6. Phƣơng pháp nghiên cứ u:
3.2.2. Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán quản trị
Việc tổ chức kế toán quản trị cung cấp thông tin cho doanh nghiệp hầu hết còn đơn giản và không có hệ thống. Công ty cần có nhu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho với việc tăng cường quản trị nội bộ sao cho khoa học hơn, phù hợp. Với mong muốn xây dựng tốt hơn kế toán hàng tồn kho và hiệu quả quản trị tác giả xin đưa ra một số biện pháp như sau:
* Hoàn thiện việc lập dự toán mua hàng:
Trước hết bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kỳ để dự trù nhu cầu hàng hóa. Để việc dự trù nhu cầu hàng hóa nhanh chóng, chính xác, ở các doanh nghiệp thường do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua yêu cầu mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Vì những người này là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thấy rõ nhu cầu nhất. Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ phận kinh doanh, bộ phận này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù hợp với nhu cầu thị trường không và có những điều chỉnh hợp lý. Mặt khác nhu cầu đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và các khách hàng mới...
Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng cần phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Căn cứ vào dự toán hàng tồn kho cuối kỳ
+ Căn cứ vào đơn giá hàng mua trong kỳ kế hoạch
Các doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sau để lập kế hoạch mua hàng.
Để biết kết quả tiêu thụ của các mặt hàng, cuối quý có thể tổ chức kiểm tra mức tồn kho. Đối với mặt hàng nào tỷ lệ mức tồn kho so với mức mua hàng trong kỳ cao, có nghĩa là tiêu thụ kém thì sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi danh sách mua hàng.
* Xác định lượng hàng tồn kho
Để đi đến quyết định hàng tồn kho công ty cần phải tìm hiểu các chi phí gắn với hàng tồn kho. Khi quyết định tồn kho phải quan tâm đến hai vấn đề:
+ Xác định lượng hàng tồn kho ở mức nào cần phải mua thêm + Xác định số lượng hàng trong một lần mua thêm
Nếu mua đủ nhu cầu và đúng ở mức cần mua thêm sẽ làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho. Trước hết xác định lượng hàng tồn kho ở mức cần phải mua thêm:
Lượng hàng
tồn kho ở Lượng hàng Lượng hàng Số ngày
+ x
= tồn kho an tiêu thụ mỗi chờ đợi mức cần phải
mua thêm toàn ngày
+ Số ngày chờ đợi là số ngày tính từ ngày đặt hàng cho đến khi nhập được hàng. + Lượng hàng tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho dự phòng cho các trường hợp đặt đến trễ hoặc sử dụng nhiều hơn dự kiến trong thời gian chờ đợi.
Trong trường hợp hàng đặt nhận được không chậm trễ hoặc quá trình tiêu thụ đúng như dự kiến lượng hàng tiêu thụ cho mỗi ngày thì không cần thiết phải có lượng hàng tồn kho an toàn. Khi đó, lượng hàng tồn kho ở mức cần phải mua thêm được xác định là:
Lượng hàng Lượng hàng Số ngày tồn kho ở mức = tiêu thụ mỗi x
chờ đợi
cần phải mua ngày
thêm
Lượng hàng Lượng hàng tồn kho Lượng hàng tồn tồn kho an = cần phải mua thêm ở -kho cần phải mua
toàn khả năng tiêu thụ thêm ở khả năng tối đa tiêu thụ trung bình
3.2.2.1. Hoàn thiện việc thu thập các thông tin thực hiện yêu cầu quản trị * Về chứng từ kế toán:
Các doanh nghiệp phải ghi chép đầy đủ, chính xác và phải xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý để các bộ phận, cá nhân khác nhau có trách nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi chép thông tin kịp thời. Doanh nghiệp phải có chế độ lưu giữ chứng từ khoa học, hợp lý, an toàn giúp cho việc kiểm tra số liệu
nhanh chóng khi cần thiết.
* Về tài khoản kế toán:
Hiện nay Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành áp dụng cho doanh nghiệp để chi tiết hóa theo các cấp phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị cho các nhà quản lý doanh nghiệp. Với sự giúp đỡ của công nghệ thông tin, việc quản lý hàng tồn kho qua những tài khoản chi tiết sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Công ty có thể mở tai khoản hàng hóa chi tiết như đã trình bày trong kế toán tài chính.
* Về sổ kế toán:
Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành để có thể thiết kế các mẫu sổ phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị. Sổ kế toán chi tiết được mở cho hàng hóa tồn kho cần được theo dõi chi tiết, cụ thể hóa những số liệu đã tổng hợp theo tài khoản cấp một.
* Về phân tích thông tin và lập báo cáo kế toán quản trị hàng tồn kho
Để đạt được mục tiêu lợi nhuận, nhà quản trị doanh nghiệp cần được cung cấp thông tin đầy đủ thích hợp về mọi khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy cần thiết phải tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị đầy đủ hợp lý trong đó báo cáo kế toán hàng tồn kho với vai trò đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh.
Báo cáo hàng tồn kho là một trong những báo cáo kế toán quản trị phản ánh một cách chi tiết tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp theo từng loại, từng thứ hàng phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh. Tác giả có một số ý kiến đóng góp về các báo cáo phục vụ quản lý hàng tồn kho.
Cơ sở lập: Báo cáo hàng hóa tồn kho kỳ trước, số liệu trên tài khoản hàng hóa tồn kho, thẻ kho. Sau khi kiểm tra xem xét, đối chiếu số liệu trên tài khoản hàng hóa tồn kho, sổ chi tiết, thẻ kho, kế toán tiến hành lập báo cáo theo từng loại hàng hóa tồn kho. Sau đó tiến hành xác định tổng số hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
Mục đích của báo cáo: Phản ánh chi tiết tình hình tồn kho của doanh nghiệp theo từng loại, từng thứ hàng phục vụ yêu cầu quản trị. Nhà quản trị sẽ căn cứ vào báo cáo để có thể là căn cứ đưa ra quyết định đặt mua hàng và mỗi lần mua thì phải mua bao nhiêu cho hợp lý.
Báo cáo theo dõi hàng tồn kho cả về số lượng và số tiền cho từng nhóm hàng tồn kho, và từng mã hàng trong nhóm hàng lập hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.
-Báo cáo tình hình tiêu thụ qua các kỳ
Báo cáo này có thể được lập vào mỗi cuối tháng, quý hoặc năm cho từng nhóm hàng, từng loại hàng mà doanh nghiệp kinh doanh.
Cơ sở lập: Khi lập kế toán căn cứ vào kết quả tiêu thụ thực tế của kỳ lập cùng với kết quả tiêu thụ thực tế kỳ trước đó.
Mục đích: Báo cáo này giúp các doanh nghiệp hạn chế được hiện tượng mua thiếu hoặc thừa hàng, xác định xem loại hàng nào bán chạy và loại nào bán chậm. Với số liệu so sánh được doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra quyết định nên mua và kinh doanh những mặt hàng nào có lợi, giúp doanh nghiệp bán được số lượng nhiều hơn, tồn kho ít hơn và thu tiền nhiều hơn. Ngược lại doanh nghiệp sẽ tránh mua những mặt hàng bán chậm vì nó sẽ làm ứ đọng vốn kinh doanh.
3.2.2.2. Hoàn thiện phân tích thông tin hàng tồn kho phục vụ ra quyết định
Các doanh nghiệp cần phân tích các thông tin để có thể phục vụ cho việc quản lý hàng tồn kho được hiệu quả. Doanh nghiệp cần phân tích được các chỉ tiêu về hàng tồn kho sau đây:
- Số vòng quay hàng tồn kho
Hàng tồn kho bình quân = Số dư hàng tồn đầu kỳ+ Số dư hàng tồn cuối kỳ 2
Như vậy chỉ tiêu này cho biết việc lưu chuyển vốn dự trữ cho kinh doanh có hợp lý và hiệu quả hay không. Thông thường hệ số vòng quay càng cao thì việc kinh doanh thường là tốt, doanh nghiệp bán hàng tốt và sử dụng hàng tồn kho hiệu quả (doanh nghiệp có hệ số vòng quay cao thường đòi hỏi đầu tư thấp cho hàng tồn
kho so với doanh nghiệp có cùng mức doanh thu nhưng có hệ số vòng quay thấp). Mặt khác hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao thì càng làm cho doanh nghiệp được củng cố lòng tin về khả năng thanh toán. Tuy nhiên, chỉ số quá cao cũng có thể có nghĩa rằng doanh nghiệp đang đánh mất một số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt hàng khách hàng đang có nhu cầu không còn để bán.
Ngược lại nếu hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp nói lên hàng tồn kho có thể bị ứ đọng vì dự trữ quá mức, thu mua chưa sát với nhu cầu sản xuất hoặc doanh nghiệp tiêu thụ kém., hàng tồn kho đang vượt mức cho phép.
- Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho Chỉ tiêu này được xác định như sau
Hệ số đảm nhiệm = Hàng tồn kho bình quân hàng tồn kho Tổng doanh thu thuần
Chỉ tiêu này cho biết doanh nghiệp muốn có một đồng doanh thu thuần thì cần bao nhiêu đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho. Nếu các doanh nghiệp có chỉ tiêu này càng thấp thì hiệu quả sử dụng vốn đầu tư càng cao. Thông qua chỉ tiêu này các nhà quản trị có thể xây dựng về kế hoạch dự trữ, thu mua, sử dụng hàng hóa một cách hợp lý góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.