Cơ cấu quản lý cụng ty theo mụ hỡnh hội đồng thành viờn, Tổng giỏm đốc và cỏc phú tổng giỏm đốc, kiểm soỏt viờn và bộ mỏy giỳp việc. Là một DNNN nờn cụng ty được tổ chức theo cơ chếĐảng lónh đạo, chớnh quyền điều hành, Cụng đoàn tham gia quản lý. Bờn cạnh chức năng chớnh là sản xuất kinh doanh thỡ cụng ty cũn cú cỏc chức năng khỏc như: nhõn sự, kỹ thuật, hạch toỏn, thương mại, kiểm tra…Cỏc chức năng này được giao cho những phũng ban khỏc nhau đảm nhận. Cơ
cấu bộ mỏy của cụng ty được thể hiện qua sơđồ sau:
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên In & VHP
Bộ mỏy quản lý của cụng ty hoạt động theo cơ cấu trực tuyến - chức năng.
* Ban Giỏm đốc:
- Tổng giỏm đốc cụng ty được quyết định bổ nhiệm bởi Bộ chủ quản. Tổng giỏm đốc cụng ty cú nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định nhà nước, điều hành cụng ty theo chế độ 1 thủ trưởng, chịu trỏch nhiệm trước cấp trờn và CBCNV của cụng tỵ
- Phú tổng giỏm đốc kỹ thuật: là người giỳp việc cho giỏm đốc về mặt kỹ
Ban giỏm đốc Phõn xưởng In Phõn xưởng sỏch Đảng ủy cụng ty Cụng đoàn Phũng Kế hoạch Phũng Điều hành sản xuất Phũng kỹ thuật Phũng kế toỏn Tài chớnh Phũng cụng nghệ in Phũng thị trường Phũng hành chớnh Phũng chế bản và Thiết kế Phũng Vật tư và sản xuất Phũng Tổ chức Ban kiểm soát Hội đồng thành viên
thuật, dõy chuyền cụng nghệ của cụng tỵ
- Cỏc phú tổng giỏm đốc : là người giỳp việc cho giỏm đốc về cỏc hoạt động kinh doanh của cụng tỵ
* Phũng Kế toỏn - tài chớnh: Bộ mỏy tài chớnh kế toỏn của cụng ty được tổ
chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung, hỡnh thức sổ kế toỏn là nhật ký chung. Niờn
độ kế toỏn bắt đầu từ 1/1 đến 31/12. Đội ngũ cỏn bộ tài chớnh kế toỏn của cụng ty
được biờn chế như sau: + Kế toỏn trưởng + Kế toỏn tổng hợp
+ Kế toỏn vật tư, thành phẩm, cụng nợ phải trả
+ Kế toỏn ngõn hàng, kế toỏn thuế
+ Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu + Kế toỏn thu chi tiền mặt
+ Thủ quỹ
Phũng kế toỏn - tài chớnh của cụng ty thực hiện cỏc nhiệm vụ :
- Thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ cụng tỏc Tài chớnh - Kế toỏn đó được phỏp luật quy định .
- Hướng dẫn cỏc phõn xưởng sản xuất, cỏc bộ phận về nghiệp vụ kế toỏn theo quy định của phỏp luật, hướng dẫn lập cỏc chứng từ thanh, quyết toỏn theo chếđộ
kế toỏn .
- Căn cứ Kế hoạch sản xuất, kinh doanh của cụng ty mà lập kế hoạch tài chớnh, kế hoạch vốn vay .
- Mọi hoạt động liờn quan đến quan hệ tớn dụng với Ngõn hàng . - Theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của cụng ty
- Lập kế hoạch thu chi Tài chớnh
- Lập sổ sỏch theo dừi cỏc loại vật tư hàng hoỏ, mỏy múc, thiết bị, nhà xưởng…
- Quản lý theo dừi thu và nộp BHXH, BHYT, BHTN theo chếđộ hiện hành - Thanh toỏn lương, cỏc chếđộđói ngộ với người lao động
- Hàng quý và hàng năm quyết toỏn tài chớnh theo quy định chung - Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc theo yờu cầu của Tổng giỏm đốc cụng ty
* Phũng Kế hoạch của cụng ty thực hiện cỏc nhiệm vụ chớnh sau:
- Tiếp nhận, tư vấn, xử lớ thụng tin của khỏch hàng. Tớnh giỏ sản phẩm trỡnh Phú tổng giỏm đốc duyệt, kiểm tra trước khi chuyển Tổng Giỏm Đốc kớ bỏo giỏ cho khỏch hàng. Lưu bỏo giỏ phục vụ cụng việc lập hợp đồng và hồ sơ thanh toỏn.
- Lập bảng tớnh giỏ chi tiết cho từng đơn hàng đối với cỏc khỏch hàng đó cú bảng đơn giỏ cốđịnh.
- Nhận yờu cầu triển khai ấn phẩm từ khỏch hàng, phũng vật tư - sản xuất và phũng thị trường. Kiểm tra cỏc giấy tờ, thủ tục phỏp lớ liờn quan tới việc in ấn phẩm.
- Lập kế hoạch cho phũng Điều hành sản xuất để triển khai cỏc đơn hàng, theo dừi giao hàng và lập toàn bộ hồ sơ thanh toỏn (bỏo giỏ, hợp đồng, thanh lớ hợp
đồng, húa đơn tài chớnh).
- Làm cỏc bảng kờ, bỏo cỏo theo yờu cầụ
* Phũng Điều hành sản xuất của cụng ty cú cỏc nhiệm vụ chớnh sau:
- Nhận kế hoạch sản xuất từ phũng kế hoạch, vào sổ kế hoạch
- Lập lệnh sản xuất cho cỏc phũng ban, phõn xưởng liờn quan và triển khai cụng việc.
- Theo dừi, đụn đốc tiến độ ở tất cả cỏc cụng đoạn và điều chỉnh khi cần thiết, trong đú khõu chế bản theo dừi thụng qua cỏn bộ cụng nghệ, khõu in theo dừi trực tiếp, khõu gia cụng sau in theo dừi thụng qua Quản đốc phõn xưởng cú kiểm tra, giỏm sỏt.
- Tớnh và lập bảng thanh toỏn lương cho cỏc bộ phận .
- Lập cỏc bảng thống kờ về sản phẩm, năng suất, tiến độ… để bỏo cỏo theo ngày, thỏng, năm hoặc theo mục đớch yờu cầu cụ thể.
* Phũng Cụng nghệ In cú cỏc nhiệm vụ chớnh sau:
- Nhận thụng tin từ phũng kế hoạch và phũng Điều hành sản xuất bằng lệnh sản xuất hoặc bằng cỏc phương tiện khỏc tựy hoàn cảnh cụ thể
- Kiểm tra lại cỏc thụng số và làm maket theo yờu cầu của phiếu sản xuất. - Triển khai đến cỏc bộ phận: phõn màu, vi tớnh, ra bản …
- Theo dừi về cụng nghệ , kĩ thuật với cỏc sản phẩm đang sản xuất.
- Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của cụng ty khi cấp trờn giaọ
* Phòng chế bản và thiết kế có các nhiệm vụ chính sau:
- Tạo mẫu, thiết kế maket
- Phân màu điện tử, in phim, ra kẽm CTP - Lập kế hoạch mua sắm các dụng cụ, thiết bị, vật t−, vật liệu sử dụng cho nhiệm vụ của phòng.
- Thực hiện đầy đủ qui định của pháp luật về Luật xuất bản. - Tổ chức sản xuất theo đúng thời gian và kĩ thuật.
- Lập sổ sách theo dõi vật t−, vật liệu và năng suất lao động để trả l−ơng cho nhân viên trong phòng và thanh quyết toán theo đúng qui định của công ty và h−ớng dẫn của phòng Kế toán- Tài chính.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác đ−ợc Tổng Giám đốc phân công.
* Phòng Vật t− và sản xuất có các nhiệm vụ chính sau:
- Khai thác và cân đối chủng loại vật t−, vật liệu phục vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công tỵ
- Nghiên cứu thị tr−ờng th−ơng thảo các hợp đồng kinh tế về việc mua bán vật t−
phục vụ cho sản xuất của Công tỵ Chịu trách nhiệm thẩm định về giá cả, chất l−ợng, chủng loại, thời gian trình Tổng Giám đốc kí kết hợp đồng với đối tác.
- Tổ chức tiếp nhận và quản lí vật t−, thành phẩm, bán thành phẩm, xuất nhập kho, bảo quản vật t− hàng hóa, các tài sản khác của công ty giao chọ
- Tổ chức các ph−ơng tiện vận chuyển, chuyên chở vật t−, giao nhận hàng hóa theo đúng các hợp đồng công ty đã kí kết.
- Lập sổ sách theo dõi vật t−, hàng hóa, các chứng từ hóa đơn, hợp đồng kinh tế, các số liệu xuất hàng, nhập kho làm căn cứ thống kê, báo cáo quyết toán hợp đồng.
- Tổ chức xuất nhập khẩu vật t− hàng hóa và làm các thủ tục, chứng từ hoàn thuế, nộp thuế.
* Phòng kỹ thuật có các nhiệm vụ chính sau:
- Đề xuất và lập kế hoạch mua sắm các thiết bị phụ tùng theo yêu cầu của sản xuất.
- Bảo d−ỡng, sửa chữa và lập kế hoạch trung tu các máy móc thiết bị đ−ợc phân công.
- Kiểm tra các thiết bị, hệ thống thông gió, làm lạnh công nghiệp, ánh sáng và hệ thống báo cháỵ
- H−ớng dẫn, bàn giao việc vận hành các thiết bị mới đầu t−.
- Chịu trách nhiệm quản lí và kiểm tra an toàn hệ thống điện của Công tỵ - Thực hiện các công việc khác khi đ−ợc Tổng Giám đốc phân công.
* Phòng Tổ chức của công ty có các nhiệm vụ chính sau:
- Đề bạt việc bổ nhiệm cán bộ. - Đào tạo bồi d−ỡng, quản lí cán bộ. - Tuyển dụng lao động.
- Quản lí hồ sơ.
- Các công việc về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Các chế độ của ng−ời lao động và các công việc khác liên quan đến công tác tổ chức.
- Theo dõi việc thi nâng bậc và lên l−ơng hàng năm. - Lập kế hoạch quĩ l−ơng hàng năm
- Các công tác an ninh, quốc phòng, khen th−ởng và kỉ luật. - Các công việc khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
* Phòng Hành chính của công ty có các nhiệm vụ chính sau:
- Chịu trách nhiệm quản lí mọi công việc liên quan đến an toàn lao động và phòng chống cháy nổ theo qui định của pháp luật.
- Bảo vệ an toàn tài sản, hàng hóạ
- Các công việc liên quan đến Luật bảo vệ môi tr−ờng, chăm sóc y tế.
- Quản lí bếp ăn tập thể ( bao gồm công việc nhà bếp, nhân lực phục vụ và quyết toán tài chính nhà ăn hàng ngày, l−u trữ sổ sách, chứng từ mua thực phẩm hàng ngày, hàng tháng)
- Làm tạp vụ và vệ sinh công nghiệp.
- Quản lí hệ thống điện và điện lạnh sinh hoạt, n−ớc sinh hoạt và sản xuất. - Sửa chữa xây dựng cơ bản và đồ gỗ phục vụ sản xuất.
- Theo dõi hồ sơ và các công việc liên quan đến hệ thống ISO 9001 và 14000. - Các công tác khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
* Phòng Thị tr−ờng của công ty có các nhiệm vụ chính sau:
- Nghiên cứu các tổ chức kinh tế, tập thể, t− nhân có nhu cầu sử dụng các sản phẩm về in (sách, báo, tem nhãn, tạp chí, biểu mẫu, in bao bì…) và cử cán bộ tiếp cận khai thác các hợp đồng kinh tế nhằm phục vụ sản xuất của công tỵ
- Căn cứ yêu cầu của khách hàng về kĩ thuật, mĩ thuật, qui cách, số l−ợng sản phẩm, thời gian giao hàng… tính toán trình Tổng Giám đốc duyệt.
- Làm các thủ tục th−ơng thảo kí kết hợp đồng.
- Tr−ớc khi đ−a vào sản xuất thì phòng thị tr−ờng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu sản phẩm : vật t−, qui cách, số l−ợng, chất l−ợng sản phẩm, thời gian giao hàng (có phiếu yêu cầu sản xuất) cho phòng kế hoạch để tiến hành các b−ớc tiếp theọ
- Lập sổ sách ghi chép các hợp đồng kinh tế về in theo đúng qui định của công ty và qui định của nhà n−ớc.
- Th−ờng xuyên báo cáo Tổng Giám đốc về các kết quả nhiệm vụ, diễn biến trong quá trình tiếp thị, đề đạt ý kiến khi cần thiết và phải chủ động tiếp thị tích cực tới tất cả các khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ in.
- Từng b−ớc xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có năng lực hoàn thành nhiệm vụ đ−ợc giaọ
* Phân x−ởng In của Công ty có những nhiệm vụ chính nh− sau:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công đoạn in theo đúng tiến độ, quy cách mẫu mã, kỹ thuật của Công ty đề rạ
- Phân x−ởng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản, bảo d−ỡng các thiết bị máy móc đ−a vào sản xuất có năng suất và hiệu quả caọ
- Phân x−ởng chịu trách nhiệm bố trí lực l−ợng lao động, điều hành nhân lực hợp lý trong dây chuyền sản xuất nhằm đ−a năng suất lao động ngày một tăng, hoàn
thành mọi nhiệm vụ của Công ty giao chọ
- Phân x−ởng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vật t−, vật liệu, hàng hóa, sản phẩm của phân x−ởng, làm các thủ tục ký và nhập vật t−, xuất hàng hóa theo đúng quy định của Công tỵ
- Cùng với phòng Kỹ thuật và các phòng ban khác có liên quan lập kế hoạch sửa chữa, bảo d−ỡng thiết bị, đào tạo công nhân.
* Phân x−ởng sách của Công ty có trách nhiệm:
- Tổ chức khâu hoàn thiện sau in theo đúng yêu cầu của lệnh sản xuất: Quy cách, chất l−ợng, thời gian.
- Tổ chức thống kê giao nhận sản phẩm và thành phẩm, thống kê năng suất lao động và tiền l−ơng.
- Đảm bảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, an toàn máy móc thiết bị và các quy định khác của pháp luật và Công tỵ