3 1647817229090 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát là sự tích hợp các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp liên quan đến quan điểm, nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản trị đối với việc thiết kế, vận hành có hiệu quả kiểm soát nội bộ. Hoàn thiện môi trường kiểm soát nhằm giúp cho các nhà quản lý nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ từ đó mà họ luôn quan tâm thích đáng đến việc thiết kế vận hành các quy định, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu mọi cấp, mọi bộ phận trong doanh nghiệp.
Thông tin thu được qua quan sát và kiểm tra tài liệu cho thấy việc quản lý tài chính của Công ty khá chặt chẽ đó là tiền mặt được sử dụng cho chi phí hoạt động hàng ngày, cho tạm ứng cá nhân và chi lương đều không được giám đốc phê duyệt, ghi rõ ngày chi, mục đích chi. Điều này khiến cho môi trường kiểm soát tại doanh nghiệp trở nên thiếu tin cậy và là cơ sở cho những sai phạm xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty hiện tại không có chính sách cụ thể cho việc lập dự phòng hàng tồn kho và các khoản phải thu khó đòi. Các rủi ro có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong tương lai khi công ty gặp các khoản phải thu khó đòi và mất giá hàng tồn kho. Chính vì thế công ty cần thực hiện việc xây dựng và áp dụng một chính sách về việc lập dự phòng thương hướng dẫn của các thông tư về chế độ kế toán hiện hành trong thời gian sớm nhất nhằm khắc phục hạn chế đang còn tồn tại và phòng ngừa rủi ro trong tương lai.
Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được đánh giá sơ bộ là khá đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ các thủ tục kiểm soát của Công ty. Sổ sách kế toán không thấy có dấu hiệu của sai phạm việc kiểm tra định kỳ của kế toán trưởng. Kế toán tiền mặt, kế toán kho thì được biết hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa các sổ chi tiết và sổ quỹ, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái được kế toán trưởng xét duyệt và ký tắt. Chính sự kiểm soát chặt chẽ trong đối chiếu số liệu kế toán định kỳ và thường xuyên này hạn chế cơ hội cho các sai phạm có thể xảy ra.
MTKS của HTKSNB trong công ty nên được cải thiện một cách toàn diện và hợp lý, trong đó ban lãnh đạo nên tập trung vào các kiến nghị sau: + Quan tâm đến việc cải thiện và duy trì văn hóa doanh nghiệp của công ty.
VHDN của công di nên chú trọng đến tính chính trực, sự chuẩn mực trong công tác cũng như hành vi ứng xử và đạo đưc nghề nghiệp của các nhân viên cũng như các cấp quản lý. Việc ban hành các quy định, chính sách, hướng dẫn
hành vi ứng xử, giao tiếp hàng ngày là cần thiết và nên được đầu tư nhiều hơn. Ngoài ra, công ty cũng nên xây dựng thêm những chuẩn mục, hướng dẫn, quy định về việc thưởng, kiểm điểm, xử phạt đối với những hành vi cụ thể của nhân viên nhằm tránh những xung đột lợi ích giữa các cán bộ quản lý với nhân viên của mình.
+ Phổ biến những quy định, chính sách, hướng dẫn đến các nhân viên trong công ty qua hệ thống mạng nội bộ, các quyết định niêm yết tại không gian chung, các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm đảm bảo toàn bộ nhân viên cũng như cấp quản lý nắm rõ được tinh thần và chỉ đạo của lãnh đạo.
+ Cải thiện chính sách nhân sự: Mặc dù khi tuyển dụng nhân sự các yêu cầu cơ bản về học vấn, kinh nghiệm chuyên môn đối với nhân viên các phòng ban đã được đáp ứng đầy đủ. Ngoài ra, các lớp đào tạo thực tế chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cho các nhân viên cũng được công ty quan tâm đầu tư nhưng với đặc thù của phòng Kinh doanh trong công ty thì các yếu tố này về cơ bản chưa được đáp ứng. Nhân viên phòng Kinh doanh thường thay đổi liên tục trong thời gian sáu tháng đến một năm. Tuy những vị trí trong yếu không thường xuyên thay đổi nhưng vẫn ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điểm hình là sự giảm sút về doanh thu mỗi khi đổi mới nhân sự cũng như chi phí đào tạo nhân viên tại phòng ban này khá lớn so với các phòng ban khác. Ngoài ra, điều này cũng là điều kiện để các sai phạm quản lý xảy ra. Để khắc phục tình trạng này, trong tương lai công ty cần điều chỉnh lại về các chính sách tuyển dụng lao đông, các ưu đãi, chế độ lương thưởng cho phòng Kinh doanh cũng như tăng cường các hoạt động giám sát quản lý. Cùng với sự tăng cường giám sát quản lý với phòng Kinh doanh, công ty cũng cần xây dựng một hệ thống kiểm kê đánh giá năng lực nhân viên riêng cùng với đó là hệ thống lương thưởng, hỗ trợ chi phí hợp lý hơn để đảm bảo sự gắn bó lâu dài của người lao động tại phòng Kinh doanh. Công ty có thể tăng thêm các mức quyền lợi cũng như quy định lại hệ
thống mức hoa hồng cho hợp đồng. Việc cải thiện chính sách nhân sự sẽ mang lại đóng góp tích cực cho sự ổn định và an toàn của HTKSNB tại công ty, từ đó hạn chế các sai phạm có thể xảy ra.
+ Cải thiện Ủy ban giám sát: Công ty đã xây dựng Ban Kiểm sát độc lập với các phòng ban trong công ty, hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Hội đồng Quản trị và BĐH. Ban giam sát cũng chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị, BĐH và Pháp luật nhà nước, từ đó nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc và thái độ công tác của mỗi thành viên trong Ban Kiểm sát. Việc các thành viên trong Ban Kiểm soát được đôn đốc lên từ những nhân viên có năng lực chuyên môn cùng với tình thần trách nhiệm cao tại các phòng ban trong nội tại công ty tuy đảm bảo được tính đáp ứng cao về cơ sở chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cũng như sự rõ ràng trong quy trình làm việc tại công ty nhưng lại tạo ra sự kiêng dè trong hoạt động quản lý, kiểm soát, giám sát của phòng ban này. Việc này xuất hiện do tư tưởng nể nang, quen biết đến từ các nhân viên. Điều này đôi khi tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra trong HTKSNB. Chính vì HTKSNB yêu cầu sự minh bạch đến từ chính công tác kiểm tra, giám sát nên đây có thể coi là một điểm chưa hoàn thiện của ủy ban giám sát trong công ty. Để khắc phục được thực trạng này, công ty nên xây dựng lại chính sách tuyển dụng nhân sự cho Ban Kiểm sát. Nhân sự nên được lựa chọn từ bên ngoài công ty nhằm đáp ứng được sự khách quan trong công tác thanh tra, kiểm tra. Tất nhiên, các yêu cầu về chuyên môn và kinh nghiệm cũng cần được đáp ứng để tránh xảy ra sự sai sót hay thiếu minh bạch trong công tác của Ban Kiểm sát.
+ Cải thiện công tác kế hoạch: Phòng Kế hoạch và Đầu tư về cơ bản đã xây dựng những kế hoạch, chiến lược phù hợp với tình hình tài chính và tình hình nhân sự của công ty từ đó tham mưu cho các cấp lãnh đạo để phê duyệt cũng như phổ biến, thực thi các kế hoạch, quyết định này trong từng giai đoạn. Tuy nhiên, những kế hoạch này mặc dù được xây dựng chuyên sâu, thống nhất
dựa trên cơ sở là những số liệu cụ thể mỗi giai đoạn của công ty nhưng lại thiếu đi sự linh hoạt. Bất cứ rủi ro nào xảy ra ảnh hưởng đến tình hình thực tế của công ty về tài chính, nhân sự… cũng có thể làm sai lệch và giảm hiệu quả của các kế hoạch, quyết định đang được thực hiện. Tuy việc điều chỉnh là kịp thời nhưng không tránh khỏi những tác động tiêu cực đến công ty. Chính vì thế để cải thiện công tác kế hoạch, lãnh đạo công ty cần yêu cầu xây dựng các kế hoạch dự phòng đi kèm, các kế hoạch dự trù này được xây dựng trên cơ sở phân tích các yếu tố rủi ro thị trường qua đó đánh giá ảnh hưởng đến công ty. Việc có các kế hoạch dự trù để thay thế ngay khi các yếu tố rủi ro xảy ra một cách kịp thời sẽ là cơ sở quan trọng giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến công ty cũng từ đó hạn chế các sai phạm, sai sót có thể xảy ra trong khi quá trình điều chỉnh kế hoạch của các cấp lãnh đạo đang được tiến hành.