Trước hết ,cần phải xác định rõ vai trò ,mục tiêu, chức năng hoạt động của tổ chức xúc tiến xuất khẩu và xây dựng tốt một cơ chế phối hợp giữa các tổ chức làm hoạt động xúc tiến xất khẩu trong cùng một nuớcvới nhau. Trên cơ sở xác định được mục tiêu hoạt động và chức năng hoạt động của các tổ chức xuất khẩu sẽ lựa chọn một mô hình tổ chức thích hợp cho việc hoạt động của các tổ chức này .Mô hình cơ cấu tổ chức của các tổ chức xúc tiến xuất khẩu của các nước không hoàn toàn giống nhau nhưng tựu chung lại chúng có một số điểm tương đồng . Sau
khi nghiên cứu mô hình tổ chức xúc tiến xuất khẩu của các nước như Pháp ,Nhật Bản ,Hàn Quốc ,Malaysia ,Thái Lan , có thể thấy các bộ phận chính của tổ chức xúc tiến xuất khẩu(xem bảng phụ lục 1).
Mỗi bộ phận trong cơ cấu chung của các Tổ Chức xúc tiến xuất khẩu có nhiệm vụ cụ thể như sau :
Bộ phận nghiên cứu và lập kế hoạch
Trong các tổ chức xúc tiến xuất khẩu của các nước thành viên WTO, chỉ có một vài Tổ Chức xúc tiến xuất khẩu có bộ phận này như Nhật Bản, Thái Lan, Hàn Quốc. Bộ phận nghiên cứu và lập kế hoạch có nhiệm vụ phân tích thường xuyên tình hình thưong mại quốc tế, đề xuất những ý kiến tới lãnh đạo của tổ chức và các cơ quan chính phủ. Bộ phận này cũng hỗ trợ trong việc lập các chưong trình làm việc của tổ chức xúc tiến xuất khẩu như chiến lược xây dựng thương hiệu quốc gia, nghiên cứu thị trường, khả năng cung ứng cho xuất khẩu trong thời kỳ ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn, các cơ hội kinh doanh ở thị trường ngoài nước, các chiến lược thâm nập thị trường nước ngoài, các chương trình xúc tiến xuất khẩu đối với từng loại sản phẩm, thị trường và xác định tiềm năng phát triển xuất khẩu thông qua phân tích thường xuyên các cơ hội mới ở thị trường nước ngoài …Ở các nước, xu hướng phổ biến là tập trung vào các việc nghiên cứu và lập kế hoạch, bởi vì những hoạt động này được xem là rất cần thiết cho việc tiến hành các hoạt động xúc tiến xuất khẩu trợ giúp cho các doanh nghiệp.
Bộ phận cung cấp dịch vụ thông tin
Hầu hết các tỏ chức xúc tiến xuất khẩu của các nước thành viên WTO đều có các bộ phận cung cấp dịch vụ thông tin. Bộ phận này có thể nằm trong bộ phận xúc tiến trong nước hoặc nằm trong bộ phận văn phòng đại diện ở nước ngoài, cũng có thể là một bộ phận độc lập. Một trong những hạn chế mà các nhà sản xuất và xuất khẩu thường gặp nhất là sự thiếu thông tin về các thị trường nước ngoài.
Do đó, cung cấp dịch vụ thông tin là một trong những hoạt động chủ yếu của các tổ chức xúc tiến xuất khẩu, đặt biệt đối với các tổ chức xúc tiến xuất khẩu của các nước như nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc….Dịch vụ này được cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu của các nhà sản xuất và các nhà xuất khẩu trong nước về các cơ hội kinh doanh ở nước ngoài. Các dịch vụ này tận dụng triệt để các nguồn thông tin và các phương tiện cung cấp thông in như Internet, các mạng thông tin thương mại toàn cầu để truyền đạt thông tin theo cách tốt nhất có thể được.
Bộ phận phụ trách hội chợ, triễn lãm thương mại quốc tế.
Hầu hết các tổ chức xúc tiến xuất khẩu trên thế giới đều có các bộ phận phụ trách vấn đề hội chợ, triễn lãm thưong mại quốc tế. Bộ phận này có vai trò lập kế hoạch các chương trình hội chợ triễn lãm quốc tế hàng năm ở nước ngoài và trong nước. Bộ phận này cũng có thể kiêm cả chức năng phụ trách các vấn đề liên quan tới việc đưa đón các phái đoàn thương mại ra, vào một quốc gai. Bất kỳ tổ chức xúc tiến xuất khẩu nào trên thế giới thành lập đều có chung một nhiệm vụ chính đó là xúc tiến quan hệ thương mại và đầu tư với nước ngoài. Hội chợ triễn lãm quốc tế chính là chiếc cầu nối quan trong để cho các doanh nghiệp trong nước tìm kiếm đối tác nước ngoài, bởi vì ngay tại đây, người mua và người bán trực tiếp được gặp nhau và trao đổi công việc. Tuy nhiên, riêng tổ chức JETRO thường tổ chức các hội chợ triền lãm “ngược” nhằm trưng bày những hàng hoá mong muốn nhập khẩu vào Nhật Bản.
Bộ phận phụ trách đào tạo.
Công tác đào tạo luôn đuợc các tổ chức xúc tiến xuất khẩu coi là một chiến lược quan trọng trong hoạt động của mình. Đào tạo một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn xúc tiến thương mại quốc tế và thông thạo ngoại ngữlà một việc làm hết sức cần thiết của tất các tổ chức xúc tiến xuất khẩu nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của các hoạt động xuất khẩu. Bởi vì suy cho đến cùng con người sẽ là
chủ thể của tất cả các hoạt động xuất khẩu. Một số tổ chức xúc tiến xuất khẩu (như: KOTRA) thường ưu tiên tuyển nhân viên thông thạo tiếng Anh và cả ngôn ngữ của nước sỡ tại cho văn phòng đại diện ở nước ngoài. Hiệu quả của hoạt động xúc tiến xuất khẩu, rõ ràng vì vậy mà tăng lên rất nhiều. Hầu hết các nhân viên nuớc ngoài làm việc cho KOTRA tại Việt Nam đều thông thạo tiếng việt và không cần phiên dịch khi làm việc với các đối tác Việt Nam.
Ngoài các bộ phận trên, các tổ chức xúc tiến xuất khẩu có thể có các bộ phận khác như: bộ phận chuyên trách về các hoạt động của các văn phòng đại diện nước ngoài, bộ phận hỗ trợ cho các nhà kinh doanh trong một số lĩnh vực như thủ tục giấy tờ, marketing, bộ phận phụ trách hợp tác quốc tế…như mô hình của KOTRA ( Hàn Quốc) hay DEP( Thái Lan).