3 1647817229090 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
3.3.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông.
Việc hoàn thiện hệ thống thông tin tại Công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT nên được bắt đầu bằng việc có cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong, chuyển đến người quản lý, BĐH bằng báo cáo thích hợp. Các báo cáo này thường là các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán tại doanh nghiệp. Việc xây dựng các báo cáo này sao cho đầy đủ, đáp ứng nhu cầu của cấp quản lý, đúng quy chuẩn của chế độ kế toán cũng cần được đảm bảo. Có thể nói hệ thống thông tin hiện nay tại công ty về cơ bản đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý cơ bản. Tuy nhiên, hệ thống này luôn cần phải được cập nhập, làm mới và điều chỉnh để đáp ứng được những yêu cầu trong tương lai.
Bên cạnh việc cải thiện hệ thống thông tin tại đơn vị Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT cũng cần đảm bảo cải thiện hệ thống truyền thông một cách hiệu quả bằng cách:
+ Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm về nghĩa vụ của mỗi thành viên.
+ Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận hạn chế hay yếu kém trong hoạt động
+ Xem xét chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải thiện hệ thống.
+ Đảm bảo truyền thông giữa các bộ phận
+ Mờ rộng truyền thông với bên ngoài.
+ Theo dõi phản hồi thông tin.
Công ty cũng cần phải đặt hệ thống máy chủ kế toán dưới sự quản lý và giám sát của phòng Kỹ thuâth Công nghệ để đảm bảo xử lý kịp thời và chính xác các sự cố có thể xảy ra về công nghệ, phần mềm và hệ thống. Phòng Tài chính Kế toán vẫn có thể truy cập được vào hệ thống qua đăng nhập tại máy khách bằng hệ thống mạng nội bộ. Qua đó, hạn chế được tình trạng rò rỉ thông tin kế toán và giới hạn được quyền truy cập hệ thống số liệu kế toán ở những nhân viên chuyên môn và quản lý có trách nhiệm. Để đảm bảo tính an toàn của dữ liệu trong phần mềm cũng như các số liệu của các sổ kế toán được in ra từ phần mềm, Công ty nên bảo quản các bản sao dữ liệu cũng như sổ sách kế toán đã được in ra từ phần mềm tại một vị trí an toàn cách xa phòng kế toán chứ không nên lưu trữ ngay tại cất tủ hồ sơ tại phòng tài chính kế toán như hiện nay.
Thực tế, trong quá trình triển khai sử dụng phần mềm kế toán tại công ty, các nhà cung cấp phần mềm mới chỉ chuyển giao phần tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm bao gồm hướng dẫn khai báo ban đầu, nhập dữ liệu thông tin và sửa các lỗi thường gặp chứ phần tài liệu mô tả quá trình xử lý dữ liệu, logic
của hệ thống thông tin, mô tả các thủ tục kiểm soát, các bút toán đặt sẵn trong chương trình phần mềm còn rất hạn chế. Do vậy, trong thời gian tới, Công ty cần yêu cầu nhà cung cấp phần mềm cung cấp đầy đủ bộ tài liệu hướng dẫn, chuyển lại toàn bộ hệ thống tài liệu bao gồm cả tài liệu quản trị hệ thống, tài liệu ứng dụng và tài liệu vận hành chương trình.
Bên cạnh việc hoàn thiện HTKSNB qua hoàn thiện các yếu tố cơ sở Kế toán thì các Báo cáo kế toán quản trị cũng cần được đưa vào trong hệ thống. Mặc dù các công tác tổ chức kế toán tại công ty hiện nay đang được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên để hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, các công ty cần sớm xây dựng và ban hành những quy định mới về công tác kế toán quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc điều hành và kiểm soát nội bộ.
Kế toán quản trị giúp cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của công ty như: chi phí của từng bộ phận, từng công việc, sản phẩm; phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh ... nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế. Do đó, rõ ràng kế toán quản trị là hệ thống đo lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính phục vụ cho yêu cầu quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, theo dõi thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ công ty. Kế toán quản trị là phương tiện để Giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động của công ty. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị đặc biệt cần thiết và mang lại lợi ích thiết thực cho công ty.