6. Nội Dung Nghiên Cứu
3.3.2.2 Xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách
Để công tác dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Quốc Tế Bogo đƣợc hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế. Qua nghiên cứu thực tiễn, tác giả nhận thấy quy trình dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Quốc Tế Bogo nên đƣợc thực hiện theo 4 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các bƣớc cụ thể:
Giai đoạn I : Chuẩn bị dự toán ngân sách
- Bƣớc 1: Xác định mục tiêu chung của toàn Công ty
Ở bƣớc này Ban Giám đốc Công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với Trƣởng các phòng ban. Mục tiêu phải đƣợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại Công ty và mang tính phát triển. Mục tiêu cần đƣợc cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể.
- Bƣớc 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra ở bƣớc 1, Ban lãnh đạo Công ty cần phân công cụ thể cho những cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo Công ty cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách đƣợc đặt trong Phòng Kế toán, thuộc bộ phận kế toán quản trị.
- Bƣớc 3: Soạn thảo các biểu mẫu
Sau khi bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách đƣợc thành lập, bộ phận này sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách của
toàn Công ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán trong toàn Công ty.
- Bƣớc 4: Đánh giá việc chuẩn bị dự toán
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành rà soát và đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Công ty thông tin hữu ích.
Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách - Bƣớc 1: Thu thập thông tin
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc dự toán ngân sách bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hƣởng đến việc lập dự toán nhƣ sau:
- Những thông tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu và chính sách kinh doanh của Công ty nhƣ doanh thu, lợi nhuận, thị phần, chính sách giá, chiết khấu, thanh toán, năng lực sản xuất kinh doanh… cho phép của Công ty.
- Những thông tin bên ngoài gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế, tỷ giá hối đoái, các quy định về môi trƣờng, các nhân tố có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh.
Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở bộ phận mình.
Trƣởng các phòng ban có liên quan có trách nhiệm hợp tác và cung cấp các thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán ngân sách.
- Bƣớc 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận và soạn thảo dự toán
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân đƣợc phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận này. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình và gửi về cho bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sau khi hoàn thành.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy có sai sót hoặc không hợp lý thì sẽ báo lại cho các bộ phận có liên quan hoặc Ban giám đốc để điều chỉnh nếu thấy cần thiết và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn Công ty.
Giai đoạn III: Xét duyệt dự toán ngân sách
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban giám đốc Công ty để tổ chức cuộc họp với các bộ phận có liên quan để xem xét tính hợp lý và phù hợp của dự toán ngân sách. Sau khi dự toán ngân sách đƣợc xét duyệt thì dự toán ngân sách sẽ chính thức đƣợc công bố cho toàn Công ty để các Phòng ban theo đó mà tổ chức thực hiện.
Giai đoạn IV: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán của Công ty cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để kịp thời báo cáo Ban giám đốc để xin ý kiến điều chỉnh các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự toán ngân sách của các kỳ tiếp theo.