8/2020 như kế hoạch để kịp cho Hội chợ dự kiến vào tháng 10/2020. Tới cuối tháng 9/2020, Phòng Quản lý công nghiệp quyết định tách
49 riêng nội dung này ra một gói thầu riêng để thực hiện theo hình thức chỉ định thầu rút gọn.
Như đã phân tích ở Mục 2.3.2.1, việc tách gói thầu như vậy phải đảm bảo về khối lượng gói thầu (dưới 100 triệu), đảm bảo tính cạnh tranh, không được xé nhỏ gói thầu,…Phòng QLCN đã phải tham vẫn với Phòng Kế hoạch tài chính tổng hợp và đơn vị tư vấn thầu để đảm bảo không ảnh hưởng tới tiến độ và tính công minh của các nội dung còn lại của gói thầu Tuyên truyền lớn, tiến hành chỉ định thầu với nội dung Tuyền truyền cho Hội chợ sản phẩm công nghiệp hỗ trợ Hà Nội 2020 và thực hiện đấu thầu cạnh tranh công khai với phần còn lại của nội dung Tuyên truyền.
Việc triển khai này cho thấy rõ đặc trưng của hình thức chỉ định thầu, ưu điểm và cả rủi ro liên quan. Hình thức chỉ định thầu đặc biệt tiện lợi khi áp dụng với gói thầu quy mô nhỏ, nội dung đơn giản. Trong đó quy trình chỉ định thầu rút gọn rất phù hợp với các nội dung có thời gian triển khai ngắn, cần gấp, hoặc công việc khối lượng và độ phức tạp không cao, nếu tổ chức đấu thầu công khai sẽ tốn nguồn lực và chi phí không cần thiết. Song hành với ưu điểm này là trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc xây dựng nội dung quy mô gói thầu đảm bảo tính công bằng, việc lựa chọn nhà thầu thực hiện đảm bảo hiệu quả về công việc và giá trị đầu tư của nhà nước. Việc chỉ định thầu rút gọn đã miễn bước liên quan tới hồ sơ dự thầu, nên giá trị trúng thầu bằng giá trị gói thầu, không đem lại tiết kiệm cho ngân sách nhà nước.
Việc thực hiện thành công gói thầu này đã đem tới kinh nghiệm cho phòng chuyên môn trong việc xây dựng và điều chỉnh Kế hoạch lựa chọn nhà thầu từ giai đoạn đầu, tránh để lồng ghép các nội dung không hợp lí, gây tình trạng chờ đợi, chậm tiến độ nói chung. Đây là lỗi có thể thường xuyên xảy ra trong quá trình xây dựng dự toán, khi phòng chuyên môn thường ghép các nội dung tương đương vào cùng một gói lớn mà chưa tính tới yêu cầu của mỗi gói khi triển khai. Nếu vì mục tiêu đơn giản hoá dự toán và giảm số gói thầu mà giữ nguyên việc gộp nhiều nội dung, phòng chuyên môn cần tính toán đặc điểm mỗi dự án để chủ động thực hiện đồng thời.
Rút kinh nghiệm từ gói thầu này, vào năm 2021, Phòng Quản lý công nghiệp đã điều chỉnh các vấn đề trong dự toán, từ đó đẩy nhanh việc hoàn thành KHLCNT cho cả nhóm nội dung về Tuyên truyền, không phải tách riêng gói tuyên truyền nhỏ để thực hiện chỉ định thầu. Như vậy đã tiết kiệm cả về thời gian và ngân sách cho các hoạt động tư vấn, đăng tải thầu.
50 2.2.1.5 Gói thầu Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ
Bảng 2. 9. Tóm tắt gói thầu "Gói thầu Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ"
Thuộc Chương trình
Chương trình phát triển CNHT thành phố Hà Nội năm 2020
Mục tiêu Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ
Nội dung
- Giá gói thầu:2.562.500.000 VNĐ
- Giá trúng thầu: 2.562.500.000 VNĐ (tỉ lệ tiết kiệm: 0%) - Thời gian yêu cầu hoàn thiện: tháng 12/2020
Kết quả
- Hình thức: cạnh tranh thông thường - Giá trị nghiệm thu:0 VNĐ
- Kết quả sản phẩm bàn giao: không có sản phẩm bàn giao
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Gói thầu này đã hoàn thành tới bước đánh giá hồ sơ đề xuất và bước vào thương thảo, tuy nhiên sau đó hai bên không hoàn thành được biên bản thương thảo. Do chỉ có một nhà thầu tham dự và không còn đủ thời gian, Sở Công thương phải hủy gói thầu và không đăng tải lại. Cách thức thực hiện gói thầu này trong năm 2020 có hai vấn đề: (1) thời gian triển khai có nhiều yếu tố phát sinh nên chậm trễ, (2) nhà thầu trúng thầu vẫn không đủ khả năng đáp ứng. Đây là ví dụ cho các vấn đề có thể xảy ra khi bước chuẩn bị Hồ sơ yêu cầu chưa hợp lí, dẫn tới việc khó khăn cho giai đoạn ra quyết định lựa chọn nhà thầu sau đó.
Vấn đề đầu tiên là thời gian chuẩn bị và đăng tải thầu kéo dài hơn dự tính (trên thực tế là 05/11/2020 so với kế hoạch là 01/10/2020). Thời gian còn lại vừa đủ để hoàn thành mở thầu và triển khai mới có thể nghiệm thu hoàn thành trước 31/12/2020 (dự kiến thời hạn hợp đồng 40-45 ngày). Phòng Quản lý công nghiệp đã tiến hành các bước theo đúng quy trình quy định của Sở Công thương cho tới giai đoạn mở thầu và thương thảo với nhà thầu, với thời gian rút ngắn tối đa. Tuy nhiên, trong giai đoạn thương thảo (21-25/11/2020), nhà thầu tự thấy không còn đủ điều kiện về chuyên gia để thực hiện gói thầu nên đã gửi công văn huỷ thầu. Theo quy định, trong trường hợp này, chủ thầu cần ra quyết định hủy thầu và thực hiện đấu thầu lại. Tuy nhiên, thời gian còn lại không đủ để chỉnh sửa và trình duyệt lại HSYC (kéo dài 22 ngày trong lần đấu thầu đầu tiên). Sau khi đánh giá lại tình hình thực tế, Phòng Tài chính- Kế hoạch- Tổng hợp đã ra thẩm định và trình quyết định hủy dự án. Ngày 1 tháng 12 năm 2020, Sở Công thương ra quyết định chính
51 thức hủy gói thầu “Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ”.
Bảng 2. 10. Quy trình thực hiện công tác đấu thầu Gói thầu Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ
Giai đoạn Bước triển khai Thực tế
Tiến độ thực tế (ngày) Tiến độ theo quy định (ngày) KHLCNT Nộp tờ trình 01/10/20 Trình Quyết định và phát hành 05/10/20 4 25 Chọn đơn vị tư vấn thầu Nộp tờ trình 06/10/20 1 - Trình Quyết định và phát hành 08/10/20 2 - Lập HSYC (hoặc tương đương) Lập HSYC 30/10/20 22 - Thẩm định HSYC 02/11/20 3 20 Nộp tờ trình 02/11/20 0 - Trình Quyết định và phát hành 05/11/20 3 10 Đăng tải 05/11/20 0 - Mở thầu và chấm thầu Mở thầu 15/11/20 10 - Đánh giá HSĐX 20/11/20 5 - Tờ trình và QĐ xếp hạng nhà thầu 21/11/20 1 - Thương
thảo Thương thảo hợp đồng
Không diễn ra Ra Kết quả Thẩm định kết quả LCNT Nộp tờ trình Trình Quyết định và phát hành
Gửi CV thông báo & Đăng tải
52 Vấn đề thứ hai đi sâu vào nguyên nhân gây ra việc rút khỏi thương thảo của nhà thầu đã được chọn: nhà thầu nhận thấy không có đủ năng lực chuyên môn để thực hiện việc tư vấn kĩ thuật cho các doanh nghiệp. Mặc dù nhân sự của nhà thầu trên hồ sơ dự thầu đã đáp ứng số lượng và yêu cầu trình độ của HSYC (ví dụ như trưởng nhóm chuyên gia có trình độ tiến sĩ, có ít nhất 5 năm trong lĩnh vực tư vấn cho doanh nghiệp sản xuất), đội ngũ này trên thực tế không chuyên sâu về kĩ thuật, công nghệ, và hệ thống nhà xưởng – mục tiêu của gói thầu. Tới giai đoạn thoả thuận, khi xem các hồ sơ dự tính tư vấn và các vấn đề hiện trạng của các doanh nghiệp trong chương trình, nhà thầu không đủ tự tin để hoàn thành yêu cầu. Việc chưa lường trước yêu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng như chưa đưa ra các giới hạn, chi tiết làm chặt hồ sơ yêu cầu khiến cho hồ sơ chưa đảm bảo tính chọn lọc cần thiết.
Từ kinh nghiệm triển khai gói thầu này, các chuyên viên thực hiện cần dự tính mức độ khó, phức tạp của gói thầu từ sớm để dự bị cho những vấn đề phát sinh từ nhà thầu, đặc biệt với gói thầu khó. Nội dung này vẫn tiếp tục được đưa vào Chương trình phát triển công nghiệp hỗ trợ thành phố năm 2021. Năm 2021, phòng Quản lý công nghiệp đã rút kinh nghiệm và triển khai dự án sớm hơn, hiện tại đang ở giai đoạn trình duyệt HSYC. Trong hồ sơ, phòng đã bổ sung các ví dụ về vấn đề và quy mô cần tư vấn, cũng như làm rõ yêu cầu kinh nghiệm tư vấn của chuyên gia phải về lĩnh vực sản xuất, thiết kế nhà xưởng, không tập trung vào các tư vấn chuyên môn mềm như marketing, bán hàng, kết nối giao thương.
2.2.1.6 Gói thầu “Biên soạn, in ấn cẩm nang về CNHT thành phố Hà Nội năm 2020”
53
Bảng 2. 11. Tóm tắt gói thầu "Biên soạn, in ấn cẩm nang về CNHT thành phố Hà Nội năm 2020”
Thuộc Chương trình
Thuộc chương trình phát triển CNHT thành phố Hà Nội năm 2020
Mục tiêu
Cung cấp đánh giá tổng quan về chính sách và tình hình phát triển công nghiệp hỗ trợ của Thủ đô cũng như các thông tin sơ lược về các doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ của Hà Nội; tạo cơ hội để các doanh nghiệp quảng bá hình ảnh đơn vị mình và tìm kiếm, kết nối với các đối tác tiềm năng.
Nội dung
- Giá gói thầu: 879.600.000 VNĐ
- Giá trúng thầu: 879.000.000 VNĐ
- Thời gian yêu cầu hoàn thiện: ưu tiên trước khi hội chợ diễn ra (giữa tháng 11/2020), nhất thiết trước 31/12/2020
Kết quả
- Hình thức: cạnh tranh thông thường - Giá trị nghiệm thu:0 VNĐ
- Kết quả sản phẩm bàn giao: không có sản phẩm bàn giao
Nguồn: Tác giả tự tổng hợpb
Cũng như gói thầu “Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ”, gói thầu này phải huỷ và không thể kí hợp đồng. Điểm khác là tại gói này, Phòng Quản lý công nghiệp đã đăng thầu 2 lần, hoàn thành thương thảo hợp đồng với nhà thầu, nhưng vẫn không hoàn thành kí kết hợp đồng được. Gói thầu là ví dụ cho việc xử lí tình huống phát sinh chưa hợp lí trong giai đoạn mở thầu dẫn tới việc đưa ra các quyết định chưa tối ưu.
Tại lần mở thầu đầu tiên, các quy trình diễn ra thuận lợi cho tới giai đoạn “trình và phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật gói thầu”. Khi thẩm định, đã xác định nhà thầu không đáp ưng yêu cầu điều kiện nhận sự để đảm bảo gói thầu được hoàn thành đúng thời gian. Phòng quản lý công nghiệp đã giữ nguyên HSYC và đăng tải lần 2, sau khi đã huỷ gói thầu đăng lần 1. Tại lần mở thầu thứ hai, đơn vị tư vấn đã đề nghị tiến hành thương thảo hợp đồng với nhà thầu duy nhất tham gia dự thầu. Tuy nhiên sau khi kí thương thảo, nhà thầu tự thấy không còn đủ thời gian để thực hiện việc khảo sát, xây dựng nội dung để dùng cho Cẩm nang nên gửi công văn rút khỏi việc kí hợp đồng. Ngày 20 tháng 12 năm 2020, Sở Công Thương ra quyết định chính thức hủy gói thầu “Biên soạn, in ấn cẩm nang về CNHT thành phố Hà Nội năm 2020”.
54
Bảng 2. 12. Quy trình thực hiện công tác đấu thầu gói thầu Biên soạn, in ấn cẩm nang về CNHT thành phố Hà Nội năm 2020
Giai đoạn Bước triển khai Thực tế
Tiến độ thực tế (ngày) Tiến độ theo quy định (ngày) KHLCNT Nộp tờ trình 08/10/20 Trình Quyết định và phát hành 09/10/20 1 25 Chọn đơn vị tư vấn thầu Nộp tờ trình 12/10/20 3 - Trình Quyết định và phát hành 12/10/20 0 - Lập HSYC (hoặc tương đương) Lập và thẩm định HSYC 26/10/20 14 - Nộp tờ trình 29/10/20 3 - Trình Quyết định và phát hành 30/10/20 1 10 Đăng tải 30/10/20 0 - Mở thầu và chấm thầu (lần 1) Mở thầu 08/11/20 9 - Đánh giá HSĐX 17/11/20 9 - Tờ trình và QĐ xếp hạng nhà thầu 18/11/20 1 - QĐ hủy thầu 24/11/20 6 - Mở thầu và chấm thầu (lần 2) Mở thầu 02/12/20 8 - Đánh giá HSĐX 09/12/20 7 - Tờ trình và QĐ xếp hạng nhà thầu 09/12/20 0 -
Thương thảo Thương thảo hợp đồng 09/12/20 0 -
Ra Kết quả
Trình Quyết định và phát
hành 10/12/20 1 -
Gửi CV thông báo & Đăng tải
không diễn
ra -
55 Đây là lần đầu tiên nhóm công nghiệp hỗ trợ tại Phòng Quản lý công nghiệp gặp trường hợp không có nhà thầu nào đáp ứng yêu cầu, nên rất lúng túng trong xử lí. Tại gói thầu “Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ”, Phòng quyết định không đăng lại, nên không trải qua các thủ tục liên đới tương tự. Quy trình hướng dẫn nội bộ của Sở chỉ về quy trình “thẳng”, tức là khi không có sự cố gì xảy ra. Đơn vị tư vấn thầu đã khuyến nghị huỷ thầu, sửa HSYC nếu cần và đăng tải lại. Sau khi nghiên cứu Luật liên quan, Phòng Quản lý công nghiệp gửi văn bản báo cáo và đề nghị hủy thầu; tuy nhiên, Phòng Kế hoạch – Tài chính – Tổng hợp không rõ ràng trong việc tư vấn phòng chuyên môn và tham mưu cho lãnh đạo Sở, dẫn tới việc mất 16 ngày từ lúc mở thầu mới ra được Quyết định hủy thầu để đăng lại. Ngoài lí do về việc chưa nắm vững quy trình, việc quyết định