6. Phƣơng pháp nghiên cứ u:
2.3.2. Thu thập thông tin liên quan đến hàng tồn kho phục vụ kế toán quản
quản trị
2.3.2.1. Thực trạng thu thập thông tin
A. Thu thập thông tin quá khứ
* Về chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên của công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho . Việc này cung cấp thông tin và là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán từ đó lập các báo cáo kế toán về hàng tồn kho nói riêng và các báo cáo tài chính nói chung. Đối tượng cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho tại công ty là theo dõi tồn kho tại từng chi nhánh , từng mặt hàng, theo dõi cả số lượng, số tiền. Các chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị hàng tồn kho hiện sử dụng ở các doanh ngiệp phần lớn là bộ chứng từ của kế toán tài chính, bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, hóa đơn giá trị gia tăng....
* Về tài khoản kế toán:
Do tại công ty , số lượng mặt hàng kinh doanh lớn, đa dạng, nhiều chủng loại. Công ty cũng đã chi tiết các tài khoản để theo dõi hàng hóa. Các tài khoản hàng tồn kho được sử dụng theo như quy định của Bộ tài chính.
* Về sổ kế toán chi tiết
Hiện tại công ty sử dụng cùng hệ thống kế toán tài chính.
* Về hệ thống báo cáo quản trị
Tại công ty, việc cung cấp thông tin được thực hiện qua các báo cáo về hàng tồn kho. Hệ thống báo cáo quản trị về hàng tồn kho trong công ty có báo cáo cân đối nhập, xuất tồn vật tư, hàng hóa.
Căn cứ để lập các báo cáo này là các sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng hoặc có thể dựa vào các thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các báo cáo này và kế hoạch mua hàng kết hợp các tài liệu khác kế toán quản trị phân tích tình hình hàng tồn kho theo từng đối tượng và theo các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn kho về các thông tin khả năng đáp ứng nhu cầu tiến độ nhập hàng, định mức tồn kho, giá cả, chất lượng, chủng loại. Ví dụ : Kế toán có thể dựa vào sổ tổng hợp chi tiết xuất - nhập - tồn hàng tồn kho để có cái nhìn tổng quan những mặt hàng nào bán chạy , mặt hàng nào chưa bán được để có thể điều chỉnh và lên chính sách nhập hàng và bán hàng hợp lý ( Phụ lục 2.8) . Ngoài ra , nhà quản trị có thể tổng hợp số liệu để so sánh kết quả bán hàng trong 1 khoảng thời gian để so sánh , tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp .
Biểu đồ 2.4 : Cơ cấu doanh thu giữa 6 tháng đầu năm 2015 và 6 tháng đầu năm 2016 ( ĐVT : %) 60 50 40 30 20 10 0
SP Trang SP nội SP nội Thiết kế trí nội thất thất riêng thất phòng phòng ăn ngủ 6 tháng đầu năm 2015 6 tháng đầu năm 2016
B. Thu thập thông tin tương lai
Để có được các thông tin đầy đủ, hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định đúng đắn của nhà quản trị, ngoài các thông tin quá khứ do hệ thống kế toán cung cấp, các thông tin mang tính chất dự toán tương lai cũng quan trọng. Kế toán quản trị hàng tồn kho cần phải thu thập được các thông tin liên quan đến: nguồn hàng cung ứng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, giá cả, điều kiện giao nhận vận chuyển, tính ổn định của nguồn hàng, chính sách cạnh tranh tiếp thị của nhà cung cấp...
Ngoài ra , bộ phận đưa ra quyết định của công ty cũng có những quan tâm đến thu thập thông tin như : Điều tra đến nguồn hàng cung ứng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, giá cả được giao cho bộ phận kinh doanh. Điều tra , cập nhật xu hướng thị trường ,các nhu cầu mới , các trào lưu mới và các sản phẩm với công dụng mới đa dạng để phán đoán được thị hiếu mua sắm của thị trường.
Ví dụ :
Phòng kế hoạch sẽ báo cáo về tình hình các mặt hàng mới mà nhà cung cấp chào mời, so sánh các chính sách bán hàng , khuyến mãi giữa các nhà cung cấp.
Phòng kinh doanh sẽ báo cáo tình hình sản phẩm bán chạy trong tháng , kết hợp cùng với phòng thiết kế, phòng chăm sóc khách hàng để nắm bắt được các xu hướng mới , các nhu cầu thị hiếu mới , các phản ánh của khách hàng để nhằm cải thiện các sản phẩm chủ đạo sẵn có và đưa ra các sản phẩm mới thích hợp với thị trường.
2.3.2.2. Thực trạng xử lý và phân tích thông tin hàng tồn kho phục vụ ra quyết định
Trên thực tế , công ty chú trọng đến công tác phân tích kinh doanh nói chung, phân tích thông tin về hàng tồn kho nói riêng. Tuy nhiên, đa phần công ty cũng chỉ phân tích với chỉ tiêu cơ bản như phân tích tình hình thực hiện kế hoạch với các chỉ tiêu doanh thu, chi phí , dòng sản phẩm tồn kho ...từ đó đưa ra những nhận xét và phán đoán chung chung. Công ty chưa quan tâm đến việc phân tích trước và trong quá trình thực hiện, không thực hiện phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho của doanh nghiệp.
Tại công ty, việc cung cấp thông tin được thực hiện qua các báo cáo về hàng tồn kho như báo cáo nhập- xuất - tồn vật tư , hàng hóa. Công ty chưa quan tâm đến lập các báo cáo phục vụ cho các mục đích khác nhau của đơn vị như phân tích tình hình thực hiện dự toán và tồn kho, ... điều này khiến cho việc cung cấp thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà quản trị trong quản lý hàng tồn kho.