Điều 183 của BLTTDS quy định: "Trước khi tiến hành phiên hòa giải, Tòaán phải thông báo cho các đương sự, người đại diện hợp pháp của đương sự biết về thời gian, địa điểm tiến hành phiên hòa giải, nội dung các vấn đề cần hòa giải" [34].
Theo quy định tại Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của HĐTP TANDTC thì Tòa án phải ra thông báo vềphiên hòa giải bằng văn bản theo đúng mẫu quy định đểgửi cho các đương sự. Trong Thông báo vềphiên hòa giải, cần phải có những nội dung sau: họ, tên, địa chỉ của người được thông báo; thời gian, địa điểm hòa giải; nội dung các vấn đề cần hòa giải và cần phải ghi rõ"Nếu người được thông báo không có mặt đúng thời gian, địa điểm ghi trong thông báo này để tham gia phiên hòa giải, Tòa án sẽ tiếp tục giải quyết vụ án theo quy định của pháp luật tốtụng dân sự" [56].
Việc gửi Thông báo vềphiên hòa giải cho các đương sựphải tuân thủ đúng theo quy định tại các điều từ 146 đến 156 của BLTTDS. Theo đó, Tòa án có thể tống đạt trực tiếp cho đương sự hoặc thông qua bưu điện hoặc ủy ban nhân dân xã. Nếuđương sựcốtình không nhận, Tòaán phải tiến hành thủ tục niêm yết công khai. Trường hợp đương sự vắng mặt tại địa phương mà không rõ địa chỉnơi cưtrúhiện tại của đương sựthì phải thực hiện việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng. Song dùbằng phương thức nào thì Toà án cũng phải có tiệncăn cứ là đã thông báo hợp lệ đến đương sự. Nếu không có căn cứchứng minh đương sự đã được triệu tập hợp lệ thì sẽrất khó khăn trong những trường hợp đương sựvắng mặt.
Để việc hòa giải đạt kết quả cao, trước khi quyết định mở phiên hòa giải, Thẩm phán phải nghiên cứu thật kỹ hồ sơ, xác định rõ những vấn đề quan trọng của vụviệc nhưxác định quan hệpháp luật bịxâm phạm hay đang tranh chấp, tư cách đương sự tham gia tố tụng, những tài liệu chứng cứ cần thiết chứng minh sự thật trong vụ án... Ngoài ra, Thẩm phán cũng cần phải tìm hiểu về các vấn đề khác liên quan đến vụ việc như mối quan hệ giữa các đương sự, quan điểm của những người dân trong khu vực khi nhìn nhận sự việc đó... Tuy nhiên, PLTTDS của ta hiện nay chưa có quy định về trách nhiệm chuẩn bị này của Thẩm phán. Hơn nữa, cũng không cóquy định về số lần hòa giải nên có Thẩm phán ngại hòa giải thì chỉ mở phiên hòa giải một lần, nếu không hòa giảiđược thì đưa vụ án ra xét xửngay; ngược lại, có những Thẩm phán do không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nên khi tiến hành hòa giải đã không đưa ra được những giải pháp phù hợp để các đương sự tự thỏa thuận với nhau, do vậy có thểmở phiên hòa giải rất nhiều lần. Đôi khi việc hòa giải diễn ra quá nhiều lần mà không đạt được kết quả sẽ khiến cho đương sự mệt mỏi, thiếu sựtin tưởng vào năng lực giải quyết của Tòaán nên việc giải quyết sẽcàng khókhăn hơn.
Sau khi đã tống đạt thông báo về phiên hòa giải cho tất cả các đương sự, đến đúng thời gian ghi trong thông báo, Thẩm phán vàThưkýphải cómặt tại địa điểm đã ghi trong thông báo để sẵn sàng cho việc hòa giải.