3 1647817229090 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
2.2.4. Thực trạng hệ thống thông tin và truyền thông.
Thực trạng hệ thống thông tin tại công ty.
Công ty đã áp dụng hệ thống côgn nghệ thông tin vào công tác quản lý, công tác bán hàng và công tác kế toán tuy nhiên các hệ thống và phần mềm này chưa được đồng bộ với nhau. Điển hình là công tác kế toán vẫn sử dụng những chứng từ, hóa đơn bình thường thay vì sử dụng chứng từ hóa đơn điện tử do bộ phận bán hàng cung cấp.
Phòng kế toán được trang bị phần mềm kế toán chuyên dùng và mỗi nhân viên có một tài khoản đăng nhập riêng cho hệ thống kế toán. Sổ sách báo cáo được phần mềm tích hợp sẵn theo mẫu. Dựa vào dữ liệu trên hệ thống kế toán tự động cho ra báo cáo tài chính nếu được yêu cầu. Hàng tháng, quý, năm công ty đều tiến hành in sổ sách, báo cáo để phục vụ cho kiểm tra, cung cấp thông tin và phòng ngừa các rủi ro về dữ liệu điện tử, đồng thời lưu trữ dữ liệu. Định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu để phát hiện sai lệch.
Hệ thống kế toán cũng được cài đặt các chương trình bảo vệ, chống virus, chống xâm nhập… để ngăn ngừa việc dữ liệu bị ăn cắp, chỉnh sửa. Tuy nhiên, hệ thống máy chủ kế toán lưu trữ dữ liệu không được tách biệt mà vẫn thuộc phạm vi phòng kế toán gây khó khăn cho quản lý của phòng Công nghệ Kỹ thuật. Hệ thống số liệu cũng không được sao lưu để đảm bảo dữ liệu ko bị
Đối với các hệ thống thông tin khác, máy chủ được đặt dưới sự quản lý của phòng Công nghệ Kỹ thuật qua đó đảm bảo độ an toàn trogn hoạt động. Khi có sự cố về phần mềm hay hệ thống nhân viên sẽ thông báo cho phòng Công nghệ Kỹ thuật qua đường dây để bàn hoặc điện thoại di động. Điều này giúp hạn chế tối đa thời gian chờ và khắc phục sớm nhất hệ thống khi xảy ra lỗi.
Hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng theo quy định của luật kế toán, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp, các văn bản pháp luật khác liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán công ty ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty sử dụng đầy đủ các mẫu chứng từ bắt buộc theo quy định như: Phiếu thu (01- TT), Phiếu chi (02-TT), Hoá đơn giá trị gia tăng (01GTKT-3LL) ( theo quy định về hóa đơn số 39/2014/TT-BTC). Các mẫu chứng từ mang tính hướng dẫn công ty sử dụng chủ yếu là các chứng từ lao động tiền lương như: Bảng chấm công (01a-LĐTL), bảng chấm công làm thêm giờ (01b-LĐTL), bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL), bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06- LĐTL), bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (11-LĐTL), các chứng từ về tiền tệ như Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT), giấy thanh toán tiền tạm ứng (04-TT), giấy đề nghị thanh toán (05-TT), bảng kiểm kê quỹ (08a-TTT)...Các chứng từ này được lập bằng máy vi tính nhưng vẫn đảm bảo nội dung quy định.
Chứng từ kế toán của Công ty được lập với đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của Luật kế toán (điều 16 Luật kế toán 2015 ban hành ngày 20/11/2015) gồm:
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
+ Tên, địa chỉ của công ty
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
+ Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan. Chứng từ kế toán được lập rõ ràng đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định, đủ số liên, đủ chữ ký theo quy định. Chữ ký trên chứng từ kế toán được giao cho người có thẩm quyền, đối với các chứng từ chi tiền do Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt và được ký từng liên một.
Chứng từ kế toán được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và được lưu trữ, bảo quản theo quy định (điều 21 Luật kế toán 2015).
Công ty đã xây dựng quy định về luân chuyển chứng từ kế toán làm căn cứ để kiểm tra, xét duyệt. Quy định rõ các trường hợp thu- chi bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng chuyển khoản thì cần có các chứng từ gì? chứng từ được xét duyệt và ký bởi những ai thuộc bộ phận nào? Ngoài ra còn quy định chi tiết về bộ chứng từ cho các khoản thu chi cụ thể khác như: chi chiết khấu khách hàng, chi tạm ứng, chi thanh toán các hợp đồng thuê ngoài, chi sửa chữa tài sản...
Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo danh mục tài khoản ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán. Công ty mở các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo đúng danh mục tài khoản quy định.
Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm:
Loại I: Tài sản ngắn hạn: Có các tài khoản 111, 112, 113, 131, 133, 138, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 159
222, 241. 242, 244.
Loại III: Nợ phải trả, có các tài khoản 311, 331, 333, 334, 335, 351 338, 341
Loại IV: Vốn chủ sở hữu, có các tài khoản 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419, 421
Loại V: Doanh thu, có các tài khoản 511, 515, 521, 531, 532
Loại VI: Chi phí sản xuất kinh doanh có các tài khoản 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 631, 632
Loại VII: Thu nhập khác, có tài khoản 711
Loại VIII: Chi phí khác: tk 811; Chi phí thuế TNDN: tk 821 Loại IX: Xác định kết quả kinh doanh,có tài khoản 911
Ngoài ra, công ty còn mở một số tài khoản chi tiết để phục vụ cho mục đích quản trị, chủ yếu là các tài khoản doanh thu, chi phí. Việc định khoản các nghiệp vụ được triển khai trên phần mềm kế toán máy, nhưng lại do các nhân viên kế toán thực hiện, phụ thuộc vào trình độ của mỗi nhân viên. Do đó vẫn có trường hợp định khoản nhầm các tài khoản với nhau. Tuy nhiên sai sót này cũng dễ phát hiện và ngăn chặn khi đối chiếu lẫn nhau giữa các phần hành.
Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán được thiết kế, lập trình sẵn trong phần mềm kế toán bao gồm sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được theo dõi cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp (đối với các khoản công nợ), chi tiết theo từng trung tâm giao dịch (để đánh giá doanh thu, sản lượng), chi tiết theo từng cá nhân (đánh giá kết quả kinh doanh) ...phục vụ mục đích quản trị.
Sổ kế toán ghi rõ tên của Công ty, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và Giám đốc công ty, được ghi rõ số trang và có đóng dấu giáp lai theo quy định của Luật kế toán (Luật số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015 ). Đồng thời sổ kế toán của Công ty cũng được lập với đầy đủ nội dung:
+ Ngày tháng ghi sổ
+ Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán.
+ Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Sổ kế toán được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung trên. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ). Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ.
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sở kế toán theo hình thưc trên máy tính.
Cuối kỳ, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Kế toán công ty thực hiện việc mở, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định. Các sổ sách, chứng từ kế toán được đánh số liên tiếp, cá nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ đúng kỳ dựa trên các chứng từ kèm theo.
Công ty ghi sổ bằng máy vi tính nên việc sửa chữa sổ cũng chấp hành theo đúng quy định. Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.