1. Chọn các đoạn văn bản cần định dạng đoạn (nếu chỉ định dạng một đoạn thì không cần bôi đen mà chỉ đặt con trỏ bàn phím tại đoạn đó)
2. Chọn [Menu] Format Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph gồm 2 mục: Indents and Spacing và Line and Page Breaks.
Mục Indents and Spacing, gồm các lựa chọn: Alignment: chọn cách căn lề cho đoạn
+ Left : căn theo lề trái
+ Right : căn theo lề phải + Centered : căn thẳng giữa + Justified : căn theo cả hai lề
Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để chọn cách căn lề cho đoạn.
Indentation: chỉnh vị trí lề cho đoạn (so với lề trang) + Left: chỉnh lề trái của đoạn
+ Right: chỉnh lề phải của đoạn
(Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ để thực hiện nhanh 2 thao tác này)
+ Special: chỉnh lề đặc biệt:
• None: bình thường
• First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn
• Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên (Có thể sử dụng các nút lệnh:
trên thước kẻ ngang để thực hiện nhanh các thao tác này)
Spacing: quy định khoảng cách giữa các đoạn và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn
+ Before: Khoảng cách đến đoạn văn bản trên + After: Khoảng cách đến đoạn văn bản dưới
+ Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (dãn dòng)
• Single: dãn dòng đơn (khoảng cách giữa các dòng bình thường, tự động thay đổi theo kích thước chữ).
• Double: Dãn dòng gấp đôi (bằng 2 lần khoảng cách dòng bình thường).
• 1.5 line: Dãn dòng gấp rưỡi (bằng 1,5 lần khoảng cách dòng bình thường).
• Exactly: Quy định chính xác khoảng cách giữa các dòng, tính bằng point (1pt : 1/72 inch)
• Multiple: Quy định chính xác khoảng cách giữa các dòng, tính theo dòng.
Mục Line and Page Breaks quy định cách ngắt dòng và ngắt trang trong đoạn, gồm các lựa chọn:
Widow/Orphan Control: tránh hiện tượng dòng đầu tiên của đoạn ở cuối trang và dòng cuối cùng của đoạn ở đầu trang.
Keep line together: tránh ngắt trang giữa đoạn.
Pager break before: chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn.
Suppress line before: không in con số chỉ dòng trong đoạn. (Chỉ có tác dụng khi đánh dấu dòng tự động)
Don't Hephenate: không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong một đoạn.