Đó là phải có sự xác định rõ ràng các chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức xúc tiến xuất khẩu, đặt biệt về vai trò của tổ chức này trong việc hoạch định chính sách và thực hiện các hoạt động xúc tiến. Cho dù trọng trách của nó thế nào đi chăng nữa, Tổ chức xúc tiến xuất khẩu phải được đặt ở cấp thẩm quyền nào đó để có thể thực hiện những nhiệm vụ của mình. Nếu không xác đinh rõ mục tiêu, chức năng của Tổ chức xúc tiến xuất khẩu sẽ dẫn đến các hoạt động không tập trung gây mất hiệu quả.
Theo điều lệ và các quy định điều chỉnh việc thành lập và hoạt động của các tổ chức xúc tiến xuất khẩu trên thế giới thì có rất nhiều cách để xác định các chức năng của các tổ chức này. Một số tổ chức xúc tiến xuất khẩu được giao nhiệm vụ duy nhất là thúc đẩy xuất khẩu các mặt hàng phi truyền thống vì những mặt hàng xuất khẩu truyền thống từ lâu đã chiếm một tỷ trọng lớn trong kim ngạch xuất khẩu. Điều này đặc biệt đúng với Châu Mỹ Latinh nơi mà bình quân 20 tổ chức xúc tiến xuất khẩu thuơng mại quốc tế thì 16 tổ chức đảm nhiệm khâu xúc tiến xuất khẩu các sản phẩm phi truyền thống. Hầu hết các tổ chức xúc tiến thương mại quốc tế còn lại thì đều được thực hiện chức năng xúc tiến xuất khẩu đối với cả sản phẩm truyền thống và phi truyền thống.
1.5.5Tham gia hoạch định chính sách.
Sự khác biệt giưa tổ chức xúc tiến xuất khẩu với nhiều tổ chức khác là sự tham gia vào các công tác hoạch định chính sách ngoại thương. Hầu hết các tổ chức xúc tiến xuất khẩu ở các nước bao gồm cả các nước phát triển chỉ tham gia vào việc đưa ra các kiến nghị về chính sách ở mức độ vừa phải. Mặc dù vây, nhưng nhiều tổ chức xúc tiến xuất khẩu vẫn có bộ phận nghiên cứu môi truờng kinh doanh trong và ngoài nước, nghiên cứu thị truờng, các thông tin thương mại…để đệ trình những kiến nghị lên các cơ quan có thẩm quyền.
Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, khi đã là thành viên của WTO, Việt Nam sẽ phải chịu sự điều chỉnh của các nguyên tắt, quy định của WTO, bao gồm cả các quy định liên quan đến xúc tiến xuất khẩu. Với những quy định này, Việt Nam sẽ không đựoc sử dụng những hình thúc xúc tiến xuất khẩu bị WTO cấm như trợ cấp xuất khẩu, thưởng xuất khẩu…mà cần tìm kiếm và chuyển sang những hình thức khác vừa không trái với quy định của WTO, vừa đảm bảo hiệu qủa hoạt động xúc tiến xuất khẩu.
Kinh nghiệm xúc tiến xuất khẩu của các nước Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Malấyi…đã chỉ ra những hình thức xúc tiến xuất khẩu có thể sử dụng được mà không trái với các quy định của WTO như: xây dựng và phát triển thương hiệu quốc gia, tích cực tham gia các hội trợ triến lãm thương mại quốc tế, cung cấp thông tin thương mại, đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng. Những kinh nghiệm xúc tiến xuất khẩu của các nước thành viên WTO sẽ là bài học quý giá đối với Việt Nam, nếu chúng ta biết nghiên cứu và tận dụng có chọn lọc, phù hợp với điều kiện của Việt Nam.