b) Nguyên nhân từ phía các doanh nghiệp
3.3.2.4. Xây dựng kế hoạch, chiến lược sản xuất, phương thức kinh doanh linh
linh hoạt, phù hợp với yêu cầu thực tiễn
Trước hết phải tìm ra được đối tác tiêu thụ sản phẩm. Các đối tác thu mua sản phẩm đồ gỗ nội thất tại Nhật có thể là cửa hàng chuyên doanh (thường là sản phẩm cao cấp), cửa hàng bách hóa, cửa hàng nội thất quy mô lớn; Trung Quốc, Thái
Lan, Indonesia là đối tác thường xuyên của loại cửa hàng này và luôn được bao tiêu sản phẩm, và hệ thống bán hàng qua catalogue, qua Internet.
Muốn tìm các đối tác này, doanh nghiệp trong nước phải biết khai thác các hội chợ, triển lãm tại Nhật, Trung Quốc (vì doanh nghiệp Nhật rất quan tâm đến các hội chợ đồ gỗ tại Trung Quốc và thường xuyên tham gia các hội chợ này), hoặc có kế hoạch trưng bày sản phẩm tại các showroom ở Nhật, hay đưa thông tin về sản phẩm lên mạng. Doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên kinh doanh giỏi ngoại ngữ (tiếng Nhật hoặc tiếng Anh) và khi quan hệ với đối tác này không nên giao dịch với đối tác thứ hai trong cùng một khu vực.
Do thói quen và là tính cách riêng, đại diện các đơn vị thu mua Nhật thường rất khắt khe về mặt chất lượng hàng hóa. Doanh nghiệp Việt Nam cần hiểu và thông cảm tính cách này trong quan hệ mua bán với người Nhật. Doanh nghiệp cũng nên đáp ứng nhanh về mẫu mã và giá cả khi đối tác yêu cầu (nhiều doanh nhân Nhật phàn nàn phía đối tác Việt Nam luôn chậm trễ trong 2 khâu này). Khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp Việt Nam nên thường xuyên báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng cho khách hàng bằng thư điện tử, bằng hình ảnh... mục đích tạo cảm giác yên tâm cho đối tác (phong cách này đang phổ biến tại Nhật). Thời gian giao hàng đối với nhà nhập khẩu Nhật rất quan trọng, một phần do việc quý trọng thời gian, một phần do cao điểm để tung ra thị trường một chủng loại sản phẩm mới không dài. Hàng chỉ về chậm một vài tuần là có thể sẽ thành hàng “sold”, hoặc không tiêu thụ được. Để tạo uy tín và tin tưởng với nhà nhập khẩu Nhật, doanh nghiệp Việt Nam nên có trách nhiệm với hàng hư hỏng, hàng kém chất lượng (đổi lại hoặc chịu trách nhiệm sửa chữa).
Do tính cẩn trọng trong làm ăn, lần đầu bao giờ nhà nhập khẩu Nhật cũng đặt hàng số lượng nhỏ để thăm dò năng lực đối tác, sau đó mới tiến hành ký kết số lượng lớn. Dù đặt hàng số lượng không nhiều, người Nhật cũng muốn đến tận nơi sản xuất của đối tác để tham quan tìm hiểu. Đối với họ, một doanh nghiệp sản xuất đạt tiêu chuẩn là phải đáp ứng được năm điểm: ngăn nắp, gọn gàng, vệ sinh, sạch sẽ và kỷ luật.
Dù là quốc gia giàu, song đa phần người Nhật sống trong các chung cư cao tầng với các phòng nhỏ (khoảng 30 m2/người), nên hàng gỗ nội thất phải tương ứng
với diện tích này. Dù nhỏ, nhưng cũng phải có bàn và ghế cho phòng ăn, salon cho phòng khách, hàng nội thất cho phòng ngủ. Điều này giải thích vì sao hàng gỗ nội thất vẫn tiếp tục có thị trường ở Nhật. Do có diện tích sử dụng nhỏ nên người Nhật