Từ những thông tin ban đầu (các tiêu chuẩn nội bộ, thông tin dự báo tương lai và thông tin kết quả thực hiện) đã thu thập, xử lý và phân tích, KTQT phải căn cứ vào nhu cầu và yêu cầu của NQT các cấp để thực hiện việc cung cấp thông tin cho phù hợp.
2.3.3.1. Thời điểm và nội dung cung cấp thông tin
Thời điểm cung cấp thông tin
Thông tin chỉ thực sự hữu ích với việc ra quyết định nếu được cung cấp đúng thời điểm, đúng nội dung cho đúng đối tượng. KTQT cần căn cứ vào nhu cầu thông tin của NQT để xác định thời điểm cung cấp thông tin và nội dung thông tin cần cung cấp cho phù hợp.
Sơđồ 2.10. Thời điểm cung cấp thông tin KTQT cho việc RQĐ ngắn hạn
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Nội dung thông tin cần cung cấp
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, KTQT cần cung cấp thông tin cho NQT theo 2 khía cạnh:
- Khía cạnh thứ nhất: Thông tin cơ sởđể quản trị quy trình tạo ra giá trị trong hoạt động của DN (thông tin Doanh thu - Chi phí - Kết quả).
- Khía cạnh thứ hai: Thông tin cụ thể để hỗ trợ NQT ra quyết định ngay hoặc để cân nhắc khi ra quyết định.
Báo cáo KTQT là phương tiện hữu hiệu để KTQT truyền tải những thông tin cần cung cấp cho NQT. Để giải quyết được 2 khía cạnh trên, hệ thống báo cáo KTQT phải được lập chi tiết cho từng yếu tố (tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, kết quả) và thiết lập cho từng phân xưởng, chi nhánh trực thuộc, từng công đoạn, chuỗi giá trị và theo từng TTTN. Kế toán quản trị căn cứ vào nội dung, tính chất các quyết định và nhu cầu thông tin của NQT ở các cấp bậc quản trịđể xác định mức độ cung cấp thông tin qua các báo cáo phù hợp và linh hoạt với quy trình hoạt động và phương thức quản trị của DN.
Trên cơ sở nhận diện nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn của NQT gồm: thông tin định hướng hoạt động kinh doanh, thông tin kết quả, thông tin kiểm soát và đánh giá, thông tin chứng minh quyết định quản trị, tác giả khái quát hệ thống báo cáo KTQT trong các DNSX gồm 4 loại tương ứng là: Hệ thống báo
CẤP CAO CẤP TRUNG GIAN CẤP CƠ SỞ
THÔNG TIN CHIẾN LƯỢC
THÔNG TIN TÁC NGHIỆP THÔNG TIN CHIẾN
THUẬT
CẤP QUẢN TRỊ LOẠI THÔNG TIN THỜI ĐIỂMCUNG CẤP
Định kỳ (tháng, quý) và khi NQT yêu cầu
Thường xuyên, liên tục theo ngày, tuần
cáo định hướng hoạt động kinh doanh; Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện; Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá; Hệ thống báo cáo chứng minh QĐ quản trị.
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin định hướng giúp NQT đưa ra QĐ liên quan đến hoạch định và kiểm soát hoạt động SXKD. Trong DNSX, hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh là các bản dự toán:
- Dự toán bán hàng cung cấp thông tin định hướng về hoạt động bán hàng của DN: khối lượng hàng bán, đơn giá bán và tình hình thu tiền hàng dự kiến, giúp DN xác định khả năng tiêu thụ của mình và chủđộng có những hành động quản trị phù hợp để thúc đảy hoạt động bán hàng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
- Dự toán sản xuất cung cấp thông tin định hướng về khối lượng sản phẩm cần sản xuất và các khoản chi phí sản xuất phát sinh để giúp DN chủđộng trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá cũng như kế hoạch dự trữ, kế hoạch sản xuất, hạn chế những biến động về nguồn hàng và giá cả, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh cho DN.
- Dự toán hàng tồn kho cung cấp thông tin định hướng về sản lượng, giá trị hàng tồn kho cuối kỳđể giúp DN có thể chủđộng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa gây lãng phí về mặt tài chính cũng nhưảnh hưởng đến các nguồn lực khác.
- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN cung cấp thông tin định hướng về các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý trong tương lai của DN nhằm đáp ứng kế hoạch hoạt động của DN.
- Dự toán giá vốn hàng bán cung cấp thông tin định hướng về chi phí giá vốn của sản phẩm bán ra trong kỳ theo kế hoạch bán hàng của DN.
- Dự toán tình hình tài chính và dự toán kết quả kinh doanh là các bản kế hoạch chi tiết xác định tình hình tài chính và kết quả kinh doanh DN dự kiến đạt được trong kỳ kế hoạch để giúp NQT có thể chủđộng trong việc sử dụng các nguồn lực của DN.
Các nhà quản trị DN còn căn cứ vào thông tin trên các bản dự toán đểđánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phát hiện những điểm khác biệt giữa kế hoạch đã xây dựng và kết quả thực hiện để có những quyết định điều chỉnh kịp thời. KTQT cần căn cứ vào nội dung, tính chất các quyết định và nhu cầu thông tin của NQT ở các cấp bậc quản trị khác nhau để xác định loại báo cáo định hướng cần cung cấp và nội dung thông tin cần thể hiện hiện mức độ cung cấp thông tin trên báo cáo định hướng phù hợp.
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh được trình bày trong phụ lục 2.3 a.
Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện
Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện trong DNSX cung cấp thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD của DN, gồm:
- Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cung cấp thông tin về tình hình phát sinh và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm để xác định giá vốn hàng bán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo kết quả sử dụng các nguồn lực của DN: tình hình tồn quỹ, tình hình hàng tồn kho, TSCĐ, lao động, báo cáo tình hình các khoản công nợ phải thu của khách hàng, các khoản phải trả nhà cung cấp…
Tương tự như các báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh, KTQT cần căn cứ vào nhu cầu thông tin của từng cấp bậc quản trịđể xác định loại báo cáo và mức độ cung cấp thông tin phù hợp với nội dung, tính chất quyết định của từng cấp bậc quản trị.
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kết quả thực hiện được trình bày trong phụ lục 2.3 b.
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá gồm các báo cáo của các TTTN trình lên cấp quản lý cao hơn nhằm cung cấp thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phân tích chênh lệch và nguyên nhân chênh lệch giữa kết quả thực hiện với kế hoạch để giúp nhà quản lý cấp trên nắm được hoạt động của các bộ phận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình và có cơ sởđưa ra các QĐ lãnh đạo và kiểm soát phù hợp cho các bộ phận trực thuộc.
- Tại các trung tâm chi phí: Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí, giá thành sản phẩm, Báo cáo phân tích chênh lệch/ biến động chi phí, Báo cáo phân tích nguyên nhân chênh lệch/ biến động chi phí, Báo cáo biến động kết quả hoạt động sản xuất, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động sản xuất…
- Tại các trung tâm doanh thu: Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, Báo cáo biến động kết quả tiêu thụ, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động tiêu thụ…
- Tại cáctrung tâm lợi nhuận: Báo cáo KQKD theo yêu cầu quản lý, Báo cáo tỷ suất lợi nhuận trên vốn, Báo cáo biến động KQKD, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động KQKD...
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá được trình bày trong phụ lục 2.3 c.
Hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị
Trong những tình huống NQT ra quyết định mà có nhiều hơn 1 phương án được đưa ra, các báo cáo chứng minh quyết định quản trị cung cấp thông tin giúp NQT xem xét và ra QĐ lựa chọn phương án tối ưu nhất, phù hợp nhất với điều kiện của DN. Báo cáo chứng minh quyết định thường có tối thiểu 2 phương án, trong đó có 1 phương án kinh doanh hiện tại và các phương án thay thế. KTQT sử dụng một số kỹ thuật như: phân tích mối quan hệ CVP, phân tích thông tin thích hợp… để
tính toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính của phương án hiện tại, so sánh với (các) phương án kinh doanh thay thế để làm sáng tỏ sự khác biệt về mặt kinh tế, tài chính của các phương án và chứng minh những tiềm năng kinh tế trong tương lai mà phương án được lựa chọn sẽ mang lại cho DN. Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trịđược trình bày trong phụ lục 2.3 d.
Ngoài việc cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo, KTQT còn có thế sử dụng các mô hình, đồ thịđể làm nổi bật hơn ý nghĩa của thông tin, nhất là những thông tin phản ánh xu hướng biến động và phát triển của đối tượng phân tích.
2.3.3.2. Yêu cầu và phương thức cung cấp thông tin
Số lượng báo cáo KTQT, nội dung thông tin cần thể hiện trên báo cáo và kết cấu biểu mẫu báo cáo KTQT rất khác nhau và cũng thay đổi giữa các kỳ kế toán ngay trong 1 DN vì phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động SXKD của DN, nhu cầu thông tin của NQT và trình độ của người làm kế toán. Nhưng nhìn chung, để đạt được mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị, các báo cáo KTQT cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản là:
- Việc xây dựng báo cáo phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của NQT và phải phù hợp với đặc điểm của DN.
- Các báo cáo được lập kịp thời, thông tin trình bày trên các báo cáo phải đảm bảo các yêu cầu: linh hoạt, đáng tin cậy, đầy đủ và chi tiết, dễ hiểu, đảm bảo tính kinh tế và tính bảo mật theo yêu cầu quản lý.
- Hình thức, kết cấu của các báo cáo đơn giản, các chỉ tiêu trình bày trên báo cáo có quan hệ chặt chẽ với nhau và có thể so sánh được.
Phương thức cung cấp thông tin ảnh hưởng đến chất lượng thông tin KTQT cung cấp, nhất là tính linh hoạt, tính kịp thời, tính bảo mật và an toàn của thông tin, từđó tác động đến hiệu quả của các quyết định mà NQT đưa ra. Việc áp dụng phương thức cung cấp thông tin phụ thuộc nhiều vào mức độ DN trang bị phương tiện hỗ trợ công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, gồm: hệ thống mạng, phần cứng máy tính (máy chủ, máy trạm, các thiết bị kết nối mạng…) và các phần mềm (phần mềm hệ thống và các phần mềm ứng dụng: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm ERP…):
Ở những DN việc trang bị phương tiện hỗ trợ chỉở mức độ xử lý dữ liệu, các máy tính được nối mạng nội bộ với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một cấu trúc nhất định để thu thập và xử lý dữ liệu. Kế toán phải phân tích dữ liệu và lập BCQT khi NQT yêu cầu. Việc cung cấp thông tin sẽđược thực hiện bằng hệ thống các báo cáo được in ra giấy, có xác nhận của lãnh đạo Phòng Kế toán và chuyển đến các đối tượng sử dụng.
Tại những DN đã trang bị phương tiện hỗ trợở mức độ cao hơn là cung cấp thông tin, hệ thống phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng không những được sử dụng để thu thập, xử lý dữ liệu mà còn được tận dụng để cung cấp thông tin mà các NQT cần dựa trên việc phân quyền truy cập hệ thống. Hệ thống dữ liệu của DN được quản lý tập trung trên một cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ trên toàn DN. Bất kỳ khi nào có nhu cầu thông tin, nhà quản trị chỉ cần truy cập vào hệ thống và kết xuất báo cáo từ hệ thống thông tin.
Trong điều kiện đó, DN cần phân định rõ mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong DN để có thể kiểm soát được việc tạo lập, truy cập và sử dụng thông tin giữa các bộ phận cũng nhưđảm bảo tính bảo mật thông tin.
Sơđồ 2.11. Sơđồ cung cấp thông tin tại các DN được trang bị phương tiện hỗ
trợở mức độ cao
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.4. Các yếu tốảnh hưởng đến áp dụng kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp sản xuất