ngắn hạn
Trước hết, các DN cần quan tâm hơn nữa đến các vấn đề liên quan đến thời điểm cung cấp thông tin và nội dung thông tin cung cấp trên các báo cáo KTQT sao cho khoa học và phù hợp, đầy đủ và đồng bộ.
Hệ thống BCQT tại các DNSX cơ khí, ngoài việc phân thành 4 loại theo mục đích sử dụng cho từng loại QĐ như hiện nay, có thể phân thành 2 loại theo thời điểm cung cấp thông tin là: Hệ thống báo cáo định kỳ và Hệ thống báo cáo nhanh.
Hệ thống báo cáo định kì
Các báo cáo định kì (tháng, quý) cung cấp thông tin giúp DN kiểm tra, đánh giá QĐ. Các báo cáo này nên được trình bày dưới dạng bảng số liệu mang tính so sánh, kết hợp với phần thuyết minh và giải thích số liệu và nên được giao cho kế toán phụ trách từng phần hành tổng hợp. Thuộc nhóm này có 2 loại báo cáo là: Báo cáo kết quả hoạt động và các Báo cáo kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động (gồm Báo cáo về các biến động và nguyên nhân biến động kết quả kinh doanh của toàn công ty và Báo cáo kế toán trách nhiệm của từng hoạt động kinh doanh, từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm):
- Báo cáo kết quả hoạt động gồm các báo cáo như: Báo cáo kết quả bán hàng; Báo cáo kết quả kinh doanh theo từng nhóm hàng, ngành hàng; Báo cáo kết quả kinh doanh dạng SDĐP; Báo cáo kết quả kinh doanh toàn DN cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của toàn DN trên cơ sở tổng hợp thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả của các bộ phận/ đơn vị/ chi nhánh trực thuộc… Căn cứ vào thông tin được cung cấp trên các báo cáo này, NQT đánh giá được hiệu quả hoạt động thực tế của các bộ phận, hiệu quả kinh doanh của từng
ngành hàng, nhóm hàng… để có cơ sởđưa ra các QĐđiều chỉnh kết cấu sản xuất và tiêu thụ…(Phụ lục số 4.3 - Một số mẫu báo cáo kết quả hoạt động).
- Báo cáo biến động và nguyên nhân biến động gồm các báo cáo như: Báo cáo biến động kết quả hoạt động tiêu thụ cung cấp thông tin biến động kết quả hoạt động tiêu thụ như: Biến động về doanh thu, biến động về giá vốn, biến động chi phí tiêu thụ và những biến động khác có liên quan như giá vốn hàng tồn kho cuối kì, biến động nợ phải thu trong kì; Báo cáo biến động và nguyên nhân biến động chi phí sản xuất, chi phí ngoài sản xuất, Báo cáo biến động và nguyên nhân biến động kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin về các yếu tốảnh hưởng đến biến động về doanh thu, biến động về chi phí, biến động về vốn... (Phụ lục số 4.4 - Một số mẫu báo cáo biến động và nguyên nhân).
- Báo cáo kế toán trách nhiệm: Từ hệ thống KTTN đã được thiết lập trong các DN, tác giảđề xuất hệ thống báo cáo KTTN như sau:
* Báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí:
Mục đích: Báo cáo trách nhiệm chi phí được lập cho từng trung tâm chi phí, nhằm phân tích tỷ lệ các đơn hàng sản xuất hoàn thành đúng kế hoạch, xác định mức chênh lệch giữa chi phí thực hiện so với dự toán. Chênh lệch đó có thể được phân tích chi tiết theo yêu cầu quản lý thành các biến động theo các nhân tố cấu thành nên chi phí giúp NQT xác định rõ nguyên nhân chênh lệch và có QĐ phù hợp để kiểm soát các khoản chi phí này một cách hợp lý.
Các chỉ tiêu của báo cáo: bao gồm các chỉ tiêu về chi phí dự toán (thường là dự toán linh hoạt), chi phí thực tế và chi phí chênh lệch của từng bộ phận, từng TTTN trong DN (Phụ lục số 4.5 - Mẫu báo cáo trách nhiệm của Trung tâm chi phí).
* Báo cáo trách nhiệm trung tâm doanh thu:
Mục đích: Báo cáo trách nhiệm doanh thu được lập cho từng trung tâm doanh thu, nhằm xác định mức chênh lệch giữa doanh thu thực hiện so với dự toán. Chênh lệch đó có thểđược phân tích chi tiết theo yêu cầu quản lý thành các biến động theo các nhân tố cấu thành nên doanh thu giúp NQT xác định rõ nguyên nhân chênh lệch và có quyết định phù hợp để kiểm soát các khoản doanh thu một cách hợp lý.
Các chỉ tiêu của báo cáo: Báo cáo trách nhiệm trung tâm doanh thu thường bao gồm các chỉ tiêu về doanh thu dự toán (thường là dự toán linh hoạt), doanh thu thực tế và doanh thu chênh lệch của từng bộ phận, từng TTTN trong DN (Phụ lục số 4.5 - Mẫu báo cáo đánh giá trách nhiệm của bộ phận bán hàng). Thậm chí khi có đầy đủ thông tin thông qua việc theo dõi tình hình hoạt động bán hàng của từng nhân viên bán hàng, có thể lập báo cáo phân tích doanh số bán hàng của từng nhân viên, báo cáo phân tích doanh số mua hàng của các nhóm khách hàng.
* Báo cáo trách nhiệm trung tâm lợi nhuận:
Mục đích: Báo cáo được lập nhằm cung cấp thông tin để NQT đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch lợi nhuận trong một kỳ của bộ phận. Đồng
thời, qua báo cáo trách nhiệm lợi nhuận, NQT có thể xem xét phần đóng góp của từng bộ phận vào lợi nhuận chung của DN để đưa ra các quyết định khen thưởng phù hợp.
Các chỉ tiêu của báo cáo: Báo cáo trách nhiệm trung tâm lợi nhuận thường được trình bày theo dạng SDĐP nhằm xác định lợi nhuận của từng bộ phận trong phạm vi được phân cấp kiểm soát về chi phí, doanh thu. Do vậy, trong báo cáo này thường bao gồm các chỉ tiêu doanh thu thuần, biến phí, số dư đảm phí, định phí bộ phận, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế, vốn đầu tư, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư, thu nhập thặng dư. (Phụ lục số 4.5 - Mẫu báo cáo đánh giá trách nhiệm của Trung tâm lợi nhuận).
Hệ thống báo cáo nhanh
Là những báo cáo được lập theo yêu cầu của lãnh đạo công ty tại một số thời điểm nhất định khi cần ra quyết định. Loại báo cáo này sẽ giúp NQT có thêm thông tin để cân nhắc và ra quyết định, hoặc cũng có thể căn cứ vào đó mà ra quyết định ngay. Xếp vào nhóm này sẽ có 2 loại là: Báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh và báo cáo chứng minh quyết định quản trị.
Về nội dung, các báo cáo này cần tập trung phân tích sự khác biệt giữa các phương án SXKD đang được xem xét. Dựa vào đó, giúp NQT có thể ngay lập tức đưa ra quyết định ngay hoặc có thêm thông tin để cân nhắc. Các báo cáo này có thể là phân tích thông tin thích hợp hoặc phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận như trong Phụ lục 4.6.
Khái quát quy trình thực hiện các công việc KTQT để có thông tin hữu ích tư vấn cho việc RQĐ ngắn hạn của NQT theo hướng đề xuất trong sơđồ 4.7.
148
Sơđồ 4.7. Quy trình thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin KTQT cho việc ra QĐ ngắn hạn trong các DNSX
Các phòng ban, bộ phận trong DN
Thông tin tiêu chuẩn nội bộ
Thông tin kết quả
Thông tin dự báo tương lai
Con người
Công cụ hỗ trợ Phương pháp thu thập
Bộ cơ sở dữ liệu chung NQT cấp cao NQT cấp trung gian NQT cấp cơ sở Kế toán quản trị
(1)Thu thập thông tin (2)Xử lý và phân tích thông tin
(3) Cung cấp thông tin
- Báo cáo định hướng HĐKD
- Báo cáo kết quả HĐKD
- Báo cáo kiểm soát và đánh giá hoạt động