3 1647817229090 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
2.2.3. Thực trạng các hoạt động kiểm soát.
Đánh giá phân nhiệm.
Thông thường các thủ tục kiểm soát của công ty được thể hiện trong các quy định, quy chế và các quy trình nghiệp vụ hàng ngày. Tất cả các nghiệp vụ của công ty thực hiện đều tuân thủ theo các quy chế, quy trình đã ban hành. Việc soạn thảo và ban hành các quy chế này được căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành, được thực hiện qua nhiều bước, có sự đóng góp ý kiến của các thành viên trong công ty. Các quy chế này là những quy định chung hướng dẫn tất cả thành viên tuân theo, thể hiện quan điểm, chính sách, giới hạn của các hoạt động nghiệp vụ của từng phòng, ban, bộ phận.
Ngoài ra việc đề xuất và soạn thảo các quy định này cũng được nghiên cứu kỹ càng thông qua phân tích chỉ tiêu, phỏng vấn ý kiến của nhân viên
cũng như dựa theo các thông tin mà các văn bản quy định đã ban hành trước đó mang lại.
Qua đánh giá và khảo sát tình hình thực tế, công ty đã đáp ứng đủ ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn. Việc phân công và phối hợp trong điều hành hoạt động đảm bảo tuân thủ đúng theo các quy định Pháp luật cũng như các quy định của BĐH đề ra. Việc phân công công việc có thể được điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế, theo các chiến lược hoạt động từng giai đoạn của công ty mà cụ thể như sau:
+ Các nghiệp vụ trong công ty được thực hiện qua nhiều khâu, bởi nhiều bộ phận từ khâu tiếp nhận, xử lý, phê duyệt, thực hiện, ghi sổ và kiểm tra. Điều này tạo sự chuyên môn hóa trong công việc sai sót ít xảy ra.
+ Các quy trình nghiệp vụ trong công ty có sự phân công phân nhiệm vụ rõ ràng ở từng khâu như: người thực hiện nhiệm vụ, người kiểm soát, người phê duyệt, người ghi sổ.
+ Hội đồng quản trị ủy quyền cho giám đốc, giám đốc ủy quyền cho các phó giám đốc, phó giám đốc thực hiện các hoạt động một số lĩnh vực nhất định. Giám đốc và phó giám đốc phân công nhiệm vụ cho các trưởng (phó) phòng, các trưởng phòng lại giao công việc cho các nhân viên trong phòng. Nguyên tắc này thể hiện rất rõ ràng trong các quy trình nghiệp vụ của công ty.
Đánh giá tình hình hoạt động.
Định kỳ hàng tháng, công ty tiến hành họp giao ban để đánh giá, phân tích tình hình hoạt động toàn công ty thực tế so với kế hoạch đề ra, từ đó đưa ra kế hoạch cần thực hiện trong kỳ tiếp theo. Kết quả của cuộc họp giao ban đều được lãnh đạo phòng đi họp về phổ biến lại cho từng cán bộ, nhân viên thuộc phòng đó. Bên cạnh đó, kết quả này còn được lập thành văn bản và gửi lên văn phòng điện tử.
trong chi nhánh để đánh giá tình hình hoạt động.
BĐH công ty tiến hành xây dựng quy chế hoạt động của công ty, nội quy của công ty, xây dựng quy trình công việc cho toàn bộ công ty, thực hiện phân công nhiệm vụ đến từng bộ phận, cá nhân cụ thể theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Những quy định này do giám đốc ban hành, gồm các giả định, chế tài, hướng dẫn tất cả phòng ban và các thành viên được phép làm gì, không được phép làm gì, nếu vi phạm thì sẽ chịu hình thức kỷ luật gì?
Đánh giá xử lý thông tin.
Công ty sử dụng phần mềm bán hàng chuyên dùng kết nối với dữ liệu của máy chủ đạt tại trụ sở chính. Việc quản lý, giám sát hệ thống cũng được thực hiện thường xuyên là liên tục bởi phòng Công nghệ Kỹ thuật nhằm đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị và ứng dụng luôn hoạt động tốt và hạn chế thấp nhất các lỗi phát sinh không đáng có cũng như phát hiện sớm các sai phạm trên hệ thống để tiến hành xử lý kịp thời.
Ngoài hoạt động của phòng Công nghệ Kỹ thuật thì hoạt động giám sát của Ban Kiểm soát cũng được thực hiện liên tục đối với hệ thống và hoạt động của phòng ban quản lý hệ thống. Qua đó, công ty hạn chế tối đa các sai phạm hệ thống thông tin xảy ra do lỗi cố ý hay vô ý của phòng ban quản lý hệ thống công nghệ.
Các thủ tục và quy liên quan bao gồm: Định kỳ kiểm tra hệ thống máy chủ, Định kỳ kiểm tra phần mềm, Định kỳ kiểm tra hệ thống máy khách, Định kỳ kiểm tra website, Lập báo cáo kiểm tra, Thực hiện khắc phục lỗi hệ thống thống tin, Báo cáo tình trạng khắc phục, Trình BĐH phê duyệt báo cáo.
Công ty đánh giá đúng và đầy đủ vai trò của việc quản lý hệ thống thông tin từ đó đầu tư đầy đủ cũng như kiểm soát chặt chẽ các quy định, hoạt động, báo cáo, hoạt động giám sát đối với hệ thống. Nhờ đó, công ty xây dựng được một hệ thống an toàn và hoạt động ổn định.
Kiểm soát trình tự xét duyệt chi tiêu
Đối với trình tự xét duyệt tạm ứng, từng nhân viên muốn có tạm ứng chi tiêu trước tiên cần lập đề nghị tạm ứng ghi rõ nội dung và mục đích của khoản chi, trình trưởng phòng duyệt. Sau khi trình giám đốc ký duyệt, chuyển sang cho bộ phận kế toán viết phiếu chi tạm ứng. Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký kế toán trưởng, giám đốc phụ trách, kế toán và người nhận.
Đối với thanh toán chi phí: người thanh toán phải lập đề nghị thanh toán sau khi trưởng phòng ký, trình BĐH duyệt, chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán viết phiếu chi. Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký kế toán trưởng, giám đốc phụ trách, kế toán và người nhận.
Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán ban quản lý công ty và nhân viên các bộ phận có liên quan tại công ty đã:
+ Xây dựng quy chế mua sắm vật tư, phụ tùng, hàng hóa làm căn cứ để tổ chức quá trình mua sắm vật tư, phụ tùng, hàng hóa từ khâu lập kế hoạch mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức kiểm nhận hàng mua về số lượng và chất lượng, tổ chức thanh toán cho nhà cung cấp...
+ Xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết cho từng thứ vật tư, phụ tùng, thiết bị, hàng hóa cần cho sản xuất kinh doanh và sửa chữa ở từng phòng ban, phân xưởng về số lượng và giá mua theo từng tháng và cho cả năm đảm bảo phù hợp với kế hoạch tiêu thụ và sản xuất cũng như tình hình tồn kho thực tế.
+ Thiết lập và thực hiện thủ tục mua sắm các loại vật tư, phụ tùng tương đối chặt chẽ phù hợp với quy định của pháp luật và các thể lệ hiện hành
+ Xây dựng và thực hiện thủ tục kiểm nhận hàng mua đảm bảo trì tiếp nhận những thứ vật tư, phục tùng, hàng hóa phù hợp với các điều khoản của hợp đồng mua đã được ký kết và làm đầy đủ các thủ tục kiểm tra về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật.
+ Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều được lập chứng từ đầy đủ, chính xác, đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu ghi trên phiếu nhập kho với biên bản nghiệm thu, phiếu kiểm tra chất lượng, hợp đồng, hóa đơn.
+ Các vật tư, phụ tùng, hàng hóa khi đã mua sắm hoàn thành nhập không được theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo thông tin tồn kho được cập nhật kịp thời vào hệ thống máy tính làm cơ sở để ra các quyết định thu mua vật tư, phụ tùng, hàng hóa.
Kiểm soát bán hàng và thu tiền
Đối với hoạt động bán hàng công ty thực hiện các quy trình cụ thể đối với các trường hợp cụ thể. Đối với các khách hàng thường xuyên, giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng thương mại hoặc ủy quyền cho người có thẩm quyền ký kết. Mọi thông tin liên quan đến chính sách bán hàng, cung cấp dịch vụ, các khoản chiết khấu, thời hạn thanh toán đều được quy định chi tiết trên hợp đồng.
Xuất phát từ các đơn đặt hàng trực tiếp hay tiếp nhận qua fax, điện thoại. Nếu giao dịch tiến hành trực tiếp thì nhân viên giao dịch nhận lập phiếu gửi đưa khách hàng ký nhận và trả tiền ngay. Đối với các đơn hàng khác bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm trong vấn đề gặp gỡ đàm phán với khách hàng, thỏa thuận các điều khoản như thời gian lưu trú, phương thức thanh toán, ...Các điều kiện hai bên đưa ra đã đi đến một sự thống nhất, phòng kinh doanh thiết lập các thủ tục ràng buộc về mặt pháp lý có thể là đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế.
Đơn đặt hàng hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của DN. Bộ phận có thẩm quyền xem xét xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng thiết bị, loại, quy cách, dịch vụ đi kèm...để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng. Khi đã có quyết định về mua hàng của khách, bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu bán hàng và chứng từ dựa
trên các thông tin trên mẫu hóa đón, đồng thời thực hiện việc đóng gói thiết bị và chuẩn bị dịch vụ kèm theo .
Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (chủng loại, mã hàng, số lượng...) và giá cả thanh toán. Sau khi đã nhận được đầy đủ các thông tin từ khách hàng, Giám đốc Kinh doanh của Công ty là người quyết định: giá bán sản phẩm và mục đích chi hoa hồng cho khách hàng hiện tại trong khoảng từ 1%-10% doanh thu tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Hàng tuần, Giám đốc họp với bộ phận bán hàng 02 lần chủ yếu để đôn đốc thu nợ, xử lý hàng tồn kho, giảm giá hàng bán..Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí dịch vụ, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
Thủ tục kiểm soát chủ yếu được thực hiện qua chứng từ, thông qua các chữ ký, số liên phát hành và việc luân chuyển cho các bộ phận và cá nhân liên quan, cụ thể:
Phiếu thu: Ai phát hành : Phòng Tài chính Kế toán. Chữ ký : 4 chữ ký, người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu), kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời), khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng). Số liên : 3 liên 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu, 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền,1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền.
gửi đến khách hàng để thu tiền. Thời điểm xác nhận thu tiền và ghi giảm nợ phải thu được quy định như sau:
Trường hợp thu bằng tiền mặt: Nếu khách hàng đến nộp tại công ty là thời điểm nhân viên thủ quỹ Công ty đã kiểm tra chính xác, đầy đủ số tiền thực thu và xuất phiếu thu có chữ ký của người nộp tiền. Còn nếu do nhân viên Công ty khi đi giao hóa đơn vào cuối kỳ nhận tiền luôn là thời điểm nhân viên Công ty đã xác nhận số thực tế thu và có xác nhận nộp tiền của khách hàng trên hoá đơn tài chính đã xuất.
Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Là thời điểm tiền đã được thể hiện trên tài khoản của Công ty tại ngân hàng theo sổ chi tiết ngân hàng hoặc tại thời điểm được ngân hàng xác nhận ( có thể bằng email, điện thoại hoặc văn bản) là đã nhận được lệnh chuyển tiền đến của ngân hàng thanh toán (ngân hàng chuyển tiền đến). Công ty thực hiện phân tích chi tiết đối với các khoản nợ bình thường, nợ xấu để có biện pháp đôn đốc và xử lý ngay đối với các khoản công nợ này.
Kiếm soát hoạt động mua hàng.
Đối với trình tự Ghi sổ kế toán nhập kho, Phòng Tài chính Kế toán căn cứ vào: Phiếu nhập kho, Bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hoá, Hoá đơn vận chuyển, bảo hiểm, tờ khai thuế. Phòng Tài chính Kế toán phân bổ chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, thuế cho từng loại hàng hóa, phụ kiện để tính giá nhập kho.
Đối với trình tự Ghi sổ kế toán xuất kho, Phòng Tài chính Kế toán căn cứ vào báo cáo phiếu xuất kho từng loại hàng hóa hàng ngày. Cuối tháng, kế toán tổng hợp hàng hóa và phụ kiện, lập bảng kê xuất kho hàng hóa và phụ kiện. Từ đó, lập chứng từ ghi sổ ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho
Kiểm soát tài sản cố định
Công ty chưa ban hành quy chế về quản lý tài sản cố định và thực tế cũng không nắm được năng lực sản xuất của tài sản cố định. Công ty chưa quản lý chặt chẽ tài sản cố định và chưa có bộ phận riêng để theo dõi và quản
lý tài sản cố định này. Hàng năm, Công ty có tiến hành kiểm kê tài sản cố định nhưng thực hiện còn mang tính hình thức và không hề có danh mục để kiểm kê. Bên cạnh đó, hàng năm, công ty không tiến hành xác định lại giá trị của tài sản cố định để điều chỉnh khấu hao hợp lý nhằm đảm bảo việc bảo toàn, thu hồi và phát triển vốn do đó giá trị còn lại của tài sản cố định có nhiều trường hợp không tương xứng với tình trạng kỹ thuật của TSCĐ. Thậm chí có nhiều TSCĐ hiện đã không còn sử dụng được nhưng giá trị của tài sản trên sổ sách kế toán vẫn còn.