- Các chứng từ khác theo hợp đồn g: phụ lục tờ khai hải quan, phụ lục
3.2.1.3 Về kiểm tra hàng xuất khẩu:
Điều mà mọi khách hàng đều mong muốn là nhận đợc lô hàng đúng khối lợng và chất lợng. Bởi vậy, kiểm tra và bảo quản hàng hoá trớc khi xuất có vai trò quan trọng giúp cho mọi phía đều không bị thiệt hại.
Với thực tiễn là hoạt động kiểm tra chất lợng hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm thực tế của nhân viên nghiệp vụ nên khó đảm bảo thực hiện chính xác 100% việc kiểm tra hàng xuất khẩu. Do đó, để hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm tra đối với hàng xuất khẩu của mình, công ty nên:
- Tiến hành hoạt động giám sát chất lợng từ khâu lựa chọn nguyên liệu cho sản xuất, yêu cầu tiêu chuẩn hoá chất lợng sản phẩm phải đợc bắt đầu từ tiêu chuẩn hoá chất lợng nguyên liệu. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất sẽ góp phần làm cho nguyên liệu sản xuất có chất lợng tơng đối đồng đều hơn. Với kỹ thuật tiên tiến, công ty có thể tiến hành phân chia nguồn nguyên liệu đầu vào của mình thành nhiều chủng loại, có những đặc tính riêng về kỹ thuật … thuận lợi cho sản xuất nhiều loại sản phẩm.
Để đảm bảo hàng có chất lợng tốt, công ty phải luôn tiến hành kết hợp công tác kiểm tra định kỳ và nghiêm túc. Chế độ bảo quản đối với loại hàng này thờng phải để nơi khô ráo, thoáng mát, nhiệt độ phù hợp để tránh cong, vênh.
- Đối với những mặt hàng mới, xuất khẩu lần đầu thì những công tác kiẻm tra, giám sát chất lợng càng đòi hỏi chặt chẽ. Những sản phẩm này đòi hỏi công ty phải kiểm tra kỹ lỡng trên cơ sở mẫu đặt hàng của đối tác nớc ngoài.
- Hoạt động liên doanh, liên kết trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sẽ giúp Công ty có điều kiện trực tiếp để kiểm soát chất lợng sản phẩm tốt hơn.
- Sản phẩm sau khi đã xuất xởng thì các khâu tiếp theo nh: bao gói, chèn lót, vận chuyển và lu giữ hàng luôn phải theo dõi sâu sát. Đây là khâu giám sát và kiểm tra hết sức quan trọng để đảm bảo rằng hàng hoá sẽ không bị h hỏng và suy giảm về chất lợng khi xuất đi.
Tóm lại, khâu kiểm tra hàng hoá tốt thì bảo đảm cho quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đợc diễn ra nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh sau này.
3.2.1.4 Làm thủ tục hải quan:
Với quy trình thủ tục Hải quan ngày càng hoàn đổi mới đã tạo rất nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex nói riêng trong thủ tục thông quan hàng hoá. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả và hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ, công ty cần thực hiện một số công việc sau:
- Chuẩn bị kiến thức về nghiệp vụ khai báo điện tử ( tờ khai điện tử ) và các văn bản pháp luật. Đăng ký chữ ký bằng mã hoá cho cơ quan Hải quan.
- Cán bộ làm thủ tục hải quan cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan hàng hoá xuất khẩu khác nói chúng. Hoàn thành đầy đủ và chính xác tờ khai Hải quan để công việc này đợc thực hiện nhanh hơn và tốt hơn.