3 1647817229090 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
3.3.3 Hoàn thiện các chính sách và thủ tục kiểm soát.
Doanh nghiệp cần lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu giấy tờ liên quan đến hoạt động tài chính tại đơn vị. Bắt đầu từ việc cải thiện và xây dựng một quy trình xét duyệt thu chi có đầy đủ sự kiểm tra, giám sát và chấp thuận của các cấp quản lý, kế toán trưởng, ban giam đốc.
Công ty cần phải tính đến việc thiết kế và vận hành thủ tục báo cáo bất thường trong doanh nghiệp thông qua bản mô tả công việc theo từng vị trí có
vụ bất thường và những vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi, mọi lúc một cách kịp thời cho những người có trách nhiệm và đầy đủ thẩm quyền xem xét và xử lý. Những người có trách nhiệm và thẩm quyền xem xét báo cáo, xử lý bất thường phải đảm bảo tính độc lập với các bộ phận, cá nhân xảy ra hoặc phát hiện ra những nghiệp vụ bất thường, những vấn đề bất hợp lý. Đồng thời giám đốc công ty cần xây dựng và thực hiện các quy chế khuyến khích, khen thưởng thích hợp cho những nhân viên phát hiện, báo cáo về những vấn đề bất thường, vấn đề bất hợp lý.
BĐH công ty cũng phải tính đến việc thiết kế và vận hành đường dây nóng để nhân viên trong Công ty kịp thời báo cáo về những hành vi gian lận và có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Khi đường dây nóng được thiết lập Công ty phải có bộ phận chuyên tiếp thu và tổ chức xem xét, xử lý các hành vi gian lận được tố giác qua đường dây nóng. Để duy trì tính thiết thực, hữu ích của đường dây này việc xem xét, xử lý các hành vi đã được tuổi giáp phải đảm bảo khách quan, minh bạch, công bằng, tôn trọng tình chính trực và lợi ích chung của toàn doanh nghiệp.
Kế toán và ban gián đốc cần định kỳ kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán cũng như đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách kế toán và tình hình thực tế trong doanh nghiệp mà cụ thể là các hàng hóa tồn kho, các tài sản cố định được ghi chép trong sổ kế toán.Việc kiểm tra và đối chiếu thưuòng xuyên làm giảm đáng kể các sai phạm vô tình xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Xây dựng và kiểm tra thường xuyên chương trình ứng dụng và môi trường tin học hiện đang áp dụng tại đơn vị phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay các ứng dụng kế toán và ứng dụng bán hàng được áp dụng tại đơn vị về cơ bản đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các ứng dụng này cần được thường xuyên kiểm tra để kịp thời phát hiện ra những thiếu sót, sai sót cần được điểu chỉnh, bổ sung nhằm đảm bảo tính chính xác,
an toàn của thông tin phục vụ cho quản lý, giám sát và điều hành của ban giám đốc doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế trong việc giới hạn quyền tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Công ty cần đưa ra các quy định cũng như hạn chế quyền truy cập các tài liệu kế toán tại công ty nhằm mục đích hạn chế và phòng ngừa các sai phạm cố ý trong hoạt động kế toán và kinh doanh tại doanh nghiệp.
Về hoàn thiện các công tác kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền, Công ty cần xem xét hoàn thiện các yếu tố quản trị vốn. Cụ thể, Nhằm hạn chế và quản trị các vấn đề về chiếm dụng vốn, các vấn để về giảm thiểu rủi ro về phát sinh nợ khó đòi thì việc xem xét và duyệt hạn mức tín dụng là cần thiết và phải dựa vào các thông tin sau:
+ Tư cách pháp nhân và loại hình kinh doanh của khách hàng (cá thể, doanh nghiệp tư nhân, công ty CỔ PHẦN, CTCP, doanh nghiệp Nhà nước...)
+ Khả năng tài chính của khách hàng (vốn điều lệ, vốn đầu tư, tình hình thanh toán nợ với công ty và cam kết bảo lãnh nợ của ngân hàng)
+ Tình hình và tiềm năng kinh doanh của khách hàng như doanh số mua và tiêu thụ thực tế và ước tính bình quân hàng tháng
Bên cạnh đó, công ty cũng phải điều chỉnh và cải thiện các vấn đề về quản lý nợ phải thu của khách hàng như sau:
+ Giới hạn về số tiền phải thu:
Đối với khách hàng có giới hạn trách nhiệm nợ trong vốn đăng ký theo quy định của pháp luật như công ty CỔ PHẦN thì hạn mức tín dụng không được vượt hơn số vốn đăng ký/ vốn điều lệ của khách hàng thể hiện trong giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư trừ khi hạn mức vượt hơn này được bên thứ ba bảo lãnh bằng văn bản hợp pháp
Đối với khách hàng là nhà phân phối thì hạn mức tín dụng bắt buộc phải có thư bảo lãnh nợ của ngân hàng. Ngân hàng phát hành thư bảo lãnh phải có
đủ năng lực và phải được phòng kế toán chấp nhận. Thư bảo lãnh phải do người đại diện pháp luật hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của ngân hàng phát hành theo quy định của pháp luật
+ Giới hạn về thời gian thanh toán:
Thời hạn thanh toán được tính kể từ ngày của hoá đơn bán hàng xuất cho khách hàng tùy theo tình hình thị trường và yêu cầu cũng như việc đánh giá tình hình tài chính của từng khách hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Ngoài ra, nên có các chính sách khuyến khích các khách hàng trả nợ sớm bằng việc áp dụng một tỷ lệ khuyến mại khi khách hàng trả tiền sớm hơn thời hạn hoặc ngay khi mua hàng, một tỷ lệ khuyến mại khi khách hàng trả nợ đúng hạn và một tỷ lệ khuyến mãi/phạt lãi riêng cho khách hàng trả nợ quá thời hạn.
Về hoàn thiện công tác mua hàng và thanh toán:
+ Ban quản lý bộ phận mua hàng, bộ phận thiết kế hệ thống thông tin cùng với nhà cung cấp phần mềm lựa chọn mô hình quản trị để xác định số lượng và thời điểm đặt mua hàng phù hợp với từng mặt hàng. Từ đó thiết kế sẵn trong chương trình phần mềm chức năng tự động hoạt lại yêu cầu đặt mua hàng khi số lượng tồn kho vật tư, phục tùng, thiết bị lẻ không đủ đáp ứng nhu cầu kinh doanh hoặc khi đồ dùng văn phòng bị thiếu hụt.
+ Ban quản lý Công ty và các cấp liên quan đến chu trình mua hàng, bộ phận thiết kế hệ thống thông tin phối hợp với nhà cung cấp phần mềm chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình từ việc xây dựng kế hoạch mua hàng hàng năm dựa vào kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch sản xuất trong năm; xác định số lượng hàng đặt mua, thời điểm đặt mua hàng; lựa chọn nhà phân phối và các phương thức lựa chọn nhà phân phối như đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, tổ chức thỏa thuận và ký hợp đồng; tổ chức kiểm nhận số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật đối với từng loại vật tư, phụ tùng, thiết bị lẻ; tổ chức thanh toán và thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp để ban hành và
tổ chức thực hiện quy chế sắm hàng hóa, vật tư, phục tùng, thiết bị lệ mới cho vụ hợp.
+ Ngoài thủ tục kiểm nghiệm về số lượng, quy cách, chất lượng và yêu cầu kỹ thuật đối với từng loại hàng hóa, vật tư, phục tùng, thiết bị lẻ như đang sử dụng, nhà quản trị doanh nghiệp cần phải tính đến các thủ tục sử dụng máy đọc mã vạch để hỗ trợ cho việc kiểm điểm về số lượng, quy cách hàng mua đồng thời đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhập kho hàng hóa, vật tư, phục tùng, thiết bị lẻ.
+ Đặc biệt, để đảm bảo cho quá trình mua hàng được quản lý chặt chẽ Công ty phải tính đến việc sử dụng thủ tục đối chiếu với khách hàng về số lượng, chủng loại, giá cả và số tiền với từng nhà cung cấp có quan hệ với Công ty, thủ tục đóng dấu “Đã thanh toán” vào các hóa đơn mua hàng đã được thanh toán và làm thủ tục thanh lý hợp đồng, đóng dấu “Đã hoàn thành” vào các hợp đồng đã hoàn thành để tránh việc sử dụng lặp lại các chứng từ mua hàng để thanh toán.