6. Phƣơng pháp nghiên cứ u:
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠ
CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ ANH NGUYÊN
Hoàn thiện kế toán hàng
quan tâm do những ảnh hưởng của nó đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện phải được thực hiện đồng bộ trên tất cả các vấn đề như chính sách, chuẩn mực, chế độ...
3.2.1. Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán tài chính
3.2.1.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải được ghi chép chính xác, đầy đủ thông tin. Công ty cần thực hiện lập các phiếu nhập, xuất trực tiếp đúng ngày nghiệp vụ thực tế phát sinh.
Yêu cầu lập hóa đơn giá trị gia tăng theo đúng số lượng hàng hóa thực tế xuất ra. Công ty khi nhận hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm không lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. Đây là những mặt hàng mang tính chất dùng thường xuyên lâu dài mà vẫn phải mang được tính thẩm mỹ nên các sản phẩm phải được kiểm tra kỹ để tránh những sản phẩm bị lỗi. Khi tiến hành kiểm tra doanh nghiệp cần phải lập và ghi vào biên bản kiểm nghiệm hàng hóa.
Do chứng từ có tầm quan trọng trong quản lý kinh tế nên khâu luân chuyển và bảo quản phải được tổ chức hết sức chặt chẽ. Để tránh trường hợp mất mát, hư hỏng chứng từ đồng thời để xác định trách nhiệm của những người có liên quan từ khâu lập đến khâu bảo quản chứng từ, kế toán nên mở sổ theo dõi quá trình theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ đối với hàng tồn kho và kế toán tổng hợp sẽ theo dõi sổ này.
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình này theo nguyên tắc là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát, đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ chính xác kịp thời, đảm bảo hàng tồn kho được an toàn dựa trên các chức năng của quá trình xử lý, không gắn với con người cụ thể nào nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán hàng tồn kho.
Việc vận dụng chế độ chứng từ trong kế toán hàng tồn kho cần có hiểu biết về các đối tượng tham gia vào chu trình hàng tồn kho, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan từ đó xác định các chứng từ cần được lập và hình thành nên danh mục chứng từ kế toán hàng tồn kho. Trong công tác tổ chức chứng từ hàng tồn kho tuỳ thuộc vào từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng danh mục chứng từ hàng tồn kho cho phù hợp.
3.2.1.2 Hoàn thiện tài khoản và phương pháp kế toán * Về tài khoản
Để phản ánh đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng tồn kho đơn vị phải xây dựng một bộ tài khoản sao cho bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình hàng tồn kho.
nhiều chủng loại nên để thuận tiện cho việc ghi sổ, nhanh chóng nhận dạng, tránh nhầm lẫn, đồng thời để thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán, doanh nghiệp phải xây dựng danh điểm hàng tồn kho quy định cho mỗi thứ hàng một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các con số thay thế cho tên gọi, quy cách của chúng. Như vây, doanh nghiệp phải mở các tài khoản chi tiết, cấp 2, cấp 3...để phục vụ cho yêu cầu quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp.
Khi xây dựng hệ thống TK Kế toán hàng tồn kho cần căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, mở thêm các TK cấp 2,. cấp 3, cấp 4 có liên quan để theo dõi, phân tích sự biến động của hàng tồn kho. Ngoài ra có thể mở các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp trên( nếu có) và các nhóm mã của các yêu cầu quản lý cấp dưới (nếu có) căn cứ vào các phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng.
Các DN có thể tổ chức chi tiết như sau:
156 – hàng hóa
156.1 – Giá mua 156.2 – Chi phí mua
Kho hàng A Kho hàng B 156.21 156.22 Ta có thể chi tiết cho TK 156 như sau:
Nội dung chỉ tiêu Nội dung phản ánh ở tài khoản chi tiết các tài khoản Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 Cấp 5 cấp 1 1 2 3 4 5 -Hàng Theo nhóm Theo từng mặt hàng, (đồ dùng hàng ( Đèn xông hóa Theo từng
Hàng hóa nội thất , đồ tinh dầu , bàn -Chi phí kho hàng
trang trí nội thất làm việc , nến thu mua
*Phản ánh đúng chi phí thu mua
Doanh nghiệp cần hạch toán đúng chi phí thu mua vào TK 156. Doanh nghiệp có thể chi tiết TK 156(2)- Chi phí thu mua hàng. Khi mua hàng nếu phát sinh chi phí thu mua ta phân bổ chi phí thu mua cho các mặt hàng. Điều này giúp cho việc ghi chép hạch toán kế toán tổng hợp hàng hóa tồn kho trở nên dễ dàng hơn, đơn giản vừa đảm bảo tuân thủ được nguyên tắc tính giá trong hạch toán hàng tồn kho. Đảm bảo cho việc phân bổ chi phí mua hàng chính xác, kịp thời cho hàng xuất kho và hàng tồn kho.
Công ty cũng cần đảm bảo phân bổ chính xác chi phí thu mua. Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho tất cả các mặt hàng đã bán trong kỳ, theo dõi và tiến hành phân bổ riêng cho từng mặt hàng, từng lô hàng cụ thể. Điều này sẽ xác định chính xác được giá vốn của từng loại mặt hàng cụ thể và từng hợp đồng bán ra trong kỳ.
3.2.1.3 Hoàn thiện sổ kế toán
Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp
Công ty dùng hình thức Nhật ký chung . Đây là hình thức được xem là phù hợp với doanh nghiệp áp dụng kế toán máy. Hiện nay chế độ kế toán hiện hành đã quy định cụ thể các mẫu sổ kế toán tổng hơp đáp ứng được yêu cầu thông tin phục vụ cho quản lý. Trong quá trình vận dụng công ty ứng dụng công nghệ thông tin nên sổ kế toán tổng hợp đã có những cải tiến hoặc bỏ qua một số mẫu quy định làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin. Vì vậy công ty cần phải tuân thủ một cách nghiêm túc những quy định của chế độ hiện hành.
Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết
Hiện nay chế độ kế toán lại không hướng dẫn cụ thể về việc hạch toán chi tiết hàng hóa tồn kho mà cho phép công ty chủ động thiết kế, xây dựng mẫu sổ chi tiết, vì vậy khi tổ chức kế toán chi tiết đòi hỏi thông tin phải đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty mình và phải đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp.
Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết hàng tồn kho ở các kho hàng, kế toán phải lập các Bảng chi tiết số phát sinh của các tài khoản chi
tiêt (còn gọi là Bảng tổng hợp số liệu chi tiết) để đối chiếu cho khớp đúng với số liệu ở tài khoản tổng hợp.
Ta có thể mở sổ chi tiết TK156(2) theo dõi chi phí thu mua.
Trên cơ sở sổ chi tiết hàng hóa theo từng mặt hàng ta có thể mở sổ tổng hợp chi tiết theo nhóm hàng. Mỗi mặt hàng là một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết. Trên cơ sở đó ta mở sổ tổng hợp chi tiết theo kho. Mỗi một nhóm hàng là một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết theo kho. Từ đó tả mở sổ tổng hợp chi tiết toàn doanh nghiệp. Mỗi kho là một dòng trên sổ. Cuối kỳ ta đối chiếu với sổ cái TK 156(1) .
3.2.1.4 Hoàn thiện báo cáo kế toán
Hiện nay Nhà nước đã ban hành chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn, nhiều doanh nghiệp đã kịp thời cập nhật, tổ chức thực hiện, áp dụng vào doanh nghiệp mình. Để có thể cung cấp thông tin cho người sử dụng, trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, ngoài các thông tin cần trình bày, bao gồm:
- Tổng số giá gốc của hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với đơn vị.
- Tổng giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Tổng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
- Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Những sự kiện hay trường hợp dẫn đến việc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho đã dùng thế chấp, cầm cố như sự đảm bảo cho các khoản nợ
Công ty cần trình bày bổ sung thêm thông tin về giá thay thế của hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ.
Để cung cấp thông tin cho người sử dụng, trên cơ sở là sẽ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (mở thêm TK 159) BCTC của công ty cần trình bày thêm thông tin: Tổng giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho