Thu thập thông tin là khâu đầu tiên trong quy trình công việc của KTQT, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng thông tin KTQT cung cấp, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của các QĐ được đưa ra. Để có thông tin thích hợp đáp ứng các yêu cầu
Tư vấn cho NQT ra QĐ
ngắn hạn Thu thập thông tin
KTQT
Xử lý, phân tích thông tin KTQT
Cung cấp thông tin KTQT
QĐ liên quan đến tổ chức thực hiện QĐ liên quan đến hoạch định QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát
cho việc RQĐ ngắn hạn, quá trình thu thập thông tin KTQT được thực hiện theo trình tự 4 bước như sau:
Sơđồ 2.4. Thu thập thông tin KTQT cho việc ra quyết định
Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.3.1.1. Xác định nội dung thông tin kế toán quản trị cần thu thập
Để có thông tin định hướng hoạt động kinh doanh, thông tin kết quả hoạt động kinh doanh, thông tin kiểm soát và đánh giá, thông tin chứng minh quyết định quản trị giúp các NQT có cơ sở ra quyết định ngắn hạn, thông tin ban đầu mà KTQT cần thu thập gồm:
Thông tin tiêu chuẩn nộibộ: Trong DNSX, các tiêu chuẩn nội bộ bao gồm:
- Các tiêu chuẩn về chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc, tiêu chuẩn về chế độ làm việc, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật người lao động trong các phòng ban và của toàn DN…
- Thông tin về các mức chi phí tiêu hao các nguồn lực trong quá trình SXKD của DN: định mức các khoản mục chi phí cấu thành nên giá sản phẩm (định mức chi phí NVLTT, định mức chi phí NCTT, định mức chi phí SXC), định mức chi phí bán hàng và QLDN, định mức chi phí tài chính và chi phí khác, các sai số và hao hụt cho phép… Các thông tin tiêu chuẩn nội bộ thường được các DNSX xây dựng, xác định cho một thời kỳ hoạt động nhất định, bao gồm cả thông tin giá trị, thông tin hiện vật. Nếu DN sản xuất theo đơn đặt hàng, thông tin định mức có thể được xây dựng riêng cho từng đơn hàng.
Thông tin kết quả thực hiện bản chất là thông tin tài chính được thu thập từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Theo nội dung, thông tin kết quả thực hiện mà KTQT cần thu thập gồm: tài sản, nợ phải trả, chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả hoạt động SXKD.
Hoạt động SXKD của các DNSX khá đa dạng nên thông tin kết quả thực hiện được phân thành các loại, nhóm theo yêu cầu quản lý. Các tiêu thức phân loại thông tin kết quả thực hiện được xét riêng cho từng đối tượng cụ thể. Ví dụ, hàng tồn kho phân loại theo mục đích sử dụng, theo nguồn hình thành, theo địa điểm bảo quản hoặc theo kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ. Đối với thông tin về chi phí, ngoài tiêu thức phân loại theo chức năng hoạt động (chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản
THU THẬP THÔNG TIN KTQT CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN
Xác định nội dung thông tin cần thu thập Lựa chọn nguồn thu thập thông tin Tiến hành thu thập thông tin Kiểm soát chất lượng thông tin thu thập được
xuất), theo mối quan hệ với kỳ xác định kết quả (chi phí sản phẩm và chi phí thời kì) để phục vụ cho KTTC, chi phí của DN còn được phân loại theo một số tiêu thức khác làm tiền đề để KTQT có thể áp dụng các kỹ thuật xử lý và phân tích thông tin cho việc RQĐ: theo khả năng quy nạp vào đối tượng chịu phí (chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp), theo cách ứng xử của chi phí (BP, ĐP và chi phí hỗn hợp), theo thẩm quyền ra quyết định (chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được). Ngoài ra, trong lựa chọn phương án kinh doanh, chi phí có thể được phân thành: chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí cơ hội và chi phí chất lượng (Phụ
lục 2.1. Phân loại chi phí SXKD trong DNSX). Để đáp ứng yêu cầu quản trị, doanh thu, thu nhập và kết quả hoạt động được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động của DN, theo khu vực địa lý và thị trường, theo phương thức tiêu thụ sản phẩm (Phụ lục 2.2. Phân loại doanh thu, thu nhập trong DNSX).
Thông tin dự báo tương lai về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Theo tính
chất, thông tin dự báo tương lai phục vụ cho việc RQĐ ngắn hạn của NQT gồm:
-Thông tin dự báo về môi trường kinh doanh: Dự báo về sự tăng trưởng của thị trường, khả năng cạnh tranh, nhu cầu khách hàng, các chính sách vĩ mô và ảnh hưởng của các chính sách đến khả năng phát triển của DN, dự báo sự biến động của tình hình cung cầu, giá cả các yếu tố đầu vào của sản xuất, sự biến động về tỷ giá hối đoái, lãi suất huy động vốn, thông tin dự báo liên quan đến tiềm lực khách hàng, chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, thông tin dự báo sự thay đổi của công nghệ sản xuất sẽ ảnh hưởng theo chiều hướng như thế nào đến năng suất sản xuất, mức tiêu hao NVL, giá thành sản phẩm và lợi nhuận của DN…
-Thông tin dự báo về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN: Kế hoạch dữ trữ hàng tồn kho, kế hoạch bán hàng, khả năng sản xuất và cung ứng sản phẩm hàng hoá, chính sách bán hàng, kế hoạch mua sắm và TSCĐ …
2.3.1.2. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin
Thông tin KTQT cần thu thập có thể được thể hiện trên các tài liệu là các chứng từ kế toán hoặc trên các văn bản, báo cáo dạng bản cứng là các giấy tờ hoặc dưới dạng bản mềm là các file trên máy tính, các phân hệ trên phần mềm kế toán và các phần mềm quản trị mà cơ sở dữ liệu được tích hợp và chia sẻ. Nguồn thu thập thông tin rất đa dạng, nhưng có thể khái quát thành 2 nguồn chính: Nguồn nội bộ trong DN và nguồn bên ngoài DN.
Từ nguồn nội bộ, KTQT có thể thu thập được thông tin tiêu chuẩn nội bộ, thông tin về kết quả thực hiện, thông tin dự báo tương lai liên quan đến tình hình huy động, sử dụng các nguồn lực của DN.
Từ nguồn bên ngoài DN, kế toán quản trị có thể thu thập được thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh mà DN đang quan tâm: tình hình thị trường trong nước, trong khu vực và quốc tế, các chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp....
KTQT cần cân nhắc, quyết định lựa chọn nguồn thu thập thông tin phù hợp và đáng tin cậy nhất. Trên thực tế thì các bộ phận chức năng trong DN cũng thực hiện việc thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài để xử lý công việc do bộ phận mình phụ trách. KTQT có thể tiếp nhận, tổng hợp thông tin ban đầu từ các bộ phận này mà không nhất thiết phải tự thu thập. Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài thường tốn kém thời gian và chi phí hơn việc thu thập thông tin từ nguồn nội bộ, mặt khác độ tin cậy không cao. Đểđáp ứng những yêu cầu đối với thông tin cho việc RQĐ ngắn hạn (linh hoạt, kịp thời, đáng tin cậy…), KTQT đặt trọng tâm nhiều cho việc thu thập thông tin từ nguồn nội bộ hơn là những thông tin từ nguồn bên ngoài DN.
2.3.1.3. Tiến hành thu thập thông tin
Sau khi xác định nội dung thông tin cần thu thập và lựa chọn được nguồn thu thập thông tin, KTQT tiến hành thu thập thông tin theo quy trình trong sơđồ 2.5.
Sơđồ 2.5. Quy trình thu thập thông tin KTQT
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Thu thập thông tin theo phương thức truyền thống
Thu thập thông tin trong điều kiện ứng dụng CNTT tích hợp
Các phòng ban bộ phận trong DN
Bộ dữ liệu chung Nguồn nội bộ trong DN
Tiêu chuẩn nội bộ Thông tin thực hiện Thông tin dự báo
Nguồn bên ngoài
Thông tin dự báo
Kế toán quản trị NQT các cấp Con người Phương pháp thu thập thông tin Công cụ hỗ trợ
Thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ
Thông tin tiêu chuẩn nội bộ được KTQT thu thập từ nguồn bên trong DN với
2 hình thức chủ yếu:
(1) KTQT liên hệ trực tiếp với các phòng, ban, bộ phận chức năng trong DN (Phòng kỹ thuật, Phòng quản lý vật tư, Phòng quản lý nhân sự…) để thu thập thông tin.
(2) Trong những DN đã sử dụng phần mềm quản trị ERP hoặc có sử dụng các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu được tích hợp chia sẻ, KTQT có thể thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ từ cơ sở dữ liệu tập trung của DN thông qua hệ thống máy tính được nối mạng toàn cầu và mạng nội bộ. Để có bộ cơ sở dữ liệu lớn này, các DN phải giao quyền cho các bộ phận cập nhật thông tin vào hệ thống. Ví dụ: Phòng kĩ thuật cập nhật vào hệ thống các tiêu chuẩn định mức lượng chi phí sản xuất (định mức lượng vật tư tiêu hao, định mức giờ công để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm hoặc 1 đơn hàng), sai số và hao hụt chi phí cho phép; Phòng kinh doanh/ bộ phận thu mua vật tư cập nhật thông tin vềđịnh mức giá vật tư; bộ phận bán hàng được giao quyền nhập dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng (phiếu xuất kho hàng bán, hoá đơn bán hàng…); kế toán công nợ nhập dữ liệu về các khoản công nợ kết nối với thông tin liên quan tới nghiệp vụ bán hàng đã được bộ phận bán hàng cập nhật… Bộ cơ sở dữ liệu tập trung không chỉ cung cấp thông tin về các tiêu chuẩn định mức mà còn cho phép KTQT thu thập các thông tin phi tài chính, thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn lực của DN, tình hình thực hiện kế hoạch của các phòng chức năng trong DN.
Thu thập thông tin kết quả thực hiện
Xuất phát từ yêu cầu phải hài hoà mối quan hệ lợi ích - chi phí, việc thu thập thông tin kết quả thực hiện phải được thực hiện trên nguyên tắc tận dụng tối đa thông tin đã được KTTC thu thập. KTQT chỉ cần thu thập những thông tin còn thiếu.
Thông tin kết quả thực hiện chủ yếu thể hiện trên các chứng từ kế toán phản ánh việc tiêu dùng các nguồn lực. Các chứng từ này có thể là các chứng từ bên ngoài như Hóa đơn dịch vụ mua ngoài, mua vật tư, hàng hóa…; cũng có thể là các chứng từ bên trong DN như Phiếu xuất kho vật tư hàng hóa, Bảng tính phân bổ tiền lương, Bảng trích khấu hao TSCĐ, Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, Bảng tính giá thành... Để thuận tiện cho công tác quản lý nói chung và trong thu thập thông tin kế toán nói riêng, các DN có thể phân loại chứng từ kế toán theo tính cấp bách của thông tin phản ánh trên chứng từ. Những chứng từ mà thông phản ánh trên đó hợp lý, hợp với quy luật của các nghiệp vụ xảy ra là chứng từ bình thường. Thông tin trên chứng từđược mã hoá, nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu theo các loại, nhóm phù hợp theo đúng trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và báo cáo. Những chứng từ mà thông tin phản ánh không hợp lý hoặc thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời…là chứng từ báo động. Kế toán tập hợp riêng các chứng từ này, thông báo cho các bộ phận liên quan kịp thời xử lý.
Hiện nay, trong nhiều DN, phần mềm kế toán được tích hợp với phần mềm quản lý của các bộ phận, đơn vị trực thuộc. Chứng từ nguồn phát sinh hay tiếp nhận ở các bộ phận đều thực hiện, cập nhật và lưu trữ trên phần mềm tích hợp. Quá trình thu thập thông tin kết quả thực hiện dưới dạng chứng từ điện tử, mỗi nhân viên kế toán phụ trách 1 phần hành kế toán và được phân quyền cập nhật, hiệu chỉnh, xử lý, tổng hợp, truy xuất dữ liệu và bảo mật thông tin. Kế toán không mất nhiều thời gian thu thập dữ liệu mà kế thừa dữ liệu từ các bộ phận, đơn vị cấp dưới.
Thu thập thông tin dự báo tương lai
Thông tin dự báo tương lai được KTQT thu thập theo kế hoạch của từng tuần, tháng, quý… nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau cho việc RQĐ ngắn hạn của NQT các cấp trong DN, bao gồm:
•Thông tin dự báo về môi trường kinh doanh được KTQT và các phòng ban chức năng thu thập từ nguồn bên ngoài qua việc quan sát quy trình, điều tra thực nghiệm, phỏng vấn chuyên gia hoặc từ các thông tin được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng, từ các hiệp hội hành nghề, các tổ chức quản lý kinh tế,…
•Thông tin dự báo về tình hình huy động và sử dụng các nguồn lực của DN được KTQT tổng hợp từ các bản kế hoạch của các bộ phận chức năng trong DN và các báo cáo thống kê có liên quan. Ngoài ra, thông tin dự báo tương lai cũng có thể do KTQT tự xác định bằng những phương pháp kỹ thuật phù hợp trên cơ sở phân tích dữ liệu quá khứ. Ví dụ, sử dụng phương pháp cực đại, cực tiểu hoặc bình phương bé nhất để phân tích các khoản chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí, từ đó xây dựng phương trình toán học dự báo cách ứng xử của chi phí với sự thay đổi mức độ của một hoạt động liên quan đến chi phí đó.
Thông tin dự báo tương lai rất cần thiết để NQT có cơ sở ra quyết định lựa chọn một phương án tối ưu nhất trong số các phương án đang xem xét và có thể khai thác hiệu quả các nguồn lực của DN nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Nhưng thông tin dự báo tương lai khó tránh khỏi những sai lệch nhất định so với thực tế và không phải mọi thông tin dự báo đều thích hợp cho việc RQĐ. Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin dự báo tương lai phụ thuộc rất nhiều vào yêu cầu và trình độ quản lý của NQT cũng như việc trang bị phương tiện hỗ trợ việc thu thập thông tin của từng DN.
Các thông tin KTQT thu thập đảm bảo độ tin cậy sau khi được nhập vào hệ thống sẽ góp phần tạo nên bộ dữ liệu chung của DN phục vụ cho mục đích quản trị DN.
2.3.1.4. Kiểm soát chất lượng thông tin thu thập được
Thông tin đầu vào có chất lượng (thỏa mãn các yêu cầu đối với thông tin) thì những bước xử lý và phân tích thông tin tiếp theo mới có ý nghĩa. Mục đích của việc kiểm soát chất lượng thông tin đầu vào nhằm đảm bảo cho thông tin: Luôn sẵn có và phù hợp để sử dụng khi cần; Được bảo vệ một cách thoảđáng, tránh mất tính bảo mật, bị sử
dụng sai mục đích, mất tính toàn vẹn (Nguyễn Thành Hưng, 2017). Để kiểm soát chất lượng thông tin đầu vào, các DN cần xác định các nội dung kiểm soát, gồm:
•Kiểm soát cơ sở dữ liệu, tài liệu và phần mềm độc quyền của DN nhằm ngăn chặn việc truy cập trái phép để sửa chữa tài liệu, ăn cắp thông tin và phá huỷ các chương trình phần mềm của hệ thống.
•Kiểm soát phần cứng (hệ thống máy tính, mạng máy tính…) để tránh những hỏng hóc như: cháy nổ, hỏng phần cứng, ẩm mốc…
•Chuẩn hóa và kiểm soát tốt quy trình thu thập thông tin, thiết lập các kênh thu thập thông tin phù hợp, quy định về việc nhập dữ liệu vào hệ thống một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo rằng các thông tin thu thập đầy đủ, chính xác, đáng tin cậy, ngăn chặn những thông tin đầu vào sai lầm.