6. Nội Dung Nghiên Cứu
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Quốc Tế Bogo
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006.
Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Phƣơng pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp bình quân giao quyền cuối kỳ.
Phƣơng pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Áp dụng phƣơng pháp tính thuế VAT theo phƣơng pháp khấu trừ. Khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
2.2.2 Hình thức tổ chức sổ sách kế toán tại Công ty
Hệ thống sổ sách kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán Nhật Ký Chung với sự trợ giúp của máy vi tính.
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dung làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật Ký Chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi vào sổ Nhật Ký Chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Song song với việc ghi vào Sổ Nhật Ký Chung, các nghiệp vụ phát sinhđƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dung để lập các Báo Cáo Tài Chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật Ký Chung cùng kỳ.
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Sơ đồ 2.4: Hạch toán kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung với sự trợ giúp của máy vi tính CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ PHẦN MỀM KẾ TOÁN (Máy Vi Tính)
BÁO CÁO KẾ TOÁN
Báo Cáo Tài Chính
Báo Cáo kế toán quản trị
SỔ KẾ TOÁN - Sổ Tổng Hợp - Sổ Chi Tiết -
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán ACCOSS. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung ghi bằng tay.
2.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Sơ đồ 2.5: Bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CHI PHÍ KẾ TOÁN TIỀN THỦ QUỸ
Kế toán trƣởng:
Điều hành toàn bộ hệ thống kế toán trong công ty.
Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động sản xuất và tài chính của công ty trong kỳ cho Phó Giám đốc điều hành.
Cập nhật và phổ biến những thay đổi bổ sung về chính sách kế toán của Nhà Nƣớc đến toàn thể nhân viên của phòng kế toán.
Kiểm tra tính chính xác và ký duyệt các văn bản, chứng từ nhƣ báo cáo tài chính, hợp đồng kinh tế, chứng từ quan trọng … trƣớc khi trình lên Ban Giám đốc.
Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, Ban Giám đốc, Hội đồng thành viên về những sai sót, mất mát trong việc kế toán nếu không tìm ra đƣợc nguyên nhân.
Kế toán chi phí:
Tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tại phân xƣởng.
Tính toán kịp thời, chính xác giá thành từng sản phẩm hoàn thành.
Phân tích đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề xuất các biện pháp nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành những vẫn đảm bảo đƣợc chất lƣợng sản phẩm.
Theo dõi nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu của công ty. Định kì, xuống kho để đối chiếu số liệu để tránh những sai lệch, mất mát.
Kế toán tổng hợp:
Theo dõi sổ cái, kiểm tra và đối chiếu số liệu với kế toán chi phí và thủ quỹ.
Theo dõi công nợ, xác định những hoản nợ đến hạn, đề nghị lên kế toán trƣởng để thanh toán những khoản nợ cho nhà cung cấp để đƣợc hƣởng chiết khấu.
Cập nhật kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán tiền:
Cập nhật đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền.
Thƣờng xuyên đối chiếu với thủ quỹ.
Thƣờng xuyên theo dõi tài khoản ngân hàng giữa sổ sách kế toán và bảng sao kê của ngân hàng.
Thủ quỹ:
Nhập xuất tiền mặt khi có các chứng từ hợp lệ.
Ghi chép lại các sự kiện nhập tiền mặt. Cuối ngày, kiểm tra lại tính chính xác và đối chiếu các số liệu với phòng kế toán.
Nhận xét:
Ưu điểm:
Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty đƣợc tổ chức một cách rõ ràng và mang tính hợp lý. Bộ máy kế toán khá đơn giản, gọn nhẹ nhƣng trách nhiệm giữa các nhân sự phòng kế toán đƣợc phân chia cụ thể giúp công ty tiết kiệm đƣợc chi phí quản lý
Nhân sự phòng kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ đại học trở lên, có kinh nghiệm thực tế, tinh thần trách nhiệm cao, nhanh nhẹn, nhiệt tình, chăm chỉ trong công việc.
Nhược điểm:
Mặc dù có công tác kế toán tạm ổn nhƣng bên cạnh đó Công ty chƣa thực hiện tổ chức công tác kế toán quản trị để đánh giá tình hình hoạt động của Công ty.
Số lƣợng nhân viên trong phòng kế toán còn hạn chế, hiện nay kế toán tổng hợp và kế toán nguyên vật liệu phải làm tất cả các công việc liên quan đến tài chính kế toán của toàn công ty, khối lƣợng công việc quá nhiều dẫn đến chậm trễ trong công việc, chƣa kể đến trƣờng hợp một trong các nhân viên này nghỉ phép sẽ làm công tác kế toán bị tạm ngƣng trong một khoảng thơi gian.
Chƣa trách biệt và phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa hai bộ phận giám đốc tài chính và thủ quỹ.
2.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty TNHH Quốc Tế Bogo Bogo
2.3.1 Những nội dung của kế toán quản trị đƣợc thực hiện tại Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty chủ yếu thực hiện công tác kế toán tài chính, chƣa quan tâm đến việc thu nhận, xử lí, ghi chép và phân tích thông tin cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vì vậy trong bộ máy kế toán của Công ty chƣa xây dựng đƣợc bộ phận kế toán quản trị. Công ty chƣa quan tâm đúng mức đến việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động của bộ phận,
phòng ban trong Công ty. Tuy nhiên, tại Công ty có một số biểu hiện của kế toán quản trị đƣợc thể hiện ở các nội dung sau:
+ Dự toán ngân sách. + Kế toán trách nhiệm.
+ Kế toán tập hợp chi phí và giá thành sản phẩm.
2.3.1.1 Lập dự toán ngân sách
Hiện nay, Công ty chƣa lập dự toán ngân sách mà chỉ mới lập báo cáo dự kiến tiêu thụ theo hợp đồng.
Sản phẩm của Công ty đƣợc tiêu thụ trong nƣớc và xuất khẩu ra các nƣớc trên thế giới, và quá trình tiêu thụ dựa vào hợp đồng Công ty ký kết đƣợc.
Cụ thể thống kế số sản phẩm mà Công ty tiêu thụ trong quý 1 năm 2012 nhƣ sau:
Bảng 2.3: Báo cáo tiêu thụ sản phẩm trong Quý 1 năm 2012
Đơn vị tính: Đồng Tên sản phẩm Số lƣợng sản
phẩm Đơn giá(Đ/Sp) Doanh thu
Quần tây Nam 767 815.000 625.105.000
Quần Jeans 156 800.000 124.800.000
Áo sơ mi Nam 350 665.000 232.750.000
Áo kiểu 113 1.085.000 122.605.000
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Từ đơn hàng mà Công ty ký kết đƣợc với các khách hàng, Công ty sẽ thiết kế mẫu mã theo yêu cầu của khách hàng qua nhiều giai đoạn thì mới đƣa vào sản xuất hàng theo đơn hàng.
Các giai đoạn đầu khi mới nhận đƣợc đơn hàng, bộ phận thiết kế sẽ thiết kế mẫu theo đơn hàng, rồi giao cho phòng sản xuất để đƣợc kiểm tra và phê duyệt sản xuất theo những yêu cầu và quy định của khách hàng. Khi sản phẩm mẫu đƣợc ký duyệt nguyên vật liệu sẽ đƣợc chuyển vào xƣởng để sản xuất.
Nhận xét: Do tính đặc thù của ngành nghề là sản phẩm sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng nên không chủ động đƣợc trong sản xuất kinh doanh và lệ thuộc của khách hàng về mẫu, tiến độ sản xuất. Nên việc lập dự toán sẽ giúp nhà quản lý thấy đƣợc những thuận lợi cũng nhƣ khó khăn của tổ chức. Trong quá trình lập dự toán sẽ giúp cho nhà quản lý có phƣơng hƣớng và quyết định phân phối nguồn lực một cách
có hiệu quả cho tổ chức. Hiện nay, Công ty sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng thì Công ty chỉ lập báo cáo dự kiến tiêu thụ theo quý. Công ty còn thiếu rất nhiều các báo cáo dự toán ngân sách nhƣ Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán tiền, Dự toán bảng cân đối kế toán, Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nhƣ vậy Công ty cần phải lập đầy đủ các báo cáo dự toán còn thiếu để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này là cơ sở để tác giả xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty trong chƣơng 3.
2.3.1.2 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất: Từng bộ phận sản xuất. Đối tƣợng tính giá thành: Sản phẩm áo, quần theo đơn đặt hàng. Kỳ tính giá thành: Tháng.
Phƣơng pháp tập hợp chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp đƣợc hạch toán trực tiếp cho từng mã sản phẩm. Còn chi phí sản xuất chung thì đƣợc hạch toán theo từng tổ sản xuất, đến cuối tháng Công ty sẽ tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng mã sản phẩm căn cứ vào số lƣợng sản phẩm hoàn thành của từng mã sản phẩm.
Phƣơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: Công ty đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Phƣơng pháp tính giá thành sản phẩm: Phƣơng pháp giản đơn (trực tiếp). Phân loại chi phí trong Công ty TNHH Quốc Tế Bogo:
* Chí phí trực tiếp: là những khoảng chi phí có thể tính thẳng và tính toàn bộ cho đối tƣợng đó.
+ Chi phí nguyên liệu trực tiếp gồm có nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ nhƣ : vải quần tây, vải zin, khóa, dây kéo, chỉ, vải lót túi, hột đá, hột kết....
+ Chi phí nhân công trực tiếp: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của ngƣời lao động trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm.
* Chi phí gián tiếp: Gồm những chi phí phục vụ cho sản xuất nhƣng không trực tiếp tham gia vào quá trình cấu thành nên chi phí thực tế sản phẩm gồm: Lƣơng chính, lƣơng phụ, và các khoản phụ cấp mang tính chất lƣơng của các ban quản lý trong xƣởng, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính trên lƣơng, tiền trích khấu
hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện thoại, tiền điện nƣớc, xăng dầu, gia công sản phẩm…).
Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Là loại chi phí trực tiếp nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng sử dụng (từng sản phẩm, từng đơn hàng).
Chi phí nguyên vật liệu chính: để tạo ra sản phẩm cần sử dụng các nguyên vật liệu chính nhƣ: vải quần tây, vải zin, khóa, dây kéo…
Chi phí vật liệu phụ: chỉ, vải lót túi, hột đá, hột kết...
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 - "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" tài khoản này đƣợc mở chi tiết cho từng sản phẩm:
Công ty sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Việc thực hiện tính giá của từng đôi giày theo phƣơng pháp trực tiếp.
Nguyên vật liệu của công ty đƣợc bộ phận sản xuất tính toán để nhập lƣợng nguyên vật liệu về sản xuất. Nguyên vật liệu thừa và phế liệu sau khi đã sản xuất xong theo yêu cầu của hách hàng không đƣợc nhập lại kho để tính toán một cách chính xác giá thành sản phẩm. Tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc tính toán dựa trên lƣợng nguyên vật liệu nhập kho để sản xuất trong kì.
Bảng 2.4: Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu đơn vị của sản phẩm Quần Jeans trong quý 1 năm 2012
STT TÊN NVL ĐVT SỐ LƢỢNG Đơn Giá(đ) Thành tiền (đ)
1 Vải zin 05 m 1,2 320.000 384.000 2 Nút nhôm Cái 1 3.000 3.000 3 DK đồng cổ Cái 1 15.000 15.000 4 Hột kết Cái 8 500 4.000 5 Vải lót túi 07 m 0,5 10.500 5.250 6 Chỉ may 60/2 Cuộn 2 9.500 19.000 Tổng cộng 430.250
Bảng 2.5: Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu đơn vị của sản phẩm Quần Tây Nam trong quý 1 năm 2012
STT TÊN NVL ĐVT
SỐ
LƢỢNG Đơn Giá(đ) Thành tiền (đ)
1 Vải quân tây nam m 1,2 315.000 378.000
2 DK đen Cái 2 16.000 32.000
3 Khóa Cái 1 10.000 10.000
4 Vải lót túi 07 m 0,5 10.500 5.250
5 Chỉ may 30/3 Cuộn 2 9.500 19.000
Tổng Cộng 444.250
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Bảng 2.6: Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu đơn vị của sản phẩm Áo sơ mi trong quý 1 năm 2012
STT TÊN NVL ĐVT LƢỢNG SỐ Đơn Giá(đ) Thành tiền (đ)
1 Vải kate nhật m 1,5 190.000 285.000
2 Nút tròn Bộ 2 10.000 20.000
3 Chỉ may 30/3 Cuộn 2 9.500 19.000
Tổng Cộng 324.000
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Bảng 2.7: Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu đơn vị của sản phẩm Áo Kiểu trong quý 1 năm 2012
STT TÊN NVL ĐVT
SỐ
LƢỢNG Đơn Giá(đ) Thành tiền (đ)
1 Vải Q1976 m 2 320.000 640.000
2 Chỉ may 30/3 Cuộn 2 9.500 19.000
Tổng Cộng 659.000
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Qua các bảng tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu trực tiếp đơn vị theo sản phẩm ta có bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp các sản phẩm trong quý 41năm 2012 nhƣ sau:
Bảng 2.8: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp các sản phẩm thuộc nhóm Q (gồm Quần Jeans và Quần Tây Nam)
Mã Tên sản phẩm ĐVT Số lƣợng SP CPNVLTT đơn vị (đ) Chi phí NVLTT (đ) QJ Quần Jeans Sản Phẩm 156 368.677,56 57.513.700 QT Quần Tây Nam Sản Phẩm 767 318.119,27 243.997.479
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Nhận xét:
Do có hai sản phẩm nên cũng khó so sánh nhƣng qua bảng trên ta thấy có sự