6. Nội Dung Nghiên Cứu
3.3.3 Tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty TNHH Quốc Tế Bogo
3.3.3.1 Xây dựng trung tâm trách nhiệm tại Công ty
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Hệ thống các trung tâm trách nhiệm đƣợc xây dựng tƣơng ứng, phù hợp với mô hình tổ chức quản lý và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức và quản lý thực hiện thông qua việc giao quyền và trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau nên kế toán trách nhiệm phải thích ứng để có thể kiểm soát và đánh giá kết quả sử dụng các nguồn lực.
Việc xây dựng công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty TNHH Quốc Tế Bogo sẽ mang lại những lợi ích sau:
+ Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo ý tƣởng cho lãnh đạo công ty trong việc thiết lập một mô hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý lập kế hoạch, phân tích, báo cáo, theo nhóm hoạt động nhằm phát huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý.
+ Nhờ những thông tin do kế toán trách nhiệm cung cấp, công ty xác định bộ phận nào không hoàn thành mục tiêu để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời. Các loại trung tâm trách nhiệm nên áp dụng tại công ty là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ và thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm ở Bogo Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà ngƣời quản lý chỉ có quyền kiểm soát và chiụ trách nhiệm với chi phí phát sinh ở trung tâm nhƣng không kiểm soát đƣợc lợi nhuận và đầu tƣ vốn.
Nhƣ vậy, trung tâm chi phí tại Bogo là phòng kế toán tài chính, phòng hành chính nhân sự, bộ phận sản xuất. Trung tâm này thực hiện các công việc: Phân loại chi phí phát sinh theo quan điểm của kế toán quản trị, lập dự toán về chi phí thi công theo qui định, so sánh chi phí thực tế phát sinh với định mức hoặc dự toán đã lập nhằm kiểm soát chi phí phát sinh với mục tiêu tối thiểu hóa chi phí.
Trƣởng các phòng ban là ngƣời trực tiếp kiểm soát chi phí và là ngƣời chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại trung tâm, đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn chi phí phát sinh, tăng cƣờng các biện pháp kiểm soát chi phí. Kết quả và hiệu quả hoạt động của trung tâm chi phí đƣợc tổng hợp trên báo cáo kết quả về chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán.
Hệ thống kế toán trách nhiệm
Chỉ tiêu đánh giá Cơ cấu tổ chức quản
lý Bộ phận kinh doanh, Quản lý sản xuất SP Đại diện Chủ sở hữu vốn, Tổng giám đốc Ban giám đốc, phó giám đốc
Trung tâm đầu tƣ RI
ROI
Trung tâm lợi nhuận
- Lợi nhuận
- Tỷ suất lợi nhuận trên vốn
Trung tâm doanh thu
- Doanh thu
- Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
Phòng hành chính, kế
toán, bộ phận sản xuất Trung tâm chi phí
- Chi phí
- Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu là trung tâm mà ngƣời quản lý chỉ có trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm với chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tƣ.
Trung tâm doanh thu tại Bogo là Phòng kinh doanh và Phòng quản lý sản xuất sản phẩm.
Các phòng này phải xây dựng chính sách bán hàng phù hợp với mục tiêu lâu dài của công ty cũng nhƣ tình hình thị trƣờng, đồng thời phản hồi kịp thời những biến động về giá cả của các mặt hàng đang kinh doanh tại công ty.
Trung tâm lợi nhuận
Ở Bogo trung tâm lợi nhuận là ban giám đốc và phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất của trung tâm, nhƣng không có quyền quyết định về vốn đầu tƣ của công ty. Nhƣng trung tâm này còn phải chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí phát sinh. Vì vậy, trung tâm lợi nhuận phải đảm bảo đƣợc tỉ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận. Trung tâm lợi nhuận phải tổng hợp đầy đủ chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo toàn và phát triển vốn đƣợc đầu tƣ.
Trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tƣ: là trung tâm có quyền cao nhất, ở đây trung tâm đầu tƣ tổng giám đốc, đây là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị ngoài việc phải chịu trách nhiệm với chi phí, doanh thu, lợi nhuận của trung tâm còn phải chịu trách nhiệm với hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ và khả năng huy động các nguồn tài trợ, đặc biệt là vốn đầu tƣ dài hạn. Đồng thời phải đánh giá hiệu quả đầu tƣ của từng lĩnh vực hoạt động, thực hiện các biện pháp cải thiện tỉ lệ hoàn vốn đầu tƣ, đánh giá thành quả của cá bộ phận trong việc hƣớng đến mục tiêu chung.
Sau khi xây dựng các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp xây dựng việc đánh giá kết quả của các trung tâm trách nhiệm thể hiện qua các chỉ tiêu trong báo các trách nhiệm là cần thiết.
3.3.3.2 Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá, hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm nhiệm
Để đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận đó thì việc xây dựng các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả ở các trung tâm là điều cần
thiết. Tuy nhiên, để có các chỉ tiêu đánh giá phù hợp thì doanh nghiệp phải đề ra các tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc. Sau đây là một số chỉ tiêu phục vụ cho việc đánh giá kết quả và thành quả tại Công ty TNHH Quốc tế Bogo:
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả của các trung tâm trách nhiệm TRUNG TÂM BỘ PHẬN CHỈ TIÊU Đầu tƣ Chủ sở hữu vốn, Tổng giám đốc
- Lợi nhuận để lại (RI – Residual Income) - Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI)
Lợi nhuận Ban giám đốc, phó giám đốc
- Chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế trừ Lợi nhuận dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên vốn.
Doanh thu Bộ phận kinh doanh, Quản lý sản xuất SP
- Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế trừ Doanh thu dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.
Chi phí
Phòng hành chính, kế toán, bộ phận sản xuất
- Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế trừ Chi phí dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ chi phí trên doanh thu.
3.3.3.3 Xây dựng các báo cáo đánh giá kết quả của từng trung tâm trách nhiệm tại Công ty nhiệm tại Công ty
a. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã đƣợc lập theo định mức sản xuất. Định kỳ (hàng tháng), giám đốc của từng phân xƣởng đánh giá sơ bộ khối lƣợng sản xuất đã hoàn thành của từng đơn đặt hàng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, định mức vật tƣ.
Việc theo dõi sâu sát, thƣờng xuyên nhƣ vậy giúp giám đốc phân xƣởng bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thuôc phạm vi trách nhiệm của mình, còn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngoài dự toán; phòng ngừa việc sản xuất không đúng mẫu, chậm trễ kế hoạch sản xuất. Khi việc sản xuất của một đơn đặt hàng hoàn thành, giám đốc phân xƣởng kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận
cung ứng vật tƣ…) tổng hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bƣớc sau: Bƣớc 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bƣớc 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của từng đơn đặt hàng.
Bƣớc 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng đánh giá thực tế trên, đối chiếu với đơn giá dự toán chi phí đã lập trƣớc đây, trung tâm chi phí lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm. Mẫu báo cáo đƣợc thiết kế nhƣ sau:
Bảng 3.2 : BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ
(Lập chi tiết cho từng đối tƣợng tập hợp chi phí)
TT TÊN CÔNG VIỆC,
VẬT TƢ HAO PHÍ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
DT TT CL DT TT CL DT TT CL 1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2 Chi phí nhân công trực tiếp
Cộng chi phí trực tiếp
3 Chi phí nhân viên phân xƣởng 4 Chi phí vật liệu sản xuất 5 Chi phí công cụ, dụng cụ 6 Chi phí sửa chữa
7 Chi phí điện nƣớc 8 Chi phí thuê ngoài 9 Chi phí khác bằng tiền 10 Chi phí khấu hao
Cộng chi phí sản xuất chung
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 11 )
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện chi phí của đơn đặt hàng, trung tâm chi phí lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí của phân xƣởng. Nhƣ vậy, qua
phân tích các biến động trong từng phân xƣởng, ngƣời quản lý trung tâm chi phí cũng nhƣ các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình sản xuất, thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Bảng 3.3: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ
Tháng, quý, năm :….. Bộ phận, trung tâm chi phí :….
Khoản mục CP Chi phí dự toán Chi phí thực tế CP dự toán điều chỉnh theo sản lƣợng thực tế Chênh lệch CP phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch CP phản ánh hiệu quả hoạt động (1) (2) (3) (4) = (1) – (2) (5) = (2) – (3) 1.CP NVL trực tiếp 2.CP NC trực tiếp 3.Biến phí SX chung 4.Định phí SX chung Cộng
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 12 )
b. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Sau khi hoàn thành việc sản xuất của đơn đặt hàng, căn cứ vào giá bán (giá xuất khẩu) trung tâm doanh thu ghi nhận doanh thu:
Bảng 3.4: BÁO CÁO TÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM DOANH THU
TT CHỈ TIÊU Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng A 2 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng B 3 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng C
Tổng cộng
Bảng 3.5: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM DOANH THU [6]
Tháng, quý, năm :….. Bộ phận, trung tâm chi phí :….
Khoản mục DT DT dự toán DT thực tế DT dự toán điều chỉnh theo sản lƣợng thực tế Chênh lệch DT phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch DT phản ánh hiệu quả hoạt
động (1) (2) (3) (4) = (1) – (2) (5) = (2) – (3) 1.DT từ đơn đặt hàng A 2.DT từ đơn đặt hàng B 3.DT từ đơn đặt hàng C Cộng
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 13 )
c. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận
Từ các báo cáo của trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận trong Công ty gởi về là cơ sở để trung tâm lợi nhuận lập báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận:
Bảng 3.6: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN [6]
TT CHỈ TIÊU
ĐƠN ĐẶT HÀNG Toàn công ty
A B Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu thuần 2 Biến phí SX 3 Số dƣ đảm phí SX 4 Biến phí quản lý 5 Số dƣ đảm phí BP 6 Định phí bộ phận 7 Số dƣ bộ phận
8
Chi phí quản lý (định phí) chung của công ty phân bổ 9 Lợi nhuận trƣớc
thuế
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 14 )
Bảng 3.7: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN [6]
Tháng, quý, năm:….. Trung tâm lợi nhuận:…..
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Dự toán điều chỉnh theo sản lƣợng tiêu thụ thực tế Chênh lệch phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch phản ánh hiệu quả hoạt
động (A) (1) (2) (3) (4) = (1) – (3) (5) = (2) – (3) 1. Doanh thu 2. Biến phí sản xuất 3. Số dƣ đảm phí SX = (1) – (2) 4. Biến phí bán hàng và QLDN 5. Số dƣ đảm phí BP = (3) – (4) 6. Định phí BP kiểm soát đƣợc 7. Số dƣ BP kiểm soát đƣợc
8. Định phí BP không kiểm soát đƣợc
9. Số dƣ bộ phận
10. Chi phí chung của công ty phân bổ
11. Lợi nhuận trƣớc thuế = (9)-(10)
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận một cách hợp lý nhất thì không nên phân bổ chi phí chung của Công ty cho các trung tâm. Vì đây đƣợc xem nhƣ là các khoản chi phí cơ bản đƣợc duy trì cho sự hoạt động của Công ty, và nó cũng không gắn liền với sự tồn tại cũng nhƣ không thuộc quyền kiểm soát của các bộ phận. Thay vào đó các nhà quản trị cấp cao nên quy định một mức chuẩn về số dƣ bộ phận để bù đắp chi phí chung phát sinh tại công ty. Điều này sẽ tạo động lực để các nhà quản lý trung tâm lợi nhuận cố gắng tăng doanh số bán hàng, đồng thời giảm chi phí có thể kiểm soát để gia tăng số dƣ bộ phận.
d. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ
Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tƣ (báo cáo hiệu quả đầu tƣ) đƣợc lập để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả, chất lƣợng đầu tƣ. Đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình đầu tƣ của Công ty; xem xét và đánh giá đƣợc hiệu quả của việc đầu tƣ. Báo cáo giúp cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc có những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định. Mẫu báo cáo nhƣ sau :
Bảng 3.8: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƢ
TT CHỈ TIÊU ĐVT Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu thuần 2 Lợi nhuận trƣớc thuế 3 Thuế
4 Lợi nhuận sau thuế 5 Vốn đầu tƣ
6 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) 7 Tỷ suất chi phí vốn
8 Thu nhập còn lại (RI)
Bảng 3.9: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƢ [6]
Chỉ tiêu Thực
tế
Dự toán
Chênh lệch phản ánh
hiệu quả hoạt động Ghi chú
1. Lợi nhuận trƣớc lãi vay và trƣớc thuế (triệu đồng)
2. Tài sản đầu tƣ (triệu đồng) 3. Tỷ lệ hoàn vốn mong muốn tối thiểu (%)
4. Mức hoàn vốn mong muốn tối thiểu = (2)x(3)
5. ROI (%) = (1)/(2)
6. RI (triệu đồng) = (1) – (4)
(Báo cáo này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 17 )
Nhận xét :
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, nâng cao năng lực quản lý và đánh giá thành quả của các đơn vị, bộ phận là một trong những vấn đề cấp thiết không chỉ riêng đối với Công ty TNHH Quốc Tế Bogo mà đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay.
3.3.3.4 Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận
Trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, nếu kinh doanh chỉ dựa vào kinh nghiệm và cảm tính thì không thể nào mang lại hiệu quả cao. Chính vì thế, nhà quản trị nhất thiết phải tạo lập cho tổ chức một hệ thống xử lý thông tin có khả năng thu thập kịp thời nhiều loại thông tin phức tạp và đa dạng liên quan tới việc kinh doanh của Công ty do kế toán quản trị cung cấp. Để thực hiện đƣợc vấn đề này thì công ty phải sử dụng những phƣơng pháp và kỹ thuật phân tích mối quan hệ chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận (Phân tích C-V-P)
Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí
Khi nói đến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thƣờng hình dung đến một sự thay đổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức độ hoạt động đạt đƣợc: mức độ hoạt động càng cao thì lƣợng chi phí phát sinh càng lớn và ngƣợc lại. Tuy nhiên, loại chi phí có cách