- Các chứng từ khác theo hợp đồn g: phụ lục tờ khai hải quan, phụ lục
3.2.1.5 Về thanh toán:
Hiện nay, công ty chỉ áp dụng hai hình thức thanh toán chủ yếu: Điện chuyển tiền (TT) và th tín dụng (L/C). công ty đã lựa chọn phơng thức an toàn nhất, tuy nhiên, trong một số trờng hợp khác thì thanh toán bằng TT hay L/C cha chắc đã đạt hiệu quả. Để hoạt động thanh toán quốc tế của mình nhanh chóng và tỏ ra hiệu quả cao hơn, công ty nên chú ý một số điểm sau:
- Thứ nhất, công ty nên đa dạng hoá phơng thức thanh toán quốc tế của mình, đơn giản các thủ tục và thuận lợi cho việc thanh toán của khách hàng
cũng nh của công ty. Công ty nên sử dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau phù hợp với từng đối tợng khách hàng. Nh các khách hàng truyền thống, lâu năm, có uy tín, có sự tin tởng lẫn nhau, nêú nhập khẩu những lô hàng có giá trị dới 5000 USD nhằm thử nghiệm sản phẩm mới, trên thị trờng, công ty có thể chấp nhận ngời nhập khẩu thanh toán trực tiếp với công ty bằng tiền mặt.
- Thứ hai, khi sử dụng L/C không huỷ ngang và trả ngay(Irrevocable L/C at sight), điều này là phù hợp khi công ty thực hiện giao hàng một lần nhng với những hợp đồng có giá trị lớn, công ty phải tiến hàng giao hàng nhiều lần thì công ty nên sử dụng th tín dụng tuần hoàn (Revoling L/C) sẽ phù hợp hơn, vừa giảm đợc chi phí mở L/C nhiều lần, vừa tạo điều kiện cho cán bộ thanh toán thực hiện nghĩa vụ của mình đợc nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Thứ ba, khi sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ, công ty cần phải chú ý tới việc giảm thiểu một số các chi phí thanh toán phát sinh kèm theo nh: chi phí sửa đổi, bổ sung L/C; chi phí liên lạc với khách hàng… Để giảm bớt các chi phí này, công ty có thể tiến hành một số biện pháp nh sau:
Cán bộ kinh doanh khi ký kết hợp đồng xuất khẩu phải nắm vững kế hoạch, tính toán thời gian giao hàng hợp lý, đảm bảo giao hàng cho đúng tiến độ, tránh những trờng hợp phải sửa đổi nội dung L/C không cần thiết. Bên cạnh đó, đối với những hợp đồng xuất khẩu cho phép chuyển tải, cán bộ công ty phải nắm rõ lịch tàu của công ty vận tải để từ đó hạn chế các chi phí phát sinh do giao hàng chậm, phải chuyển tải do đó phải tiến hành sửa đổi L/C.
- Thứ t, công ty nên áp dụng một số biện pháp hạn chế những rủi ro trong khâu thanh toán. Nhằm tránh và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, công ty nên thực hiện quản lý khâu thanh toán theo hớng sau:
+ Khi ký kết hợp đồng, ngoài việc tìm hiểu kỹ đối tác, còn yêu cầu đối tác cho biết ngân hàng mở L/C là ngân hàng nào, có đảm bảo khả năng thanh toán hay không, để công ty nắm chắc đợc quyền hởng lợi và nghĩa vụ ràng buộc.
+ Kiểm tra kỹ L/C do ngân hàng phát hành gửi đến chi tiết từng nội dung nhỏ của L/C.
+ Quy định cụ thể lịch trình thanh toán cho mỗi lô hàng xuất khẩu, để khi ngời nhập khẩu mở L/C chi tiết hóa thời gian thanh toán, công ty không phải thay đổi lớn trong kế hoạch sản xuất.
+ Bộ chứng từ mà công ty xuất trình cho ngân hàng để thanh toán phải hoàn hảo, đầy đủ theo đúng yêu cầu của L/C.
Trong từng trờng hợp cụ thể mà công ty có thể có những biện pháp giải quyết phù hợp, hạn chế tới mức tối thiểu đợc các tranh chấp có thể xảy ra.