6. Nội Dung Nghiên Cứu
3.3.3.3 Xây dựng các báo cáo đánh giá kết quả của từng trung tâm trách nhiệm tạ
nhiệm tại Công ty
a. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã đƣợc lập theo định mức sản xuất. Định kỳ (hàng tháng), giám đốc của từng phân xƣởng đánh giá sơ bộ khối lƣợng sản xuất đã hoàn thành của từng đơn đặt hàng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, định mức vật tƣ.
Việc theo dõi sâu sát, thƣờng xuyên nhƣ vậy giúp giám đốc phân xƣởng bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thuôc phạm vi trách nhiệm của mình, còn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngoài dự toán; phòng ngừa việc sản xuất không đúng mẫu, chậm trễ kế hoạch sản xuất. Khi việc sản xuất của một đơn đặt hàng hoàn thành, giám đốc phân xƣởng kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận
cung ứng vật tƣ…) tổng hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bƣớc sau: Bƣớc 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bƣớc 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của từng đơn đặt hàng.
Bƣớc 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng đánh giá thực tế trên, đối chiếu với đơn giá dự toán chi phí đã lập trƣớc đây, trung tâm chi phí lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm. Mẫu báo cáo đƣợc thiết kế nhƣ sau:
Bảng 3.2 : BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ
(Lập chi tiết cho từng đối tƣợng tập hợp chi phí)
TT TÊN CÔNG VIỆC,
VẬT TƢ HAO PHÍ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
DT TT CL DT TT CL DT TT CL 1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2 Chi phí nhân công trực tiếp
Cộng chi phí trực tiếp
3 Chi phí nhân viên phân xƣởng 4 Chi phí vật liệu sản xuất 5 Chi phí công cụ, dụng cụ 6 Chi phí sửa chữa
7 Chi phí điện nƣớc 8 Chi phí thuê ngoài 9 Chi phí khác bằng tiền 10 Chi phí khấu hao
Cộng chi phí sản xuất chung
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 11 )
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện chi phí của đơn đặt hàng, trung tâm chi phí lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí của phân xƣởng. Nhƣ vậy, qua
phân tích các biến động trong từng phân xƣởng, ngƣời quản lý trung tâm chi phí cũng nhƣ các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình sản xuất, thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Bảng 3.3: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ
Tháng, quý, năm :….. Bộ phận, trung tâm chi phí :….
Khoản mục CP Chi phí dự toán Chi phí thực tế CP dự toán điều chỉnh theo sản lƣợng thực tế Chênh lệch CP phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch CP phản ánh hiệu quả hoạt động (1) (2) (3) (4) = (1) – (2) (5) = (2) – (3) 1.CP NVL trực tiếp 2.CP NC trực tiếp 3.Biến phí SX chung 4.Định phí SX chung Cộng
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 12 )
b. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Sau khi hoàn thành việc sản xuất của đơn đặt hàng, căn cứ vào giá bán (giá xuất khẩu) trung tâm doanh thu ghi nhận doanh thu:
Bảng 3.4: BÁO CÁO TÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM DOANH THU
TT CHỈ TIÊU Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng A 2 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng B 3 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng C
Tổng cộng
Bảng 3.5: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM DOANH THU [6]
Tháng, quý, năm :….. Bộ phận, trung tâm chi phí :….
Khoản mục DT DT dự toán DT thực tế DT dự toán điều chỉnh theo sản lƣợng thực tế Chênh lệch DT phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch DT phản ánh hiệu quả hoạt
động (1) (2) (3) (4) = (1) – (2) (5) = (2) – (3) 1.DT từ đơn đặt hàng A 2.DT từ đơn đặt hàng B 3.DT từ đơn đặt hàng C Cộng
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 13 )
c. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận
Từ các báo cáo của trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận trong Công ty gởi về là cơ sở để trung tâm lợi nhuận lập báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận:
Bảng 3.6: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN [6]
TT CHỈ TIÊU
ĐƠN ĐẶT HÀNG Toàn công ty
A B Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu thuần 2 Biến phí SX 3 Số dƣ đảm phí SX 4 Biến phí quản lý 5 Số dƣ đảm phí BP 6 Định phí bộ phận 7 Số dƣ bộ phận
8
Chi phí quản lý (định phí) chung của công ty phân bổ 9 Lợi nhuận trƣớc
thuế
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 14 )
Bảng 3.7: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN [6]
Tháng, quý, năm:….. Trung tâm lợi nhuận:…..
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Dự toán điều chỉnh theo sản lƣợng tiêu thụ thực tế Chênh lệch phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch phản ánh hiệu quả hoạt
động (A) (1) (2) (3) (4) = (1) – (3) (5) = (2) – (3) 1. Doanh thu 2. Biến phí sản xuất 3. Số dƣ đảm phí SX = (1) – (2) 4. Biến phí bán hàng và QLDN 5. Số dƣ đảm phí BP = (3) – (4) 6. Định phí BP kiểm soát đƣợc 7. Số dƣ BP kiểm soát đƣợc
8. Định phí BP không kiểm soát đƣợc
9. Số dƣ bộ phận
10. Chi phí chung của công ty phân bổ
11. Lợi nhuận trƣớc thuế = (9)-(10)
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận một cách hợp lý nhất thì không nên phân bổ chi phí chung của Công ty cho các trung tâm. Vì đây đƣợc xem nhƣ là các khoản chi phí cơ bản đƣợc duy trì cho sự hoạt động của Công ty, và nó cũng không gắn liền với sự tồn tại cũng nhƣ không thuộc quyền kiểm soát của các bộ phận. Thay vào đó các nhà quản trị cấp cao nên quy định một mức chuẩn về số dƣ bộ phận để bù đắp chi phí chung phát sinh tại công ty. Điều này sẽ tạo động lực để các nhà quản lý trung tâm lợi nhuận cố gắng tăng doanh số bán hàng, đồng thời giảm chi phí có thể kiểm soát để gia tăng số dƣ bộ phận.
d. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ
Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tƣ (báo cáo hiệu quả đầu tƣ) đƣợc lập để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả, chất lƣợng đầu tƣ. Đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình đầu tƣ của Công ty; xem xét và đánh giá đƣợc hiệu quả của việc đầu tƣ. Báo cáo giúp cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc có những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định. Mẫu báo cáo nhƣ sau :
Bảng 3.8: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƢ
TT CHỈ TIÊU ĐVT Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu thuần 2 Lợi nhuận trƣớc thuế 3 Thuế
4 Lợi nhuận sau thuế 5 Vốn đầu tƣ
6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) 7 Tỷ suất chi phí vốn
8 Thu nhập còn lại (RI)
Bảng 3.9: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƢ [6]
Chỉ tiêu Thực
tế
Dự toán
Chênh lệch phản ánh
hiệu quả hoạt động Ghi chú
1. Lợi nhuận trƣớc lãi vay và trƣớc thuế (triệu đồng)
2. Tài sản đầu tƣ (triệu đồng) 3. Tỷ lệ hoàn vốn mong muốn tối thiểu (%)
4. Mức hoàn vốn mong muốn tối thiểu = (2)x(3)
5. ROI (%) = (1)/(2)
6. RI (triệu đồng) = (1) – (4)
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 17 )
Nhận xét :
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, nâng cao năng lực quản lý và đánh giá thành quả của các đơn vị, bộ phận là một trong những vấn đề cấp thiết không chỉ riêng đối với Công ty TNHH Quốc Tế Bogo mà đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay.