Để thu thập thông tin đầu vào, 100% DN được khảo sát cho biết đã thực hiện quy trình thu thập thông tin với 4 nội dung cơ bản là: Xác định nội dung thông tin KTQT cần thu thập; Lựa chọn nguồn thu thập thông tin; Tiến hành thu thập thông tin; Kiểm soát chất lượng thông tin thu thập được.
3.3.1.1. Xác định nội dung thông tin cần thu thập
Theo kết quả khảo sát kế toán trưởng/ nhân viên kế toán của các DNSX cơ khí, để xác định nội dung thông tin cần thu thập, có 40 phiếu trả lời (50,63%) chỉ căn cứ vào nhu cầu thông tin của NQT các cấp, 7/79 phiếu (8,86%) chỉ căn cứ vào khả năng thu thập thông tin của bộ phận kế toán và 32 phiếu còn lại (40,51%) cho biết kết hợp cả 2 yếu tố trên. Căn cứ vào đó, kế toán xác định 3 loại thông tin ban đầu cần thu thập là: Các tiêu chuẩn nội bộ, thông tin dự báo tương lai và thông tin kết quả thực hiện. Tuy nhiên, mức độưu tiên trong việc thu thập 3 loại thông tin này khác nhau.
Bảng 3.4. Kết quả khảo sát các loại thông tin KTQT thu thập cho việc RQĐ
ngắn hạn
Loại thông tin KTQT thu thập cho việc RQĐ ngắn hạn Số lượng mẫu N Giá trị nhỏ nhất Minimum Giá trị lớn nhất Maximum Giá trị trung bình Mean Độ lệch chuẩn Std. Deviation Tiêu chuẩn nội bộ 79 3 5 4,395 0,590
Thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh
79 2 3 2,580 1,050
Thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN
79 2 4 3,447 0,955
Thông tin kết quả thực hiện 79 4 5 4.388 0,503
Thông tin tài chính 79 4 5 4,371 0,784
Thông tin phi tài chính 79 1 3 2,813 1,267
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2)
Dữ liệu phân tích (Bảng 3.4) cho thấy, các tiêu chuẩn nội bộ được kế toán ưu tiên thu thập nhất (mean =4,395). Các DN cơ khí rất quan tâm đến thông tin tiêu chuẩn nội bộ vì “đó là một trong những cơ sởđể lãnh đạo DN xây dựng kế hoạch SXKD, ra quyết định về giá bán sản phẩm và nhiều quyết định khác trong quá trình tổ chức thực hiện và kiểm sát các hoạt động của DN” (Trích trả lời phỏng vấn của kế toán trưởng Công ty CP cơ khí Đông Anh). Tuy nhiên, theo khảo sát thì dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ của các DN hiện nay chưa đầy đủ. Ngoài các tiêu chuẩn về chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy, chế độ làm việc của nhân viên, định mức chi phí NVLTT, định mức chi phí NCTT đã được tất cả các DN xây dựng, các tiêu chuẩn khác về định mức chi phí SXC và định mức các khoản chi phí ngoài sản xuất còn thiếu ở nhiều DN, cụ thể:
Trong nhóm 1, có 23/27 DN (85%) đã có dữ liệu về định mức chi phí SXC. Tuy nhiên, các DN không bóc tách riêng định mức chi phí SXC cố định và định mức chi phí SXC biến đổi mà quy định tiêu chuẩn cho từng khoản mục chi phí liên quan đến hoạt động của phân xưởng theo tỷ lệ % nhất định so với chi phí trực tiếp. Chẳng hạn, tại Công ty CP cơ khí Đông Anh, định mức chi phí điện và khí trong
mỗi tháng được quy định từ 2% đến 5% so với chi phí NVLTT, định mức chi phí công cụ, dụng cụ bằng 1% chi phí NVLTT. Tại Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, định mức tiền lương quản đốc phân xưởng được quy định bằng 12,5% đến 15% chi phí NCTT của phân xưởng, định mức chi phí điện, nước là 3,5% tổng chi phí trực tiếp của phân xưởng; định mức chi phí khấu hao thiết bị sai hỏng là 5,5% tổng chi phí vật tư sản xuất tại nhà máy cộng với chi phí NCTT và lương quản lý phân xưởng (Phụ lục 3.4. Bảng tính giá thành sản phẩm bếp SS PEDESTAL theo
đặt hàng của Công ty Landmann GmbH (Đức) của Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu). Có 19/27 DN trong nhóm này (24,05%) đã có tiêu chuẩn ĐMCP bán hàng và QLDN nhưng chưa đầy đủ. Ví dụ, tại Công ty CP ô tô Trường Hải chỉ có tiêu chuẩn cho một số khoản mục chi phí như: chi phí vận tải: 1.000đ/sản phẩm; chi phí quảng cáo, bán hàng: 2% doanh thu; chi phí quản lý, giao dịch: 1% doanh thu; chi phí giảm giá, rủi ro: 1% doanh thu; chi phí xử lý phế thải: 1% doanh thu; chi phí khác: 1% doanh thu.
Trong nhóm 2, chỉ có 10 DN có thông tin tiêu chuẩn vềđịnh mức chi phí SXC và chưa có DN nào có dữ liệu về tiêu chuẩn định mức cho các khoản chi phí ngoài sản xuất.
Hình 3.2. Kết quả khảo sát các tiêu chuẩn nội bộ trong các DNSX cơ khí Việt Nam
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2)
Cũng từ dữ liệu thống kê mô tả ở Bảng 3.4, có thể thấy rằng kế toán cũng rất quan tâm đến việc thu thập thông tin tài chính về kết quả thực hiện (mức cho điểm bình quân là 4,388 trên thang điểm 5). Để đảm bảo thông tin kết quả thực hiện được thu thập kịp thời, đầy đủ và chính xác, các DN cơ khí đã thực hiện phân loại thông tin kết quả thực hiện thành từng loại, nhóm theo yêu cầu quản lý. Đối với hàng tồn kho, các DN thường căn cứ vào vai trò của hàng tồn kho đối với quá trình sản xuất để phân loại (NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu…). TSCĐ thường được phân thành các nhóm căn cứ vào các đặc trưng kỹ thuật, gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lý… Đối với thông
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc
Định mức chi phí NVLTT Định mức chi phí SXC Định mức chi phí quản lý DN
Các tiêu chuẩn nội bộ trong DNSX cơ khí Việt Nam
tin về chi phí, các DN đã phân loại chi phí SXKD theo chức năng hoạt động (100%) và theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả (gần 90%). Việc phân loại chi phí theo 2 tiêu thức này nhằm phục vụ cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng như quản lý được các chi phí ngoài sản xuất nhưng lại chưa có nhiều tác dụng đối với công tác KTQT. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí, theo thẩm quyền ra quyết định và các tiêu thức khác phục vụ cho việc RQĐ chưa được các DNSX cơ khí Việt Nam áp dụng. Số DN đã phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động chiếm một tỷ lệ rất nhỏ (32,91%), chủ yếu là các DN lớn đã sử dụng phần mềm hoạch định ERP như: LILAMA, THACO, Công ty TNHH MTV cơ khí Trần Hưng Đạo. Theo tìm hiểu tại các DN nghiên cứu điển hình, Giám đốc tài chính/ kế toán trưởng cho biết việc phân loại chi phí theo các tiêu thức phục vụ quản trị là cần thiết, chẳng hạn như việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động và phân loại chi phí phục vụ cho việc ra quyết định nhưng kế toán gặp nhiều khó khăn do sự đa dạng về chủng loại sản phẩm và nguyên, nhiên vật liệu trong sản xuất cơ khí. Doanh thu, thu nhập khác và kết quả hoạt động cũng được các DN phân loại chi tiết theo lĩnh vực hoạt động: doanh thu bán hàng, doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu từ hoạt động tài chính, thu về nhượng bán, thanh lí TSCĐ, thu nhập khác… Nhiều DN phân loại doanh thu và kết quả hoạt động theo từng khu vực địa lý và thị trường phục vụ cho công tác kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận này. Tuy nhiên, các tiêu thức phân loại doanh thu, chi phí, kết quả phục vụ yêu cầu kiểm soát trong KTQT chưa được các DN thực hiện.
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát các tiêu thức phân loại chi phí, doanh thu trong các DN
Tiêu thức phân loại Số DN nhóm 1 đã áp dụng Số DN nhóm 2 đã áp dụng Tổng Số DN đã áp dụng Tỷ lệ % Phân loại chi phí Theo chức năng hoạt động 27/27 52/52 79/79 100% Theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả 23/27 44/52 71/79 89,88% Theo mối quan hệ với mức độ hoạt động 23/27 3/52 26/79 32,91% Theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí 0 0 0 0%
Theo thẩm quyền ra quyết định 0 0 0 0%
Phục vụ cho việc ra quyết định 0 0 0 0%
Phân loại doanh thu, kết quả
Theo lĩnh vực hoạt động 27/27 52/52 79/79 100%
Theo khu vực địa lý và thị trường 27/27 50/52 77/79 97,50% Theo mối quan hệ với tổ chức kinh doanh 23/27 15/27 38/79 48,10%
Phục vụ nhu cầu kiểm soát trong KTQT 0 0 0 0%
Thông tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh và thông tin dự báo tương lai về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN cùng với thông tin phi tài chính mặc dù rất cần thiết cho việc ra quyết định ngắn hạn nhưng mức độ ưu tiên trong việc thu thập rất khiêm tốn. Theo kế toán trưởng Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu “kế toán ít thu thập thông tin dự báo tương lai và thông tin phi tài chính do chi phí để thu thập thông tin và hạn chế về nhân lực bởi những thông tin này chủ yếu liên quan đến nguồn bên ngoài DN mà không có sẵn. Trong khi thói quen của nhiều NQT thường yêu cầu các phòng chức năng cung cấp mà không phải là kế toán hoặc một số NQT tự tìm kiếm những thông tin này khi có nhu cầu”.
3.3.1.2. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin
Có 66/79 (84%) DN cho biết để thu thập các thông tin như đã xác định, kế toán chọn 2 nguồn để thu thập: bên trong DN và bên ngoài DN. Chỉ có 13 DN (16%) hoàn toàn chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên trong DN. Không có DN nào chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài.
Hình 3.3. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin KTQT tại các DN khảo sát
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát (Phụ lục 3.2)
Thông tin thu thập từ nguồn bên trong DN được thực hiện bằng 2 hình thức:
Tại 27 DN nhóm 1: Kế toán thu thập thông tin từ cơ sở dữ liệu tập trung của DN.
Tại 52 DN nhóm 2: Kế toán liên hệ trực tiếp với các phòng chức năng trong DN để thu thập và tổng hợp thông tin khi cần thiết.
Thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài DN:
51 DN(64,5%)đã có quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng, các bộ phận trực thuộc và các cá nhân liên quan đến thông tin kế toán cần. Khi cần thông tin, kế toán có thể tập hợp và sử dụng lại những thông tin do các phòng chức năng đã thu thập. 15 DN (19%) chưa có quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong việc thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài. Khi cần thông tin, nhất là thông tin phi tài chính, kế toán tự tìm kiếm từ bằng cách tham khảo các tài liệu, báo cáo, các phương tiện truyền thông…
0%
16%
84%
Lựa chọn nguồn thu thập thông tin
Chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài DN
Chỉ thu thập thông tin từ nguồn bên trong DN
Kết hợp nguồn bên ngoài và nguồn bên trong DN
3.3.1.3. Tiến hành thu thập thông tin
Thu thập thông tin về các tiêu chuẩn nội bộ
Trong các DNSX cơ khí, các tiêu chuẩn nội bộ chủ yếu liên quan đến chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc và các tiêu chuẩn định mức chi phí. Kế toán thu thập thông tin về các tiêu chuẩn nội bộ từ nguồn bên trong DN:
Tại 27 DN nhóm 1 do đã sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực ERP, việc thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ khá thuận lợi, khi cần thông tin, kế toán chỉ cần truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung của DN để thu thập thông tin nếu DN có.
Tại 52 DN đang sử dụng các phần mềm kế toán độc lập chưa có bộ dữ liệu tích hợp nên kế toán phải liên hệ trực tiếp với các bộ phận chức năng để thu thập các tiêu chuẩn nội bộ khi cần.
Việc thiếu một số dữ liệu về các tiêu chuẩn nội bộ đã ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thu thập thông tin của kế toán. Rất nhiều tiêu chuẩn kế toán xác định cần thiết nhưng không thu thập được, một số tiêu chuẩn kế toán không thể thu thập ngay mà phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận liên quan. Nguyên nhân là do các tiêu chuẩn nội bộ liên quan đến nhiều phòng, ban, bộ phận chức năng nhưng tại một số DN chưa giao cho một bộ phận chủ trì làm đầu mối phụ trách chung và cũng chưa có quy định thống nhất quy trình xây dựng cũng như trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quy trình.
Ví dụ, tại Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu, định mức chi phí NVLTT được xây dựng căn cứ vào định mức lượng và định mức giá của NVL chính và NVL phụ. Định mức lượng của NVL chính thường do bộ phận kỹ thuật tính toán, bắt đầu từ quá trình sản xuất mẫu các sản phẩm tiêu chuẩn theo thiết kế trong điều kiện sản xuất và năng suất trung bình của người lao động. Ngoài ra, việc xây dựng định mức lượng của NVL chính còn căn cứ vào kết quả thực hiện của năm trước và mục tiêu của năm hiện tại. Trong trường hợp có sự thay đổi về quy trình công nghệ và điều kiện sản xuất hoặc chất lượng NVL đầu vào không được như tiêu chuẩn định mức dẫn đến mức tiêu hao vật tư lớn hơn thì việc điều chỉnh định mức sẽđược thực hiện. Do quá trình sản xuất sản phẩm cơ khí trải qua nhiều công đoạn khác nhau nên bộ phận kỹ thuật còn phải tính toán thêm tỷ lệ hao hụt nhất định. Định mức lượng của các NVL phụ thường được tính toán theo tỷ lệ phần trăm nhất định so với định mức lượng của NVL chính. Định mức về giá NVL do kế toán xác định trên cơ sởđơn giá bình quân của năm trước liền kề hoặc có thể thu thập từ các phòng ban có liên quan (Phòng cung ứng, thu mua vật tư; Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu…). Dựa vào thông tin về định mức lượng do bộ phận kỹ thuật cung cấp và định mức giá, kế toán xác định được định mức chi phí NVLTT như trong Bảng 3.6.
Bảng 3.6. Định mức chi phí NVLTT
Tên sản phẩm: SS PEDESTAL Mã sản phẩm: 11282
A. Định mức lượng vật tư tiêu hao (Kế toán thu thập từ Phòng kỹ thuật)
STT Tên linh ki
ện
Thông tin và quy cách vật tưđầu vào Dài dây Dài khổ Dài cây Rộng (hoặc Ф) Độ dày vật tư Khối lượng riêng vật tư Số lượng phân bổ / quy cách phôi Trọng lượng chi 1 đơn vị 1 Đế bếp SS410 BA T0.7 510 410 0,7 7,70 1 1,127 2 Tấm ghép SS410 BA T1.4 134 57 1.4 7,70 1 0,082 3 Thân trước SS410 BA T0.7 595 294 0.7 7,70 1 0,943 4 Thân sau SS410 BA T0.7 595 294 0.7 7,70 1 0,943 5 Vách sau SS410 BA T0.7 496 134 0.7 7,70 1 0,358 6 Vách 2 bên SS410 BA T0.7 375 120 0.7 7,70 1 0,243 7 Vách côn SS410 BA T0.8 335 732 0,8 7,70 2 0,755 8 Cửa gió SS410 BA T0.7 95 95 0,7 7,70 1 0,049 9 Khay tro, thân SS410 BA T0.7 260 161 0,7 7,70 1 0,226 10 Khay tro, đáy trước SS410 BA T0.7 134 95 0,7 7,70 1 0,069 11 Khay tro, đáy sau SS410 BA T0.7 106 76 0,7 7,70 1 0,043 12 Khay tro, tay cầm SS410 BA T0.7 115 12 0,7 7,70 1 0,007 13 Vỉ nướng NAN1 SS201 DIA 4.9 465 DIA4. 9 4.9 7,85 1 0,069 14 Vỉ nướng NAN2 SS201 DIA 4.9 480 DIA4. 9 4.9 7,85 1 0,071 15 Vỉ nướng NAN3 SS201 DIA 4.9 682 DIA4. 9 4.9 7,85 1 0,101