- Các chứng từ khác theo hợp đồn g: phụ lục tờ khai hải quan, phụ lục
3.2.1.2 Về công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là bớc tác nghiệp thứ hai trong quản trị tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Bản chất đây là khâu có tính chất quyết định tới việc tổ chức thực hiện thành công hay thất bại của một hợp đồng xuất khẩu.
Tiêu chí để đánh giá hiệu quả của hoạt động này là chuẩn bị hàng xuất khẩu phải đảm bảo nguồn hàng cho xuất khẩu phù hợp cả về mẫu mã, số lợng, chất lợng, kẻ ký mã hiệu… Với mục tiêu là chuẩn bị tốt nguồn hàng dành cho xuất khẩu ta sẽ tiến hành phân tích những hạn chế còn tồn tại, từ đó đề ra giải pháp để hoàn thiện công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu tại Công ty Phomex nh sau:
- Thứ nhất, nhu cầu tiêu dùng ngày càng đòi hỏi cao hơn và đa dạng về chất lợng, chủng loại, mẫu mã của sản phẩm mỹ nghệ. Nhng bên cạnh đó, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn còn tồn tại hạn chế, đó là: sản phẩm của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau nhng mỗi loại hàng khác nhau thì cha thật sự đa dạng về mẫu mã và chất liệu sản xuất. Phần lớn công ty giao hàng dựa trên cơ sở mẫu mã đặt hàng của đối tác nớc ngoài, đa phần các sản phẩm của công ty hầu nh không đổi mới về mẫu mã hoặc phần còn lại là các mẫu mã sao chép, không hấp dẫn, kém đa dạng, do đó khả năng cạnh tranh của sản phẩm công ty so với nhiều công ty xuất khẩu gốm sứ của Trung Quốc là cha cao.
Để giải quyết đợc hạn chế này, đồng thời để có thể thoả mãn tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng nớc ngoài và tạo nhiều cơ hội chủ động hơn trong quá trình kinh doanh xuất khẩu, công ty có thể tiến hành thực hiện giải pháp sau: xây dựng, thiết kế mẫu mã mới cho sản phẩm xuất khẩu. Công ty hoàn toàn có thể thực hiện công tác này bằng việc: tuyển thêm nhân viên chuyên thiết kế mẫu mã cho sản phẩm xuất khẩu của công ty, tinh giảm bộ máy quản lý không cần thiết để tập trung nhân sự một cách có hiệu quả hơn vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Hoặc thực tế để có thể phát triển một cách bền vững với những qui định dài hạn công ty nên mạnh dạn thành lập hẳn một phòng chuyên doanh thiết kế trong cơ cấu tổ chức kinh doanh của mình.
- Thứ hai, đó là những những sai sót về việc kẻ ký mã hiệu không đúng yêu cầu trong hợp đồng và cách in nhãn mác trên các hộp hàng không đồng nhất. Đây cũng chính là những phàn nàn từ phía khách hàng. Chính vì vậy, công ty cần phải kiểm tra một cách kỹ lỡng quá trình kẻ ký mã hiệu và in mác lên các thùng hàng, kể cả thùng hàng nhỏ lẫn thùng to để đảm bảo sự thống nhất. Với những khách hàng khó tính, công ty có thể gửi bản in mẫu đến khách hàng để họ xác nhận. Ngoài ra, công ty cũng nên phân chia khu đóng hàng để đảm bảo sự chính xác tránh nhầm lẫn.