I. Nghiệp vụ giám định hàng hoá xnk
1. Quy trình giám định tổng quát
1.1. Thủ tục, bộ hồ sơ yêu cầu giám định và nghĩa vụ của khách hàng
1.1.1. Đối với ngời xuất khẩu
Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu hoặc mở L/C, thờng ngời mua hoặc hai bên bán mua cùng chỉ định một tổ chức giám định trung lập, độc lập mà đôi bên tin tởng để kiểm tra hàng hoá trớc khi xuất khẩu. Chứng th giám định của tổ chức này là cơ sở thanh toán tiền hàng và giải quyết tranh chấp về sau nếu có. Thông thờng phí giám định do ngời bán chịu.
+ Thủ tục yêu cầu giám định
Nhà xuất khẩu đến tổ chức giám định đã đợc chỉ định làm các thủ tục sau: - Gửi giấy yêu cầu giám định đã điền đầy đủ nội dung, ký tên đóng dấu (xem mẫu ở phụ lục1)
- Đính kèm hợp đồng hoặc L/C trong đó chỉ rõ hạng mục cần giám định, phơng pháp lấy mẫu, chỉ tiêu kiểm tra và định mức kiểm tra.
- Hẹn rõ ngày giờ, địa điểm, ngời liên hệ để giám định
- Số lợng chứng th yêu cầu, ngôn ngữ đợc sử dụng trong chứng th - Thoả thuận phí giám định
+ Nghĩa vụ của ngời yêu cầu giám định
- Ngời yêu cầu giám định có nghĩa vụ bố trí phơng tiện, nhân công, vật t cần thiết phục vụ cho công việc giám định tại hiện trờng. Nếu thoả thuận toàn bộ công việc do tổ chức giám định tự giải quyết thì chi phí phát sinh sẽ tính gộp vào chi phí giám định đã thoả thuận.
- Tổ chức giám định có nghĩa vụ bố trí giám định viên đủ năng lực, trình độ đến nơi kiểm tra hàng hoá và tiến hành đầy đủ các hạng mục giám định theo đúng phơng pháp, tiêu chuẩn qui định.
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
Thông thờng việc giám định hàng xuất khẩu đợc tiến hành theo 3 bớc.
B
ớc 1: Giám định chính thức lúc hàng đợc coi là đủ số, khối lợng và đạt phẩm chất qui định.
B
ớc 2: Giám sát quá trình xếp hàng lên phơng tiện trung chuyển từ kho bãi ra phơng tiện vận tải chuyên chở bằng đờng biển, đờng không, đờng sắt...
B
ớc 3: Giám sát xếp hàng lên phơng tiện vận tải
Trong trờng hợp chuyên chở hàng bằng container do chủ hàng tự xếp, việc đếm và niêm chì bớc 02 và 03 thực hiện cùng một lúc.
+ Cấp và sử dụng chứng th giám định
- Sau khi ký đợc B/L hoặc AWB với hãng vận tải, nhà XK cung cấp bản vận đơn copy cho tổ chức giám định để đợc cấp chứng th giám định
- Tổ chức giám định cấp chứng th giám định chính xác, trung thực, kịp thời cho các nhà XK với nội dung phù hợp với các qui định của hợp đồng, L/C
- Nhà XK sử dụng chứng th giám định vào các mục đích: . Thanh toán tiền hàng theo L/C, D/A, TTR...
. Thông báo cho ngời mua biết mình đã hoàn thành nhiệm vụ giám định. . Thông báo cho ngời vận tải, bảo hiểm biết các thông tin chi tiết về
hàng hoá, có phơng án thích hợp cho việc chuyên chở hàng hoá.
1.1.2. Đối với ngời nhập khẩu
Khi nhập khẩu hàng hoá, nếu phát hiện có vấn đề về số, khối lợng, phẩm chất, bao bì hoặc tổn thất, nhà nhập khẩu phải lập th dự kháng gửi ngay đến các đối tợng có liên quan để giành quyền khiếu nại:
- Khiếu nại ngời bán hàng: Thiếu hụt khối lợng khi số lợng kiện đủ và bao
bì nguyên vẹn, khiếu nại về hàng kém phẩm chất, sai tên hàng, sai ký mã hiệu, nhãn hiệu...
- Khiếu nại ngời bảo hiểm: Hàng bị tổn thất trong điều kiện đợc bảo hiểm
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
- Khiếu nại ngời vận tải, cảng nhận hàng: Hàng bị tổn thất ngoài mức độ
đợc bảo hiểm hoặc ngoài điều kiện đợc bảo hiểm, nhng chứng minh đợc lỗi do tàu hoặc lỗi do cảng.
Phải nhanh chóng ngay sau đó mời một tổ chức giám định trung lập, độc lập đến giám định, kiểm tra hàng hoá và cấp chứng th giám định làm cơ sở cho việc khiếu nại, đòi bồi thờng. Cần lu ý các điểm sau đây:
. Nên mời tổ chức giám định đã đợc chỉ định trong hợp đồng nhập khẩu hoặc có uy tín hoặc đợc pháp luật chỉ định.
. Việc giám định có thể do một tổ chức độc lập thực hiện nhng cũng có thể do nhiều tổ chức giám định khác nhau đại diện cho ngời mua, ngời bán, bảo hiểm, chủ tàu cùng tham gia đối tịch.
+ Thủ tục yêu cầu giám định:
Nhà NK đến tổ chức giám định làm các thủ tục sau:
- Gửi giấy yêu cầu giám định hoặc ký hợp đồng giám định dài hạn đối với số lợng hàng lớn hoặc nhiều chuyến.
- Đính kèm theo HĐ, packing list, hoá đơn, chứng nhận phẩm chất hoặc tài liệu bản vẽ (đối với máy móc thiết bị)
- Hẹn ngày giờ, địa điểm giám định.
- Thoả thuận phí, điều kiện và nội dung cần giám định cụ thể để đáp ứng đ- ợc yêu cầu sử dụng. Tuỳ theo yêu cầu cụ thể của nhà NK, tổ chức giám định sẽ tiến hành giám định các hạng mục:
. Giám định số, khối lợng, phẩm chất, bao bì, kỹ mã hiệu, nhãn hiệu, tình trạng hàng hoá.
. Giám định tổn thất để khiếu nại ngời bán, ngời bảo hiểm, ngời vận tải hoặc xin giảm thuế.
. Giám định trị giá thiết bị nhập khẩu, nghiệm thu vận hành hệ thống máy móc thiết bị đầu t nhập khẩu.
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
Sau khi hoàn thành vụ giám định và nhận đợc chứng nhận giám định, ngời nhập khẩu thờng dùng chứng th giám định vào việc thông quan hàng hoá hoặc dùng nó nh một chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ khiếu nại gửi các bên liên quan. Bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm:
- Th dự kháng
- Chứng th giám định
- Chứng từ gốc của lô hàng nhập khẩu (B/L, Packing list, Invoice, chứng nhận thực phẩm…)
- Chứng từ chứng minh: COR, ROROC, SURVEY RECORD,…
- Th đòi bồi thờng ghi rõ các chi phí và số tổng cộng, thể thức đề nghị đền bù (trả tiền vào tài khoản, gửi bổ xung hàng...)
- Các biên bản khác...
1.2. Các bớc hoàn thành vụ giám định đối với tổ chức kinh doanhdịch vụ giám định dịch vụ giám định
B
ớc 1: Tiếp nhận yêu cầu giám định:
Nơi nhận yêu cầu có thể là một trong các nơi: Công ty, chi nhánh, bộ phận nghiệp vụ các trạm, các tổ đại diện… Trờng hợp ngoại lệ có thể là giám định viên đang giám định tại hiện trờng, giám định viên hàng hải hoặc giám định viên khác và mọi ngời trong đơn vị khai thác đợc.
- Các loại giấy yêu cầu:
. Giấy yêu cầu theo mẫu của tổ chức giám định
. Giấy yêu cầu của các tổ chức kinh doanh, cá nhân nớc ngoài trong và ngoài nớc yêu cầu
. Giấy yêu cầu của các hãng tàu biển, hàng không, chủ phơng tiện đến Việt Nam yêu cầu
. Giấy yêu cầu của các đồng nghiệp quốc tế.
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
- Nhận yêu cầu có thể: . Nhận trực tiếp . Nhận bằng fax
. Nhận bằng Email: Đối với khách hàng nớc ngoài
. Nhận qua điện thoại: áp dụng đối với khách hàng quen thuộc hoặc công việc quá gấp. Tuy nhiên ngời nhận điện thoại phải chịu mọi trách nhiệm và hoàn tất thủ tục và sau đó phải ghi nội dung vào “Tờ ghi chép yêu cầu giám định bằng điện thoại”, ký tên, ghi số thứ tự của giấy yêu cầu vào sổ nhận yêu cầu giám định.
Chú ý: Trớc khi cấp chứng th phải có giấy yêu cầu giám định. Khi đã ký hợp đồng giám định bao, có thể chấp nhận yêu cầu giám định bằng fax, Email (không cần giấy yêu cầu) nếu trong hợp đồng ghi rõ chấp nhận phơng thức yêu cầu bằng điện thoại, Email. Chấp nhận giấy yêu cầu không có dấu nếu khách hàng đã đăng ký chữ ký lần đầu.
B
ớc 2: Kiểm tra giấy yêu cầu giám định và các giấy tờ tài liệu kèm theo.
+ Kiểm tra về thủ tục hành chính:
Giấy yêu cầu phải có ngày, tháng, năm viết yêu cầu, họ, tên, chữ ký ngời yêu cầu.
Nếu là đơn vị tổ chức kinh doanh yêu cầu: Giấy yêu cầu phải có tên pháp nhân, ngời có thẩm quyền ký và đóng dấu.
Đối với ngời nớc ngoài đã quen dùng ấn chỉ riêng và chữ ký thì có thể chấp nhận.
Nếu là cá nhân yêu cầu: Giấy yêu cầu phải ghi rõ tên, địa chỉ, số Chứng minh th nhân dân.
+ Xác định yêu cầu của khách hàng:
- Loại hình giám định
- Ngày và địa điểm giám định - Ngày cấp chứng th
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
+ Thể thức thanh toán, số tài khoản tại ngân hàng (nếu cần)
+ Kiểm tra giấy tờ, tài liệu kèm theo:
Các giấy tờ, tài liệu kèm theo phải đầy đủ, đồng bộ với nhau về số liệu, dữ liệu và phải phù hợp với kê khai trong giấy yêu cầu về tên hàng, chủng loại, số lợng, ký mã hiệu, tên tàu, B/L và phải hợp lý về mặt thời gian phát sinh các loại giấy tờ đó.
+ Kiểm tra mẫu đối chứng của HĐ hoặc mẫu hàng (nếu có).
B
ớc 3: Đánh giá khả năng kỹ thuật và xác định các điều kiện để thực hiện vụ giám định:
Tất cả các bớc kiểm tra trên, nếu thấy điểm nào không rõ phải trao đổi trực tiếp với khách hàng bằng mọi phơng tiện thông tin. Khi các vấn đề đã đợc phúc đáp thì căn cứ vào các yếu tố sau để báo với khách hàng về mặt nguyên tắc là có thể đảm nhận đợc việc giám định hay không.
- Về nhân lực:Yêu cầu chuyên môn, số lợng giám định viên, cộng tác viên nếu cần.
- Thiết bị: Chủng loại, số lợng, dụng cụ dùng tại hiện trờng - Các vật t khác
- Chi phí (đi lại, ăn, ở…) - Các tài liệu
- Phơng pháp tiến hành giám định.
B
ớc 4: Chào phí giám định (Nếu khách hàng chấp nhận mức phí đó thì tiếp các bớc sau).
B
ớc 5: Chấp nhận yêu cầu giám định hoặc từ chối vụ giám định:
Nếu tổ chức giám định không đủ khả năng hoặc khách hàng không cung cấp đủ giấy tờ, tài liệu, thông tin cần thiết thì từ chối vụ giám định. Nếu chấp nhận yêu cầu giám định thì phải xác nhận chấp nhận yêu cầu giám định. Có thể xác nhận theo một trong hai cách sau:
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
B
ớc 6: Thực hiện vụ giám định:
- Tiến hành giám định theo các phơng pháp giám định đã đợc xác định ở bớc 3.
- Lấy mẫu, xử lý mẫu và gửi đi kiểm tra
Chú ý: Nếu khách hàng có bổ sung hoặc thay đổi nội dung yêu cầu giám định thì phải có thông báo bằng văn bản.
B
ớc 7: Xét duyệt chứng th giám định và giao chứng th giám định cho khách hàng.
- Chứng th giám định trớc khi cấp ra phải đợc soát xét và duyệt cẩn thận, bảo đảm đáp ứng các yêu cầu chính đáng của khách hàng.
- Chứng th giám định phải có chữ ký của giám định viên, chữ ký của ngời đại diện có thẩm quyền thay mặt cho tổ chức giám định và ghi rõ họ tên.
B
ớc 8 : Sau khi xét duyệt chứng th, giao chứng th cho khách hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có):
Khi có khiếu nại thì phải xem xét lại toàn bộ hồ sơ và tiến trình vụ giám định để phản bác khiếu nại. Nếu chứng th có sai sót thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
B
ớc 9: Lu trữ hồ sơ vụ giám định:
- Hồ sơ vụ giám định phải bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến vụ giám định nh:
. Giấy yêu cầu giám định . Chứng th giám định
. Giấy ghi diễn biến vụ giám định
. Các tài liệu khác liên quan đến vụ giám định.
- Thời gian lu trữ hồ sơ vụ giám định: 03 năm, riêng những hồ sơ có vấn đề phát sinh ngay trong quá trình giám định hay trong quá trình lu trữ thì phải lu 05 năm.
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
2.1. Phơng pháp giám định quy cách phẩm chất.
2.1.1. Định nghĩa :
Giám định quy cách phẩm chất một lô hàng XNK là kiểm tra các chỉ tiêu về quy cách phẩm chất hàng hoá theo các điều khoản đã đợc ghi trong HĐ, L/C hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
Lô hàng giám định là lợng hàng có cùng quy cách phẩm chất, cùng một giấy chứng nhận phẩm chất, đợc chỉ định trên giấy yêu cầu của khách hàng.
2.1.2. Trình tự tiến hành.
+ Công tác chuẩn bị B
ớc 1: Kiểm tra thủ tục nhận yêu cầu giám định.
B
ớc 2: Nghiên cứu giấy tờ kèm theo: HĐ, L/C, Packing list, tài liệu kỹthuật (nếu là máy móc thiết bị: sơ đồ, bản vẽ, hớng dẫn sử dụng… ), các chỉ tiêu, phơng pháp kiểm tra, ngày dự kiến xếp hàng xuống tàu (hàng xuất), ngày hết hạn đòi bồi thờng (hàng nhập).
B
ớc 3: Dự kiến công việc: Dự kiến công việc phải làm tại hiện trờng, tính số lợng kiện phải lấy mẫu, dự kiến những khó khăn có thể gặp phải và biện pháp giải quyết, …
B
ớc 4: Chuẩn bị giấy tờ, dụng cụ, túi đựng và bảo quản mẫu máy móc thiết bị cần dùng, máy ảnh (nếu cần).
+ Công tác tại hiện trờng B
ớc 1: Kiểm tra tình hình sắp xếp và bảo quản hàng hoá tại kho bãi: Hàng hoá phải đợc sắp xếp theo từng lô thuận tiện cho việc kiểm đếm số lợng và lấy mẫu.
B
ớc 2: Kiểm tra bao bì: Tình trạng bao bì, ký mã hiệu, cách đóng gói, …
B
ớc 3: Kiểm tra hàng hoá: Chỉ kiểm tra những kiện hàng nguyên vẹn, khô ráo. Đối với máy móc thiết bị cần kiểm tra điều kiện bảo quản máy móc, các chỉ tiêu phẩm chất thông qua việc vận hành máy.
B
Chơng II: Nghiệp vụ giám định hàng hoá xuất nhập khẩu
Trong quá trình lấy mẫu hàng hoá, nếu phát hiện thấy cùng một loại hàng hoá nhng lại có nhiều quy cách khác nhau thì phải lấy mẫu riêng từng loại quy cách, đồng thời xác định tỷ lệ của từng loại. Sau khi lấy mẫu phải thông báo số khối lợng mẫu đã lấy bằng phiếu lấy mẫu để vào kiện hàng đó. Sau khi lấy mẫu xong phải xác định số khối lợng mẫu đã lấy và viết biên lai gửi lại cho ngời yêu cầu.
Chụp ảnh hàng hoá (nếu cần).
+ Tạo mẫu và phân tích mẫu:
- Tạo mẫu: Sau khi lấy đủ số lợng mẫu cần thiết, dùng phơng pháp đấu trộn và giản lợc thích hợp để tạo mẫu đại diện cho lô hàng. Mẫu đại diện chia thành các phần sau đây:
. Mẫu lu
. Mẫu thử: cảm quan, phân tích lý hoá… . Mẫu cho ngời mua (hoặc ngời bán) nếu cần.
- Phân tích mẫu: Khi gửi mẫu đến cơ sở kiểm tra cần kèm theo giấy yêu cầu kiểm tra mẫu. Giấy yêu cầu kiểm tra này phải lập làm 2 bản : Một bản đính cùng mẫu, bản thứ hai (có chữ ký xác nhận của cơ sở kiểm tra) và lu vào bộ hồ sơ giám định.
+ Xử lý kết quả:
Khi có kết quả, đối chiếu với HĐ, L/C hoặc hàng mẫu để có nhận xét về tính phù hợp của các kết quả kiểm tra. Nếu có nghi ngờ về kết quả kiểm tra, cần phải tiến hành kiểm tra kỹ lại từ bớc 1, nếu cần phải lấy mẫu lại. Riêng hàng xuất khẩu, nếu kết quả không phù hợp phải báo ngay cho ngời yêu cầu biết để tìm biện pháp giải quyết..
+ Cấp chứng th giám định:
Chứng th giám định đợc cấp ngay sau khi đã hoàn thành những việc trên và chậm nhất không quá 3 ngày kể từ ngày hoàn thành việc giám định đồng thời