Một cơng ty phát triển lớn mạnh và hùng hậu phải cĩ sơ đồ tổ chức rõ ràng và phân chia cơng việc cụ thể. Cơng ty đã lập nên bộ máy tổ chức tập hợp nhiều bộ phận khác nhau, cĩ mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi bộ phận đều
cĩ nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn khác nhau nhưng mục đích chung cùng đĩng gĩp xây dựng và phát triển cơng ty.
Nguồn: [5]
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức cơng ty TNHH Changshin Việt Nam 2.3 Phân tích thực trạng, tình hình hoạt động định mức nhân lực của bộ phận IE tại cơng ty TNHH Changshin Việt Nam
2.3.1 Giới thiệu tổng quan về bộ phận IE
Tại Changshin, bộ phận IE được thành lập vào năm 1997. Thời gian đĩ, cơng ty chỉ chú trọng vào số lượng và chất lượng các mặt hàng sản xuất, các hoạt động IE khơng được nhà máy quan tâm. Vì thế, bộ phận IE phải giải thể. Khi cơng ty đi vào hoạt động ổn định, số lượng lẫn chất lượng đã đi vào hợp thức hĩa. Lúc này Tổng giám đốc bắt đầu xem xét và nhận thấy được tầm quan trọng của bộ phận IE. Vào đầu tháng 02 năm 2008 bộ phận IE được tái dựng lại. Khi đĩ, bộ phận IE chỉ cĩ
tổng cộng 12 nhân viên phân tích và 110 lực lượng lao động Relief. Mặt dù với số lượng ít, nhưng bộ phận vẫn cố gắn hồn thành cơng việc do Tổng giám đốc đưa ra. Tháng 10 năm 2011 bộ phận IE chính thức được đẩy mạnh với tổng số lượng nhân viên lên đến 40 người, 3 line hổ trợ sản xuất và tổng số relief là 167 người.
Tại VJ, IE được biết đến với tên gọi là bộ phận định mức nhân lực – máy mĩc, hổ trợ cung cấp nhân lực cho phân xưởng sản xuất.
Mục đích của IE tại VJ là phân tích mã hàng mới và dự đốn tổng nhân lực – máy cho sản xuất.
Mục tiêu của IE tại VJ là:
+ Đo thời gian làm việc để dự đốn nhân lực và máy cho mã hàng mới. + Sắp xếp layout chuyền sản xuất cho mã hàng mới và xưởng mới thành lập. + Cân bằng chuyền sản xuất để đạt sản lượng theo kế hoạch.
+ Dự đốn tổng nhân lực, máy mĩc cho xưởng để điều chỉnh nhân lực, máy mĩc hàng tháng.
+ Quản lý dữ liệu tính thời gian, nhân lực và kết quả sản xuất bằng hệ thống.
2.3.2 Giới thiệu về quy trình hoạt động của bộ phận IE tại VJ 2.3.2.1 Hoạt động của IE 2.3.2.1 Hoạt động của IE
Tại VJ, bộ phận IE hoạt động trên nguyên tắc trình tự, theo dõi từng quy trình sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất ra sản phẩm.
Khi một mã hàng mới chuẩn bị sản xuất tại VJ, bộ phận IE cần phải tham gia vào các giai đoạn sau:
+ Giai đoạn 1:
F/A (Fiinal adoption): Giai đoạn này cĩ nghĩa là tất cả chi tiết để sản xuất đều được nhập từ cơng ty mẹ (Cơng ty Changshin Hàn Quốc) gửi về VJ để sản xuất thử. Trong quá trình sản xuất thử đều cĩ sự tham gia của NIKE. Mục đích của giai đoạn trial này để biết được NIKE cĩ đồng ý đặt mã hàng này cho cơng ty sản xuất khơng. Nhiệm vụ IE trong giai đoạn này là kiểm tra thời gian làm việc thực tế (C/T), kiểm tra quy trình theo PFC.
Nguồn: [1]
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ thể hiện quy trình hoạt động của IE ở giai đoạn 1
GTM: Giai đoạn này, vật liệu dùng để sản xuất là của cơng ty tự mua. Số lượng sản phẩm sản xuất 200 đơi, sản xuất Size chuẩn. Mục đích sản xuất trong giai đoạn này dùng để chào hàng trên thị trường. Để biết được sức tiêu thụ của mặt hàng này trên thị trường. Giai đoạn này, IE bắt đầu tham gia vào phân tích nhân lực, phân tích cơng suất máy, chỉ kiểm tra C/T cơng đoạn quan trọng.
MST (Model SizeTrial): Lúc này, doanh nghiệp biết chắc chắn mã hàng đã được NIKE đặt hàng. MST, cơng ty sản xuất thử 200 đơi trên tất cả các size. Nhiệm vụ, IE kiểm tra layout, diện tích nhà xưởng, kiểm tra C/T, kiểm tra lại cơng đoạn quan trọng, xem lại mức độ chênh lêch C/T với giai đoạn GTM, kiểm tra thời gian khách hàng để sản xuất ra sản phẩm (T/T).
Để giai đoạn 1 thực hiện thành cơng cần phải cĩ sự tham gia của các bộ phận liên quan như: IE, Develop, JIT, M&A, CQM. IE và Develop cùng kết hợp kiểm tra quy trình, IE & JIT kết hợp kiểm tra kế hoạch và số lượng nhân lực cần thiết để sản xuất mã hàng đĩ. IE và bộ phận M&A kết hợp kiểm tra hiệu suất máy và tổng số máy cần thiết để sản xuất. IE & CQM kết hợp để hỗ trợ chất lượng và thời gian Ramp up.
+ Giai đoạn 2:
EXT, FSR: Giai đoạn này cơng ty tiến hành sản xuất thử tìm ra các vấn trong sản xuất và tìm ra hướng giải quyết trước khi sản phẩm đưa vào sản xuất. Nhiệm vụ IE thời gian này kiểm tra C/T cơng đoạn quan trọng, thống nhất lại số liệu phân tích IE.
Mini production: Giai đoạn sản xuất thử trước khi sản phẩm thực tế đi vào sản xuất, giai đoạn này để khẳng định lại những vấn đề gặp phải trong giai đoạn EXT, FSR đã được giải quyết. Thời gian này, IE kiểm tra lại tồn bộ quy trình sản xuất, sắp xếp layout để dịng chảy được liên tục.
Mass production: Sản phẩm chính thức đi vào sản xuất với số lượng lớn từ 1.500 đơi đến 5.600 đơi trong một ngày, tùy thuộc vào số lượng đặt hàng từ NIKE. Nhiệm vụ IE kiểm tra lại tất cả C/T, LOB và hỗ trợ các xưởng đạt Ramp up.
Giai đoạn 2 cũng giống giai đoạn 1, để thực hiện tốt giai đoạn này cũng cần phải cĩ sự tham gia của các bộ phận liên quan như: VSM, IE, JIT và CQM. Các bộ phận này khác giai đoạn 1 như: IE kết hợp với VSM để thảo luận và thống nhất số liệu phân tích IE, IE và JIT kết hợp để điều chỉnh lại số người, CQM và IE cùng hợp tác để bổ sung người hỗ trợ Ramp up.
Nguồn: [1]
2.3.2.2 Quy trình phân tích mã giày mới
Thơng thường, để hồn hành một cơng việc nào đĩ, ta phải vạch ra một quy trình rõ ràng. Ví dụ như may và lắp ráp thành phẩm một đơi giày ta cần phải chuẩn bị máy mĩc, vật liệu đầy đủ, bảng hướng dẫn quy trình làm việc…Bộ phận IE cũng vậy, để phân tích và hồn thành nhiệm vụ thì cần phải theo trình tự quy trình như sau:
+ Bảng phân tích IE lần 1 (D-14): Sau khi trial IE phải phân tích người, số lượng máy cần cho sản xuất, vẽ dịng chảy vật liệu để quy trình liên tục, sắp xếp layout để xưởng sản xuất. Khi hồn thành xong các bước cơng việc đĩ, IE phải gửi bảng phân tích xuống xưởng trước 14 ngày sản xuất (D-14), để VSM kiểm tra số liệu phân tích của IE, VSM và IE cùng kiểm tra, thảo luận người, máy, layout và cùng nhau ký vào bảng phân tích. JIT dựa vào số liệu IE phân tích, phân bổ người cho xưởng. CQM huấn luyện người lao động những cơng đoạn quan trọng.
+ Trước khi sản xuất 6 ngày (D-6): nhiệm vụ của IE là hướng dẫn và thảo luận với tổ trưởng, chuyền trưởng về số liệu phân tích của IE. Mục đích của giai đoạn này giúp tổ trưởng, chuyền trưởng biết được cơng đoạn nào cần phải sắp xếp bao nhiêu người và cách bố trí layout tại xưởng.
+ Kiểm tra layout (D-D): mã hàng bắt đầu sản xuất, IE sẽ kiểm tra lại layout của xưởng để so sánh với layout của IE. Nếu layout của xưởng khác với layout IE, nhưng sản lượng vẫn đạt theo kế hoạch JIT, IE sẽ thay đổi lại layout theo như layout xưởng, Nếu khơng đạt sản lượng IE yêu cầu xưởng sắp theo layout IE, IE kiểm tra, hỗ trợ xưởng đạt được kế hoạch do phịng JIT đưa ra.
+ Bảng phân tích IE lần 2 (D+7): Sau khi sản xuất 7 ngày, IE kiểm tra lại tồn bộ C/T của tất cả các cơng đoạn và kiểm tra lại layout. Vào giai đoạn này IE kiểm tra và so sánh số lượng xưởng sản xuất đạt được bao nhiêu phần trăm so với số liệu IE phân tích.
+ Bảng phân tích IE lần 3 (D+28): sau khi sản xuất 28 ngày, IE sẽ kiểm tra lại tồn bộ C/T, và gửi lại bảng phân tích cho xưởng.
Nguồn: [1]
Quy trình 2.1: Quy trình phân tích mã giày mới 2.3.2.3 Dịng di chuyển cơng việc của bộ phận IE
Bộ phận IE hoạt động theo dịng di chuyển nhất định. Đầu tiên IE cập nhật đầy đủ số liệu và thơng tin để hồn thành nên bảng phân tích IE, kế đến, bảng phân tích phải cĩ sự xác nhận của VSM. Sau khi bảng phân tích đã được VSM đồng ý, IE sử dụng số liệu đĩ để làm T/O hàng tháng (T/O một tháng cập nhật một lần). IE gửi T/O sang bộ phận JIT, JIT căn cứ vào số người trong T/O phân bổ người xuống cho từng xưởng sản xuất. Lúc này, CQM sẽ hoạt động với nhiệm vụ huấn luyện cơng đoạn quan trọng cho người lao động đồng thời IE sẽ huấn luyện tổ trưởng, chuyền trưởng, kiểm tra lại layout và điều chỉnh lại dữ liệu IE. Khi tất cả mọi thứ đã hồn tất, nhiệm vụ cuối cùng của IE là cập nhật dữ liệu lên hệ thống. Tất cả số liệu cập nhật vào hệ thống, ban lãnh đạo cơng ty sẽ căn cứ vào hệ thống đĩ đánh giá tình hình sản xuất của từng Nos. Phịng kế hoạch căn cứ vào hệ thống đĩ để phân bổ kế hoạch vào tháng tiếp theo. Phịng nhân sự căn cứ vào hệ thống đĩ để tính tiền thưởng Nos cho người lao động.
Nguồn: [1]
Quy trình 2.2: Dịng di chuyển cơng việc 2.3.2.4 Các bƣớc phân tích mã giày
Phân tích, tính số lượng người lao động, sắp xếp layout, cung cấp đầy đủ máy mĩc cho xưởng là vấn đề quan trọng và cần thiết. Để làm được như vậy, IE bắt đầu phân tích. Để phân tích một mã giày IE cần phải làm các cơng việc sau:
Trước tiên, IE phải cĩ được sản phẩm cần cho phân tích (Giày). Nhưng Giày của mã hàng này phải được NIKE chấp nhận, và được NIKE cho phép đưa vào sản xuất đại trà. Giày mẫu này phải cĩ vào lúc giai đoạn GTM và vào giai đoạn này IE bắt đầu phân tích nhân lực, máy mĩc cho mã hàng mới.
Chỉ cĩ Giày mẫu chưa đủ dữ liệu để IE phân tích. Bên cạnh đĩ, phịng Develop phải cung cấp PFC, PFC đĩ phải được NIKE xác nhận. Lúc này, IE dựa vào PFC phân tích từng cơng đoạn, từng quy trình, từng khu vực cĩ trong PFC. Sau khi phân tích hết tất cả các quy trình trong PFC IE sẽ đi tới quy trình tiếp theo đĩ là vẽ dịng chảy vật liệu.
Nguồn: [1]
Quy trình 2.3: Quy trình phân tích các mã giày.
Khi vẽ dịng chảy vật liệu, IE phải biết được cơng đoạn nào trước, cơng đoạn nào sau. Khi đã xác định được rồi, IE vẽ dịng chảy vật liệu sao cho quy trình sản xuất liên tục, khơng bị ngắt quãng và thuận tiện cho sản xuất.
Tất cả mọi thứ đã chuẩn bị xong, tiếp đến IE bắt đầu bước vào phân tích. Trong quá trình phân tích, IE cần phải xác định được C/T, T/T và số người cần để sản xuất. Để tính được T/T, IE phải lấy kế hoạch từ phịng JIT để tính ra T/T cần thiết sản xuất mã giày. Sau khi tính được T/T, IE sẽ tính C/T từng cơng đoạn từng người lao động. C/T đĩ được IE tính từ lúc khi mã hàng trial tại xưởng qua các giai đoạn GTM, EXT, FSR. Cách tính C/T của IE là kiểm tra thời gian làm việc của một người tại một cơng đoạn là 10 lần, IE sẽ bỏ C/T cao nhất, C/T thấp nhất và chia trung bình. Cĩ được C/T, T/T IE bắt đầu tính số lượng người lao động máy mĩc cần thiết cho mã giày. Để tính được người IE phải căn cứ vào T/T. Nhiệm vụ của IE phân tích người sao cho C/T làm việc của người đĩ phải nhỏ hơn hoặc bằng T/T. Và một điều quan trọng nữa, IE phải gộp cơng đoạn hợp lý, tránh trường hợp người lao động phải chạy từ đầu chuyển xuống cuối chuyền để làm việc.
Sau khi phân tích, IE bắt đầu vẽ layout cho mã hàng. Để vẽ được layout, IE cần phải phân tích được số lượng máy mĩc cần thiết để sản xuất. Biết được diện tích nơi cần sắp xếp layout và dựa vào dịng chảy vật liệu để vẽ layout hợp lý.
Phân tích số người, vẽ dịng chảy vật liệu, biết được số lượng máy mĩc cần thiết, vẽ xong layout cho xưởng, tiếp đến IE bắt đầu cân bằng chuyền, vẽ Yamazumi, và bắt đầu làm cải tiến tại những cơng đoạn cao nhất.
2.3.2.5 Các khu vực cần phân tích.
Để cĩ được một đơi giày hồn chỉnh, một sản phẩm đạt chất lượng, hồn hảo bán ra thị trường, sản phẩm đĩ phải trải qua nhiều giai đoạn, được làm qua nhiều cơng đoạn, nhiều quy trình kiểm tra.
Nhiệm vụ của IE là phân tích hết tất cả các cơng đoạn cần thiết để sản xuất ra giày. Những khu vực cần thiết trong việc phân tích của IE được chia ra làm hai khu vực: Upper & Bottom.
Phần Upper: Đây là phần bề mặt của đơi giày.
Phần upper được chia ra thành nhiều khu vực khác nhau. Trong phần upper gồm cĩ khu vực Cắt, Component, May, lắp ráp, chuẩn bị.
Phần Bottom: là phần bên dưới của đơi giày hay cịn gọi là đế giày. Phần bottom cũng giống như phần upper. Phần này cũng cĩ rất nhiều khu vực khác nhau như Midsole và Outsole.
Trong phần upper, khu vực Component được chia ra thành nhiều khu vực nhỏ như Ép lớn, ép nhỏ, thêu, Nosew, Fuse, Flywire, Cắt cho Nosew, kéo lụa, Laser, Magwire, Prefix before Fuse/Nosew, prefix after Fuse/Nosew…
Khu vực may thì gồm cĩ: lạng, mài, định vị, may, prefix stitching… Khu vực chuẩn bị gồm cĩ: vệ sinh hĩa chất, quét keo, dán đế, ép.
Khu vực lắp ráp gồm cĩ: May Strobel, hơ nĩng, gị lạnh, xỏ dây, hơ mũi, gị gĩt, định vị, quét keo, gị hơng, dán…
Khu vực Bottom, khu vực Midsole cũng chia ra nhiều khu vực như: PU, Puck, IU, IP, Phylon.
Trong quá trình phân tích từng cơng đoạn, IE phải phân tích được thời gian thao tác làm việc, thời gian máy hoạt động, phân tích cơng suất máy đạt được và phân tích được thời gian nào cần thiết, thời gian nào khơng cần thiết. Khi phân tích và biết được thời gian khơng cần thiết, phịng IE bắt đầu làm cải tiến tại những cơng đoạn đĩ.
2.3.3 Quy trình hoạt động nhĩm định mức nhân lực của bộ phận IE tại cơng ty TNHH Changshin Việt Nam cơng ty TNHH Changshin Việt Nam
Quy trình hoạt động tại bộ phận IE được chia ra thành từng cấp độ và từng nhĩm làm việc khác nhau. Tại mỗi nhĩm cĩ một người nhĩm trưởng, nhĩm trưởng chuyên về quản lý cơng việc và chịu hồn tồn trách nhiệm về những cơng việc của nhĩm đĩ. Hiện tại, bộ nhận IE được chia ra thành 3 nhĩm chính bao gồm: Nhĩm phân tích, Nhĩm huấn luyện, Nhĩm Relief, hỗ trợ may upper.
Đặc biệt, trong nhĩm phân tích được chia ra thành 3 nhĩm lớn gồm: Nhĩm upper, nhĩm Bottom và nhĩm Standard (nhĩm làm tiêu chuẩn, báo cáo).
Trong nhĩm upper được chia thành 4 nhĩm nhỏ: nhĩm phân tích cắt may, lắp ráp theo từng nhà máy gồm nhà máy 1, nhà máy 2, nhà máy 3, nhà máy 4.
+ Nhĩm phân tích nhà máy 1 gồm các Nos: Nos 1, 2, 3, 4, 5, 6, Long Thành. + Nhĩm phân tích nhà máy 2 gồm các Nos: Nos A, C, D.
+ Nhĩm phân tích nhà máy 3 gồm các Nos: Nos E, F, N. + Nhĩm phân tích nhà máy 4 gồm các Nos: G, H, I, J.
Về phần nhĩm Bottom thì được chia ra thành 3 nhĩm nhỏ: Nhĩm phân tích Component, Nhĩm phân tích Bottom 1, Nhĩm phân tích Bottom 2.
+ Nhĩm Component phải phân tích các khu vực Ép lớn (HP), ép nhỏ (HF),